AB/EK møde, marts 2016 29. marts 2016, kl. 17:00-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Peter Møller Nielsen, Ole Søndergaard, Pia Jensen, Franck Fogh-Dahl. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Nadia Khayzaran Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 3, 29. marts 2016... 2 2. Godkendelse af referat nr. 2, 23. februar 2016... 2 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager... 2 4. Ejendomskontoret informerer om direkte beboerrelaterede sager... 4 5. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold... 7 6. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret... 8 7. Status på helhedsplan og prøveblok... 9 8. Status over afdelingens driftsøkonomi... 9 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret... 10 10. Kommende afdelings- og informationsmøder... 11 1/12
11. Mødekalender 2016... 11 12. Opdatering af fælles sagsliste til opfølgning... 11 13. Opdatering af oversigt over udvalg og klubber... 12 14. Næste møde... 12 15. Eventuelt... 12 1. Godkendelse af dagsorden nr. 3, 29. marts 2016 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. : Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 2, 23. februar 2016 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. : Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager 03.01 Hjertestarter ved ejendomskontoret og ved det lille beboerlokale Trekanten G 20 Der har lørdag den 12. marts 2016 ved 21 tiden været tyveri af hjertestarteren ved ejendomskontoret. Hjertestarten blev efterfølgende fundet ved Mølleholmen Skole, formentlig af nogle af afdelingens beboere, og var derfor på plads igen inden driftspersonalet mødte mandag morgen. Ejendomskontoret fik efterfølgende besked om tyveriet, og har i den forbindelse gennemset videoovervågningen. Still-billeder og videosekvens for tyveriet er efterfølgende fremsendt til Københavns Vestegns Politi til brug for deres efterforskning. Skulle bestyrelsen modtage henvendelser omkring episoden, skal disse henvises til at kontakte ejendomskontoret, sådan at politiet kan få suppleret deres oplysninger i søgningen på de unge mennesker. Der skulle være en rimelig mulighed for at de pågældende 4 unge gerningsmænd vil kunne genkendes hos politiet, men der er endnu ikke modtaget status på politiets efterforskning. 2/12
Ejendomskontoret overvejer i forbindelse med kommende vedligeholdelse af de opstillede kameraer, om specielt de kameraer der overvåger områderne ved hjertestarterne skal udskiftes til nyere kameraer, der sikrer en endnu bedre mulighed for genkendelse af eventuelle gerningsmænd. 03.02 Videoovervågning Ejendomskontoret har via juridisk afdeling og kolleganetværket fremskaffet diverse regler og lovgivningsmateriale til brug for udarbejdelse af klare retningslinjer for brug af optagelserne. Som udgangspunkt forholder sig sådan, at det kun er politiet der kan få udleveret optagelser, og at dette kan ske på politiets foranledning på baggrund af en politianmeldelse af et kriminelt forhold. Det er sikret, at data er låst med kodeord for utilsigtet adgang til optagelserne. Det er ejendomslederen der har adgang til optagelser i systemet. Der arbejdes videre med et egentligt sæt retningslinjer, som bl.a. skal danne grundlag for fremtidig godkendelse af tilladelse til fortsat brug af videoovervågning. I forbindelse med fremtidig budgetlægning skal der tillige ses på om der er afsat tilstrækkelige midler til vedligeholdelse og fornyelser af kameraer og udstyr. Bestyrelsen er enig i, at der løbende skal ske en opgradering, så anlægget altid fungerer optimalt. Tilladelse til videoovervågning er fornyet i december 2014 for en periode på 5 år. 03.03 Alarmsikring af kontorer m.m. Der ønskes en drøftelse af omfanget af brug af alarmfirma til sikring af diverse lokaler. Hvor meget skal være sikret med alarmer, samt hvor omfattende skal alarmaftalen være? På baggrund af drøftelserne vil ejendomskontoret medtage dette i forbindelse med fremtidig forhandling/genforhandling af aftale med alarmfirma. 3/12
Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter omfanget af behovet. Ejendomslederen arbejder videre med oplæg omkring det fremtidige omfang af alarmovervågning på kontorer m.m., samt indhenter kontroltilbud på baggrund af behovet. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig fremgangsmåden, og tager på et senere tidspunkt stilling til et oplæg fra ejendomslederen. 03.04 Vedvarende hærværk på den lukkede boldbane Det tidligere hærværk på overdækningsnettet og stålwirerne er endnu ikke udbedret af leverandøren, men i mellemtiden har ejendomskontoret fået indleveret fotos der viser at 2 unge piger hopper på overdækningsnettet. Ud over at denne form for (mis)brug kan medføre yderligere skader på de omkringliggende hegn, er der tillige risiko for at man kan komme til skade hvis hegnene pludselig giver efter. Bestyrelsen opfordres til, samme med de øvrige beboere, at være opmærksom på dette hærværk og eventuelt give ejendomskontoret besked med oplysninger om skadevolderne, hvis man observerer noget mistænkeligt. Ejendomskontoret undersøger omkostningerne ved at få fjernet overdækningsnettet, da det er et spørgsmål om sikkerhed. Fjernes hurtigst muligt, såfremt det er inden for en økonomisk ramme som ejendomslederen kan stå inde for. 4. Ejendomskontoret informerer om direkte beboerrelaterede sager 04.01 Varmeregnskab 2015 Varmeregnskabet for 2015 er omdelt til beboerne onsdag den 23. marts 2015. Afdelingens samlede varmeforbrug er på 3.438.404 kr. Der er indbetalt 3.680.829 kr. aconto, hvilket betyder at der samlet set returneres 242.424 kr. til lejerne. Der er dog også lejere der har betalt for lidt i aconto i forhold til deres forbrug. Efter aflæsningen har ejendomskontoret udtaget en række målere til kontrol, da stigningen i varmeforbruget i de pågældende lejemål, måske kunne medføre en klage fra lejeren. Disse målere har været til kontrol hos målerleverandøren, og de har vist sig at holde sig inden for den lovlige driftsfejlgrænse, og målerfejl vil derfor kunne afvises. 4/12
Denne dokumentation vil blive benyttet i forbindelse med en eventuel indsigelse mod varmeregnskabet. 04.02 Naboklager over larm m.m. Ejendomskontoret modtager jævnligt klager fra beboere over andre beboeres manglende hensyn til at overholde husorden med hensyn til bl.a. støj. Ofte er det kun en beboer der klager over en nabo, over- eller underbo, hvilket betyder at sagen er svær at føre videre i systemet. Det er over for de beboere der indleverer klagere til ejendomskontoret præciseret, at det for det første skal ske skriftligt af hensyn til det videre forløb, samt at der skal være min. 2 lejemål der står bag klagen, idet sagen ellers kan være svær at få medhold i såfremt det kommer til en sag i Beboerklagenævnet. 04.03 Ændret procedure ved fremsendelse af diverse skrivelser til beboere Ejendomskontoret har tidligere benyttet den procedure at fremsende visse påmindelsesbreve til beboerne som breve med indleveringsattest. Det er både dyrt og omstændigt, da brevene nu skal indleveres på postindleveringsstedet på Taastrup Torv. I stedet vil ejendomskontoret fremover selv udbringe disse breve til lejeren, men sådan at det er 2 medarbejdere der sikrer at brevet er afleveret korrekt, og kvittering gemmes til eventuel senere dokumentation, såfremt det måtte være en sag der kom videre i klagesystemet. Samme procedure vil blive benyttet i forbindelse med fremsendelse af indkaldelse til indflytningssyn. Fraflytningssyn vil fortsat blive fremsendt med indleveringsattest. 5/12
Kopi af kvitteringsskrivelse udleveret til orientering. 04.04 Vedligeholdelsesordning, bestilling af maling Ejendomskontoret har ind til nu været mellemmand mellem lejerne og leverandøren af maling, når lejerne har bestilt maling til den indvendige vedligeholdelse af boligerne. Det har betydet, at lejerne har udfyldt bestillingslister på ejendomskontoret, som derefter er tilsendt leverandøren. Maling er så efterfølgende blevet leveret til ejendomskontoret, hvor lejeren så har afhentet den bestilte maling. Ejendomskontoret vil godt kopiere en ordning som benyttes af AKB i Albertslund, hvor lejeren på ejendomskontoret får en bekræftelse på saldoen på vedligeholdelseskontoen, som derefter benyttes hos leverandøren til at bestille og få udleveret malingen. Ejendomskontoret har taget kontakt til Flügger i Taastrup, der godt vil være medspiller i denne ordning. Ordningen har en række fordele for både lejere og ejendomskontoret. Materialerne bestilles direkte af lejeren (ingen mellemled) Materialerne kan tages med hjem med det samme (hurtigere ekspedition) Lejeren har stadig 1 måned til at udføre arbejdet, så det kan godkendes af ejendomskontoret inden regningen skal betales Ejendomskontoret skal fremadrettet kun udskrive opgørelse samt godkende arbejdet Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen tager stilling til forslaget. Ejendomslederen tager kontakt til yderligere en leverandør og indgår en samarbejdsaftale med de pågældende leverandører, inden ordningen ændres. Der udarbejdes en vejledning til beboerne om ordningen. Tiltrådt. 04.05 Husorden, ulovligt opsatte markiser og paraboler Driftslederen og ejendomslederen har den 22. marts 2016 gennemgået bebyggelsen med henblik på registrering af ulovligt opsatte markiser og paraboler. Der er i samme forbindelse taget fotodokumentation til det videre arbejde. 6/12
Der skal nu udformes en skrivelse til de pågældende lejere med henstilling til at forholdene bringes i orden i henhold til vedtagne husorden. Bestyrelsen vil på et kommende møde få en status på sagen. Ejendomskontoret gennemgår beboerjournalerne, med henblik på fastlæggelse af i hvilke lejemål der er givet tilladelse til opsætning af markiserne eller paraboler, samt under hvilke forudsætninger. Punktet sættes på sagslisten til opfølgning på et senere møde. Tiltrådt. 04.06 Skimmelsvamp i bolig Der er konstateret skimmelsvamp i en bolig, og der indgået aftale med lejeren om genhusning. Da det er uvist hvor lang tid det vil tage at renovere boligen for skimmelsvamp, er der indgået aftale med lejeren om at genhusningsboligen gøres permanent. Det er en tilfredsstillende løsning for begge parter, da lejeren så bliver fri for at flytte endnu en gang, samt at der bliver tid til at sikre, at renoveringen for skimmelsvamp ikke skal forceres unødigt. Lejeren er flyttet til genhusningsboligen, og renoveringen for skimmelsvamp forventes at gå i gang i starten af april. 5. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold 05.01 Langtidssygemelding af servicemedarbejder Ejendomskontoret er fortsat påvirket af langtidssygemeldt medarbejder. Det forventes at arbejdsstyrken igen vil være på fuld kraft omkring 1. maj 2016. 7/12
05.02 Ændret procedure for vedligeholdelse af fællesområderne Efter ønske fra medarbejderne er arbejdsproceduren ændret, således at der i en forsøgsperiode frem til sommerferien vil blive arbejdet mere i team, hvor servicemedarbejderne sammen med eleven arbejder fælles om opgaverne på fællesområderne. Medarbejderne arbejder derfor mere koncentreret om vedligeholdelsen af fællesområderne Sekskanten og Femkanten mandag tirsdag, mens der torsdag-fredag arbejdes i Firkanten, Trekanten og Cirklen. Onsdag vil blive brugt til dagrenovation samt andre fællesopgaver som f.eks. mindre belægningsarbejdere m.m. Det er aftalt, at bestyrelsen kontakter ejendomskontoret med eventuelle kommentarer til ordningen, ris eller ros. 05.03 - Personaleforhold generelt Lukket punkt 6. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Ejendomskontoret har lukket fredag den 6. maj 2016. Det er dagen efter Kr. Himmelfartsdag. Driftsleder har deltaget i introkursus i redigering af afdelingens hjemmeside. Hjemmesiden vil blive opdateret når tiden tillader det, men ejendomskontoret ser gerne at bestyrelsen på sigt udpeger en web-ansvarlig der kan stå for en vedvarende opdatering. Forud for budgetlægningen skal afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret foretage en afdelingsgennemgang, med henblik på fokuspunkter på kommende vedligeholdelsesopgaver. Der er endnu ikke aftalt en dato for afdelingsgennemgangen. Høje Taastrup Fjernvarme afholder møde i valggruppe 2, tirsdag den 12. april 2016. Ejendomslederen forventer at deltage på afdelingens vegne. 8/12
Vedrørende afdelingens hjemmeside, vurderes det via besøgstæller hvor meget den benyttes, og arbejdsindsatsen fastlægges ud fra dette. Sættes på sagslisten. Afdelingsbestyrelsen har på nuværende tidspunkt ikke behov for en afdelingsgennemgang med ejendomskontoret/ejendomslederen, men melder ind til ejendomskontoret med observationer som skal medtages i forbindelse med budgetlægningen for 2017. Ejendomslederen undersøger hvordan det forholder sig med ejerskabet til fjernvarmeledningerne i afdelingen. Sættes på sagslisten. Ejendomslederen undersøger muligheden for, på sigt at nedlægge Dankortterminalen, og i stedet erstatte den med en Mobile Pay løsning, da udgiften til Dankortterminalen er forholdsvis dyr i forhold til at den kun benyttes ca. 35-40 gange årligt. Sættes på sagslisten. 7. Status på helhedsplan og prøveblok Prøveblok er ikke endelig afsluttet. Der er aftalt 2 besigtigelsesture for bestyrelsen med henblik på inspiration til det videre forløb. 8. Status over afdelingens driftsøkonomi 06.01 - Gennemgang af budgetkontrol for konto 115 og 116 Det er tidligere aftalt at budgetopfølgning drøftes kvartalsvis, med mindre det skønnes, at der er forhold der nødvendiggør en hyppigere drøftelse. Næste gennemgang sker på april mødet. 9/12
06.02 Regnskab 2015 Regnskabet for 2015 er under behandling af revisionen. Regnskabet vil blive forelagt af økonomimedarbejderen på april mødet. 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Ejendomskonteret skal se på låsebom ved trailer på p-plads ved Sekskanten F. Såfremt der ikke foreligger en tilladelse til denne, skal ejendomskontoret foranledige at den nedtages. Ejendomskontoret skal på trailer der er parkeret ved garagerne ved Cirklen. Manglende lås på steeler ved Trekanten G 11 undersøges. Spørgsmål vedrørende regler for fremleje og delfremleje, samt hvordan man skal forholde i frohold til eventuel mistanke om ulovligt fremleje. Ejendomslederen drøfter dette med juridisk afdeling. 10/12
10. Kommende afdelings- og informationsmøder Endelig udkast til indkaldelse til afdelingsmødet den 17. maj 2016 fremlægges til godkendelse. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender indkaldelsen. Ejendomslederen undersøger om vedtægterne foreskriver om hvorvidt det er formandens eller afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning der uddeles forud for mødet. Ejendomslederen udarbejder oversigt over hvem der er på valg jf. vedtægterne, og dette vil fremgå af endelig indkaldelse der udsendes 1 uge før mødet. Tiltrådt. 11. Mødekalender 2016 Gennemgang af mødekalender 2016. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen gennemgår og godkender Mødekalender 2016. Mødedatoen i august skal ændres. Dette sker på juni mødet. Ejendomslederen følger op over for KAB vedrørende fastsættelse af dato for et informationsmøde om helhedsplanen. Gerne en dato ultimo maj, primo juni, hvis KAB er så langt med de økonomiske beregninger at det vil være muligt. 12. Opdatering af fælles sagsliste til opfølgning Ejendomskontoret er i gang med at udarbejde en sagsliste, til brug for Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret, for løbende at have en fælles oversigt over igangværende eller kommende opgaver. Sagslisten kan indeholde konkrete beboersager med adresseoplysninger, og skal betragtes som et internt arbejdsdokument for AB/EK samarbejdet. 11/12
Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår og tilretter sagslisten. Sagslisten opdateres i forbindelse med udsendelse af referatet, og tilsendes bestyrelsen. 13. Opdatering af oversigt over udvalg og klubber Udvalgs- og klubliste opdateres med ansvarlige kontaktpersoner for de forskellige udvalg og klubber. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår og tilretter oversigten. Peter og Pia gennemgår og tilretter listen, der sendes til ejendomslederen. 14. Næste møde Næste AB/EK-møde er aftalt til tirsdag den 26. april 2016 kl. 17.00 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. 15. Eventuelt Intet til eventuelt. Møde slut kl. 19.00 12/12