:\Ledelsessekretariatet\Bestyrelsen\Bestyrelsesmøder 2013\20131025\Bestyrelsesmøde\Bilag 4.1 Status på trivselsundersøgelsen og proces ifht arbejdstilsynet.docx Bilag 4.1 Dato 26. september 2013 Initialer Status på arbejdet med trivselsundersøgelse samt processer i forhold til Arbejdstilsynet 1.0 Baggrund I foråret 2013 gennemførte Metropol en trivselsundersøgelse/apv. Bestyrelsen blev forelagt resultaterne i en benchmarkrapport med UCC, UCN og VIA på bestyrelsesmødet i juni. Opfølgningen på Trivselsundersøgelsen/APV forløber i to hovedspor: Et spor i HSU/HAMU regi, hvor organisationen den 11. oktober giver en tilbagemelding på, dels hvilke indsatser og initiativer der er igangsat for at styrke sammenhængskraften horisontalt og vertikalt, og dels hvordan der lokalt arbejdes med forandring som vilkår. Bestyrelsen vil på mødet i december blive orienteret om resultaterne af dette spor. Et lokalt spor, hvor der i de enkelte uddannelser/afdelinger forløber en proces med henblik på udarbejdelse af lokale handlingsplaner med indsatsområder og konkrete initiativer. Den enkelte leder skaber i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten og TR rammen for dialog om undersøgelsesresultatet med medarbejderne. Arbejdet med trivsel og arbejdsmiljø er forankret i den lokale samarbejdsstruktur. Sideløbende med opfølgningen på trivselsundersøgelsen har Arbejdstilsynet i løbet af foråret været på tilsynsbesøg på fem lokationer på Metropol. Tilsynsbesøgene var kommet i stand som almindelige standardtilsyn. Der er givet en rød smiley på Socialrådgiveruddannelsen. Der er gul smiley på Sygeplejerskeuddannelsen samt Læreruddannelsen, hvor institutterne er blevet bedt om at udarbejde handleplaner. På Sigurdsgade er processen stadig i gang og der er således ikke truffet endelig afgørelse. Status efter tilsynsbesøgene er følgende: Ledelsessekretariatet Tagensvej 18 2200 København N Tlf. nr. 72 48 75 00 info@phmetropol.dk www.phmetropol.dk CVR. 3089 1732 Lokation/enhed Kronprinsesse Sofiesvej Socialrådgiveruddannelsen Vurdering efter Arbejdstilsynets besøg Der er givet et rådgivningspåbud og der er nu processer i gang. Rød smiley 1
Nyelandsvej Læreruddannelsen Der er udarbejdet en handlingsplan som er tiltrådt af institutledelse, AMR- og TRpersonalet, og som er godkendt af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet kommer på opfølgningsbesøg 1. marts 2014. Tagensvej 86 Sygeplejerskeuddannelsen NCEs afdeling i Århus Koncernadministrationen samt stabe på Tagensvej 18 Sigurdsgade 8 uddannelser fra Institut for Rehabilitering og Ernæring og Institut for Teknologi er placeret på Sigurdsgade. Jordemoderuddannelsen, som er placeret på Tagensvej 86, indgår desuden i denne proces. Gul smiley Afgørelse om udarbejdelse af handleplan, med frist 6. nov. der skal godkendes af Arbejdstilsynet. Gul smiley Grøn smiley Grøn smiley Har været på tilsyn. Der er 5 gruppesamtaler med medarbejdere fra de to institutter, hhv. fire gruppesamtaler med undervisergruppen og en fælles med det administrative personale. Ligesom der er afholdt samtaler med lederne. Arbejdstilsynet er kommet til den konklusion, at der er forhold omkring det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø, - herunder medarbejdernes oplevelse af krav i arbejdet og arbejdsmængden, der giver anledning til bekymring Uddannelserne på Sigurdsgade samt jordemoderuddannelsen vil modtage et påbud på linje med de afgørelser, der er kommet på andre uddannelser i Metropol. Der vil blive givet en frist på 9 mdr. til at bedre arbejdsmiljøet fra påbuddet er givet. Der er pr. 1. juli 2013 lavet en lovændring af arbejdsmiljøloven. Lovændringen betyder, at det psykiske og det fysiske nu arbejdsmiljø ligestilles. I praksis betyder det, at Arbejdstilsynet nu giver påbud med frist, når de vurderer at der er problemer med det psykiske arbejdsmiljø 2
og har mulighed for at tildele straks-påbud ved problemer med mobning og chikane på arbejdspladsen. Påbud erstatter således afgørelser. For Metropol betyder det, at de tilsyn, der er igangsat under den tidligere lovgivning, fortsætter efter gamle regler, mens tilsynet på Sigurdsgade, som er sket efter den 1. juli, er omfattet af de nye regler. 2.0 Status på opfølgning på de enkelte institutter Nedenfor gives en overordnet status på den konkrete opfølgning på trivselsundersøgelsen samt processer i forhold til arbejdstilsynet for grunduddannelserne på Metropol. Institut Institut for Skole og Læring Status På baggrund af Arbejdstilsynets afgørelse om forbedring af det psykiske arbejdsmiljø og instituttets egne ønsker om at forbedre arbejdsmiljøet jf. trivselsundersøgelsen/apv er der udarbejdet en handlingsplan med en række konkrete projekter. Planen drøftes endeligt med B-siden fredag den 13. september. Projekterne er: Workflow og snitflader et anbefalingskatalog over best practise for fordeling af arbejdsopgaver i professionelle og tydelige arbejdsgange med en klar balance og gennemsigtig struktur mellem udviklings- og driftsopgaver. Anbefalingskataloget udarbejdes af eksterne specialister og lægges op til orientering sub. beslutning i SU-regi og fakultetsledelse. Styrkelse af faglig mening og trivsel i regi af ny læreruddannelse og specifikke områder med fokus på nye måder at skabe en tæt dialog mellem leder og medarbejder, inddragelse og faglige råderum. Udarbejdelse af ledelses- og værdigrundlag for at skabe den fornødne plads til at tale opgaver og samarbejde på en fornuftig måde. Der etableres også organisationsudviklingsprojekter ang. EVU- og FoUområderne, herunder også strategiske mål i operationelt regi, for at være sikre på, at det dynamiske driftsmiljø fra disse to indsatsområder kan migreres på betryggende vis med det stabile driftsmiljø fra grunduddannelserne. Der er et tæt samarbejde mellem ledelsen, LSU (Lokalt SamarbejdsUdvalg), TR og arbejdsmiljørepræsentanten om udarbejdelse og udmøntning af handlingsplanen til Arbejdstilsynet. Handlingsplanen er fremsendt til Arbejdstilsynet mandag den 16. september. Der afventes Arbejdstilsynets tilbagemelding. Projekterne i gangsættes snarest efter Arbejdstilsynets godkendelse og afsluttes i 2014 med henblik på implementering. 3
Institut for Socialt Arbejde ISA har efter anbefaling af Arbejdstilsynet fået tilknyttet to arbejdsmiljøkonsulenter. Konsulenterne er udvalgt af en enig A- og B-side. ISAs udvidede arbejdsmiljøgruppe og de eksterne konsulenter fra TeamArbejdsliv fastlægger fredag den 13. september proces og konkrete initiativer for den videre proces. I den seneste periode er der arbejdet meget målrettet med at skabe forbedringer i det psykiske arbejdsmiljø for underviserne på instituttet. Der er/og har været i gangsat en række indsatser, der alle forventes at skabe arbejdsmiljømæssige forbedringer: Med effekt fra 1. august er der foretaget justeringer i organiseringen af underviserne. Beslutningen om justeringerne er blevet modnet i dialoger mellem alle undervisere og ledelsen i to omgange i løbet af foråret. Fra at have været organiseret i relativt store klynger (ca. 20 personer) er de nu organiseret i teams på mellem 6 og 8 personer. Herved er nærheden og muligheden for underviserfaglig sparring mellem teammedlemmerne øget. Samtidigt er teamenes ansvarsområder og råderum præciseret for at øge teamenes indflydelse på uddannelsen og mindske oplevelsen af meningstab Med de mindre teams og et mere fokuseret ansvar for uddannelsen er der risiko for at sammenhængen i uddannelsen fra 1. til 7. reduceres. Et månedligt mødeforum uddannelsesforum for alle ISAs ansatte vil tematisere sammenhængene i uddannelsen for at fastholde det nødvendige overblik over progressionen i uddannelsen. I bestræbelserne på at forebygge stor arbejdsmængde fastholdes dialogen mellem undervisere og uddannelsesledere. Som afsæt for dialogen tjener nu også undervisernes registrering af rellet medgået tid. Der er identificeret en lang række praktiske forstyrrelser, som påvirker undervisernes arbejdsmiljø negativt. Ud af 13 udfærdigede handleplaner er 7. afsluttet, 3 står umiddelbart foran en afslutning og 3 er fortsat i proces. Endvidere er ISA involveret i samme projekt som SOL om at få udarbejdet et anbefalingskatalog over mulige forbedringer i workflow og snitflader for at opnå en bedre balance og mere gennemsigtig struktur mellem udviklingsog driftsopgaver. Der er nedsat en udvidet arbejdsmiljøgruppe bestående på medarbejdersiden af arbejdsmiljørepræsentant, sikkerhedsrepræsentant og TR og på ledelsessiden deltager institutchef, en uddannelsesleder og afhængig af temaer også dekan, forskningsleder og den anden uddannelsesleder. I den udvidet arbejdsmiljøgruppe drøftes og følges alle indsatser og processer i forbindelse med forbedring af trivsel og arbejdsmiljø. 4
Der har netop været afholdt (21.08) en fælles arbejdsmiljødag for alle medarbejdere og ledere med henblik på at afklare yderligere løsningsmuligheder og input til handleplaner for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Den 15. marts skal arbejdsmiljøkonsulenterne fra TeamArbejdsliv give en tilbagemelding til Arbejdstilsynet med en vurdering af om der er fundet en fornuftig løsning på de rejste problemstillinger. Institut for Rehabilitering og Ernæring Arbejdet med handleplaner i forbindelse med opfølgning på trivselsundersøgelsen er i gang. Der udarbejdes en handleplan for hver uddannelse samt to for det administrative område. Hver uddannelse har valgt 3 4 temaer/fokusområder. Eksempler på fokusområder er: Indflydelse og krav i arbejdet, samarbejde og samvær, kompetenceudvikling, mobning, tydelig opgaveportefølje mv. På alle uddannelser arbejdes med temaet gennemsigtighed i arbejdsopgaver. Der er i gangsat et forløb med en organisationskonsulent på Fysioterapeutuddannelsen med fokus på at styrke samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. Der er desuden udpeget en TR for uddannelsen. Der er afholdt møder med alle medarbejdere, hvor der er fremkommet input til de temaer, der skal arbejdes med i den videre proces. Arbejdet med opfølgningen er forankret i LSU og arbejdsmiljøgrupperne suppleret af TR er og medarbejdere, så alle uddannelser er repræsenteret. Processen følger den plan HR har fremlagt. Der er en god proces i gang, hvor medarbejdere og samarbejdsstreng deltager konstruktivt i arbejdet. Afventer en eventuelt videre proces med Arbejdstilsynet. Institut for Teknologi Arbejdet med at udarbejde handleplaner i forbindelse med opfølgning på trivselsundersøgelsen på alle uddannelser er i gang. I forbindelse med udarbejdelse af handleplaner opsættes der milepæle og mål for arbejdet. Der planlægges at sætte en ekstern organisationskonsulent ind på bioanalytikeruddannelsen med fokus på at styrke samarbejde mellem leder og medarbejder. Hvordan er medarbejderne og samarbejdsstrengen involveret? LSU har besluttet formen for de lokale processer - herunder 5 at opdele trivsel
og fysisk APV i to parallelle processer. Der samles samlet op på næste LSU den 27. sept. I forhold til det fysiske APV har der været afholdt en medarbejderdag med fælles proces på ITE, hvor forslag til konkrete indsatsområder er fremkommet og er blevet prioriteret i fællesskab. Alle medarbejdere har haft lokale processer i forhold til trivsel i dialog med deres uddannelsesleder. HR har faciliteret disse møder, hvor institutchefen også har deltaget. Processen følger den plan HR har fremlagt. Afventer en eventuelt videre proces med Arbejdstilsynet. Institut for Sygepleje Der er af LSU i foråret nedsat 2 arbejdsgrupper til opfølgning af APV/ trivselsundersøgelsen som arbejder med konkrete forslag med fokus hhv. sammenhæng mellem krav og ressourcer samt social trivsel og fysiske rammer. Indsatsområderne er identificeret i LSU. Arbejdsgrupperne består af to uddannelsesledere hvoraf den ene er tovholder samt medlemmer af LSU og andre medarbejdere, der har vist interesser. Der har været inviteret bredt ud i organisationen til at deltage i dette arbejde. Parallelt med dette er der planlagt et ledelsesudviklingsforløb med afsæt i trivselsundersøgelsen. Begge dele tilrettelægges og gennemføres i samarbejde et eksternt konsulentfirma(attractor/rambøll) med ekspertise på området. Forløbet startede i juni måned og løber foreløbigt frem til februar 2014. LSU har aktivt været inddraget i processen så snart resultater af trivselsundersøgelsen forelå. Der blev afholdt ekstraordinært LSU primo april af samme årsag. Den lokale arbejdsmiljøgruppe arbejder integreret med LSU. Efter APV/trivselsundersøgelsen blev der gennemført dialogmøder samt personalemøder med medarbejderne i de fire uddannelsesfelterne med deltagelse af institutchef og uddannelsesleder, med fokus på at høre hver enkelt medarbejderes reaktioner og input i fht. trivsel. Der er planlagt to temadage for medarbejderne. Der er en god og positiv og involverende proces i gang som opfølgning på APV/trivsel. Ledelsen i Institut for Sygepleje (ISY) har modtaget Arbejdstilsynets 6
afgørelse på baggrund af besøg i institutionen i hhv. februar, maj og juni 2013 samt skriftligt materiale i form af Trivselsundersøgelse/APV og sygefraværsstatistik. If afgørelsen skal instituttet udarbejde en handleplan i forhold til et stort arbejdspres og uklare krav. Handleplanen skal efterfølgende godkendes af Arbejdstilsynet. Arbejdsmiljørepræsentanten, TR og LSU inddrages i processen med udarbejdelse af handleplaner. 7