Dato: 1. oktober 2009 Referat af 5. møde i HRM-styregruppen under FSU om Human Ressource Management i folkekirken. Kirkeministeriet KM-3 Sagsbehandler Lone Klixbüll Mødet fandt sted tirsdag den 25. august 2009 i Kirkeministeriet. Til stede: Charlotte Ellermann, Charlotte Muus Mogensen, Mette Houlberg, Ole Opstrup, Helle Samson, Bettina Ulstrup, Kaj Andersen, Sine Thiman Dreyer, Annemarie Steffensen og Finn Skjoldan. Sekretariat: Lisbeth Garnum og Lone Klixbüll (referent). Der var udsendt følgende dagsorden til mødet: 1. Godkendelse af referat fra møde den 15. maj 2009 2. Kort generel orientering 3. Projekt 2. karriereforløb drøftelse om og godkendelse af spørgeskema samt drøftelse af kriterierne for udvælgelsen af menighedsråd og medarbejdere. Bemærkninger fra gruppens deltagere vedlægges. 4. Orientering fra arbejdsgruppen vedrørende implementering af 3- partsaftalen 5. Oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads. Konkret udkast fremsendes til gruppens medlemmer fredag den 21. august 2009. 6. Kort orientering fra MUS arbejdsgruppen 7. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat fra møde den 15. maj 2009 Mette Houlberg havde rettelse til side 2 og side 6 i referatet. På begge sider skal der stå at Kirkeministeriet vil lave en vejledning til menighedsrådene om samarbejde på tværs af sognene og om sammenlægning af menighedsråd. Rettelserne vil blive indarbejdet, og den eksterne del af referatet vil efterfølgende blive lagt på hjemmesiden www.folkekirkenspersonale.dk. Finn Skjoldan spurgte, om der var indvendinger mod, at der fremadrettet alene udarbejdes eksterne referater. Der var ingen bemærkninger til dette. Ad 2. Kort generel orientering Finn Skjoldan orienterede om, at der i forbindelse med de nye overenskomsters ikrafttræden kun kan ske ansættelse af kirkefunktionærer på overenskomstvilkår. Ansættelse på tjenestemandslignende vilkår kan ikke længere finde sted. I forhold til ophævelse af 70 års grænsen for de tjenestemandslig-
nende kan det give visse problemer hvis fx menighedsrådet ønsker at forlænge en ansættelse efter vedkommende er fyldt 70 år. Der vil ikke blive lavet særregler omkring dette, men man må tage sagerne op enkeltvis, hvis de skulle opstå. Side 2 Han orienterede om, at Kirkeministeriet har meddelt kordegneforeningen og DOKS, at man ønsker at lave en vejledning om hensigtsmæssigheder og overvejelser ved samarbejde på tværs af sognene. Landsforeningen af Menighedsråd deltager også i arbejdet. Det understreges, at Kirkeministeriet ikke har intentioner om at ændre reglerne, men snarere at vejlede. Ad 3. Projekt 2. Karriereforløb drøftelse om og godkendelse af spørgeskema samt drøftelse af kriterierne for udvælgelsen af menighedsråd og medarbejdere. Bemærkninger fra gruppens deltagere vedlægges. Sine Thiman Dreyer orienterede om den videre proces og sagde, at der forud for mødet var blevet sendt spørgeskemaer, som Kubix har udarbejdet, til styregruppen med henblik på kommentering. Orienteringsbreve til medarbejderne og menighedsrådene er sendt ud til undersøgelsens deltagere. Spørgeskemaerne blev herefter gennemgået med henblik på den endelige udsendelse. Kriterierne for udvælgelse af medarbejdere og menighedsråd til deltagelse i fokusgrupper, vil finde sted når spørgeskemaundersøgelsen er gennemført. Kubix og Kirkeministeriet vil komme med indstilling til styregruppen. Det vil formentlig ske engang i november. Det er tanken, at der vil blive afholdt to fokusgruppeinterview med ca. 15 deltagere på hver i forbindelse med den endelige udvælgelse. Ad 4. Orientering fra arbejdsgruppen vedrørende implementering af 3- partsaftalen Finn Skjoldan fortalte at der i forbindelse med forhandlingerne mellem Finansministeriet og CFU i 2008 blev indgået en trepartsaftale. Nogle af punkterne i trepartsaftalen gælder direkte på folkekirkens område, mens andre dele af aftalen blev implementeret via ændringer i samarbejdsaftalen, der ikke gælder på folkekirkens område. Derfor skal Kirkeministeriet i samarbejde med de faglige organisationer særskilt sørge for, at der sker en implementering. Derfor er der nedsat en arbejdsgruppe, der består af repræsentanter fra 3F, DOKS, Kordegneforeningen og Landsforeningen. Arbejdsgruppen har på det første møde fået konkretiseret, hvad det er for punkter der særskilt skal implementeres. 1) Indsatsen for at fastholde seniorer skal fremgå af personalepolitikken. 2) Tilbud om særlige medarbejderudviklingssamtaler til ældre medarbejdere. 3) Evaluering af MUS
4) Aktiv dialog om sygefravær herunder nedbringelse af sygefravær og medarbejdertilfredshed Side 3 5) Systematisk opfølgning på APV Han sagde, at man på folkekirkens område ikke kender så meget til sygefraværet, og der har derfor været enighed i arbejdsgruppen om, at spørgsmålet om obligatorisk registrering af sygefravær forelægges Folkekirkens Samarbejdsudvalg på næste møde den 4. september 2009. Man er i første omgang nødt til at få dannet sig et overblik over, hvor stort sygefraværet egentlig er. Der er i arbejdsgruppen aftalt møder i oktober og november. Arbejdsgruppen vil herefter komme med et udkast til, hvordan punkterne kan implementeres i bekendtgørelsen om medarbejdermøderne mv. Kaj Andersen supplerede i forhold til medarbejdernes tilfredshed og trivsel, at spørgsmålet om der er et behov for at få det konkretiseret, må tages op i FSU. Det er vigtigt at understrege, at tilfredshedsundersøgelserne skal ske på et grundlag, hvor de enkelte medarbejdere kan føle sig trygge. Ad 5. Oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads. Konkret udkast fremsendes til gruppens medlemmer fredag den 21. august 2009. Finn Skjoldan havde forud for mødet sendt et konkret udkast til, hvordan man kan komme videre med ideen om at iværksætte oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads. Han supplerede i forhold til oplægget, at det handler om at oplyse, hvad folkekirken er for en arbejdsplads. Han gav et konkret eksempel og sagde, at er man fx ansat på en kirkegård har man måske ikke altid en chef til at se over skulderen, og det kan for nogle være et problem. Charlotte Muus Mogensen spurgte, om der er midler til projektet eller om der skal søges fx ved SCKK. Finn Skjoldan svarede, at vi skal søge midler til projektet. Helle Samson syntes, at ideen med at iværksætte oplysningstiltag er yderst relevant. Det handler om at kunne tiltrække de bedste medarbejdere til folkekirken og at kunne oplyse om, at folkekirken er en god men også særlig arbejdsplads. Bettina Ulstrup spurgte, om det er tanken at en evt. ny hjemmeside skal indeholde opslag for de enkelte faggrupper. Finn Skjoldan svarede, at hjemmesiden skal indeholde oplysninger om de enkelte stillingstyper samt oplysninger om, hvad selve arbejdet indebærer. Mette Houlberg pointerede, at der i det konkrete udkast mangler en organisationsplan og en tidsplan. Finn Skjoldan supplerede, at det er tanken, at der i en arbejdsgruppe skal arbejdes med en projektplan i perioden fra september til december 2009. På
Folkekirkens Samarbejdsudvalgsmøde i januar 2010 vil projektplanen kunne forlægges til godkendelse. Side 4 Kaj Andersen bemærkede, at det er vigtigt i forhold til en evt. projektansøgning til SCKK at præcisere, hvad formålet med projektet er. Desuden er det vigtigt, at udarbejde selve projektansøgningen før projektplanen færdiggøres. Efter en drøftelse af selve oplægget blev det besluttet, at forelægge tankerne fra oplægget for Folkekirkens Samarbejdsudvalg. Desuden skal Folkekirkens Samarbejdsudvalg orienteres om, at der nedsættes en arbejdsgruppe til konkret at arbejde med en projektplan. Arbejdsgruppen kan formentlig sammensættes på næste møde den 8. oktober 2009. Medlemmerne overvejer deres deltagelse. Ad 6. Kort orientering fra MUS arbejdsgruppen Mette Houlberg fremlagde de hidtidige drøftelser, der har været i arbejdsgruppen om MUS. Tanken er, at Kirkeministeriets vejledning for menighedsråd og ansatte om medarbejderudviklingssamtaler skal erstattes af en ny. Den nye vejledning skal mere være et redskab til, hvad man gør i praksis. MUS arbejdsgruppen ønsker en tilkendegivelse fra HRM-styregruppen til at arbejde videre med følgende indhold til en ny vejledning. 1) Indholdsfortegnelse 2) Det formelle grundlag 3) Formålsafsnit (hvorfor afholdes der MUS) 4) Praktiske rammer (hvilket hierarki er der ved MUS) 5) Retningslinjer (forslag til spørgsmål til MUS) 6) Emner (opdeling i de emner samtalen skal handle om) 7) Skemaer (punkt 6 om emner knytter sig til afsnittet om emner) 8) Idekatalog 9) Evalueringsskema 10) Afslutning Charlotte Ellermann fremførte, at opdelingen ser god ud, og det er meget relevant at få inspiration til MUS. Ole Opstrup spurgte, om punkt 6 Emner og punkt 8 Idé katalog er rettet mod arbejdsgiverne. Mette Houlberg svarede, at punkterne er rette mod både medarbejdere og arbejdsgivere. Det blev fra HRM-styregruppen tilkendegivet, at MUS arbejdsgruppen kan arbejde videre med forslaget.
Ad 7. Evt. Der var ingen bemærkninger til eventuelt. Side 5 Næste møde finder sted den 8. oktober 2009 fra kl. 10.00 til kl. 14.00 i Kirkeministeriet. Mødet er efterfølgende tidsfastsat til kl. 10.00 til kl. 12.00.