Center for Beskæftigelse & Omsorg Årsrapport 2012 / 2013 Tilsyn på Beskæftigelsesområdet April 2013 1
Indledning... 3 Lovmæssig Baggrund... 3 Tilsynets indhold... 3 De uanmeldte tilsynsbesøg i 2012 og 2013... 4 Sammenfatningen af tilsynsbesøg... 4 De 6 tilsynsbesøge som gav anledning til anmærkninger.... 5 Konklusion... 7 Bilag: Spørgeguide... 8 2
Indledning Jobcentrenes tilsyn med brugen af andre aktører skal sikre, at der er kvalitet og effektivitet i den beskæftigelsesindsats, som aktørerne leverer i forhold til de personer, der er henvist fra jobcentret. Jobcentrenes tilsyn skal også sikre, at aktørerne overholder love, regler og administrative retningslinjer, og leverer de ydelser, der er aftalt i kontrakterne, som er indgået mellem Faxe Kommunes Jobcenter og den anden aktør. Det blev besluttet, at tilsyn med administrative retningslinjer og leveringen af de ydelser i forhold til kontrakten fortsat skulle føres af Faxe Kommunes Jobcenter. Det uanmeldte tilsynsbesøg på adressen skulle i fremtiden udføres af Centerstab. Det uanmeldte tilsynsbesøg skulle tage afsæt i en spørgeguide 1, som også skulle fungere som skabelon til afrapportering. Lovmæssig baggrund Den lovmæssige baggrund for tilsyn med anden aktør og private leverandører står i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 15 0g 16. 15. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for og beslutter, hvordan kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale og sundhedsmæssige område efter den sociale lovgivning. 16. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Ifølge vejledning til lov om retssikkerhed er formålet med at føre tilsyn følgende: 1. at påse, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. 2. at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, og 3. at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynsvirksomheden skal således opfylde forskellige formål i forhold til kommunens samlede virksomhed på det sociale område. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at myndighederne har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene, samt til at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Det er ikke et krav, at medlemmerne af kommunalbestyrelsen personligt udfører tilsynsvirksomhed, og typisk vil væsentlige dele af tilsynsvirksomheden blive udført af den kommunale administration, der ved rapporter informerer det politiske niveau i kommunen. Tilsynets indhold Som tidligere nævnt tager det uanmeldte tilsynsbesøg afsæt i en spørgeguide. Spørgeguiden afdækker følgende områder: Indhentning af faktuelle oplysninger om kontaktperson, kontrakten og beskrivelsen af målgruppen En besigtigelse af de fysiske forhold for at sikre at de svarer til aktørens beskrivelse. Der sikres at deltagerne har adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. Desuden sikres, at der er tilstrækkelige IT faciliteter i forhold til antal af deltagere. 1 Bilag 1 spørgeguide 3
En gennemgang af anden aktørs informationsmateriale for at sikre, at informationsmaterialet er ajourført og aktuelt i forhold til aftalen. Desuden skal det sikres, at informationsmaterialet er tilgængeligt og forståeligt for alle, der deltager i forløbet. I forhold til anden aktørs administration bliver der foretaget kontrol over mødelisterne. Svarer det på mødelisterne anførte deltagerantal med det reelle deltagerantal på dagen for tilsynet? Desuden bliver det undersøgt, hvordan der håndteres personfølsomme oplysninger. Opbevaring af jobplaner, mødelister, bliver oplysninger på computer slettet efter endt brug. Til sidst bliver der udarbejdet en konklusion som indeholder forslag til forbedring og senere opfølgning. De uanmeldte tilsynsbesøg i 2012 og 2013 Leverandør/Anden aktør Adresse Postnr. By Dato for tilsynsbesøget AOF Øst Kick Start Slagterivej 17 4690 Haslev 31. januar 2012 Erhvervskilden Industriparken 4 4640 Faxe 21. februar 2012 KAPU Rådhusvej 71 4640 Faxe 28. februar 2012 Job Vision Mosevej 12C 4700 Næstved 24. april. 2012 AS/ 3 Torvet 21, 1. 4600 Køge 25. april 2012 A2B Jernbanegade 63 4690 Haslev 20. november 2012 AOF - Øst Slagterivej 17 4690 Haslev 26. november 2012 IKU Slagterivej 19C, 1. 4690 Haslev 9. januar 2013 KAPU Rådhusvej 71 4640 Faxe 7. februar 2013 Marselisborg Finlandsgade 29 4690 Haslev 14. februar 2013 Næsborg Ringstedgade 24-26, 2. 4700 Næstved 19. marts 2013 Sammenfatningen af tilsynsbesøg Nedenstående diagram viser antal af tilsynsbesøg som gav anledning til anmærkninger. Der blev aflagt tilsynsbesøg hos 11 stk. Anden aktør / private leverandører. Det viste sig at 6 af de 11 steder havde forhold som gav anledning til anmærkninger. 4
Antal af anden aktør Fordelingen af anmærkninger 12 10 8 6 Serie1 4 2 0 Anmærkninger Ingen anmærkninger Antal af steder De 6 tilsynsbesøge som gav anledning til anmærkninger. 1. Anden aktør havde lejet sig ind i lokaler tilhørende Kristelig Fagforening. Ved ankomsten til adressen blev Tilsynskonsulenten oplyst af en medarbejder fra Kristelig Fagforening, at anden aktør ikke længere havde lokaler på adressen. Da Faxe Kommunes Jobcenter havde 3 borgere tilmeldt stedet, tog Tilsynskonsulenten kontakt til de 3 borgers sagsbehandlere. Sagsbehandlerne oplyste, at de ikke var blevet underrettet om, at Anden aktør havde nedlagt sine lokaler selv om de stadigvæk havde myndighedsansvar overfor nævnte 3 borgere. 2. Uanmeldt tilsynsbesøg hos Anden aktør. Målgruppen var primært unge kontanthjælpsmodtagere i matchgruppe 2, som havde andre problemer udover ledighed. På hjemmesiden stod der, at åbningstider var mandag til torsdag fra 08.30 til 16.00 og fredag fra 08.30 til 15.00. Tilsynskonsulent aflagde et uanmeldt tilsynsbesøg onsdag kl. 13.20. Kontoret var aflåset og der var ingen som svarede på dørklokken. Der blev taget kontakt til en medarbejder som bekræftede, at kontoret var lukket. Medarbejderen forklarede, at det var nødvendigt, at hun tog på hjemmebesøg, idet klienterne var meget sårbare. Der blev aftalt med medarbejderen, at Tilsynskonsulenten ville aflægge stedet et besøg næste dag. Hun oplyste, at der ville være brugere til stede. På tilsynsbesøg næste dag var der ingen brugere til stede. Medarbejderen oplyste, at hun ventede en bruger. Brugeren mødte ikke frem. Ud af 17 brugere er der 2 som er kommet i praktik. I kontrakten står der, at der løbende afvikles gruppesessioner. Ligesom der står, at Anden aktør vægter fremmødestabilitet meget højt. Brugerne møder ikke frem på de lokaler som ligger i Haslev. De er dog hjemme, når konsulenten aftaler at aflægge dem et hjemmebesøg. Dette betragtes fra Anden aktørs side, som brugerne har overholdt deres fremmøde forpligtelser. Desuden står det i kontrakten En dags undervisning á 4 timers varighed pr. uge, hvor vi bl.a. vil fokusere på livsstil, sundhed, arbejdsmarked og forandringsmodeller Der er kun en enkelt bruger som kan magte at møde op til undervisning. På tilsynsbesøg blev mødelisten for uge 2 gennemgået. I overskriften på 5
mødelisten stod der mandag til fredag 09-15.00. Mødelisterne var meget misvisende, da brugerne ikke fremmødte på lokalerne. Der blev registreret på mødelisterne, når konsulenten havde kontakt med brugerne. Kontakten kunne være et hjemmebesøg, en samtale sammen med Jobcenter, en telefon samtale med brugeren. Anden aktør beskrev deres forløb som et samtaleforløb. 3. Uanmeldt tilsynsbesøg hos Anden Aktør. Målgruppen var primært unge kontanthjælpsmodtagere i matchgruppe 2, der var langtidsledige eller havde risiko for langtidsledighed. Man havde lejet lokaler på et erhvervs - hus. Der var ingen tydelig skiltning til stedet. I informationsmaterialet, som blev udleveret på tilsynsbesøget stod der ingen rutevejledning eller henvisning til, at stedet havde lokaler på Erhvervs huset. Informationsmaterialet er udarbejdet af Anden Aktør og udleveres af Jobcenteret. Informationsmaterialet var svært at forstå, idet der blev anvendt et indforstået sprog som f.eks. Profil Erhvervs & kompetenceafklaring. Der blev desuden anvendt forkortelser som f.eks. FVU. På det uanmeldte tilsynsbesøg var der 4 kursister til stede. Konsulenten oplyste, at der var 24 tilmeldt forløbet. Der blev oplyst, at mødelisterne bliver opgjort om fredagen, hvorfor der blev udleveret en liste som var en uge gammel. Listen viste, at et stort antal af kursister afholdte godkendt fravær. Godkendt fravær betyder, at kursisten ikke bliver trukket i kontanthjælpen for manglende fremmøde. Konsulenten oplyste, at det drejer sig om unge mennesker, som på grund af psykisk sårbarhed har vanskeligt ved at begå sig socialt. Ungekonsulenten oplyste, at han netop den dag havde forsøgt at hente en af de unge deltagere, dog uden held. Af fremmødelisten for en uge fremgik følgende: Mandag: 2 havde godkendt fravær, 4 var sygemeldt eller udeblevet uden besked Tirsdag: 17 havde godkendt fravær Onsdag: 9 kursister var enten sygemeldt eller udeblevet Torsdag: 6 kursister var enten sygemeldt eller udeblevet og 4 havde godkendt fravær Fredag: 16 kursister havde godkendt fravær Når listerne blev opgjort en gang om ugen kunne tilsyn ikke sammenligne antal af kursister som var fysiske til stede med antallet af kursister som skulle have været til stede i forhold til mødelisten. 4. Uanmeldt tilsynsbesøg hos Anden Aktør. Anden Aktør anvender det elektronisk journalsystem ISAK. Systemet styrer alle relevante funktioner som indkaldelser, overholdelse af relevante lovgivning i forhold til sikkerhed, kontraktrettidighed, aktiveringsrettighed m.m. Anden aktør kunne ikke redegøre for, hvornår de sletter personfølsomme oplysninger efter endt brug. 5. Uanmeldt tilsynsbesøg afdækkede, at borgere koder sig ind ved ankomst og koder sig ud ved afslutning af dagen. Anden aktør førte ingen kontrol med denne kodning. 6
6. Tilsynsbesøg hos Andet Aktør viste at informationsmateriale ikke var ajourført, således at der stod de forkerte mødetider. Konklusion 45 % af de steder som fik et uanmeldt tilsynsbesøg havde forhold som ikke gav anledning til anmærkninger. De fysiske forhold og faciliteter var gode, og man oplevede et engagement og professionalisme hos medarbejdere. 55 % af de steder, hvor der blev aflagt et uanmeldt tilsynsbesøg, havde forhold som gav anledning til anmærkninger. Som det fremgår af dette notat kan flere af disse anmærkninger betegnes som af mindre karakter. Da de resterende anmærkninger omfattede forskellige problemstillinger er det vanskeligt at drage årsagsforklaringer. I 2 tilfælde drejede det sig om en målgruppe som var belastet af alvorlige sociale og psykiske problemer. En undersøgelse foretaget af Beskæftigelsesregion Nordjylland og Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland (2009) bekræftede, at denne målgruppe er en stor udfordring for landets jobcentre og konkluderede følgende: Mange af jobcentrene i undersøgelsen vurderer, at de eksisterende tilbud indholdsmæssigt ikke kan dække de behov, som unge med psykiske barrierer har. Over halvdelen af jobcentrene peger på, at det gælder for de eksisterende tilbud til unge med psykiske barrierer, der er klar til uddannelse eller job samt unge, der ikke er klar. 70 pct. af jobcentrene vurderer, at de eksisterende tilbud til unge, der er på vej til at blive klar til uddannelse/job, ikke kan dække gruppens behov. Man peger på, at den fremtidige indsats bør fokusere på kombinations og parallelforløb, hvor der sker en kobling mellem de traditionelle beskæftigelses rettede redskaber og redskaber hentet fra bl.a. serviceloven og loven om kompenserende ordninger for handicappede i erhverv. Ovennævnte undersøgelse dokumenterer, at et tværfagligt samarbejde på tværs af forvaltninger og behandlingsinstitutioner er nødvendigt for at sikre en effektfuld indsats for unge med psykiske barrierer. Nogle af de steder som fik et uanmeldt tilsynsbesøg havde kontakt til det kommunale og regionale behandlingstilbud til misbruger og psykisk syge 7
Bilag: Spørgeguide Spørgeguide til tilsynsbesøg Fakta om anden aktør Firma: Besøgsdato: Besøgsadresse: Produkt/kontrakt: Målgruppe(r): Kontaktperson(er) hos anden aktør: Jobcenter-medarbejder: Fysiske rammer Skiltning er indgang, udbyders navn og/eller produkt tydeligt markeret? Fysiske forhold/lokaler svarer de til aktørens beskrivelse? toiletforhold, borde, stole, belysning Adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. IT-faciliteter antal/fordeling af pc ere, netadgang, printere Informationsmateriale Er aktørens informationsmateriale ajourført og aktuelt i forhold til aftalen, arbejdsmarkedet og gældende lovgivning? Herunder indkaldelser ved anden aktør? Er indholdet i informationsmaterialet 8
tilgængeligt og forståeligt for alle, der deltager i forløbet? Anden aktørs administration Svarer det på mødelisterne anførte deltagerantal med det reelle deltagerantal på dagen for tilsynet? Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger? opbevaring (f.eks. jobplaner, mødelister, mails m.m.), slettes oplysninger på computere efter endt brug? Har aktøren iværksat egenkontrol? 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Opfølgning/forbedring med hensyn til de fysiske rammer Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs informationsmateriale Opfølgning/forbedring af anden aktørs administration Dato: Tilsyn udført af: 9