VEJLEDNING TABULEX FLEKSIBEL SKEMALÆGNING 2016
Indhold Velkommen til Tabulex Fleksibel Skemalægning!... 4 Backup... 4 Tabulex Trio, opsætning... 4 Grupper... 4 Overførsel til Tabulex Fleksibel Skemalægning... 5 Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer... 7 Indstillinger... 8 Skemavisning... 8 Roller... 8 Hvem kan gøre hvad i Tabulex Fleksibel Skemalægning... 9 Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer... 10 Overfør skemaskabelon til Skema... 11 Forsiden... 13 Menu- og tegnforklaring på forsiden... 14 Klassefarver og tid... 14 Skift skoleår... 15 Hjælp på tabulex.dk... 16 Log-ud... 16 Skema... 17 Vis Fleksibel ringetidsvisning... 17 Vis Ringetidsvisning... 17 Fleksibel ringetidsvisning... 18 Klik på lektioner... 19 Rediger varigheden af lektionen... 21 Indsætte en lektion... 21 Ringetidsvisning... 22 Klik på lektioner - Ringetidsvisning... 22 Indsætte en lektion Ringetidsvisning... 24 Flytte en lektion Ringetidsvisning... 24 Visninger i Skema... 24 2
Ændringer i skema kladde... 25 Redigering af skemakladde... 28 Gem kladde til skema... 30 Dan skemabrikker... 32 Bindinger... 33 Aktiviteter... 35 Lokalebooking... 38 Statistik... 42 Brikker... 42 Ansatte... 43 3
Velkommen til Tabulex Fleksibel Skemalægning! Backup Vær opmærksom på at backup-funktionen i Trio også inkluderer Tabulex Fleksibel Skemalægning, og dermed også de ændringer personalet laver her. Tabulex Trio, opsætning For at sikre at skolen har en licensnøgle til Tabulex Fleksibel Skemaer, skal du (i Trio) gå i Værktøj Basisopsætning Licensnøgler. Klik på Hent licensnøgle under Trio Flex. Det tomme felt vil blive udfyldt med stjerner, hvis licensen er oprettet hos IST Tabulex. Klik Gem. Grupper Gå i Grunddata Personale Grupper. Opret de grupper/teams som skolen benytter. Husk at tilknytte ringetidssæt og klasser ved hjælp af Ringetidssæt - valgboksen og Tilknyt/fjern hold - knappen. Her vises eksempelvis Mellemtrin med dertilhørende lærere og klasser: 4
Overførsel til Tabulex Fleksibel Skemalægning For at overføre fagfordeling og skemadata fra Trio til Tabulex Fleksibel Skemalægning, skal du gå i Værktøj Trio Flex : 5
Her skal du starte med at vælge indstillinger for, hvornår og hvordan brugerne af Tabulex Fleksibel Skemalægning må kopiere skemaer. I første kolonne skal der vælges, om brugerne må ændre på skemaer, der allerede er afviklede. Der kan her differentieres mellem, om brugerne slet ikke må redigere i skemaer - bagud i tiden i forhold til dags dato - eller om de gerne må redigere dem - bagud i tiden i forhold til dags dato. I anden kolonne skal der tages stilling til, om brugerne må slette vikardækkede lektioner, hvis de laver skemaændringer. Der kan her differentieres mellem, om brugere må ændre/slette vikardækkede lektioner efter et bestemt antal angivne dage ud i fremtiden fra dags dato, eller om de slet ikke må ændre/slette vikardækkede lektioner ud i fremtiden fra dags dato. Klik herefter på knappen Marker de ønskede brikker til overførsel (Ctrl A) og klik på Dan brikker for at overføre fagfordelingen fra Trio til Tabulex Fleksibel Skemalægning. Tryk Afslut. Vælg for at overføre klassernes grundskemaer fra Trios skemakladde til Tabulex Fleksibel Skemalægning. Marker de ønskede perioder og klasser. Vælg Udfør og tryk Luk. Nu er du klar til at fortsætte i Tabulex Fleksibel Skemalægning. 6
Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer Du får adgang til Tabulex Fleksibel Skemalægning via: https://tfs.tabulex.net/ Her skal du logge ind med dit UNI-Login eller dit TEA login. Du kan evt. også logge på via et link til Tabulex Fleksibel Skemalægning, som er oprettet af din Intraadministrator på Personaleintra. 7
Indstillinger Skemavisning Her kan du vælge, hvilken skemavisning skemalæggerne kan få adgang til i de respektive grupper. Hvis der ikke er flueben på en gruppe, er der kun adgang til ringetidsvisning Roller 8
Hvem kan gøre hvad i Tabulex Fleksibel Skemalægning Inden Tabulex Fleksibel Skemalægning kan tages i brug, skal der tildeles rettigheder til de brugere, der har adgang. Ved at klikke på Administration Roller får du en oversigt over de tre standard-roller, der er i Tabulex Fleksibel Skemalægning, samt hvad de enkelte roller har adgang til. Herefter kan du klikke på Administration Personalerettigheder. Her kan du tildele roller til dit personale. 9
Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer Din fagfordeling og din skemakladde er nu overført til Tabulex Fleksibel Skemalægning. Skemakladden i Trio er benævnt Skabelon i Tabulex Fleksibel Skemalægning. Det overførte skema kan du finde i Grunddata Skabelon. Her vil du kunne se de skemaskabeloner, du har adgang til jf. dit gruppe-medlemskab. 10
Overfør skemaskabelon til Skema Klik på Vælg den periode skemaet/skemaerne skal gælde for: Markér de skemaer, der skal overføres og klik på Overfør. 11
Du får nu en status på overførslen: Skemaerne er nu synlige i menuen Skema og er klar til, at du kan overføre dem til Skoleintra. Hjælp og vejledning til dette kan du få hos Itslearnning. 12
Forsiden Når du er logget på Tabulex Fleksibel Skemalægning, bliver du mødt af din egen forside. Du kan altid komme til forsiden ved ak klikke på teksten Fleksible Skemaer i topmenuen. På forsiden kan du se dit eget skema i indeværende uge. 13
Menu- og tegnforklaring på forsiden Hvilken gruppe er jeg logget ind i. Hvilke grupper du har adgang til styres fra Trio. På alle siderne i Tabulex Fleksibel Skemalægning vil du altid kunne hente hjælp ved at klikke på spørgsmålstegnet. Klik for at vælge, hvilken visning du ønsker i dit skema. Skift frem eller tilbage mellem ugerne ved at klikke på pile-tasterne. I Mine brikker kan se din egen fagfordeling, og hvor meget af den der er planlagt med. Klassefarver og tid Du kommer ind til indstillinger for Tabulex Fleksibel Skemalægning ved at klikke på dit navn i topmenuen. 14
Du kan vælge, hvilken baggrundsfarve hver enkelt klasse eller hold skal have. De valg du foretager er udelukkende gældende for din visning i Tabulex Fleksibel Skemalægning. Alle andre brugere kan selv definere deres egen visning. Du kan vælge, hvilket tidsinterval skemavisningen skal dække hver dag. Sæt tidsintervallet så det passer til din skole Skift skoleår Ønsker du at arbejde med Tabulex Fleksibel Skemalægning i tidligere eller kommende skoleår, skal du klikke på Skift skoleår. 15
Herefter vælger du det år, du gerne vil skifte til. Hjælp på tabulex.dk Du kan finde hjælp og vejledning på vores supportsider ved at klikke på Hjælp. Log-ud Du logger af Tabulex Fleksibel Skemalægning ved at klikke på Log ud : 16
Skema I Tabulex Fleksibel Skemalægning kan du arbejde i fleksibel- eller normal ringetidsvisning. Det er ledelsen på skolen, der afgør, om der er adgang til fleksibel skemavisning. Vis Fleksibel ringetidsvisning Vis fleksibel ringetidsvisning betyder, at der kan skemalægges uden at tage hensyn til det ringetidssæt, der evt. kommer fra Trio. Skemalæggerne kan selv, vha. drag-and-drop, trække i de enkelte lektionsbrikker, og derved selv bestemme længden af en given lektion. Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. den valgte lektionstid. Vis Ringetidsvisning I ringetidsvisning bliver skemaet og lektionerne vist, så det afspejler det/de ringetidssæt, der er oprettet i Trio. Der kan ikke redigeres i lektionernes længde. Det er udelukkende lektionernes placering, der kan redigeres. Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. længden af de lektioner, der er defineret i ringetidssættet. 17
Fleksibel ringetidsvisning Ved at klikke på linjerne Hold, Lærere, Fag og Lokaler får du vist, hvilke muligheder du har for visning. Klikker du fx på 4A og derefter på Søg, får du vist 4A s skema i indeværende uge. I toppen kan du vælge, hvilken visning du ønsker. Du kan vælge mellem Dagsvisning (Dag), Ugevisning (Uge), Månedsvisning (Måned) eller arbejdsugevisning (Arbejdsuge). 18
Klik på lektioner Når der klikkes på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive highlightet, således at du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se det aktuelle klokketimeforbrug. I dette tilfælde er der skemalagt 148,5 timer ud af 147 tilgængelige. 19
Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu: Rediger lektionen (længde, lærer, besked) Fjern lektionen fra skemaet (kun denne) Vis statistik på fag og lærer Tilføj en besked på lektionen Erstat nuværende lærer på lektionen 20
Rediger varigheden af lektionen Ved at klikke og holde muse-tasten nede på den centrerede linje i bunden af lektionsbrikken, kan du trække lektionen til den længde, du ønsker, den skal have. Når du trækker, vil lektionen ændre sig i 5 minutters intervaller. Indsætte en lektion Du indsætter en lektion ved at markere den i Brikker (menuen til venstre) og derefter dobbeltklikke der, hvor lektionen ønskes indsat. Dobbeltklik der, hvor lektionen skal være. Du kan derefter redigere længden af lektionen ved at trække i den. 21
Ringetidsvisning I ringetidsvisningen får du vist skemaet jf. det ringetidssæt, der er lavet i Trio. Klik på lektioner - Ringetidsvisning Når der klikkes på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive highlightet, således at du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se det aktuelle klokketimeforbrug. I dette tilfælde er der skemalagt 148,5 timer ud af 147 tilgængelige. 22
Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu: Rediger lektionen (lærer, besked) Fjern lektionen fra skemaet (kun denne) Vis statistik på fag og lærer Tilføj en besked på lektionen Erstat nuværende lærer på lektionen 23
Indsætte en lektion Ringetidsvisning Du indsætter en lektion ved at markere den i Brikker (menuen til venstre) og derefter klikke på Tilføj, der, hvor lektionen ønskes indsat. Flytte en lektion Ringetidsvisning Hvis du gerne vil flytte en lektion fra en placering til en anden, skal du blot trække den med musen. Bemærk, at tidsforbruget under Brikker vil justere sig alt efter, hvor du placerer brikken jf. ringetidssættet. Visninger i Skema Ved at klikke på Mere kommer denne menu frem: 24
Fjern brikker Mulighed for at fjerne skemabrikker i en periode du definerer Statistik Få vist statistik på lektionerne Lokaleoversigt Få vist en lokaleoversigt Tilstedeværelsestid Få vist en oversigt over tilstedeværelsestiden på de lærere, der er tilknyttet gruppen Skemabrik placeringer Lav en søgning over skemabrikker for at se, hvor de er placeret. Ændringer i skema kladde Hvis der skal foretages skemaændringer i én eller flere uger, fx i forbindelse med faguger, er det en fordel at benytte en kladde. Når du har lavet en skemakladde, kan den efterfølgende gemmes oveni det eksisterende skema (i den valgte periode) og derved ændre skemaet til det, du ønsker. Du kan lave kladder ved at klikke på Grunddata Kladde. Under Kladde klikker du på 25
Giv kladden et navn, fx 4A MAT og Dansk dage uge 4. Du skal herefter vælge, hvilken type af kladde. 1. Skabelon Kladden skal tage udgangspunkt i skemaskabelon fra Trio for en eller flere klasser. 26
Vælg, hvilke klasser der skal med. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. 2. Tom kladde Du skal selv opbygge et skema fra bunden. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. 3. Klasseskema Du vil tage udgangspunkt i en allerede eksisterende skemauge(r) for en eller flere klasser. 27
Vælg, hvilke klasser der skal med. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. Efter kladden er gemt, vil den komme frem på listen under Grunddata Kladder. Redigering af skemakladde Ved at klikke på hhv eller vælger du, om der skal redigeres i Ringetidsvisning eller i Fleksibel visning. 28
Du kan nu tilrette kladden, så den passer. I dette eksempel fjernes alle lektioner mandag til fredag og erstattes med Mat og Dansk. 29
Gem kladde til skema Nu skal kladden gemmes til skemaet i Uge 4. Klik på Mere Overfør kladde til skema. Vælg perioden. Vælg, om der skal valideres, og vælg om klassens eksisterende skema skal slettes i uge 4: Klik 30
Du kan nu skifte til uge 4 i skemavisning, og se dine ændringer her. Fremgangsmåden er den samme i ringetidsvisning. Her skal lektionerne blot lægges enkeltvis. 31
Dan skemabrikker Du har i Tabulex Fleksibel Skemalægning mulighed for at danne dine egne brikker. Det vil sige brikker, der ikke er oprettet i Trio, men som kan bruges i skemaet til fx møder, forberedelse, pauser mm. Klik på for at danne brikker. Udfyld betegnelse, personale (initialer), fag, evt. tid, evt. klasse, evt. lokale. Klik på Gem 32
Brikken er herefter klar til brug, og kan placeres i den pågældende lærers skema. Bindinger I Bindinger kan du lave bindinger af ikke-skemalagte brikker. Klik op Opret for at komme til bindingsvinduet. 33
Markér de klasser hvorfra du vil udsøge brikker til bindinger, og klik på søg. Navngiv bindingen fx 4AB Idræt. Klik på 4A IDR og klik tilføj. Klik på 4B IDR og klik tilføj. Klik herefter Gem. Du har nu oprettet en binding. 34
Bindingen er herefter synlig sammen med 4A og 4B s skemaer og kan skemalægges som almindelige lektioner. Aktiviteter Ønsker du at oprette en aktivitet for en eller flere klasser, klikker du på Grunddata Aktiviteter. Klik på 35
Indtast en betegnelse, vælg hvilken lærer der skal med, vælg dato samt tidsrum. Vælg herefter om der skal andre klasser/lærere med. Afslut med at trykke Gem Aktiviteten bliver nu synlig i klassens skema. 36
Du kan nu vælge, om klassens normale lektioner skal blive liggende, og dermed tælle undervisning, eller om de skal fjernes. Du kan også placere et fag i samme tidsperiode som aktiviteten for at kunne trække tid fra dette. 37
Lokalebooking Når du klikker på Lokalebooking, får du en oversigt over alle skolens lokaler. Hvis der mangler lokalebetegnelser, skal de oprettes i Trio. 38
Ved at klikke på et lokale, fx GYM, kommer GYM s ugeskema frem. Såfremt du ønsker at booke GYM, skal du blot dobbelt-klikke på den ønskede placering. 39
Udfyld de relevante informationer og klik Gem. 40
Du kan nu se din lokalebooking i lokaleskemaet: 41
Statistik Under Statistik kan du mellem Brikker og Ansatte. Brikker Under Brikker kan du vælge, hvilke brikker du ønsker statistik for. Du kan fx søge statistik for 4A og DAN. Klik på Søg. 42
Du får nu et billede frem, der viser, hvor mange timer der er skemalagt ud af de timer, der er til rådighed: Ansatte Klikker du på Ansatte får du en samlet opgørelse over alle lærere. Du kan her se, hvor mange af lærernes lektioner der er planlagt med, og hvor mange der er skemalagt: 43