Projekt nr. Projektets titel edagsorden Aftaleholder Fællessek, Inge Dam Projektleder Herunder mail og telefonnr. Dato 19. april 2011 Projektleder Morten Hougaard 72531035 Projektdeltager Jesper Rønnov Projektdeltager Jane Hansen Indkommet i IT-staben (til internt brug) Dato: SBSys: Delforløb: Formål og effekt med projektet Hvad vil man opnå med projektet? Opstil gerne målbare mål. Det kan være en hjælp at sige for at : I foranalyse er det afklaret at der pt. kun er et velfungerende elektronisk dagsordenssystem til SBSYS, edagsorden fra ditmer a/s. Der er adgang til dette system enten fra ipad eller via web. Vælger man at benytte edagsorden, kan man forestille sig følgende kombinationer af udstyr: a. Ren webløsning, typisk på eksiteterende udstyr. (Den eksisterende løsning består af bærbar, sort/hvid laserprinter. Begge dele er indkøbt ved kommunalbestyrelsens tiltræden.) b. Ren ipad løsning uden print (I denne løsning afleveres printer og bærbar og der udleveres nye ipads) c. Ren ipad løsning med print (I denne løsning erstattes den bærbare med nye ipads) d. En kombination hvor det eksisterende udstyr suppleres med en ipad. (Her får politikerne det hele, både bærbar, printer og nye ipads) Desuden skal der tages stilling til om der fortsat skal printes dagsordner og bilag centralt til de politikere der måtte ønske det. Fjernes central print, forventes der en øgning i politikernes egene print på 50% af mængden af det nuværende centrale print. Kort beskrivelse af projektet Politisk valg af løsning og efterfølgende implementering af den valgt løsning. I foranalysen har projektgruppen afklaret at der kun er et 1
velfungerende elektroniskdagsordenssystem til SBSYS. Efterfølgende blev samtlige politikere indbudt til kursus, hvor de har prøvet edagsordenssystemet på både ipad og pc, sådan at de har et grundlag for at vælge en løsning. Implementeringsplan Hvornår skal hvad foregå m.h.t. Indkøb, bestilling og implementering Startdato Slutdato Projektets interessenter Hvem berøres af projektet eller påvirkes af projektets resultat? Skal på dagsordnen i økonomiudvalget d. 2. eller 23. maj og vedtages på kommunalbestyrelsesmøde d.10 maj eller 14. juni Herefter iværksættes den valgte løsning, der umiddelbart kan implementeres. Implementeringen af edagsordnen estimeres til 2 måneder. Vælges ipad med print vil der være en række tekniske udfordringer der skal afklares, da hverken ipad eller edagsorden grundlæggende er konstrueret til print. Denne løsning kan derfor trække ud i tid. Politikere, Direktion, Fællessektariatet, IT-Staben Økonomiske konsekvenser Hvad er projektets budget og hvordan skal det finansieres? Angiv beløb i 1.000 kr. edagsorden Implementerings-udgifter Udgift til ditmer a/s Udgift til IT staben 140 24 driftsudgifter 90 90 90 90 Besparelse ved fravalg af : HUSK AF SKRIVE HVILKEN KONTO FINANSIERINGEN EVT. SKAL TAGES FRA! Besparelse 2011 2012 2013 2014 Fællessek. print 20 20 20 20 Porto 22 22 22 22 Tidsforbrug 91 91 91 91 I alt pr. år 133 133 133 133 Udstyr: speriode er sat til 4 år. Bærbare er sat til 4000,-kr er sat til 4000,-kr ipad er sat til 4000,-kr Netværk og internetforbindelser holdes uda af betragtninger, da de er uændret på alle løsninger. 2
a. ren webløsning, typisk på eksiteterende udstyr Bærbar driftsudgifter: Toner og papir 70 70 70 70 Krav til licenser Microsoft Office 10 10 10 10 I alt pr. år med 138 138 138 138 213 213 213 213 b. ren elektronisk løsning på ipad, dvs.uden print ipad driftsudgifter: 0 0 0 0 I alt pr. år. 0 0 0 0 c. ren ipad løsning m. print ipad driftsudgifter: 70 70 70 70 3
Toner og papir I alt pr. år med 128 128 128 128 203 203 203 203 d. en kombination hvor det eksisterende udstyr suppleres med en ipad. ipad Bærbar driftsudgifter: Toner og papir 70 70 70 70 Krav til licenser Microsoft Office 10 10 10 10 I lat pr. år med 167 167 167 167 242 242 242 242 Driftsrationale fagområdets vurdering Hvilket driftsrationale skal indarbejdes i driftsbudget i 2009 og efterfølgende år. Ex. Kr./timer Driftsrationaler vil variere i forhold til den valgte løsning, hvor den afgørende faktor er mængden af print, samt hvor der printes. I forhold til spørgeskemaundersøgelsen hos politikerne, skal man ikke regne med at kunne fjerne print, hvorfor der ikke må forventes driftrationaler i forbindelse med projektet. Driftsrationale leverandørens vurdering Hvilken effekt kan man opnå? Leverandøren mener vi kan undvære print fuldstændig. Løsningen har ikke nogen steder været i drift længe nok til at der foreligger konkrete erfaringer. Tilgængelighed (Til ITstaben) Er der adgang for både medarbejder og borger/ interessent? Der skal kun være adgang for den gruppe, der skal kunne læse lukkede dagsordner. Til gengæld skal der være det 24x7. edagsordenssystemet hostes eksternt hos ditmer a/s som er ansvarlig for sikkerhed og oppetid. 4
Er der adgang mobilt såvel som fra Internet? Kører systemet 24x7? Snitflader: Hvilke fagsystemer modtages der data fra samt hvilke der leveres data til Dataformater Øvrige krav til IT Server Vedligehold m.v. Licenser Databehandleraftaler og revisor erklæring skal laves, da systemet indeholder lukkede punkter. Der leveres en xml kopi at dagsordnerne fra SBSYS edagsordenssystemet hostes eksternt hos ditmer a/s som er ansvarlig for sikkerhed og oppetid. Der skal opsættes snitflade mellem SBSYS og edagsorden Der skal findes en teknisk løsning til print fra ipad, hvis dette vælges. Alle licenser er indeholdt i aftalen. Eventuelle yderligere bemærkninger Der skal udpeges en administrator af edagsordenssystemet som står for brugeradministration og de grupper som kan udveksle kommentarer. Som bilag SKAL oplysninger om projektets tekniske side vedlægges. (Programplatform, krav til styresystem m.v.) 5