Orienteringsmøde om PCP udbud i regi af Sygehuspartnerskabet Onsdag d. 18. juni 2014 i Dansk Design Center

Transkript

1 Orienteringsmøde om PCP udbud i regi af Sygehuspartnerskabet Onsdag d. 18. juni 2014 i Dansk Design Center Velkomst og præsentation af Sygehuspartnerskabet ved Lene Jermiin, Markedsmodningsfonden: - Sygehuspartnerskabet blev i 2011 etableret af Markedsmodningsfonden og de fem regioner. - Partnerskabet har frem til nu afholdt to ansøgningsrunder, hvor 14 projekter om udvikling af nye sygehusløsninger i samarbejde mellem private virksomheder og sygehuse er blevet støttet. - Partnerskabet afprøver nu en ny udbudsform (PCP) med henblik på at få udviklet nye løsninger til automatisering af sterilcentraler og reduktion af smittespredning på sengestuer og tilhørende baderum. Reduktion af smittespredning ved Lene Jermiin, Markedsmodningsfonden: - Infektioner erhvervet under indlæggelse er en stigende problemstilling. - Undersøgelser viser, at op mod 3000 danskere hvert år mister livet som følge af mangelfuld hygiejne og 7 % af patienterne har en infektion, som de har fået ved kontakten med sundhedssektoren. - Der er store samfundsmæssige gevinster, hvis antallet af sundhedssektorerhvervede infektioner kan nedbringes. - Sygehuspartnerskabet efterspørger udvikling af nye innovative løsninger, der kan reducere smittespredning i forbindelse med brug af sengestuer og tilhørende baderum. Automatisering af arbejdsgange til sterilcentraler ved Morten Rasmussen, Region Hovedstaden: - Formålet med sterilcentraler er at fjerne alle urenheder, og en af udfordringerne er håndteringsfejl. - Arbejdsprocesserne skal automatiseres yderligere både for at minimere håndteringsfejl og brugen af manuelt tungt arbejde, som medfører stor risiko for nedslidning af medarbejderne. - Automatisering af sterilcentraler er et udviklingsområde med stort potentiale, da det berører alle hospitaler, der har en sterilcentral. - I dag er arbejdsgangene på sterilcentralerne præget af meget manuelle og arbejdstunge processer. Sygehuspartnerskabet efterspørger løsninger, der kan automatisere den delproces i sterilcentralen, der er mellem vask og autoklave. Overordnet præsentation af modellen for prækommercielle indkøb (PCP) ved Lene Jermiin: - PCP er en ny udbudsform, der ikke tidligere har været testet i en ren dansk kontekst. - Gennem udbuddet indkøber Sygehuspartnerskabet udviklingsaktiviteter fra det private marked, der kan bidrage til en løsning af nogle af de udfordringer, som sundhedsvæsenet står overfor. - Modellen er oprindeligt udviklet af EU-Kommissionen, men anvendes i regi af Sygehuspartnerskabet i en lettere forenklet model i to faser.

2 - Fase 1 er et feasibility studie, der kan vare op til 6 måneder. Vi vil gerne indgå fem udviklingskontrakter af 6 måneders varighed i hvert af de to udbud. Der er afsat op til kr. til hver udviklingskontrakt. - Fase 1 afsluttes med, at hver af de deltagende virksomheder/konsortier udarbejder en rapport om resultaterne af fasen samt afgiver et endeligt tilbud på fase 2, såfremt man fortsat ønsker at komme i betragtning til denne fase. Herefter udvælger Sygehuspartnerskabet de 2-3 virksomheder til hvert af de to udbud, hvis løsninger man ser det største potentiale i. - Fase 2 omhandler udvikling af en prototype og efterfølgende test på et sygehus. Fasen kan vare op til 2 år. Der er på nuværende tidspunkt ikke fastsat en beløbsgrænse per projekt/kontrakt. Det er dog væsentligt, at man som virksomhed i sin tilbudsgivning tager i betragtning, at Sygehuspartnerskabet samlet set har ca. 22,5 mio. kr. til rådighed til at indgå fase 2-kontrakter i de offentliggjorte udbud. - Sygehuspartnerskabet vil efter fase 1 fordele midlerne til fase 2 mellem de to udbud og på den baggrund meddele den økonomiske ramme til leverandørerne forud for afgivelse af pris for fase 2, herunder et evt. maksimum for den tilbudte pris (budgetloftet for fase 2). Sygehuspartnerskabet er berettiget til alene at fortsætte med udviklingsprojekterne under det ene prækommercielle indkøb. - PCP-processen og de indgåede kontrakter mellem Sygehuspartnerskabet og virksomhederne slutter efter endt fase 2. Regionernes eventuelle efterfølgende indkøb af konkrete løsninger er dermed ikke en del af denne proces. Processen for PCP udbuddet ved Annemette Thorgaard, Kammeradvokaten: - I de to udbud efterspørges løsninger inden for to områder; reduktion af smittespredning og automatisering af sterilcentraler. Grunden til at de to udbud kører parallelt, er, at der er én pulje penge. Derved skal der i det samlede budget tages højde for, hvor mange penge der bliver brugt i det enkelte udbud. - Begge udbud er bygget op på samme måde, men har hver sin udbudsbekendtgørelse og hvert sit udbudsmateriale. - PCP er undtaget fra EU s udbudsdirektiv, men Sygehuspartnerskabet har valgt en proces, der ligger tæt op af EU s udbudsregler. PCP udbuddet er annonceret i TED ved brug af skabelonen for en EU udbudsbekendtgørelse. - Udover udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af følgende dokumenter: o Konkurrencebetingelserne, som beskriver processen nærmere. o Udkastet til PCP kontrakt med følgende bilag: o Bilag 1 indeholder behovsbeskrivelse samt kravspecifikation. o Bilag 2 er løsningsbeskrivelsen. Her skal man som tilbudsgiver beskrive, hvem man er, hvad løsningen går ud på osv.? o Bilag 3 beskriver samarbejdsorganisationen. o Bilag 4 er prisbilaget I byder ind med et budgetloft for, hvor meget I skal have for udvikling af jeres idé. o Bilag 5 beskriver processen ved overgangen fra fase 1 til 2. - De primære betingelser for at deltage er underskrivelse af erklæring om udelukkelsesgrunde og tro og love erklæring om forfalden ubetalt gæld til det offentlige. Tilbudsgiver skal være en privat virksomhed med mere end én fuldtidsansat. Hvis tilbudsgiveren er et konsortium, skal mindst en af de deltagende

3 virksomheder i konsortiet have mere end én fuldtidsansat (dvs. mindst to fuldtidsansatte). - Der er ingen specifikke krav til økonomisk kapacitet eller tekniske krav til virksomheden, men til gengæld er der tekniske krav til løsningen. Den tilbudte løsning/udvikling skal opfylde kravene i OECD s Frascati Manual, der beskriver forskellige former for udviklingsarbejde. - Man må gerne aflevere mere end ét tilbud, hvis man har flere forskellige løsningsforslag at tilbyde. I givet fald skal man indlevere et separat komplet tilbud for hver løsning. - Frist for aflevering af tilbud er tirsdag den 26. august 2014 kl Tilbud skal sendes/overbringes i papirform til Markedsmodningsfonden. Tilbud kan ikke afleveres pr. mail. - For at være sikker på at få svar på eventuelle spørgsmål, skal spørgsmål stilles senest den 12. august 2014 og svar kan forventes senest seks dage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål bliver anonymiseret og offentliggjort på Markedsmodningsfondens hjemmeside. - Vinder man en kontrakt med Sygehuspartnerskabet, skal man underskrive udkastet til PCP-kontrakten, der regulerer forholdet mellem parterne. Her er det vigtigt at fremhæve, at man som leverandør beholder ejendomsretten til den udviklede løsning, mens Offentlig Part opnår en brugsret. Dette bør ses som en fordel for jer som virksomhed, da det giver Offentlig Part ret til bagefter at afholde et udbud på indkøb af færdige løsninger til fx hospitaler eller sterilcentraler, der kan være baseret på den løsning, som I har udviklet undervejs i PCP-projektet. Det bliver et åbent udbud på baggrund af en funktionsbeskrivelse af hvilke behov, der skal opfyldes, hvorefter også virksomheder, der ikke har deltaget i PCP-projektet kan byde ind med andre løsninger, der kan opfylde funktionskravene. Hvis brugsretten danner grundlag for et efterfølgende udbud/indkøb af en færdig løsning og I ikke selv vinder udbuddet kan I til gengæld være berettiget til en licensbetaling fra den leverandør, der vinder udbuddet. Se nærmere herom i PCP kontraktens punkt 9. - Udfyldelse af bilag 2: Når I udfylder løsningsbeskrivelsen i bilag 2, vær da opmærksom på mindstekrav og ønsker i behovsbeskrivelsen i bilag 1. Vær endvidere opmærksom på sidste side i bilag 2, hvor I skal underskrive erklæringen om udelukkelsesgrunde samt tro og love erklæring om ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Hvis I er flere virksomheder, der byder i fællesskab, skal I alle underskrive på sidste side. Sygehuspartnerskabet forventer ikke, at beskrivelsen af løsningen i bilag 2 vil fylde mere end max sider. Der må gerne vedlægges en tegning eller et teknisk diagram, såfremt I mener dette bedst er med til at beskrive løsningen. - For bilag 4 vær opmærksom på, at I skal give en bindende pris (et budgetloft) for fase 1 på max kr., som består af to dele; honorar for medarbejdere og udgifter til udstyr og materialer, som er nødvendige for udviklingsarbejdet. Vigtigt her er, at honorar for medarbejdere skal udgøre mindst 50 procent af jeres budget. Vigtigt er endvidere, at det ikke er jeres fulde udgifter, der kan medtages i budgettet. Fx er det kun afskrivningsværdien af eventuelt udstyr i fase 1, der kan medtages. Se nærmere herom i bilag 4. - I bilag 4 skal udfyldes fire tabeller: tabel 3-1 er medarbejderhonoraret, tabel 3-2 er udgiftsbudgettet, tabel 3-3 er blot tabel 3-1 og 3-2 lagt sammen, for hurtigt at kunne se om medarbejderhonoraret udgør mindst 50 procent af det samlede budget og tabel 3-4

4 er faktisk det samme som tabel 3-3, men hvor I fordeler budgettet ud på specifikke aktiviteter. - Bilag 4 skal endvidere indeholde en ikke-bindende prisindikation for fase 2. - Endelig er det til bilag 4 vigtigt at bemærke, at I udover en pris på udviklingen af løsningen, også skal angive hvilken procentandel af nettoindtægter fra løsningen, I vil tilbyde at afgive til Sygehuspartnerskabet, når løsningen først bliver kommercialiseret. Se bilag 4, afsnit 5 herom. Det er op til jer som tilbudsgivere at fastsætte, hvor stor en andel af nettoindtægterne I vil tilbyde. Andelen indgår i evalueringen af hvilke tilbud, der er de økonomiske mest fordelagtige. Man vil maksimalt kunne komme til at betale Sygehuspartnerskabet et beløb svarende til størrelsen af den samlede kontrakt (fase 1 og 2) med Sygehuspartnerskabet. Se nærmere herom i kontraktens punkt Bilag 5 omhandler overgangen fra fase 1 til fase 2. Her er det vigtigt at fremhæve, at man ikke er forpligtet til at fortsætte i fase 2 efter at have deltaget i fase 1, men man skal have været en del af fase 1 for at kunne deltage i fase 2. Spørgsmål fra salen: 1. Hvordan kan det være man i udbuddet vedr. sterilcentraler har lagt sig fast på delprocessen mellem vask og autoklave? Denne delproces er valgt som fokus, da det er her, at der er størst rum for udviklingen af nye løsninger. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets bilag 1, afsnit 2, hvor der findes en proces-tegning, der præciserer hvilken delproces, der er tale om. 2. Må løsningen til sterilcentraler gerne dække mere end delproces 2, som der fokuseres på i udbuddet? Ja. 3. Når man afgiver brugsretten til løsningen, gælder det så kun inden for et specifikt område eller er det hele verdensmarkedet? Det fremgår af kontraktens punkt 9.2, at brugsretten omfatter hele Offentlig Part, herunder alle institutioner og virksomheder, som ejes, administreres eller finansieres af Offentlig Part. Offentlig Part er endvidere berettiget til at dele denne brugsret med andre offentlige myndigheder, herunder med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse samt med relevante offentlige aktører indenfor sundhedsvæsenet i de nordiske lande. 4. Hvis en producent vil producere en løsning udviklet i PCP regi, skal man så have en licens på almindelige markedsvilkår? Rettighederne er nærmere beskrevet i PCP-kontraktens pkt. 9. Leverandøren opnår ejendomsretten til den Viden som Leverandøren frembringer eller skaber gennem PCP-projektet, og Leverandøren har ret til at søge opfindelsen patent- eller brugsmodelbeskyttet. Hvis Offentlig Parts brugsret danner grundlag for et efterfølgende udbud/indkøb af færdige løsninger, er Leverandøren forpligtet til at stille sine rettigheder til rådighed for eksterne leverandører på objektive, ikke diskriminerende og rimelige vilkår mod disses betaling af en markedsmæssig rimelig licens.

5 5. Hvem af de to parter (den der har udviklet løsningen i regi af PCP eller den der evt. efterfølgende vil producere den) skal så betale tilbage til Sygehuspartnerskabet? Offentlig Part har uden tidsbegrænsning krav på en procentvis andel af Leverandørens nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse af den Viden, der er frembragt gennem PCP projektet. Så får Leverandøren fx nogle indtægter fra licensbetalinger og indtægter på den udviklede løsning, skal der udarbejdes et revisorpåtegnet regnskab. På baggrund af dette regnskab og den tilbudte andel af nettoindtægterne beregnes betalingen til Sygehuspartnerskabet. Se nærmere herom i kontraktens punkt Hvem vurderer rettighedsspørgsmålet om, hvorvidt der i et efterfølgende udbud er tale om elementer fra løsningen udviklet under Sygehuspartnerskabet? Hvis der opstår en konflikt mellem Leverandøren, der har ejendomsretten og en virksomhed, der eventuelt skal betale licens til Leverandøren så er denne konflikt Sygehuspartnerskabet uvedkommende. Se også pkt. 9.3 i PCP-kontrakten herom. Opstår der derimod konflikt mellem Leverandøren, der har ejendomsretten og Sygehuspartnerskabet, om hvorvidt de nettoindtægter der er opgivet, er korrekte, er det en konflikt mellem Leverandøren og Sygehuspartnerskabet. Det anbefales at nærlæse punkt 9 i kontrakten om rettigheder. 7. Er der i materialet en konkretisering af den risikostyring, der skal udfyldes i løsningsbeskrivelsen? I bedes i bilag 2, tekstboks 14, udfylde hvad, der efter jeres vurdering, er de væsentligste risici i projektet samt hvordan I vil håndtere dem. 8. Vedrørende mindstekrav til løsningen vedr. sterilcentraler: Kommer der ingen yderligere konkretisering fra Sygehuspartnerskabets side af fx mængden af instrumenter, der skal håndteres eller er det op til dem som kommer med tilbuddet at vurdere? Nej. Her skal man tænke på, at der ikke er tale et konkret indkøb af en løsning til brug for et bestemt hospitals sterilcentral. Det som PCP går ud på er, at man tager et samfundsmæssigt problem, som der er behov for løsninger på. Det er et innovationsprojekt og derfor medtages det også i vurderingen af tilbud, om projektet synes kommercialiserbart. Der efterspørges således ikke en meget specifik løsning, men en mere generisk løsning, der kan blive en stor kommerciel succes efterfølgende. Så jo mere generel anvendelig løsningen er, jo mere værdi har den både for tilbudsgiveren og samfundet. 9. Hvordan forholder I jer til leverandører udenfor Europa? Der er ingen begrænsning i forhold til inddragelse af udenlandske leverandører. Tilbuddet skal dog afgives på dansk ligesom al dokumentationen skal være skrevet på dansk, jf. bilag 1, afsnit 6. Efter Sygehuspartnerskabets opfattelse ligger det endvidere implicit i udbudsmaterialet, at al kommunikation under projektet sker på dansk. Leverandøren kan således ikke forvente at Sygehuspartnerskabets medarbejdere taler andet end dansk. For god ordens skyld vil det blive præciseret i bilag 3, afsnit 3.1., at al kommunikation med Offentlig Part skal ske på dansk, herunder kommunikation i

6 forbindelse med gennemførelsen af testen af den udviklede prototype. jf. bilag 1, afsnit Hvordan er reglerne for ejerskab, hvis man byder som konsortium? Byder man som konsortium, skal alle deltagerne underskrive kontrakten og man hæfter solidarisk overfor Sygehuspartnerskabet. Konsortiedeltagernes indbyrdes forhold bør være reguleret i en konsortieaftale, som parterne i konsortiet indgår i forbindelse med deres afgivelse af tilbud. Som en service har Sygehuspartnerskabet lagt et link ud på hjemmesiden til en vejledning, som Forbruger- og Konkurrencestyrelsen har lavet i konsortiedannelse. konsortiedannelse.pdf 11. Hvor langt fra markedet forventes løsningsforslaget at være på tilbudstidspunktet for fase 1? Det forventes ikke, at løsningsforslaget på tilbudstidspunktet for fase 1 er en endeligt gennemarbejdet eller testet løsning. Fase 1 består netop i en konkretisering af det afgivne tilbud. Vi efterspørger nye innovative løsninger, altså noget der ikke har været udbudt på markedet før. Det er således et mindstekrav, at den tilbudte løsning/udvikling kan omfattes af definitionerne på anvendt forskning og/eller eksperimentel udvikling, som nærmere beskrevet i OECD's såkaldte Frascati-manual. 12. Skal løsningen under udbuddet vedr. reduktion af smitte både forholde sig til sengestuen og til badeværelset? Den udviklede løsning skal kunne reducere smittespredning på sengestuer og tilhørende baderum i hospitaler. Der kan derfor være tale om en løsning, der forholder sig til sengestuen og det tilhørende baderum eller forholder sig til et af disse rum. 13. Angående finansieringen er de kr. i fase 1 delt op på timepris og skal timeprisen egenfinansieres? Man skal i tilbuddet angive, hvad man regner med, at det vil koste at udvikle løsningen (budgetloftet) inden for den økonomiske ramme på de kr., herunder angive hvor mange timer man regner med, at ens medarbejdere skal bruge på projektet samt den forventede pris på udstyr/afskrivningsværdien heraf. Der er som sådan intet krav om egenfinansiering, men der er sat et loft på timeløn på 2000 kr. Leverandøren skal ved udarbejdelsen af sit pristilbud desuden tage i betragtning, at Leverandøren opnår ejendomsretten til den udviklede løsning som nærmere beskrevet i kontraktens punkt Må prototypetestningen i fase 2 være på et nordisk eller europæiske hospital? Ifølge kontrakten er det Sygehuspartnerskabet, der har ansvar for at tilvejebringe et teststed, og dette vil formentlig være på et af regionernes hospitaler i Danmark. Jeres krav til testfaciliteter indgår i slutrapporten for fase 1 og skal præciseres, hvis I vil byde på fase Hvornår er der forventet projektstart?

7 Vi regner med at indgå kontrakt i løbet af september måned 2014 og fase 1 forventes påbegyndt primo oktober Vedrørende reduktion af smittespredning. Skal løsningsforslaget ligge inden for værelsets vægge? Det skal være en løsning, der bidrager til at reducere smittespredning i forbindelse med brug af sengestuer og tilhørende baderum. Man kan eksempelvis godt forestille sig en rengøringsrobot, som anvendes på forskellige sengestuer, og derfor ikke fysisk hører til på en enkelt sengestue. Eller en rengøringsløsning til senge, hvor løsningen er placeret i hospitalets kælder. 17. Men selve minimeringen af risiko for smittefare skal foregå på sengestuen? Ja. Formålet med løsningen er, at risikoen for at blive smittet på sengestuen og tilhørende baderummet i hospitaler bliver mindre.