Partnering. Nye læringsformer i produkt- og procesoptimeringen

Transkript

1 Partnering Nye læringsformer i produkt- og procesoptimeringen inden for vejdriften Notat

2 Vejdirektoratet Niels Juels Gade13 Postbox København K TlF.: Fax.: Titel Serie Dato Udgiver Forfatter ISBN ISSN Elektr. ISBN Elektr. ISSN Partnering. Nye læringsformer i produkt- og procesoptimeringen inden for vejdriften Notat Februar 2006 Vejdirektoratet, driftsområdet Henrik Davidsen, PKEConsult

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...1 Indledning...2 Partneringmodellens elementer...3 Partneringmodellen i spil...4 Incitamentsmodellen...5 Partneringorganisering, -ansvar og -opgaver...7 Partnerskabet som læringsarena...8 Læringsarenaerne...9 Læringsmodel og optimeringspotentialer...11 Bygherre- eller branchedrevet optimering?

4 Indledning Notatet bygger på dialogen på møder i Vejdirektoratet d. 29. juni og 11. august 2005 om det overordnede spørgsmål i Notat 106: Kan procesoptimeringen blive ved eller udtømmes den? Denne version af notatet sigter mod at danne grundlag for en intern dialog i Vejdirektoratet og en efterfølgende dialog i udvalgte entrepriseorganisationer om nye læringsformer som indfaldsvinkel til at understøtte produkt og procesoptimeringen inden for vejdriften. Notatet er givet en form, så det kan danne grundlag for introduktion til og afprøvning af udvalgte, nye læringsformer i de enkelte entrepriseorganisationer. Notatet bygger endvidere på en gennemgang af følgende materiale: Transport- og Energiministeriets effektiviseringsstrategi, marts Vejledning til partnering i driftsområdet, Vejdirektoratet, maj Partnering strategi i Driftsområdet, maj Årsrapport 2004, Vejdirektoratet, april Notat 106, 2005, Notat 90, 2003 og Notat 91, Kompetencer og partnering ved vejdrift notat om erfaringer fra de igangværende entrepriser, Driftsområdet, Vejdirektoratet, juni Partnering ved Vejdrift, 6. oktober

5 Partneringmodellens elementer Vejdirektoratets partneringmodel for Vejdriftsområdet indeholder de i figur 1 viste seks elementer. Figur 1: Partneringmodellens elementer på vejdriftsområdet Modellen skal som led i Vejdirektoratets partneringstrategi medvirke til at skabe højest mulige opfyldelse af Vejdirektoratets målsætninger inden for vejdriftsområdet. 3

6 Partneringmodellen i spil Vejdirektoratets partneringstrategi inden for vejdriftsområdet har som vist i figur 2 fire fokuspunkter og er styret af otte strategiske målsætninger, som kommer i spil i en cyklus, hvor der med afsæt i de strategiske mål formuleres resultatindikatorer samt tages stilling til ambitionsniveau, incitamenter, kritiske succesfaktorer og aktiviteter til at sikre succes. Figur 2: Partneringmodellen i spil 4

7 Incitamentsmodellen Incitamentmodellens funktion er, som vist i figur 3, at understøtte opfyldelsen af Vejdirektoratets strategiske målsætninger gennem incitamenter knyttet til henholdsvis produkt- og procesoptimering: Figur 3: Incitamentmodellen I produktoptimeringen arbejdes med henholdsvis direkte og indirekte økonomiske incitamenter. Den direkte økonomiske effekt fordeles mellem Vejdirektoratet og entreprenøren i henhold til partneringaftalen. Den indirekte økonomiske effekt måles og indgår i den samlede vurdering af aftaleforholdet og opfyldelsen af Vejdirektoratets strategiske målsætninger for vejdriften. 5

8 I procesoptimeringen er incitamentet, at en høj score i den løbende evaluering udløser en bonus for entreprenørerne i form af en større andel af den direkte økonomiske effekt. 6

9 Partneringorganisering, -ansvar og -opgaver Partneringsamarbejdet er, som vist i figur 4, organiseret med en styregruppe, der er en slags bestyrelse, en driftsgruppe, som tager sig af projekt- og procesledelsen og vejteam, der står for udførelsen. Figur 4: Partneringorganisering, - ansvar og opgaver - Opfyldelse af de fælles målsætninger - Udførelse/opfølgning af de beslutninger om projektinitiativer/-løsninger, som træffes under samarbejdet Udfører opgaverne Organisationen har et fælles ansvar for, at opgavernes tilrettelæggelse og udførelse finder sted med fokus på optimering af opfyldelse af de fælles målsætninger, herunder at partneringen kommer helt ud på vejen. 7

10 Partnerskabet som læringsarena Partnerskabsaftalen indgås, som vist i figur 5, formelt på direktions-/ virksomhedsledelsesniveau. Figur 5: Partnerskabet som læringsarena For at sikre udnyttelsen af det organisatoriske og menneskelige potentiale i procesoptimering er det vigtigt, at læringen spreder sig fra et lag i organisationen til de øvrige. Det gælder både internt i Vejdirektoratet og hos entreprenørerne. Potentialet fremkommer ved, at der på alle niveauer skabes en fælles forståelse for partnerskabets mål, værdigrundlag og metode samt udvikles en tradition for forpligtende fælles læring og videndeling. 8

11 Læringsarenaerne for produkt- og procesoptimeringen i entrepriseorganisationerne Den succesfulde udvikling i produkt- og procesoptimeringen, har ifølge Notat 106 fundet sted fra i en kontekst, der er skabt af Driftsområdets partneringstrategi og udviklet og forankret i en professionel bestillerkompetence i Driftsområdet. 6 Produkt og procesoptimering finder sted i de enkelte entrepriseorganiseringer, understøttet af Vejdirektoratets partnering arbejdsgruppe, som vist i figur 6. Figur 6: Læringsarenaerne for procesoptimeringen nuværende entrepriser Strategierne for procesoptimeringen formuleres af ledelsesrepræsentanter for parterne på mindst to årlige styregruppemøder og følges op på mindst fire møder årligt. Strategierne følges op på månedlige møder i driftsgrupperne. I Partnering koordinationsgruppen foretages optimering på tværs af entrepriser. Derudover afholdes årlige teambuildingsessioner og/eller kompetencedage med deltagelse af deltagerne i driftsmøderne og samtlige medarbejdere fra parterne. Med den nuværende model for udlicitering af driftsopgaverne er der tale om procesoptimering 6 Kilde: Side 8 i Årsrapport

12 i 5 entrepriseorganisationer, som gennemføres efter et princip om fuld metodefrihed. Resultaterne måles dog efter et fast format, der er angivet i partneringaftalen Optimeringsprocessen finder sted ved en Top down initieret optimeringsproces i et samspil mellem styregruppe, driftsgruppe og vejfolk. Ved store opgaver kan produktog procesoptimeringen styrkes ved nedsættelse af projektledelsesgruppe med repræsentanter for parternes sagsansvarlige og ledende medarbejdere. 6 Endvidere kan produkt- og procesoptimeringen understøttes efter behov af ad hoc grupper i de enkelte entrepriseorganisationer, som behandler udvalgte produkt- og procesoptimeringstemaer. 7 I Vejledning til partnering i driftsområdet lægges vægt på, at partnering skal helt ud på vejen og peges på, at inddragelse af folkene i marken udgør et vigtigt optimeringspotentiale. Dvs. at partnering også finder sted som en Bottom up -proces. 8 De indledende workshops og øvrige workshops samt efterfølgende teambuildingsessioner og kompetencedage, der behandler udvalgte faglige og produkt- og procesoptimeringstemaer, er eksempler på aktiviteter, som er med til at understøtte læringen og dermed bringe partneringen helt ud på vejen. Figur 7: Læringsarenaerne for procesoptimeringen fremtidige entrepriser I den nye udbudsmodel er Det fælles partneringforum, som vist figur 7, et nyt tværgående læringsrum i forhold til virksomhederne, som utvivlsomt rummer et betydeligt optimeringspotentiale. Det samme gælder en strategisk tilrettelagt facilitering af procesoptimeringen, som bygger videre på den hidtidige bedste praksis, men som også rummer nye elementer. 6 Kilde: Se side 9 i Vejledning til partnering i driftsområdet. 7 Kilde: Se side 27 i Notat Kilde: Se side 13 i Notat 91 10

13 Læringsmodel og optimeringspotentialer I dette afsnit gives en introduktion til læringsperspektivet og nye læringsformer som optimeringspotentiale i Vejdirektoratets partneringstrategi. 6 De stedfundne optimeringer i 2003 og 2004 er formentligt, som vist i figur 8, overvejende sket ved forbedringer på praksisplanet i miniloopet fra møde til møde i driftsgrupperne samt i hele 1. loop i forbindelse med analyse og vurdering på styregruppemøder, de årlige teambuildingsseminarer/kompetencedage og på møderne i Vejdirektoratets partneringgruppe. Figur 8: To loop læringsmodel Modellen skal læses på den måde, at der på praksisplan - 1. loop Forbedring - foregår læring og forbedring, mens der vedligeholdes. Modellen tager udgangspunkt i (1) Vejdirektoratets strategiske målsætninger og parternes fælles målsætninger. I (2) formuleres resultatindikatorer og tages stilling til ambitionsniveauet for optimeringen. I (3) følges resultatindikatorerne på drifts- og teammøder i entrepriseorganisationerne, ude på vejen og internt i parternes organisation. I (4) holdes succeskriterierne under 6: Læringsperspektivet og nye læringsformer skal ses som et supplement til to af de i Notat 106 lokaliserede 12 bløde optimeringsområder: Nye samarbejdsformer og Nye planlægningsformer. 11

14 observation og i (5) skabes data om de direkte effekter i produktoptimeringen og parternes score i procesoptimeringen. I (6) miniloopet behandles data om effekten og procesoptimering fra fx møde til møde i driftsgrupperne og styregrupperne. Den nuværende procesoptimering finder sted fra møde til møde i miniloopet og har næppe udtømt sit optimeringspotentiale. Der kan formentligt ske mere i de enkelte entrepriseorganisationer og især mere i de enkelte virksomheder. I (7) bearbejdes data om den dokumenterede udvikling i optimeringseffekten til information, som i (8) kan analyseres og vurderes og omsættes til en forbedret strategi for produkt- og procesoptimeringen i det kommende år eller forstående perioder. Her ligger formentligt et betydeligt optimeringspotentiale i erfaringsudveksling og videndeling mellem partnerne i Det fælles partneringforum i de fremtidige entrepriser. Både den nyværende systematiserede opsamling af data (5) og den periodiske information om den dokumenterede udvikling (7) i procesoptimeringen er vigtige forudsætninger for at holde niveauet i den gennemførte procesoptimering og for at øge niveauet. I (9) bevæger læringen sig op på det organisatoriske plan. I 2. loop Fornyelse er udfordringen for parterne at udvikle kompetence til at lade information fra praksisplanet danne grundlag for fornyelse, som for Vejdirektoratets vedkommende udmøntes i en fornyet partneringpolitik og for entreprenørernes vedkommende i fornyede firmapolitikker. Den reviderede udbudsform og Notat 106 er eksempler på 2. loop-refleksion, der er med til at skabe strategisk fornyelse af partneringsamarbejdet (10) og produkt- og procesoptimeringen. Det store udviklingspotentiale ligger især i styrkelse af 2. loop læringen, herunder især udvikling af kompetence i virksomhederne til fornyelse, baseret på refleksion på organisatorisk plan (9) og ved at omsætte fornyelsen til en ny praksis gennem reviderede firmapolitikker (10) og målrettet intern kompetenceudvikling på alle niveauer og i alle led i virksomheden.. 12

15 Bygherre- eller branchedrevet optimering? Vejdirektoratet er både bygherre og medproducent ved løsningen af vejdriftsopgaven og læger vægt på et partnersamarbejde baseret på værdier som faglighed, resultatorientering, ansvarlighed, nytænkning og samarbejde. 6 Vejdirektorat tager udgangspunkt i, at en forudsætning for at kunne deltage i et samarbejde i partnering er, at de basale faglige kompetencer er til stede hos Vejdirektoratet og rådgivere og entreprenører. Ellers kan optimeringsprocessen ikke fungere. Vejdirektoratet pointerer, at partnering indebærer udvikling og dermed forandringer, dvs. partnering forudsætter supplerende kompetencer, der er knyttet til at samarbejde i partnering, fx ledelse, forandringsvillighed - og lyst, helhedsforståelse, samarbejdsevne og at kunne lytte. Der ligger her et betydeligt udviklingspotentiale i at finde svar på spørgsmålet om, i hvilken udstrækning erfaringsopsamling, læring, videndeling og kompetenceudvikling skal drives af bygherren eller entreprenørerne. Et muligt svar er, at det skal bæres i et innovativt og dynamisk samspil mellem parterne, hvor også uddannelses- og videninstitutioner indgår i et netværksbaseret og interessedrevet videnrum, som vist i figur 9. Figur 9: Partsnetværksdrevet videnrum 6 Kilde: Partnering - strategi i Driftsområdet, Driftsområdet, Vejdirektoratet,maj

16 Viden- og uddannelsessystemet vil bidrage til kompetenceudvikling i entrepriseorganisationerne og hos parterne inden for: 1 Ledelse. 2 Forandringsvillighed - og lyst. 3 Helhedsforståelse. 4 Samarbejdsevne. 5 At kunne lytte. 6 Nye planlægningsformer (fx trimmet drift). Vidennetværket vil endvidere kunne være arena for en systematisk videndeling ved tematiserede dialoger med deltagelse af ledere og medarbejdere fra alle parter om videndeling og skabelse af ny viden både indenfor udvikling af partneringkonceptet, incitamentsmodellen, herunder fx måling af effekter i forhold til syv strategiske målsætninger samt produkt- og procesoptimering. En forudsætning for at kunne gøre dette er indgåelse af en partnerskabsaftale herom. Vejdirektoratet vil kunne have en initierende mission i etablering af et sådant partnerskab. 14

17 Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postboks København K Telefon Telefax Vejdirektoratet Guldalderen 12 Postboks Hedehusene Telefon Telefax Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 Postboks Skanderborg Telefon Telefax vd@vd.dk