Sundhedsplatformen Lyngbyvej 20 2100 København Ø NOTAT Til: Forretningsudvalget i Region Sjælland Bøllingsvej 30 4100 Ringsted www.sundhedsplatform.dk Dato: 5. august 2016 Status på Sundhedsplatformen Der gives hermed en kort status på følgende punkter vedrørende Sundhedsplatformen: 1. Integrationer til de store eksterne systemer herunder FMK, Med.com and Labka 2. Den danske kontaktmodel 3. Procedure for indberetning og behandling af fejlmeldinger og forbedringsønsker 4. Min Sundhedsplatform herunder proces for support for medarbejdere og patienter 5. Uddannelsesplan for Rigshospitalet 6. Muligheden for at følge data på produktion og kræftpakker 7. Patientsikkerhedskritiske forhold Integrationer til de store eksterne systemer herunder FMK, Med.com and Labka Sundhedsplatformen gik i luften med integrationer til alle regionens store eksterne systemer undtagen patologisystemet, herunder med nationalt certificerede løsninger på FMK og Med.com meddelelserne til primær sektor m.m. På røntgenområdet blev det besluttet at udelade visse dele af integrationen pga. det ustabile RIS/PACS system og besværlighederne med at etablere forbindelsen. Teknisk set virker integrationerne, men der arbejdes stadig på at løse mindre fejl. Indrapporteringerne hen over juli har været få, og det står klart, at det er de samme fejl, der meldes ind. Det betyder, at så snart fejlrettelserne træder i kraft, forventes der en væsentlig reduktion i indrapporteringerne. På flere områder afventer programmet leverandørens rettelser før forbedringerne kan slå igennem. Derfor er det i øjeblikket programmets vigtigste fokus, at sikre streng overvågning af leverandørens leverance på integrationsområdet. Det gælder i øvrigt også de leverancer, der skal sikre Rigshospitalets særlige integrationer.
Hovedudfordringer og løsninger FMK Der opleves fortsat udfald og lange svartider for visse arbejdsgange i FMK. Løsningen afventer udvikling af leverandøren og forventes løst senest ultimo august. Derudover er der indrapporteret specifikke fejl på særlige lægemidler eller arbejdsgange, hvis løsning er højt prioriteret. Med.com Der er pt. kun ganske få fejlmeldinger vedrørende Med.com meddelelserne, og ingen er alvorlige. Henvisninger, epikriser og korrespondancer modtages og sendes uden væsentlige fejl. Alle kommuner og praktiserende læger kan modtage og sende svar. Der meldes om enkelte fejl som skyldes, at personalet har glemt at tilføje en diagnose-kode eller en kontakt, hvilket medfører, at meddelelsen ikke kan sendes. Ikke-sendte meddelelser fanges i programmet, og afdelingen bedes rette fejlen, hvorefter meddelelsen kan sendes korrekt. Visse praktiserende læger har anført, at det autogenererede indhold i epikriserne indeholder for megen/ ikke relevant information. Programmet bag Sundhedsplatformen har derfor planlagt at vurdere indholdet i samarbejde med faglige eksperter med henblik på at vurdere, om indholdet kan justeres. Labka Det opleves i visse tilfælde, at blodprøvebestillinger ikke overføres fra Sundhedsplatformen til Labka. Det skyldes ikke integrationen, men udfordringer med kontaktmodellen, som kræver at patienten er registreret med den rigtige type kontakt til sundhedssystemet fx en ambulant eller indlagt kontakt. Løsningen afventer leverandørens fejlrettelse, som forventes i august. Afdelingerne bliver gjort opmærksomme på eventuelle fejl via lister, der fremsendes dagligt fra CIMT til de aktuelle afdelinger. Derudover indrapporteres der mere specifikke fejl, som løbende rettes. Den danske kontaktmodel Den danske kontaktmodel, som betyder at al behandling er koblet til en specifik kontakt, et forløb og evt. et pakkeforløb, er bygget ind i Sundhedsplatformen. Som noget nyt implementeres der med Sundhedsplatformen en ny arbejdsdeling imellem forskellige faggrupper, når det gælder registreringen af patientens kontakter, diagnoser og forløb. Det skyldes, at man har besluttet at samle journaldokumentationen i så få arbejdsgange som muligt, for at opnå færre fortolkninger, højere patientsikkerhed og tidstro data. Denne store ændring medfører, at der stadig er udfordringer med at få de korrekte koder, forløb og kontakter knyttet til patientens behandling, og dette giver problemer flere steder i systemet. Fx betyder det, at 2
epikriser i visse tilfælde ikke kan fremsendes, og at blodprøvebestillinger ikke registreres i Labka, selvom de er bestilt i Sundhedsplatformen. Disse fejl registreres i fejl-logs, opsamles af it-personale inden for ca. 1 døgn, og afdelingerne får besked, så fejlen rettes og de rette bestillinger og korrespondancer når frem. Men det er afgørende, at personalet lærer de korrekte arbejdsgange. Programmet er i gang med at analysere, hvordan denne læring kan understøttes i form af mere uddannelse, justering af opgavefordeling, smartere automatisk opsætning m.m. Dette arbejde pågår i august i tæt samarbejde med Herlev og Gentofte Hospital. Procedure for indberetning og behandling af fejlmeldinger og forbedringsønsker Der indrapporteres i øjeblikket under 100 fejlmeldinger pr. dag, og langt størstedelen vedrører kendte fejl, som allerede er under løsning. Samtidigt løses der dagligt flere fejl end der indrapporteres, således at den samlede mængde fejlmeldinger reduceres hver dag. Antallet af åbne fejlrapporteringer er nu på et forventet niveau, og forventes at falde, når programmet modtager de førnævnte rettelser fra leverandøren. Brugeren kan melde fejl/ønsker/forespørgsler ind telefonisk eller elektronisk. CIMT Service Desk håndterer tekniske sager, fx printproblemer. SP Help Desk håndterer sager om anvendelsesstøtte. I tilfælde hvor man ikke kan straksafklare sagen, videresendes den til rette projekt i programmet bag Sundhedsplatformen. Her vurderes kritikalitet og sagen analyseres og prioriteres, så sagerne løses i den mest hensigtsmæssige rækkefølge. Sager som ikke har konsekvens for økonomi, patientsikkerhed eller lovgivning håndteres som udgangspunkt efter programmets afslutning i 2018. Slutbrugeren bliver informeret om status og når deres sag er løst. Min Sundhedsplatform herunder proces for support for patienter og medarbejdere Cirka 2.500 brugere har primo august 2016 været logget på Min Sundhedsplatform. Kommunikationsafdelingen på Herlev og Gentofte Hospital har lavet en række flyers, som forklarer Min Sundhedsplatform til patienterne. Patienterne har desuden mulighed for at kontakte en særlig Min SP support via mail. Supportmedarbejderne kan, hvis de ikke selv kan afklare spørgsmålet, eskalere til eksperterne i programmet bag Sundhedsplatformen. Vejledningen til det sundhedsfaglige personale, som skal benytte Min Sundhedsplatform, består af både en VIP-instruks, en manual og e-læring. Der har været gennemført særlig undervisning for de afdelinger, som har prioriteret anvendelsen af MinSP, og dette følges op igen i august. Efter behov rådgiver programmet bag Sundhedsplatformen løbende hospitalets medarbejdere via telefon eller ved at mødes med afdelingerne. Uddannelsesplan for Rigshospitalet Uddannelsen af Rigshospitalets superbrugere starter den 29. august og den 12. september begynder slutbruger-undervisningen, som løber over 6 uger. Uddannelsen slutter to uger før Go-live, og som et nyt tiltag etableres der, i de sidste to uger før Go-live, træning af en gruppe tværfaglige superbrugere ude på alle afdelinger/klinikker. Det betyder, at disse superbrugere træner sammen i deres vante omgivelser, med de scenarier, procedurer og samarbejdspartnere de er vant til. 3
Dette er én blandt mange ændringer, der foretages i undervisningen forud for Go-live. Der er således også arbejdet med en forbedret klasserumsundervisning i form af bedre kliniske kontekster, så Sundhedsplatformens funktioner trænes i en mere realistisk ramme. Derudover er der produceret to film, der viser trinene i typiske, tværgående forløb, idet der har været udfordringer med at lære at håndtere overgange mellem afdelinger. Der vil desuden blive sat større fokus på brugerens/medarbejderens gode muligheder for at tilpasse egne funktioner i Sundhedsplatformen, så smutveje, favorit-funktioner m.m. sættes op langt tidligere. Endelig forventes kvaliteten af undervisningen generelt at være væsentligt forbedret, idet 60 % af underviserne nu har forudgående erfaring fra både undervisning og praktisk brug. Muligheden for at følge data på produktion og kræftpakker Sundhedsplatformen giver en unik mulighed for at følge data på langt flere parametre end tidligere. En afgørende forudsætning for dette er imidlertid, at der opstilles korrekte indikatorer, som trækker præcist de data, som man ønsker at følge. Der er allerede opsat mange indikatorer på hospitalets produktion, som nu er tilgængelige. Det drejer sig fx om data vedrørende ventetid i akutmodtagelsen, aflysninger af operationer, belægningsprocent, antal indlæggelser, antal udskrivelser og en lang række kvalitetsindikatorer. Der udestår dog stadig indikatorer og der arbejdes tæt sammen med hospitalet på at kvalificere og etablere disse. Det gælder blandt andet indikatorer på direktionsniveau vedrørende pakkeforløbene. Disse indikatorer er i praksis klar til brug, men endnu ikke frigivet til systemet, da data viser, at der ikke kodes tilstrækkeligt, og data derfor er svære at tolke og validere. Data er dog tilgængelig på afdelingsniveau. En væsentlig forudsætning for at kunne udnytte systemets datamuligheder er generelt, at data registreres korrekt. Dette er pt. en udfordring, som imidlertid er forventelig. En af grundene til, at der opleves udfordringer med de nye arbejdsgange for registrering af SKS-koder er, at ansvaret for registreringen er skiftet typisk fra lægesekretærer til læger eller sygeplejersker - hvorfor programmet i samarbejde med hospitalet analyserer, hvordan ændringerne kan understøttes i form af mere uddannelse, eventuel justering af opgavefordeling, smartere automatisk opsætning m.m. Dette har høj prioritet i programmet. Derudover gælder det også, at de rette personer i såvel de kliniske afdelinger som de administrative, skal lære at bruge systemets dataudtræksmuligheder optimalt. Patientsikkerhedskritiske forhold Herlev og Gentofte Hospital har pr. 3. august ikke modtaget utilsigtede hændelser med dødelig eller alvorlig udgang, som kan relateres direkte til Sundhedsplatformen. Hospitalet meddeler at antallet af indrapporterede utilsigtede hændelser (UTH er) er steget i perioden efter implementering af Sundhedsplatformen, men at langt størstedelen rapporteres med ingen skade for patienten. Hovedparten af UTH erne falder desuden i de samme kategorier, som før Go-live. Det vurderes forventeligt, at antallet er steget, idet forandringen har 4
været omfattende, og fagpersonalet er blevet opfordret til at indrapportere hændelser og nærhændelser i forbindelse med den almindelige fejl-rapportering til CIMT. Hovedgrupperne vedrører 1. Medicinering (20 % af det samlede antal UTH er). Dette inkluderer især problemer med FMK. 2. Henvisninger, ind/udskrivelser og medicinlister (17 % af det samlede antal UTH er). Dette inkluderer især de tekniske udfordringer med at sende henvisninger (som nu er løst), samt problemer med de nye arbejdsgange omkring modtagelse og fremsendelse af henvisninger. 3. Overlevering af information, ansvar og dokumentation (17 % af det samlede antal UTH er). Udfordringerne gælder hovedsageligt kommunikationen med kommunerne ift. udskrivelser og fødselsanmeldelser, samt udfordringerne med de nye arbejdsgange for overflytning af patienter internt. 4. Prøver, undersøgelser og prøvesvar (15 % af det samlede antal UTH er). Dette vedrører hovedsageligt udfordringerne med blodprøvebestilling i Labka. 5