AB/EK møde, august august 2016, kl. 17:00-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1

Transkript

1 AB/EK møde, august august 2016, kl. 17:00-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Peter Møller Nielsen, Ole Søndergaard, Line Aoussar, Samar Hassan. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Søren Evers, Franck Fogh-Dahl og Pia Jensen Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 7, 22. august Godkendelse af referat nr. 6/ 13. juni Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Ejendomskontoret informerer om direkte beboerrelaterede sager Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Status på helhedsplan og prøveblok Status over afdelingens driftsøkonomi Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Kommende afdelings- og informationsmøder /10

2 11. Opdatering af fælles sagsliste til opfølgning Næste møde Eventuelt Godkendelse af dagsorden nr. 7, 22. august 2016 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. : Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 6/ 13. juni 2016 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. : Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Møde med driftsafdelingen i Høje-Taastrup kommune Ejendomslederen har taget kontakt til kommunen med henblik på en drøftelse af forskellige driftsforhold, hvor der kan være sammenfald mellem afdelingens drift og den kommunale drift. Der er endnu ikke fastsat en mødedato. Ud over emner som vintervedligeholdelse, asfaltering på Blåkildevej m.m., uindregistrerede motorkøretøjer, parkering ved skole og institutioner, skal EK tillige medtage emner som parkering af motorkøretøjer o/ kg. samt skiltning generelt (p-forbud). Godkendt. 2/10

3 4. Ejendomskontoret informerer om direkte beboerrelaterede sager Skimmelsvamp undersøgelser Der er i øjeblikket 2 undersøgelser i gang for mulig skimmelsvamp. Den ene sag er en bolig der tidligere er renoveret for skimmelsvamp, og undersøgelsen er igangsat for at af- eller bekræfte om der igen er skimmelsvamp i boligen. Efter renoveringen har der været gennemført en undersøgelse, der ikke udviste tegn på skimmelsvamp. Ejendomskontoret afventer p.t. fremsendelse af rapport for undersøgelsen. Den anden sag er et lejemål hvor der også tidligere har været problemer med skimmel, og hvor beboeren mener at der skimmelsvamp, men der er ingen synlige tegn på skimmel. Denne sag afventer en undersøgelse, der foretages når beboeren vender tilbage fra ferie. Ejendomskontoret har nu modtaget rapporten for det ene lejemål, og det forventes at der skal igangsættes en skimmelrenovering i en del af boligen. Ejendomskontoret holder AB informeret om sagen Vaskeriet Der har vist sig at være nogle uregelmæssigheder i forbindelse med afregning for brug af vaskeriet. Fejlen er efterfølgende blevet rettet. Ejendomskontoret har udarbejdet internt notat der udleveres til bestyrelsen. Der har været problemer med nogle af vaskemaskinerne, samt med kortlæseren til vaskeriet. Dette er nu rettet. Der er udskiftet motor på den store vaskemaskine, men det er fra ejendomskontorets side vurderet, at det var rentabelt at udskifte motoren. 3/10

4 04.03 Husordenssager Der har hen over sommeren været en lang række henvendelser til ejendomskontoret med klager over overtrædelse af den gældende husorden. Ejendomskontoret vurderer i hvert enkelt tilfælde, om det er en sag der eventuelt kan løses lokalt, men hvis det vurderes at det ikke vil være muligt, sendes sagen videre til Husordensteamet i KAB der foretager den videre sagsbehandling. Der er desværre en række af disse sager der lige nu afventer at der gennemføres en konfliktmægling mellem parterne Problemer med knallertkørsel på stierne Der har gennem længere tid været problemer med at der køres på knallert på både stier og i området omkring legeplads og multibane. I flere tilfælde har dette været til fare for blandt andet mindreårige børn, der færdes på stierne i den forvisning om at det er sikkert at gå på stierne. Ejendomskontoret har nu fået en dialog med lokalpolitiet om problemet, og satser på at det kan være med til at løse en del af problemet. Politiet vil fremadrettet have mere fokus på dette, samt problemet med unge der holder til i området omkring multibanen i aften- og nattetimerne. 4/10

5 04.05 Henkastning af affald ved containerplads ved Sekskanten J Der er fortsat en del problemer med henkastning af affald ved containerpladsen, og da det i en lang række tilfælde er muligt at identificere hvem der har stillet affaldet, bliver der fulgt op med henstillinger til de pågældende beboere. Ved gentagne tilfælde vil affaldet blive bortskaffet for lejerens regning, og såfremt der fortsat henstilles affald, bliver sagen overdraget til jurateamet i KAB, da det er en overtrædelse af afdelingens husorden. Bestyrelsen drøftede forskellige initiativer, herunder affaldskampagne, opsætning af piktogrammer samt øget belysning Ulovligt opsatte paraboler og markiser Ejendomskontoret har skrevet til en række beboere der har haft opsat paraboler, som var placeret højere end afdelingens husorden foreskriver. Disse er nu nedtaget. Med hensyn til markiser, er ejendomskontoret i gang med at undersøge hvilke markiser der opsat i strid med husorden, eller uden tilladelse. I den forbindelse er der udarbejdet en opdateret vejledning, der mere klart beskriver hvordan markiser må opsættes. Afdelingens husorden foreskriver, at det er ejendomskontoret der fastsætter de nærmere retningslinjer for opsætning, og det vil derfor være hensigtsmæssigt at dette nedfældes i en opdateret vejledning. Kopi af vejledning og tilladelse udleveret til bestyrelsen til drøftelse. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og kommenterer vejledningen, sådan at afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret er enige om retningslinjerne Vejledningen drøftes nærmere på et senere møde, og ejendomskontoret udskyder registrering og opfølgning til vinter 2016 / foråret Godkendt. 5/10

6 04.07 Blåkildedagen Ejendomskontoret har modtaget bilag samt kontantbeholdningen fra salg i forbindelse med Blåkildedagen Kontantbeholdningen er optalt i fælleskab ved overdragelsen til ejendomskontoret. Bilag m.m. overdrages til afdelingsbestyrelsen til videre foranstaltning. Det indstilles, at sagen overdrages til afdelingsbestyrelsens kasserer. Ejendomskontoret gennemgår regnskab og bilag for Blåkildedagen og foranlediger at udgifterne konteres på afdelingsbestyrelsens konto Udvalget har modtaget kr. aconto som der skal aflægges regnskab for.på det foreliggende grundlag forventes udgiften til Blåkildedagen at koste ca kr. 5. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Personaleforhold generelt Ejendomslederen orienterer om diverse personaleforhold. Lukket punkt. 6. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Info-folderen med præsentation af afdelingsbestyrelse og driftspersonalet er omdelt samtidig med indkaldelsen til afdelingsmødet. Ved en beklagelig fejl er Petanqueklubben ikke med på oversigten over klubberne. Ejendomslederen har beklaget dette over for klubben, og det vil være rettet i kommende versioner Det har været nødvendigt hen over sommeren at tilskrive en række beboere omkring manglende vedligeholdelse af hæk og have. I det fleste tilfælde er der rettet op på forholdene, og de beboere der ikke har fulgt henstillingen er tilskrevet igen. Næste opfølgning vil komme fra jurateamet i KAB 6/10

7 Der er fortsat problemer med parkerede biler uden nummerplader, og disse sager overdrages til Høje-Taastrup Kommune, der forstår fjernelse af bilerne Ejendomskontoret har ansøgt TrygFonden om bevilling af ny Hjertestarter til erstatning for den Hjertestarter der er blevet stjålet ved Ejendomskontoret. Ansøgning behandles først efter ansøgningsfristen der er 1. september 2016 KAB har haft forsikringerne i udbud, og der er i gennemsnit en besparelse på forsikringerne i hele KAB. Det er endnu ikke opgjort på de enkelte afdelinger, da lokale forhold har stor indvirkning på forsikringspræmien Cirque er overtaget af Dansk Kabel TV, og det forventes at det i løbet af efteråret/vinteren, vil komme beboerne til gavn i form af forbedrede priser på deres ydelser Det årlige møde (styringsdialog) mellem Høje-Taastrup Kommune og AKB Taastrup afholdes i løbet af efteråret Der er nogle af de renoverede badeværelser hvor der er konstateret vandskade på toilettet i stueetagen. Rådgiveren er inde over sagen, da det er uklart hvorfor vandskaderne er opstået Der har været en enkelt sag hvor det er konstateret, at et atelierlejemål er blevet benyttet til overnatning, hvilket ikke er tilladt. I tilfælde hvor atelierlejemål benyttes i strid med lejekontrakten, kan lejeaftalen ophæves, hvilket betyder at lejemålet inden for en kortere frist end normalt, skal tømmes og fraflyttes 7/10

8 7. Status på helhedsplan og prøveblok Der er fortsat ingen endelig afklaring omkring økonomien for prøveblokken. Både ejendomskontor og kundechef har rykket byggeafdelingen i KAB for en afslutning på sagen, da dette hindrer det videre arbejde med helhedsplanen, og kan forrykke de møder bestyrelsen har fastlagt med henblik på beboerinformationsmøder i efteråret. Byggeafdelingen har på baggrund af ovennævnte taget kontakt til rådgiveren for at fremskynde afslutningen. Afdelingsbestyrelsen forventer at KAB prioriterer sagen meget højt, så den kan afsluttes, og så beboerne meget hurtigt kan informeres om helhedsplanens økonomi. 8. Status over afdelingens driftsøkonomi Gennemgang af budget 2017 Bestyrelsen har i juni fået tilsendt udkast til budget for 2017 som indebærer en huslejestigning på 1,95 %. Der er i budgettet langt vægt på en konsolidering af henlæggelserne i afdelingen, med henblik på kommende renovering/vedligeholdelse af afdelingen. Langtidsplanen er samtidig gennemgået og tilrettet. Budgettet vil blive gennemgået på mødet, men eventuelle konkrete spørgsmål til budgettet kan med fordel stilles til ejendomslederen forud for mødet, sådan at det kan undersøges på forhånd. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter budget 2017, samt godkender dette til fremlæggelse på afdelingsmødet den 12. september Budgetoplægget gennemgået og godkendt til fremlæggelse på afdelingsmødet den 12. september /10

9 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Henvendelse fra lokalt socialt projekt for unge blev videregivet fra ejendomskontoret til afdelingsbestyrelsen, sådan at der eventuelt kan etableres et samarbejde og projektet. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Afdelingsbestyrelsen udleverede ny oversigt over udvalgssammensætningen i Byg og Grønt udvalg, samt i Boligsocialt udvalg, sådan at hjemmesiden kan opdateres. 10. Kommende afdelings- og informationsmøder Afdelingsmøde den 12. september Indkaldelse til afdelingsmødet er omdelt til beboerne fredag den 12. august 2016 Endelig indkaldelse uddeles fredag den 2. september 2016 sammen med sammendrag af budget 2017 og eventuelt indkomne forslag til behandling. Der er tidligere fremsendt oversigt til bestyrelsen over kommende informationsmøder vedrørende helhedsplanen, men mødedatoerne afhænger af hvornår endeligt regnskab for prøveblokken er færdigt. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender indkaldelse til afdelingsmødet, samt tager orienteringen om øvrige mødedatoer til efterretning. Indkaldelsen godkendt, dog sådan at denne tilrettes i forhold til behandling af eventuelt indkomne forslag. 9/10

10 11. Opdatering af fælles sagsliste til opfølgning Revideret sagsliste fremsendes til afdelingsbestyrelsen forud for mødet. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår og tilretter sagslisten. Sagslisten tilrettes og udsendes til bestyrelsen sammen med referatet. 12. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag den 19. september 2016 kl Det indstilles at afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. Bestyrelsen noterede sig datoen. 13. Eventuelt Intet til eventuelt. Møde slut kl /10