Vejdirektoratet Driftsområdet 27.05.2004 Partnering strategi i Driftsområdet Indhold: 1. Baggrund, grundlag og formål, 2 2. Hvad er partnering i driftsområdet, 3 3. Valg af partnering, 5 4. Entrepriseopdeling og former ved partnering, 6 5. Kompetencer og teambuilding, 7 6. Udvikling og vidensdeling, 8 7. Intern information og kommunikation, 9 8. Partnering skal helt ud på vejen, 10 Bilag: 1. Vejdirektoratets overordnede holdning til partnering 1
1. Grundlag, baggrund og formål Driftsområdets anvendelse af samarbejdsformen partnering er baseret på Vejdirektoratets holdning til partnering som udtrykt på www.vd.dk, jf. bilag 1. Fra de indledende afsnit citeres her: Partnering er en ny samarbejdsform, hvor bygherre, rådgiver og entreprenør indgår en samarbejdskontrakt med den intention, at alle kræfter koncentreres om at løse opgaven optimalt, frem for at hver især optimerer egne interesser. Partnering kan anvendes både ved nyanlæg og ved drift og vedligehold. Partnering baseres på fælles målsætninger, aftalte systemer til problemløsning og på aktiv søgning efter forbedringer. Partnering kan tage flere forskellige former alt efter projektets karakter. udbudsreglerne. Anvendelse af partnering er forankret i Vejdirektoratets visioner, driftsområdets idégrundlag og værdigrundlag: Visioner Vejdirektoratet forvalter statens vejnet og skaber herigennem og i samarbejde med hele sektoren det overblik og den viden som sikrer, at det danske vejnet planlægges, drives, udvikles og anvendes med sigte på en bæredygtig udvikling på vej- og transportområdet Partnering i driftsområdet fremmer opfyldelsen af VD s visioner gennem fokus på opretholdelse og øgning af vejkapitalen Driftsområdets idégrundlag Driftsområdet er et team, der driver og vedligeholder statens veje effektivt samt udvikler og omsætter ny viden til praktisk anvendelse Partnering i driftsområdet fremmer optimering gennem udvikling af planlægningsværktøjer og nye udførelsesmetoder Værdigrundlag Faglighed Resultatorientering Ansvarlighed Nytænkning Samarbejde Partnering i driftsområdet forudsætter faglighed hos VD. Gennem omsætning af målsætninger til resultatindikatorer bliver samarbejdet resultatorienteret. Ansvarlighed fremmes i et samarbejde i tillid, åbenhed og dialog. Partnering lægger op til inddragelse af alles kompetencer og nye idéer nytænkning. Partnering er baseret på det gode samarbejde. Partnering i driftsområdet er en strategi som skal medvirke til opfyldelse af VD s målsætninger på driftsområdet: at VD s målsætninger om øget fremkommelighed, sikkerhed, bevarelse af vejkapital og trafikanttilfredshed bedst muligt opfyldes at opnå en effektivisering på 2 % pa. at alle opgaver gennemføres på den mest optimale måde hvad angår teknologi, arbejdsprocesser, miljøhensyn, 2
planlægningsværktøjer, mv. at det gode samarbejde med entreprenører, rådgivere og leverandører fastholdes og udvikles at fremme en dynamisk medarbejderudvikling gennem kompetenceopbygning og incitamenter Partnering i driftsområdet ønskes fremmet på baggrund af de positive resultater fra vejdrift og beplantningspleje i distrikt nord og syd. For distrikt øst arbejdes der i 2004 med planlægning af en såkaldt bred partnering gennem en operatøraftale. Såfremt modellen i distrikt øst gennemføres med succes, vil den brede partneringmodel på sigt indgå i overvejelserne i distrikterne nord og syd Til denne beskrivelse af partnering som strategi er der knyttet en vejledning i at gennemføre partnering ved driftsområdets opgaver. Formålet med beskrivelsen af partnering som strategi og vejledningen for partnering er mangesidigt: at sikre, at driftsområdets medarbejdere har en fælles forståelse for hvad partnering er og indebærer at beslutning om anvendelse af partnering sker på et kvalificeret grundlag at gennemførelse af partneringsamarbejder sker optimalt at signalere til samarbejdspartnere og andre interessenter, hvad driftsområdet vil med partnering, og at driftsområdet er en seriøs og åben samarbejdspartner 2. Hvad er partnering i driftsområdet I byggeriet er der bred enighed om følgende definition på partnering (jf. litt. 1): Begrebet partnering anvendes om en samarbejdsform i et bygge- og anlægsprojekt, der er baseret på dialog, tillid, åbenhed og med tidlig inddragelse af alle parter. Projektet (processen) gennemføres under en fælles målsætning formuleret ved fælles aktiviteter og baseret på fælles økonomiske interesser. Denne definition kan også anvendes ved driftsområdets opgaver, men der er brug for en konkretisering. I Driftsområdet anvendes betegnelsen partnering om samarbejdsformen, når der indgår følgende: en partneringaftale, som indeholder fælles målsætninger og en omsætning af disse til resultatindikatorer incitamenter for produkt - og procesoptimering en samarbejdsproces med brug af team og samarbejdsfremmende fælles aktiviteter såsom workshops, fælles seminarer, mv. organisering med en aktiv styregruppe løbende evaluering af resultater, herunder samarbejdet brug af konfliktløsningsmetode i dialog Nogle af disse elementer kan sagtens indgå i et samarbejde med en entreprenør, men hvis ikke alle indgår, kalder vi det ikke partnering. Der kan også indgå andre elementer, og til beskrivelse af partnering hører 3
også de forudsætninger, som skal være i orden, samt de resultater, som forventes opnået. Disse 3 aspekter er vist på figuren herunder: Elementer Forudsætninger - støtte fra topledelse - tilstrækkelige ressourcer - engagement og motivation i alle led hos alle parter - samarbejdskompete ncer - forandringsvillighed - - en partneringaftale - - fælles målsætninger - - resultatindikatorer - - optimeringer - - team- og samarbejdsfremmende aktiviteter - - en aktiv styregruppe - - løbende evaluering - - konfliktløsnings-metode i dialog - - - valg af parter ved udbud med vægt på partneringkompetencer - - - inddragelse af alle kompetencer - - tillid - - gensidig forståelse - - åbenhed og dialog - - information og kommunikation - - vidensdeling Effekter (resultater) - - opfyldelse af mål vedr. økonomistyring sikkerhed fremkommelighed trafikantservice miljø etc. - - faglig udvikling - - personlig udvikling - - effektivisering - Partnering indebærer erfaringsmæssigt fordele og ulemper. Fordele er: Det tætte samarbejde giver mulighed for en sikrere styring af økonomi, omfang og kvalitet Partnering giver bedre mulighed for opfyldelse af VD s prioriteringer om sikkerhed, fremkommelighed, trafikanttilfredshed, mv. Partnering giver gennem produkt- og procesoptimering mulighed for effektivisering Det gode samarbejde fremmer, at dårlig kommunikation og spildtid reduceres, og at uenigheder løses i dialog, således at uenigheder ikke udvikler sig til tvister, som må løses ved syn og skøn og voldgift Ulemper for VD kan være: Der er især i de første år - et større administrativt ressourceforbrug end ved et sædvanligt entreprisesamarbejde Der kan være en risiko for, at der i en periode kun er en begrænset kreds af (bydende) firmaer, der har de nødvendige kompetencer til at samarbejde i partnering Hvis partneringsamarbejder udbydes i meget store entrepriser, kan der være en risiko for, at konkurrencen svækkes på længere sigt VD s fordele ved partnering skal altså holdes op mod det større 4
ressourceforbrug til f.eks. styregruppemøder, udviklingsaktiviteter, deltagelse i produkt- og optimering, mv. Og udbud med partneringsamarbejde bør tilrettelægges, således at konkurrencen fremmes på kort og langt sigt. Partnering indebærer ikke: at det sædvanlige aftalegrundlag sættes ud af spillet, f.eks. ved at VD skal undlade at anvende aftalte sanktioner eller undlade at kræve opfyldelse af aftalte kvaliteter at VD skal betale ved uenigheder for at bevare det gode samarbejde at VD skal undlade kontrol af arbejdet Men partnering indebærer gensidig åbenhed om de problemer der opstår, og løsning af disse i dialog og tillid til hinanden. 3. Valg af partnering For nogle opgaver er partnering mere oplagt end for andre. Der er forskellige kriterier for at vælge eller fravælge partnering på en opgave. De største fordele ved partnering opnås Hvis opgaven er større Hvis opgaven løber over flere år Hvis der er et potentiale for optimeringer af proces og produkt Hvis opgaven er kompliceret Mindre eller ingen fordele ved partnering opnås Hvis opgaven er lille, så det ekstraarbejde, som partnering indebærer, ikke kan svare sig Hvis opgaven er teknisk meget enkel og der i markedet er entreprenører/ leverandører, som sikrer den nødvendige fornyelse via materialer og metoder, mv. 5
4. Entrepriseopdeling og former ved partnering Opgaver i driftsområdet Der er i skemaet vist en oversigt over opgaverne i driftsområdet. Opgave Opgavetype 1 Almen drift: Renhold Græsslåning Tavler/autoværn Beplantning Belysning Nødtelefoner Afvanding Sideanlæg Brolægning Hegn Små bygværker Store bygværker Brodrift Belægninger Striber Vintertjeneste Beredskab Rådighed over vej Særtransporter Signalanlæg og trafikledelse Tavler Mindre driftsarbejder Rådgivningsopgaver ( = tjenesteydelse: BA = bygge- og anlægsarbejde) BA BA BA BA BA BA Om en opgave skal gennemføres med partneringsamarbejde besluttes i den konkrete sag, og i forbindelse med overvejelser om evt. flere opgaver skal indgå i partneringsamarbejdet. Entrepriseformerne og partnering Partnering er ikke en entrepriseform, men en samarbejdsform, som kan anvendes ved alle entrepriseformer. I driftsområdet skelnes mellem tjenesteydelser (rene D&V opgaver) og bygge- og anlægsopgaver (reparations- og renoveringsopgaver). opgaver er karakteriseret ved at indeholde procesoptimering, men ikke produktoptimering. opgaver opretholder eller forbedrer en tilstand, men der ændres ikke ved anlæggets geometri. BA vil principielt indeholde projektering og aflevering af et færdigt anlæg. For opgaver og BA kan der anvendes en fagentrepriseform, hvor der 1 opgaver henhører under EU s Tjenesteydelsesdirektiv medens BA opgaver henhører under tilbudsloven hhv. EU s Bygge og anlægsdirektiv 6
alene indgår én opgave (f.eks. almen drift eller en belægningsentreprise), eller en storentrepriseform, hvor der samles to eller flere opgaver i en kontrakt og partneringaftale. Fagentrepriseformen svarer til de 3 partneringsamarbejder i distrikt nord og syd. For blandede opgaver med både opgaver og BA opgaver kan anvendes storentrepriseformen, eller totalentrepriseformen. Sidstnævnte svarer til oplægget til udbud i distrikt øst, som tillige indeholder administrative opgaver. Ved BA opgaver indeholder samarbejdet en produktoptimering i samarbejde, og i dette samarbejde bør evt. projekterende rådgiver indgå 2. 5. Kompetencer, teambuilding Særlige partnering kompetencer En forudsætning for at kunne deltage i et samarbejde i partnering er, at de basale faglige kompetencer er til stede hos VD og rådgivere og entreprenører. Ellers kan optimeringsprocessen ikke fungere. Partnering indebærer endvidere, at der er behov for supplerende kompetencer. Der er behov for mere viden om de supplerende kompetencer, der er knyttet til at samarbejde i partnering. Nogle af disse kan være: 1. Ledelse 2. Forandringsvillighed - og lyst 3. Helhedsforståelse 4. Samarbejdsevne 5. At kunne lytte Ifm. udviklingsaktiviteter i partneringaftalen vedrørende almen drift i distrikt nord pågår der overvejelser om en analyse af partnering kompetencer med sigte på forslag til initiativer til at fremme disse. Sigtet er at nå frem til kompetencespind for de forskellige opgavefunktioner hos VD og udførende, jf. eksemplet herunder. 2 For bygge og anlægsopgaver findes en Vejledning i partnering fra Erhvervs og Boligstyrelsen 7
Konflikt Helhed Ledelse 100 80 60 40 20 0 Faglighed IT Kompetencebehov Forandring Medarbejder, nn Teambuilding-seminarer mv. For at udvikle og fremme det gode samarbejde bør der afholdes seminarer/kurser o.lign. Disse kan være fælles for parterne i samarbejdet. Dette bør ske efter fælles vurdering af de konkrete behov. Endvidere er der afholdt et internt VD seminar i februar 2004 og der er planlagt VD kurser i partnering i maj 2004. Den etablerede partnering erfa - gruppe har til opgave at være initiativtagende. 6. Udvikling og vidensdeling Udvikling og innovation Partnering indebærer udvikling og dermed forandringer. Figuren på næste side anvendes til at illustrere den proces, der karakteriserer opbygningen af samarbejder i partnering. Fra det regelbaserede modspil baseret på mistillid (vind/tab) til det relationsbaserede samarbejde baseret på tillid (vind/vind) og med stort indhold af fornyelse (innovation). De udviklingsområder, som pt. er på dagsordenen i partneringaftalerne for almen drift i distrikt nord og syd, er: Udvikling af nye afregnings- og incitamentssystemer Udvikling af brugbare resultatindikatorer Udvikling af forståelse for de nødvendige kompetencer og værktøjer til at øge disse Inddragelse af alle led hos entreprenørerne (formænd og vejfolk) i partneringsamarbejdet (benævnt Bottom up ), jf. afsnit 8 En bedre koordinering af alle aktiviteter på vejen for at undgå spildtid 8
Høj Værdibaseret RELATIONER Vind/Vind Innovation Respekt Tillid Suboptimering RAMMER Konsensus Udvikling REGLER Vind/tab Stagnation Lav Lav Samarbejde/kommunikation Høj Vidensdeling For VD er det et mål, at den viden, som opbygges i partnering samarbejderne, kan deles og anvendes. Dette gælder: Fra ét løbende samarbejde til et andet Fra løbende samarbejder til nye udbud Internt mellem VD enheder (f.eks. mellem distrikter) Fra VD til andre byg/driftsherrer (samfundshensyn) Der er nogle reelle barriérer for denne vidensdeling. Det er: Entreprenørerne kan ønske at fortroligholde deres udviklingsprodukter af hensyn et vurderet forspring ift. konkurrenter Entreprenørerne bliver måske tilbageholdende med optimeringsforslag, når næste udbud rykker nærmere 7. Information og kommunikation Tilblivelsen og ajourføringen af denne Partnering - strategi i Driftsområdet og Vejledning er et væsentlig element i den interne information om samarbejde i partnering. Dernæst vil det løbende i partnering erfa - gruppen blive vurderet og diskuteret, om der er behov for særlige aktiviteter. Der er etableret et partnering erfa sted på intranettet. Her indlægges rapporter, nyheder om de enkelte samarbejder, udviklingsaktiviteter, 9
referater fra udvidede styregruppemøder, mv. Ekstern kommunikation og information vil fortsat ske ved indlæg på konferencer og kurser og udarbejdelse af rapporter. De udførende entreprenører i de 3 nuværende partnering samarbejder har alle omtalt partnering samarbejderne i interne nyhedsbreve. 8. Partnering skal helt ud på vejen Inden for byggeriet udvikles der i samarbejds/partneringprojekter i disse år en ny kultur i udførelsen. Den nye arbejdsform på byggepladsen kaldes trimmet udførelse. Trimmet udførelse har følgende væsentlige karakteristika: Planlagte aktiviteter skal være sunde inden de igangsættes, se boksen herunder En aktivitet er sund, når følgende 7 forhold er opfyldt: Ydre forhold (f.eks. myndighedsgodkendelser, afspærringer) skal være i orden Forudgående aktiviteter skal være færdige Nødvendig information skal være til stede Arbejdspladsen skal være ryddelig Det nødvendige materiel skal være klar Materialer skal være bragt frem Mandskab med rette kvalifikationer skal være parat Der planlægges på flere niveauer (tidshorisonter). Det væsentlige er her, at planlægningen en til to uger frem foretages af formændene Ugentligt opgøres en række indikatorer (resultatmål) såsom PPU (det betyder Procent-Planlagt-Udført, og indikerer, hvor stor en procentdel af de planlagte aktiviteter, der rent faktisk blev udført som planlagt). Andre indikatorer er: Arbejdsrytme, samarbejde, materialer, materiel, bemanding, arbejdsmiljø og byggeplads. Opfyldelsen af indikatorerne illustreres med grøn, gul og rød og de udfyldte skemaer placeres synligt for alle medarbejdere Trimmet udførelse er at bringe partnering ud på arbejdspladsen. Trimmet udførelse medfører en glat udførelsesproces med reducering af spildtid og en ansvarliggørelse af folkene i udførelsen. På driftsområdets opgaver skal trimmet udførelse fremmes gennem en løbende dialog med entreprenørerne. Der kan i de konkrete entrepriser overvejes egentlig kravstillelse, det kan f.eks. være, at der skal anvendes nogle af de omtalte 7 forudsætninger for en sund aktivitet samt samarbejde og arbejdsmiljø/sikkerhed. Det er væsentligt, at det er folkene i marken, som inddrages i systemet, så man opnår den bedste effekt. 10
Bilag 1 Om partnering 1. Grundlæggende karakteristika Partnering er en ny samarbejdsform, hvor bygherre, rådgiver og entreprenør indgår en samarbejdskontrakt med den intention, at alle kræfter koncentreres om at løse opgaven optimalt, frem for at hver især optimerer egne interesser. Partnering kan anvendes både ved nyanlæg og ved drift og vedligehold. Partnering baseres på fælles målsætninger, aftalte systemer til problemløsning og på aktiv søgning efter forbedringer. Partnering kan tage flere forskellige former alt efter projektets karakter. Der kan således være tale om en Partnering aftale, der indgås inden entrepriseaftalens underskrivelse, eller en aftale, der først indgås efter, at entrepriseaftalen er underskrevet. Videre skelnes der mellem "Project Partnering", der dækker en aftale indgået for et enkelt projekt, i modsætning til "Strategic Partnering", der dækker længere tids samarbejde om adskillige projekter. Strategic partnering kan dog ikke gennemføres frit på grund af udbudsreglerne. Partnering konceptet har været anvendt i USA gennem flere år. I Danmark har man efterhånden mange erfaringer primært fra byggebranchen - med denne samarbejdsform, der kan kombineres med forskellige udbudsformer. Vejdirektoratet har anvendt partnering ved vejdrift i distrikt nord og syd, se herom Vejdirektoratets notater nr. 90 og 91. I Staten som bygherre fra august 2003 lægges der op til, at de statslige bygherrer skal øge anvendelse af partnering. De statslige bygherrer forpligtes til at foretage en systematisk vurdering af, om en konkret opgave skal gennemføres på grundlag af en partneringaftale og/eller incitamentsaftale. 2. De juridiske/myndighedsmæssige aspekter En anvendelse af Partnering modellen ved nyanlæg skal ske i henhold til Tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver. Tilbudsloven med tilhørende bekendtgørelse og vejledning indeholder retningslinier for anvendelse af partnering ved nybyggeri og nyanlæg. EU s udbudsdirektiver hindrer ikke anvendelse af partnering. Ved drift og vedligeholdsentrepriser anvendes normalt EU s tjenesteydelsesdirektiv. Ved udbud af en entreprise med partnering samarbejde anvendes som tildelingskriterium det økonomiske mest fordelagtige bud, dvs. der lægges vægt på andre kriterier end prisen. De bydendes oplæg til partnering samarbejdet indgår normalt som underkriterium på grundlag af udbudsmaterialets udkast til partnering aftale. Normalt indgås partnering aftale før eller samtidigt med den sædvanlige entreprisekontrakt, men partnering kan også gennemføres således, at partnering aftalen indgås efter entreprisekontrakten. 3. Konkurrenceforhold Partnering har en høj interesse hos de udførende, og der er ikke vanskeligheder med at tiltrække et tilstrækkeligt antal seriøse interessenter til at afgive tilbud ved udbud med partnering,. Det vurderes ikke, at denne samarbejdsform vil reducere konkurrencesituationen for offentlige anlægsarbejder. 4. De tekniske/udviklingsmæssige aspekter Partnering er særdeles velegnet ved nyanlægsprojekter som indeholder komplekse tekniske løsninger og ved drift og vedligeholdelsesentrepriser, hvor der er et stort potentiale for procesoptimeringer. Partnering indgår da også i stigende omfang i funktionskontrakter for vejvedligehold i kommuner. 5. De økonomiske/finansielle aspekter Bygherrens økonomiske risiko ved partnering er principielt ikke forskellig fra andre samarbejdsformer, fordi aftalegrundlaget fortsat er baseret på AB og ABR. De aftalte fælles mål og incitamenter i partnering aftalen sikrer erfaringsmæssigt bygherren en sikrere styring af udgifterne. Ved byggeri og ved Vejdirektoratets anvendelse af partnering ved vejdrift er der opnået økonomiske besparelser og kvalitative løft ved partnering. Der er dog ikke danske erfaringer fra anvendelse af partnering ved nyanlæg af veje. 11
6. De tidsmæssige aspekter Selv om Vejdirektoratet har langvarige anlægsprogrammer medfører udbudspolitikken, at man - modsat private bygherrer kun i mindre omfang vil kunne indgå langtids-partnering med entreprenører og dermed opnå effektivitetsforbedringer og tidsmæssige fordele. Ved drift og vedligeholdsentrepriser og funktionskontrakter kan der indgås langvarige aftaler og her er partnering samarbejder meget hensigtsmæssige. 7. De styringsmæssige/organisatoriske aspekter Erfaringerne fra udlandet og Danmark viser, at engagementet fra parternes øverste ledelser og en omfattende kommunikation mellem parterne er en afgørende forudsætning for et vellykket Partnering projekt. Det understreges samtidig, at parternes virksomhedskulturer påvirkes af en Partnering-proces, og i flere tilfælde har det været nødvendigt at omplacere medarbejdere, der ikke lever op til intentionerne i aftalen. 8. Sammenfatning og anbefaling Vejdirektoratet anvender i dag med fordel partnering ved vejdrift og medvirker gennem bistand til kommuner til, at partnering indføres ved langvarige funktionskontrakter for vejvedligehold i kommuner. Samtidig er anvendelse af partnering i byggeprojekter i stadig vækst og dette indikerer, at danske entreprenører og rådgivere i stigende omfang får erfaringer med og kompetencer i partnering samarbejde. Med de fordele samarbejdsformen indebærer - sammenholdt med regeringens politik på området - vil Vejdirektoratet overveje anvendelse af partnering på egnede anlægsopgaver, hvor det er relevant at vælge entreprenører på grundlag af flere kriterier end prisen. 12