NOTAT Fra: Stefan Ising 17. september 2015 Indhentning af tilbud på digital pasløsning 1. Indledning Fredensborg Kommune inviterer interesserede tilbudsgivere til at afgive tilbud på en koncessionsaftale om levering af et biometrisk pas-system. Pas-løsningen skal installeres i Fredensborg Kommunes Borgerservice. Koncessionsaftaler er ikke omfattet af udbudsdirektivet og tilbudslovens anvendelsesområde. Tilbudsindhentningen offentliggøres derfor alene på Fredensborg Kommunes hjemmeside. 2. Løsningen Løsningen skal indeholde levering, montering, installation og drift af et system (hardware og software) til håndtering af pas ekspeditioner inkl. fotografering af borgeren, fingeraftryk scanning, automatiseret udfyldning af data og udskrivning af stamkort. Der skal også være mulighed for udstedelse af kørekort og ungdomskort. Processen med udstedelse af pas skal foregå som en fuldt digital proces, hvor alle typer biometri (dvs. fingeraftryk, ansigtsbillede og underskrift) sendes digitalt til PAS 1.1. Systemet skal sikre, at Fredensborg Kommune som udstedende myndighed er i stand til at aflevere de biometriske data i korrekt format til Rigspolitiet. Der ønskes en sikker og fleksibel brugervenlig løsning for både borgere og medarbejdere. Overordnede krav til den ønskede løsning fremgår af afsnit 11. Rådhuset Egevangen 3 B DK-2980 Kokkedal Telefon 72 56 50 00 fredensborg@fredensborg.dk www.fredensborg.dk
3. Aftaleform Der ønskes indgået en koncessionskontrakt, hvor leverandøren stiller udstyr til rådighed, som borgerne kan benytte. Leverandøren stiller forbrugsmaterialer til systemets fotoprinter til rådighed og borgeren opkræves for en klikafgift. Fredensborg Kommune afregner månedligt bagud den klik-afgift, der er opkrævet hos borgerne. Kommunen opkræver en markedsbestemt leje for det areal, der benyttes til løsningen. Som følge heraf vil der blive indgået lejekontrakt mellem Fredensborg Kommune og Leverandøren om leje af lokale. Den månedlige lejeudgift udgør kr. 1000,00. Tilbudsgivers betaling består alene i den betaling, der opnås når borgere får taget foto. Prisen pr. foto skal således dække tilbudsgivers omkostninger og indtjening. Ordregiver betaler ikke tilbudsgiver for løsning af opgaven og garanterer ikke en minimumsindtjening. 4. Forsikring Tilbudsgiver er ansvarlig for, at det af tilbudsgiver installerede udstyr er behørigt forsikret. 5. Aftaleperiode Et år med mulighed for forlængelse 2-3 gange af 1 år. I tilfælde af misligholdelse kan kontrakten opsiges med øjeblikkelig virkning. Opsigelsesfrist i øvrigt aftales og indarbejdes i kontrakten. 6. Kontaktoplysninger Fredensborg Kommune Borgerservice Egevangen 3B 2980 Kokkedal Kontaktperson: Indkøbs- og Udbudskonsulent Stefan Ising E-mail: stis@fredensborg.dk Telefon: 7256 2411 Side 2 af 5
7. Underleverandører Såfremt tilbudsgiver ønsker at anvende underleverandører skal dette oplyses i tilbuddet. Tilbudsgiver er umiddelbart ansvarlig for underleverandørens ydelser i samme omfang som hvis de pågældende ydelser var leveret af tilbudsgiver selv. 8. Afgivelse af tilbud Fristen for modtagelse af tilbud er den 9. oktober 2015 kl. 12.00. Tilbuddet skal være på dansk, og Leverandøren skal vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristen. Tilbuddet skal fremsendes digitalt til Indkøbs- og Udbudskonsulent Stefan Ising inden tilbudsfristens udløb. Tilbuddet skal ud over en beskrivelse af den tilbudte pas-løsning indeholde en referenceliste for levering af sammenlignelige ydelser de seneste tre år med angivelse af kundenavn og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge forslag til koncessionskontrakt, hvori der også skal indgå forslag vedr. drift og support. Responstiden på serviceopkald i forbindelse med driftsfejl, nedbrud eller andre software- eller hardwareproblemer skal oplyses i tilbuddet. Tilbudsgiver skal afgive en tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige. Erklæringen er vedlagt annonceringsmaterialet. 9. Spørgsmål til tilbudsindhentningen Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til anskaffelsen. Spørgsmålene skal fremsendes digitalt til Indkøbs- og udbudskonsulent Stefan Ising og være Kommunen i hænde senest den 2. oktober 2015. Eventuelle spørgsmål og svar herpå vil løbende blive offentliggjort på Kommunens hjemmeside. Leverandører af biometriske pas-systemer er velkommen til at rette henvendelse, såfremt man ønsker et møde forud for tilbudsgivningen. 10. Tildeling af kontrakten Fredensborg Kommune vil vælge det tilbud, som ud fra en samlet vurdering er mest fordelagtigt for kommunen. I vurderingen indgår funktionaliteten og brugervenligheden i den foreslåede løsning, prisen for borgerne, responstider og systemets driftssikkerhed. Side 3 af 5
11. Krav til løsningen Nedenstående krav til løsningen skal være opfyldt. 1. Løsningen skal indeholde levering, montering, installation og drift af et system (hardware og software) til håndtering af pas ekspeditioner inkl. fotografering af borgeren, fingeraftryk scanning, automatiseret udfyldning af data og udskrivning af stamkort. 2. Processen med udstedelse af pas skal foregå som en fuldt digital proces, hvor alle typer biometri (dvs. fingeraftryk, ansigtsbillede og underskrift) sendes digitalt til PAS 1.1. Systemet skal sikre, at Fredensborg Kommune som udstedende myndighed er i stand til at aflevere de biometriske data i korrekt format til Rigspolitiet. 3. Systemet skal give mulighed for, at en person kan få taget sit billede og få indlæst sine personlige data. 4. Systemet skal kunne anvendes til at indsamle data til brug for udstedelse af pas, kørekort og ungdomskort. 5. Leverandøren skal forestå al nødvendig vedligeholdelse af systemet. 6. Leverandøren skal løbende udarbejde opdateringer af software til brug for systemet og levere disse til kommunen i elektronisk form. 7. Leverandøren skal i kontraktperioden levere alle forbrugsmaterialer, som er nødvendige for at systemet kan anvendes til at tage fotografier. Kommunen leverer A4 papir, stamkort og blækpatroner til systemets printere. 8. I tilfælde af mangler ved systemets software skal leverandøren påbegynde afhjælpning senest den førstkommende hverdag efter modtagelse af fejlmelding fra kommunen. 9. I tilfælde af mangler ved systemets hardware skal afhjælpning påbegyndes senest 8 timer efter modtagelse af fejlmelding fra kommunen. Modtages fejlmelding senere end 8 timer før ophør af normal kontortid i kommunen er leverandøren først forpligtet til at påbegynde udbedring ved kontortids start den følgende dag. Side 4 af 5
10. Systemet skal efter særskilt aftale mellem parterne kunne integreres med kommunens økonomisystem. Side 5 af 5