PCP-udbud i regi af Spildevandspartnerskabet Spørgsmål-svar til udbudsmaterialet Dato Nr. Spørgsmål Svar 16-02-2016 1 Evalueringsmetoden i konkurrencebetingelserne er svær at læse og forstå. Vi antager dog, at ordregiver kan holde tungen lige i munden, når modellen skal anvendes i tildelingen. En mere simpel model havde været mere overskuelig og operationel og også umiddelbart mere troværdig ikke mindst i relation til fase 1. Det bekræftes, at Spildevandspartnerskabet er i stand til at gennemføre evalueringen af de indkomne tilbud i henhold til konkurrencebetingelsernes beskrivelse af tildelingskriterierne. Det kan i den forbindelse oplyses, at lignende tildelingskriterier er anvendt i de øvrige PCP-udbud, som bl.a. Markedsmodningsfonden deltager i som ordregiver, og som nu er i fase 2.Se eventuelt omtale af disse udbud på Markedsmodningsfondens hjemmeside: http://markedsmodningsfonden.dk/t idligerepcpudbud. 16-02-2016 2 Kontrakten pkt. 4.1, 2. afsnit: Ansvaret: Vi forstår ikke det formulerede overordnede leveranceog fremdriftsansvar, jf., idet vi er tekniske rådgivere og som sådan har vi naturligvis et ansvar for egne fejl og forsømmelser i h.t. aftalte ydelser og i h.t. aftalte tidsfrister, jf. formuleringerne i ABR 89 pkt. 5 og 6. Vil ordregiver omformulere dette afsnit, således at formuleringerne læner sig op af ABR pkt. 5 og 6, som angiver en rimelig afbalanceret ansvarsfordeling, ellers minder det om et objektivt ansvar? alternativt præcisere formuleringerne, så de også tager højde for håndteringen af problemer, der skyldes diverse tredjeparter? Spildevandspartnerskabet finder ikke anledning til at omformulere pkt. 4.1. afsnit 2. Dette udbud angår udvikling af innovative, nye eller betydeligt forbedrede løsninger til optimal anvendelse af ressourcer i spildevand. ABR 89 vedrører teknisk rådgivning og bistand inden for bygge- og anlægsområdet og er ikke anvendelig på den omhandlede kontrakt. Efter kontraktens punkt 4.1 påhviler der ikke Leverandøren et objektivt ansvar, idet Spildevandspartnerskabet er forpligtet til at deltage aktivt i Udviklingsprojektet og yde den i kontraktens punkt 5 beskrevne medvirken. Kontraktens ordlyd fastholdes. 16-02-2016 3 Kontrakten pkt. 5.5: Betalingsflowet: Det er sædvane og angivet i ABR 89 pkt. 3.4, at en teknisk rådgiver modtager betaling månedsvis bagud. Her vil der kunne gå op til 7 ½ måned, før man får betaling i fase 1. Det er meget lang tid at trække på vor kassekredit til lønninger mv. Vil ordregiver ændre formuleringen, således at honoraret for fase 1 deles op i nogle rater, fx månedlige med udbetaling af sidste rate, når de to dokumenter foreligger godkendt? alternativt bruge samme model, som i fase 2? Vederlaget i fase 1 forventes at være markant lavere end vederlaget i fase 2. Den foreskrevne faktureringsmetode fastholdes. ABR89 finder ikke anvendelse.
16-02-2016 4 Kontrakten pkt. 9.4, sidste del: Antager, der menes, at rådgiver skal betale for revisorens arbejde. Er det korrekt forstået? Det antages, at spørgsmålet angår den sidste linje i pkt. 9.4., der omhandler Leverandørens udbetaling af den procentvise andel af Leverandørens nettoindtægt ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af Viden, som er frembragt i Udviklingsprojektet. Leverandøren skal en gang årligt udarbejde et selvstændigt regnskab udvisende alle indtægter og udgifter ved udnyttelse af Viden omfattet af denne bestemmelse. Dette regnskab skal påtegnes af en revisor, og det er korrekt forstået, at Leverandøren selv skal dække sine udgifter til revision. 16-02-2016 5 Kontrakten pkt. 12: Der savnes en egentlig ansvarsforsikringsbestemmelse, således at det er klart for de bydende, hvilke dækningssummer, der skal gælde. Vil ordregiver oplyse det, således at alle bydende stilles lige på dette punkt? Fx 12,5 mio. kr. i sum ved personskade og 12,5 mio. kr. i sum for ting-/formueskade. Leverandøren er forpligtet til at holde egne medarbejdere forsikret i nødvendigt omfang, jf. kontraktens pkt. 12.10. Leverandøren er ikke i henhold til kontrakten forpligtet til at lade sig ansvarsforsikre i andre tilfælde. Leverandøren kan vælge at tegne en ansvarsforsikring, hvis Leverandøren konkret vurderer, at det vil være fordelagtigt/nødvendigt for ham at være dækket af en sådan forsikring i tilfælde af, at Leverandøren ifalder erstatningsansvar efter kontrakten. Vælger Leverandøren at tegne en ansvarsforsikring, må Leverandøren selv tage stilling til forsikringens dækningsbeløb. I denne forbindelse henvises til kontraktens pkt. 12.9, hvorefter hver parts erstatningspligt bortset fra grov uagtsomhed eller forsætlige handlinger er maksimeret til i alt 250.000 kr. i fase 1 og den aftalte kontraktsum (det bindende budgetloft) i et tillæg til bilag 4 i fase 2. 16-02-2016 6 Kontrakten pkt. 12.3: Vil ordregiver indsætte egen før forsinkelse og egne før mangler, idet det antages, at det er det, som menes? I fald der ligeledes menes ved ordregivers forsinkelse, må det tilføjes, at I så fald vil afhjælpningen skulle foretages for ordregivers regning. Vil ordregiver omformulere bestemmelsen? I det omfang en forsinkelse skyldes forhold, som ordregiver bærer ansvaret for, kan leverandøren have krav på tidsfristforlængelse og dækning af eventuelle ekstra omkostninger forbundet hermed i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.
Spildevandsselskabet finder ikke anledning til at ændre bestemmelsens formulering. 16-02-2016 7 Kontrakten pkt. 12.6: Produktansvar er ikke noget, vi normalt accepterer. Vi forstår heller ikke nødvendigheden heraf i den konkrete situation, idet der er tale om udvikling og test af en prototype, som jo ikke som sådan er et færdigt produkt, så de eneste produkter, der kommer til at indgå i opgaven vil være produkter fra underleverandør og tredjeparter, der indkøbes til at indgå i prototypen; og i disse tilfælde gælder vel normale udbuds- og indkøbsregler samt et produktansvar fra de pågældende leverandører. Og produktansvar for ydelser findes vist ikke. Vi kan heller ikke tegne en produktansvarsforsikring i traditionel forstand, idet vi ikke leverer produkter men teknisk rådgivning og bistand, som er helt i overensstemmelse med den udbudte opgave. Vil ordregiver slette krav om produktansvar i denne konkrete situation? 16-02-2016 8 I kontrakten savnes bestemmelse om, at vort ansvar forældes 5 år efter kontraktens ophør. Vil ordregiver indsætte en sådan? 16-02-2016 9 Kontrakten pkt. 15.2: Hvad vil gælde, såfremt det er begrundet i vores forhold, men ordregiver fortsat har fået betydelig værdi af vort arbejde? Da Spildevandspartnerskabet i sagens natur ikke kan forudse, om de tilbudte løsningsforslag f.eks. vil omfatte produkter, der potentielt kan volde skade på teststederne, finder Spildevandsselskabet ikke anledning til at ændre kontraktens pkt. 12.6. Forholdet mellem Leverandøren og eventuelle underleverandører af produkter, der indgår i protypen, er Spildevandspartnerskabet uvedkommende. I henhold til kontrakten påhviler der Leverandøren ansvar på flere forskellige grundlag. Der kan derfor ikke indsættes en samlet bestemmelse om, at Leverandørens ansvar ophører 5 år efter kontraktens ophør. Dansk rets almindelige forældelsesregler finder anvendelse. Jf. Kontraktens pkt. 12.1 kan hver af parterne såfremt der foreligger en mangel eller forsinkelse med en ydelse til opfyldelse af Udviklingsprojektet, påberåbe sig dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Dette gælder uanset, hvilken værdi Leverandørens foreløbige udviklingsarbejde sikrer Offentlig Part. 16-02-2016 10 Bilag 1: I 1. afsnit af pkt. 5.2 menes der da tekstboks 6 a og de heri angivne yderligere tekstbokse i bilag 2? Ja, det er korrekt. Leverandøren skal i bilag 2, tekstboks 6a, beskrive, i hvilket omfang løsningen opfylder de i behovsbeskrivelsen (bilag 1) angivne ønsker. Ligeledes skal Leverandøren i bilag 2, tekstboks 6b, beskrive, i hvilket omfang løsningen opfylder ønsket miljøpåvirkning, og i bilag 2, tekstboks 9, beskrive, i hvilket omfang løsningen opfylder ønsket omkostninger.
16-02-2016 11 Bilag 3: Pkt. 3.3. Det er uklart, hvad referencegruppen skal, og hvorfor den skal dannes. Hvad er referencegruppens opgaver vil ordregiver præcisere dette? 16-02-2016 12 Bilag 4: Savner tydeliggørelse af, at det er en samlet pris, der tildeles på. Men det antages. Referencegruppen træffer afgørelse i spørgsmål om daglige udviklingsrelaterede spørgsmål og har det daglige ansvar for kontakt mellem Spildevandspartnerskabet og Leverandøren. Spildevandspartnerskabet forventer en løbende dialog i takt med projektets udvikling, herunder orientering om fremdrift i forhold til projektplanen og om evt. udfordringer og muligheder, jf. bilag 3. punkt 3. I evalueringen af underkriteriet Pris indgår: 1) Prisen på udviklingsaktiviteterne i fase 1, 2) Prisindikationen for fase 2, og 3) Den tilbudte andel af tilbudsgivers nettoindtægter. For så vidt angår 1) og 2) tages den af tilbudsgiveren samlede tilbudte pris i betragtning. Evalueringen af underkriteriet Pris er udførligt beskrevet i Konkurrencebetingelsernes pkt. 9. 16-02-2016 13 Bilag 4, Tabel 4-1: Kan vi opfylde kravet ved at angive et antal konkrete navngivne nøglepersoner og for resten udelukkende angive medarbejderkategorier, altså en blanding af navngivne og ikke-navngivne personer? eller skal alle medarbejdere angives med navn? Og er der forskel på fase 1 og fase 2 her? Leverandøren må gerne i Bilag 4, Tabel 4-1, angive en blanding af navngivne medarbejdere og unavngivne personer/medarbejderkategorier i tilbud på fase 1. Det samme gælder ved et eventuelt tilbud på fase 2. Leverandørens nøglemedarbejdere skal angives i Tekstboks 13 i bilag 2. 16-02-2016 14 Bilag 4: Hvordan kan det være sammenligneligt/ligebehandling, hvis hver bydende må skrive egne medarbejderkategorier, og de enkelte tilbud ikke får samme kategori-benævnelser? Evalueringsmetoden er i overensstemmelse med det udbudsretlige princip om ligebehandling. De af tilbudsgiveren tilbudte kompetencer og ressourcer (herunder tilbudsgiverens nøglemedarbejdere) angivet i bilag 2 evalueres under underkriteriet Kvalitet af tilbuddet, nærmere I hvilket omfang tilbudsgiver demonstrerer og/eller sandsynliggør at have allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer til opgavens løsning (viden, udstyr, teknologi etc.). Derved angår evalueringen tilbudsgiverens samlede tilbudte kompetencer og
ressourcer. Der foretages ikke en en til en -sammenligning inden for en given medarbejderkategori. For så vidt angår evalueringen af underkriteriet Pris, tildeles der under evalueringen point for bl.a. prisen på udviklingsaktiviteterne i fase 1 og for prisindikationen for fase 2. Der er således ikke tale om, at timetaksten for en given medarbejderkategori særskilt indgår i evalueringen. Der tages således i evalueringen højde for, at tilbudsgiverne kan anvende forskellige betegnelser for de tilbudte medarbejderkategorier. 16-02-2016 15 Bilag 4: Teksten ovenover tabel 4-4: Vi forstår den således, at den enkelte bydende selv skal finde på en underopdeling af den samlede pris for fase 2 (aktivitetstekst og indhold må derfor vel være forskellig fra tilbudsgiver til tilbudsgiver, selvom de alle evalueres på den samlede sum). Er det korrekt forstået? 16-02-2016 16 Vi tænker, at bilag 2 lægger op til, at tilbudsgiver kan beskrive nogle ønsker (tekstboks 15), og skal de så være implicit i prisen? Det vil vi mene men så får de karakter af forudsætninger for prisen, og de må da være forskellige for tilbudsgiverne? (og ligebehandling dermed umulig). Hvordan sikres ligebehandlingen her? Vil ordregiver præcisere dette? Det er korrekt forstået, at Leverandøren i Bilag 4, Tabel 4.4., skal opdele de samlede udgifter på forventede aktiviteter i fase 2 med udgangspunkt i tabellerne 4.1.-4.3 samt aktiviteterne angivet i Bilag 2, tabel 1-1. Eftersom tilbudsgivernes aktiviteter vil være forskellige, vil tilbudsgivernes opdeling i tabel 4-4 også variere fra en tilbudsgiver til en anden. Bilag 2, tekstboks 15, omhandler tilbudsgivers ønsker og forudsætninger i forhold til Spildevandspartnerselskabets valg af teststed til det tilbudte løsningsforslag. Det fremgår af tekstboksen, at tilbudsgiverens informationer afgivet i tekstboksen ikke indgår i beslutningen om tildeling af kontrakt. Endvidere er Spildevandsselskabet forpligtet til vederlagsfrit at stille sin viden, herunder medarbejdere, og de i Bilag 1 beskrevne testarealer til rådighed for udviklingsprojektet, som nærmere beskrevet i Bilag 1, pkt. 7. Leverandørens tilbud skal derfor ikke omfatte udgifter, der relaterer sig dertil. Leverandørens ønsker til teststed vil på den baggrund ikke influere på prisen. 16-02-2016 17 På orienteringsmødet d. 13. januar 2016 blev det lovet, at tilbuddene ville blive behandlet konfidentielt. Kan det bekræftes? Ja, det kan bekræftes, at tilbuddene vil blive behandlet fortroligt. I det omfang Spildevandspartnerskabet
måtte modtage en anmodning om aktindsigt i tilbuddene, vil Spildevandspartnerskabet bede tilbudsgiverne angive hvilke dele af tilbuddene, tilbudsgiverne ønsker undtaget fra aktindsigt. Spildevandspartnerskabet vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i tilbuddene i det omfang, som følger af lovgivningen. 16-02-2016 18 Såfremt tilbud behandles konfidentielt, jf. ovenstående spørgsmål 17, gælder dette så også under og efter projektforløbet (både fase 1 og 2) for de tilbud/idéer, der ikke udvælges enten til fase 1 eller fase 2? 16-02-2016 19 Kan man forestille sig, at nogle af de offentlige parter efterfølgende iværksætter og bruger disse idéer? og hvad vil konsekvenserne i så fald være af dette? 16-02-2016 20 Kan man i tilbuddet allerede skrive ind samarbejde med et bestemt rensningsanlæg? Og evt. med bestemte personer fra rensningsanlægget, som har de relevante kompetencer for tilbuddet. 16-02-2016 21 I forbindelse med fase 1 ønsker vi at inddrage teknisk personale fra vandværket og vi vil vide om de timer, som de forventes at bruge på projektet, kan skrives ind i projektet. Kort sagt: Kan projektet dække de timer som rensningsanlæggets medarbejdere bruger til møder, planlægning og udførelse af projektet? Ja, det samme gør sig gældende under og efter projektforløbet. Se hertil besvarelsen af spørgsmål 8 og 9 i referatet fra orienteringsmødet den 13. januar 2016. Se hertil besvarelsen af spørgsmål 10 i referatet fra orienteringsmødet den 13. januar 2016. Nej, det kan man ikke. Jf. Bilag 2, tekstboks 15, har Leverandøren mulighed for at angive ønsker og forudsætninger i forhold til teststedet. Dette omfatter dog alene ønsker af teknisk og geografisk karakter. Leverandøren kan ikke ønske samarbejde med et specifikt vandselskab eller med specifikke personer. Spildevandspartnerskabet er forpligtet til vederlagsfrit at stille sin viden og de i Bilag 1 beskrevne testarealer til rådighed for Udviklingsprojektet. Leverandøren skal/kan således ikke aflønne personale fra vandselskaberne som en del af Udviklingsprojektet. Se nærmere om samarbejdet i Bilag 3. 16-02-2016 22 Er det rigtigt at det er bilag 2 og bilag 4 som skal sendes ind og ikke andet? Ja, det er korrekt, at Tilbudsgiver alene bedes udfylde Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse og Bilag 4 Vederlag. Tilbudsgiver kan som supplement til bilag 2 eventuelt vedlægge tegninger, billeder eller tekniske diagrammer.
16-02-2016 23 I forbindelse med udfyldning af bilag 2: Er det meningen, at man udfylder beskrivelserne i de forskellige tekstbokse og sletter den vejledning I har skrevet inde i boksene? 19-02-2016 24 I tabel 3-1 nævnes medarbejderkategorier er der en oversigt over disse eller skal man selv definere dem? 19-02-2016 26 Tabel 3-2 (udstyr, materialer, licenser til fase 1): Som vi har forstået fase 1, skal vi beskrive, hvad vi vil og sandsynligøre, hvordan vi vil få løsningen til at virke, mens afprøvningen mv. først foregår i fase 2 og ligeledes i fase 2 vi troede at udstyr og materialer skulle indkøbes. I hvilke situationer kan man investere i udstyr og materialer i fase 1? Ja, det er meningen. Spørgsmålet vedrører bilag 4. Tilbudsgiver definerer selv medarbejderkategorierne. Der er ikke en oversigt over disse. Spørgsmålet vedrører bilag 4. Det er korrekt forstået, at fase 1 består i en konkretisering af Leverandørens løsningsforslag, hvor denne skal færdigudvikle det foreslåede løsningsdesign, mens test af løsningen først finder sted i fase 2. Tilbudsgiveren kan medtage udgifter til udstyr og materialer, som er nødvendige for at kunne udvikle det tilbudte løsningsdesign i fase 1. Det vil afhænge af det konkrete løsningsforslag, hvilket udstyr og hvilke materialer, der kan medtages.