Evaluering af videotolkning på hospitaler Vejledning til efter-analyse Målgruppen for denne vejledning er superbrugerne i spydspidsafdelingerne. Vejledningen beskriver kort, hvordan efter-analysen konkret skal afvikles, således at data og informationer kan opsamles på systematisk vis, samtidig med at det daglige arbejde i klinikken forstyrres mindst muligt. Erfaringer og tilfredshed med brug af videotolkning opsamles gennem fire del-analyser: Faktaindsamling Logning af hver tolkning - både gennemførte (akutte og planlagte) og aflyste (planlagte) Spørgeskemaundersøgelse ved afslutning af efter-analyseperioden (patienterne skal udfylde et spørgeskema umiddelbart efter tolkningen) Telefoninterview af udvalgte respondenter Til de tre førstnævnte del-analyser er udarbejdet et værktøj i form af en skabelon for dataindsamlingen. Efter-analysen skal gennemføres over en periode af ca. 14 dage (eller efter mindst 20 tolkninger). I tabellen nedenfor er en oversigt over hvilke del-analyser, der involverer hvilke aktører, som indgår i et videotolkningsforløb. Aktører Superbruger Administrativ medarbejder Rolle i forbindelse med videotolkninger Ansvarlig for brugen af videomøder Bestilling og Booking Gennemførelse (forberedelse/ afslutning) Logning X (X) (X) X Faktaindsamling Spørgeskemaundersøgelse Telefoninterview X X X Kliniker Deltagelse X X Tolk Deltagelse X X Patient Deltagelse X X Tabel 1. Hvem indgår i efter-analysens del-analyser? Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 1 af 8
Faktaindsamling Formålet med faktaindsamlingen er at få data om det anvendte videoudstyr, om organiseringen af videotolkningen (herunder om der er opgaveændringer eller nye opgaver fx opstilling og nedtagning af udstyr) samt om udnyttelsesgraden af udstyret. Superbrugeren udfylder skabelonen for faktaindsamling samt opdaterer arbejdsgangsanalysen fra før-analysen med den nye arbejdsgang efter endt efteranalyse periode. Log for hver tolkning Formålet med logningen er at få et billede af de gennemførte tolkninger i efter-analyseperioden, samt at få identificeret de personer, der har deltaget i videotolkninger målgruppen for spørgeskemaundersøgelsen. Den administrative medarbejder, som gennemfører aktiviteter ved forberedelse af en tolkning, udfylder en log for hver gennemført (eller aflyst) tolkning. Der skal registreres data om, hvorvidt der er tale om: Fremmødetolkning Telefontolkning Videotolkning Hvis det er en videotolkning, skal det i loggen registreres hvem, som har deltaget både i fjern-ende og i nær-ende med angivelse af navn. I de tilfælde, hvor der ikke anvendes videotolkning, skal en begrundelse for ikke at bruge video angives. Samlingen af logs (logbogen) for hele efter-analyseperioden sendes til Devoteam umiddelbart efter endt efter-analyseperiode. Spørgeskemaundersøgelse Ud fra logbogen genererer Devoteam en oversigt over hvem, som har deltaget i videotolkning i hhv. nær- og fjernende. Devoteam sender denne oversigt samt et tilsvarende antal spørgeskemaer til superbrugeren på afdelingen, der uddeler spørgeskemaerne til de listede klinikere og administrative medarbejdere. Devoteam sender spørgeskemaer direkte til tolkene. Patienterne, der har deltaget i videotolkning får udleveret et spørgeskema til udfyldelse umiddelbart efter endt tolkning. Da vi håber på at opnå en svarprocent på 100 på spørgeskemaerne, som udfyldes af klinikere og administrative medarbejdere, er det vigtigt, at superbrugeren følger op på svarprocenten. Der er en række muligheder, som superbrugeren kan vælge at benytte: Vedholdende kollektiv opfølgning fx punkt på konferencer og afdelingsmøde under svarperioden fra ledelsen Vedholdende opfølgning på respondenter enkeltvis Synliggørelse af svarprocent fx ved diagramvisning på tavle/ved reception Præmie for svarprocent på 100 til afdelingen fx kage til kaffen Præmie til alle, som besvarer spørgeskemaet fx chokolade Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 2 af 8
Telefoninterview Ud fra resultatet af spørgeskemaundersøgelsen vurderer Devoteam behovet for at få nogle interessante svar uddybet og belyst gennem telefoninterview med respondenten. Særligt ønskes at få hentet nogle gode historier fra respondenterne. Devoteam udfører telefoninterviewene. Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 3 af 8
Evaluering af videotolkning på hospitaler Skabelon til logning af tolkninger i efter-analyseperioden Hvorfor en log? Denne log skal udfyldes for hver tolkning i efter-analyseperioden på ca. 14 dage. Formålet med loggen er dels at få indsamlet data om det samlede antal tolkninger i perioden (også antallet af aflyste tolkninger) dels at få identificeret deltagerne ved de tolkninger, der er blevet afholdt som videotolkninger, for siden at kunne gennemføre en spørgeskemaundersøgelse blandt disse personer. Hvornår og af hvem udfyldes logbogen? Loggen udfyldes efter hver tolkning fx af den person, der står for det administrative i forbindelse med tolkninger gerne af samme person hver gang. Hvis tolkningen blev aflyst, skal du kun udfylde spørgsmål 1-4. Hvis tolkningen blev gennemført ved personligt fremmøde (af tolken eller en slægtning) eller over telefon, skal du udfylde spørgsmål 1-7. Hvis tolkningen blev gennemført over video, skal du udfylde alle spørgsmål. Efter analyseperioden udleveres den samlede logbog (samling af log for alle gennemførte tolkemøder) til superbrugeren på afdelingen, som sender den videre til Devoteam Consulting. Spørgsmål til logbogen Kontakt superbrugeren på din afdeling, hvis du har spørgsmål til udfyldelsen af logbogen. Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 4 af 8
1. Dit navn (navn på person, der har logget) 2. Navn på afdeling 3. Dato for tolkning 4. Er tolkningen gennemført eller aflyst? Gennemført Aflyst - skriv begrundelse for, hvorfor den blev aflyst: 5. Er det en planlagt eller akut tolkning? 6. Type tolkning Planlagt Akut Tolkning, hvor slægtning eller anden ikke-professionel foretager tolkning Begrundelse for ikke at anvende professionel tolk over video: Tolkning, hvor tolken er til stede Begrundelse for ikke at anvende video (hvorfor ikke videomøde): Telefontolkning Begrundelse for ikke at anvende video (hvorfor ikke videomøde): Videotolkning 7. Hvilket sprog er tolket? Arabisk Tyrkisk Serbokroatisk Somali Andet. Skriv: Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 5 af 8
8. Deltagere i tolkningen fra afdelingen (nærende) Deltagere på afdelingen: Læge: Sygeplejerske Jordmoder Fysioterapeut Lægesekretær Andet. Skriv: 9. Deltagende tolk Navn på tolkecenter Navn på tolk Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 6 af 8
Evaluering af videotolkning på hospitaler Skabelon til faktaindsamling ved efter-analyse Hvorfor faktaindsamling? Formålet med faktaindsamlingen er at få data om det anvendte videoudstyr, om organiseringen af videotolkningen (herunder om der er opgaveændringer eller nye opgaver fx opstilling og nedtagning af udstyr) samt om udnyttelsesgraden af udstyret. Hvem indsamler og hvordan foregår faktaindsamlingen? Superbrugeren har ansvaret for at udfylde skabelonen, men det forventes, at der er behov for at spørge kolleger på afdelingen. Hvis du ikke kan fremskaffe de eksakte oplysninger, bedes du komme med dit bedste bud evt. i samråd med en kollega. Hvornår foregår faktaindsamlingen? Faktaindsamlingen bør ske efter endt efter-analyse periode. Ydereligere oplysning og vejledning Kontakt venligst Vicky la Cour, Devoteam Consulting på vicky.lacour@devoteam.dk eller telefon: 25 44 57 02. 1. Navn på superbruger: 2. Telefon : 3. Navn på hospital/afdeling/evt. afsnit, som evalueringen omfatter: Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 7 af 8
4. Arbejdsgang ved videotolkning Skriv evt. ændringer i arbejdsgangen i forbindelse med videotolkning i forhold til arbejdsgangen ved tolkning, hvor tolken er til stede (fx ændringer i roller, ansvar, nye aktiviteter etc.): NB: Husk også at opdatere beskrivelserne (planlagte og akutte tolkninger) fra før-analysen! 5. Videoudstyr Hvilket udstyr har I anvendt? Mobilt Fast Angiv producent: Evt. bemærkning til udstyr (fx ændringer i udstyr undervejs i efter-analyse perioden) 6. Videotolkning - anvendelsesgraden 7. Hvordan er patienterne blevet informeret om videotolkningen (er der fx indhentet accept?) Angiv ca. procentandel videotolkninger af alle tolkninger i efter-analyseperioden: Hvorfor ser andelen sådan ud? (sæt gerne flere kryds) I hvilke situationer: Videotolkning er anvendt i alle situationer, hvor det er fagligt forsvarligt Der er kun anvendt videotolkning i særlige situationer (fx undersøgelser, behandlinger, patientgrupper etc.). Andet: Af hvem: Videotolkning er anvendt af alle klinikere på afdelingen Videotolkning er kun anvendt af udvalgte klinikere Andet: Beskriv kort den information patienterne har fået - herunder hvilken (indhold), hvornår (fx forud for tolkningen, umiddelbart inden tolkningen) og hvordan (fx skriftligt, mundtligt) Evaluering af videotolkning på hospitaler Side 8 af 8