Vejledning til ansøgningsskema På baggrund af foreliggende oplysninger om projektet udfyldes fanerne, Økonomisk balance, Projektbudget og Risikovurdering. Grå celler udregner automatisk værdier. Skemaet gemmes afslutningsvis som excel-projektmappe (.xls/.xlsx) Kontaktoplysninger for hovedansøger Region/kommune Ansvarlig direktør/afdelingschef Kontaktperson Titel Mail Projektbeskrivelse Projekttitel Aalborg Kommune Kirsten Skovrup Konsulent Kirsten Skovrup' <skovrup@aalborg.dk> Evaluering af digitalt understøtte arbejde med tidlig opsporing Medvirkende regioner/kommuner Region/kommune 1: Region/kommune 2: Region/kommune 3: Region/kommune 4: Region/kommune 5: [Kommune 6, Kommune 7, Kommune 8, etc.]: Aalborg Kommune Gentofte Kommune Vallensbæk Kommune Silkeborg Greve Kommune Slagelse Kommune
Organisering Seks kommuner er gået sammen om en fælles evaluering af Pallas Informatiks digitale løsning til tidlig opsporing. Kommunerne er enten i gang med eller ved at implementere løsningen fra Pallas Informatik. De seks kommuner forventes at deltage i relevante møder både internt i kommunen og på tværs af de udvalgte kommuner. Kommunerne skal også løbende i projektet bistå med indsamlingen af data herunder besvarelse af eventuelle spørgeskemaer. Derudover skal kommunerne kunne fremskaffe relevant materiale og oplysninger til projektet og afsætte tid til, at medarbejdere og ledere kan deltage i interviews. Nedenfor ses et organisationsdiagram, der viser placeringen mellem grupperne: Kommunerne har aftalt følgende organisering af projektet: - En styregruppe bestående af beslutningstagere/projektejere fra de seks kommuner. Overordnet projektejer er Aalborg Kommune, der er hovedansøger. - En projektgruppe bestående af projektledere fra hver af de seks kommuner. Projektgruppen drives af Aalborg Kommune, der er hovedprojektleder for projektet. Projektlederne har ansvar for indsamling af data, tids- og procesplan og overholdelse af deadlines jf. kommissorium. - Testgrupper/implementeringsteams/arbejdsgrupper bestående af projektlederne, der, sammen med ledelses- og medarbejderrepræsentanter, bistår til evalueringen. Gruppen organiserer det lokale arbejde og sikrer forankring og fremdrift i evalueringen. Projektlederne og testgruppen i den enkelte kommune har ansvar for at formidle projektets formål og omfang til de medarbejdere, der vil være involveret i projektet. Medarbejderne involveres ved at bidrage med unik viden i projektet igennem interviews, observationer og besvarelser af spørgeskemaer, som danner grundlag for dataindsamlingen og den efterfølgende evaluering. Antal medarbejdere og borgerforløb i projektet Antal medarbejdere: Antal borgerforløb: ca. 1.200 og op til ca. 5.300 når løsningen er fuldt implementeret i de 6 kommuner. ca. 3-4.000 borgere der er med i projketperioden og ca. 13.900 borgere er med ved fuld implementering i de 6 kommuner
Projektformål Der er i dag et særligt politisk fokus på at forebygge de såkaldte 'forebyggelige indlæggelser'. Som en del af den nationale handleplan for den ældre medicinske patient anbefalede Sundhedsstyrelsen, KL og Regionerne i 2013, at der i kommunerne arbejdes med tidlig opsporing af begyndende sygdom hos denne målgruppe(1). Den tidlige opsporing implementeres ved hjælp af værktøjer, som anvendes af medarbejderne i hverdagen og har form af fx et ændringsskema og en triagemodel. Nogle kommuner anvender også andre af de værktøjer fx Tobs-metoden. Formålet er, at der tidligt og systematisk opspores ændringer i borgerens normale tilstand og at der, på baggrund af disse observationer, handles målrettet mod at forebygge unødvendige indlæggelser og genindlæggelser. Derfor er man i flere kommuner ved at implementere og afprøve IT-løsninger, der kan understøtte medarbejdernes observationer og dokumentation med det formål at undgå dobbelt dokumentation, sikre patientsikkerheden og styrke hensigtsmæssige arbejdsgange. For at sikre en fremdrift i udviklingen og udbredelsen af disse IT-løsninger, er det en vigtig forudsætning, at kommunernes erfaringer med IT-løsningerne samles og sammenlignes stringent, så kommunerne samlet set bliver fagligt og økonomisk kvalificeret til at tage beslutningen om at arbejde med og investere i disse løsninger. Formålet med evalueringen er således at lave en systematisk kvantitativ og kvalitativ dataindsamling af de erfaringer, kommunerne gør sig med at implementere en IT-løsning, der skal understøtte arbejdet med at opspore sygdomstegn blandt ældre medicinske patienter. Evalueringen skal dels forholde sig til den egentlige løsning, herunder funktionalitet og brugervenlighed, men også de metoder, arbejdsgange osv., der er implementeret i kommunerne for at kunne lave en tidlig opsporing af sygdomsforløb blandt borgere. Kommunerne foreslår, at evalueringen tager udgangspunkt i en MAST-tilgang, som beskrives yderligere under "Evalueringsdesign". (1) http://sundhedsstyrelsen.dk/~/media/552bae10b18b483a890f988c9fe0deef.ashx Målgruppe Projektet har til formål at sikre bedre velfærd og forebygge sygdom for de inkluderede borgere. De digitale løsninger, der testes, anvendes af medarbejderne. Derfor kan både borgere og medarbejdere betragtes som målgruppe for projektet. Selve indsatsen og forandringen iværksættes dog kun i forhold til de professionelle, der derved er den primære målgruppe. Selve indsatsen gøres for borgernes skyld og forventes at have umiddelbar indvirkning på deres sundhed og hverdag. Derfor må begge grupper betragtes som målgrupper, men hovedvægten og involveringen er primært i forhold til de professionelle. Der er flere professionelle grupper i fokus i projektet, men de primære er hjemmesygeplejersken samt personalet i hjemmeplejen og på plejecentre. Der er altså tale om følgende faggrupper: Social- og sundhedsassistenter, social og sundhedshjælpere, terapeuter, sygeplejesker, diætister og ikke-faglært personale, der arbejder på området. Borgergruppen er ældre medicinske patienter, der allerede har en kontakt til kommunen i form af hjælp i hjemmet. Det er borgere, der er i risiko for at blive indlagt, hvis deres tegn på svækkelse eller sygdom ikke bliver opdaget i tide.
Løsningsbeskrivelse Sundhedsstyrelsen og KL har, baseret på Sundhedsstyrelsens rapporter om tidlig opsporing(2) og anbefalinger om værktøjer til dette, lagt op til, at kommunerne implementerer et af de anbefalede værktøjer til tidlig opsporing af sygdomstilfælde. Udgangspunktet er, at de anbefalede værktøjer findes i en analog udgave fx i form af Ændringsskemaet eller Roskildehjulet. Blandt de medvirkende kommuner har flere startet deres implementering ved brug af papirskemaer, eller ved en besværlig indtastning af observationer i journaler/skemaer i fagsystemerne. Andre er startet med at bruge et dedikeret digitalt værktøj. Dette projekt har til formål at afdække erfaringer og effekter ved en at implementere en digital understøttelse af arbejdet med tidlig opsporing. Den digitale understøttelse består i, at papirskemaerne erstattes med en app på medarbejdernes smartphone, hvori medarbejderne kan inddatere oplysninger. Derved sikres dels en nem registrering, men også registrering på rigtige borger, og derudover kan resultaterne automatisk aggregeres og formidles til sygeplejesker eller andre faggrupper, der skal reagere på de indsamlede data. Det arbejdskraftbesparende potentiale består således i, at der sker en digital opsamling af data, bearbejdning af data og visning af relevante data en øvelse, der ellers ville foregå på papirskemaer og ved manuel registrering af ændringer mv. (2) http://sundhedsstyrelsen.dk/~/media/552bae10b18b483a890f988c9fe0deef.ashx Forandringsmodel/teori Projektet har til formål at evaluere en implementering af en digital understøttelse af tidlig opsporing. Jævnfør anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen er forventningen, at en implementering af et af værktøjerne til tidlig opsporing kan reducere omfanget af forebyggelige indlæggelser i forhold til målgruppen: Den ældre medicinske patient. Forandringen i forhold til målgruppen er dermed baseret på disse anbefalinger. Vurderingen fra de seks ansøgerkommuner er, at en digital understøttelse af implementering af tidlig opsporing dels vil sikre en langt mere effektiv implementering og drift set i forhold til omfanget af medarbejderressourcer, men forventeligt også en bedre compliance i forhold til at få medarbejderne til at lave registreringerne. Derfor antages det, at den digitale understøttelse vil give: - Et mindre tidsforbrug på registreringer og indtastning af hverdagsobservationer - Flere medarbejdere, der får lavet registreringer korrekt og rapporteret dem videre - En højere kvalitet i de data, som medarbejderne skal anvende Projektet ønsker også at undersøge følgende udfordringer i forhold til compliance og drift: Oplever medarbejderne et større tidsforbrug til gennemgang af de registrerede observationer, og hvilken betydning får dette for opgaveløsningen?
Erfaringer fra tidligere pilot- og demonstrationsprojekter Flere af de ansøgende kommuner (blandt andet Slagelse og Gentofte) er allerede i gang med en implementering af en digital understøttelse af tidlig opsporing. Andre kommuner fx Aalborg har implementeret værktøjer til tidlig opsporing på kommunens plejehjem, men ikke en digital understøttelse. Fælles for de projekter, der har været i gang i forhold til den digitale understøttelse er, at der er en vis implementeringstid ift. at få valgt de rigtige observationspunkter, finde en god praksis for hvad og hvor, der skal registreres, finde en organisering i forhold til at få brugt de indsamlede data, og finde ud af, hvordan der bedst reageres på de indsamlede data. Erfaringerne er altså, at et sådan projekt både består af nogle IT-dele, men i lige så høj grad af nogle organisatoriske dele i forhold til, hvordan kommunen vælger at bruge løsningen. Blandt de seks kommuner er løsningen enten implementeret eller tænkt implementeret på forskellig vis. Denne forskellighed er særlig interessant dels ift. hvor mangle ressourcer, der bruges på registreringer men også i forhold til, om og hvordan kommunerne anvender data og sikrer, at data tilgår de rette personer. I forhold til effekterne, så har der i de igangværende projekter været fokus på implementering og på at komme i gang med registreringer og brug af data. Aalborg Kommune har dog gennemført evalueringer på selve brugen af metoden bag tidlig opsporing, og dette arbejde vil indgå i denne evaluering. Det kommunerne håber på med denne evaluering er at kunne evaluere indsatsen i forhold til de forventelige effekter, og få input til et mere effektivt og målrettet arbejde med digital understøttelse af tidlig opsporing. Tidsplan Startdato: 1. november 2015 Slutdato: 30. september 2016 Milepæl 1 Etablering af projektorganisation og udvælgelse af projektledere i kommunerne. Deadline 5. november 2015 Milepæl 2 Deadline Indgå aftale med konsulentfirma og bestemmelse af endeligt design af evalueringen. 10. november 2016 Milepæl 3 Deadline Opstart på dataindsamling i kommunerne. 20. november 2015 Milepæl 4 Midtvejsevaluering
Deadline 15. februar 2016 Milepæl 5 Slutmåling og udarbejdelse af den endelige evalueringsrapport Økonomiske effekter Deadline 30. september Når evalueringen er gennemført forventes følgende primære økonomiske effekter at være undersøgt og klarlagt: - Om det er muligt at dokumentere en reduktion i unødvendige forebyggelige indlæggelser og deraf en besparelse på kommunal medfinansiering som følge af færre indlæggelser på hospitalerne. - At den digitale understøttelse kan give en mere effektiv registrering og brug af hverdagsobservationer blandt borgerne. Derudover mener kommunerne, at der kan peges på følgende sekundære økonomiske effekter, der forventeligt kan opnås: - En besparelse på grund af færre indlæggelser på fx rehabiliteringspladser - Visitation til plejebolig udskydes, da borger kan klare sig selv i længere tid - Færre udgifter til hjemmehjælp herunder personlig pleje og praktisk hjælp Ikke-økonomiske effekter Ud over de økonomiske effekter vil evalueringen også fokusere på en række ikke-økonomiske effekter, herunder: - Bedre velvære for borgerne fordi de undgår sygdom, svækkelse og indlæggelser - Bedre compliance på medarbejdernes registrering af data - Lettere tilgængelig information om borgernes habituelle tilstand for det professionelle personale - Mere valid dokumentation for den forebyggende indsats på området - Bedre koordinering af den sundhedsfaglige og forebyggende indsats i kommunerne
Evalueringsdesign De seks kommuner har kigget på forskellige tilgange og vurderer, at MAST-tilgangen vil være den mest oplagte evalueringsmodel, da den sikrer, at evalueringen kommer hele vejen rundt om samtlige relevante aspekter. Ved at benytte MAST-tilgangen fås også erfaring og input i forhold til andre telemedicinske og velfærdsteknologiske løsninger, hvor denne tilgang anvendes fx i det store patient@home-projekt (3). MAST-tilgangen evaluerer ved først at beskrive den løsning, der skal evalueres, så løsningen forstås ordentligt. På baggrund af det, sikrer MAST-modellen en 360-graders evaluering ved at gennemgå de syv domæner i tilgangen. De syv domæner er: 1. Den teknologi, der anvendes i løsningen 2. Sikkerheden for borgere og kommune ved brugen af løsningen 3. De kliniske effekter ved anvendelse af løsningen 4. Brugerperspektivet brugerens erfaringer med brugen af løsningen 5. De lokale- og nationale økonomiske gevinster og udgifter ved løsningen 6. Det organisatoriske aspekt medarbejdernes erfaringer med brugen af løsningen 7. Kulturelle, etiske og juridiske aspekter ved anvendelse af løsningen Det tredje og sidste element i modellen er en vurdering af, om evalueringen af løsningen kan generaliseres og anvendes på en større skala end den testede. Da formålet med denne evaluering primært er at opsamle de erfaringer, kommunerne har med implementeringen af IT-løsningen, vil der være særligt fokus på punkterne 3, 4, 5 og 6. De fire punkter har et specifikt fokus på effekten af løsningen; herunder om der faktisk opleves færre indlæggelser efter implementeringen, om man sparer tid ved at anvende løsningen og om der på baggrund af dette ses en effekt i økonomien.
Til at vurdere selve effekten af indsatsen kan der bruges forskellige analysemetoder. De har alle til formål at vurdere, om der kan registreres en effekt af indsatsen, og hvorvidt effekten er et resultat af den givne indsats eller er påvirket af andre faktorer. Valget af den specifikke metode til vurdering af effekt afklares med konsulenterne, der skal gennemføre evalueringen. Der er dog i udgangspunktet en forhåbning om, at effektevalueringen kan baseres på en form for RCT (randomiserede kontrollerede eksperiment). Her måles resultaterne af en indsats i to tilfældigt udvalgte grupper en indsatsgruppe (som har modtaget en indsats), og en kontrolgruppe (som ikke har været genstand for den givne indsats). Metoden betragtes som havende den højeste forklaringskraft, men er de rette forudsætninger for anvendelse af metoden ikke til stede, kan en anden metode anvendes. Selve evalueringen forventes gennemført i følgende trin: Trin1: Planlægning: Opstilling af en detaljeret tidsplan og oversigt over, hvilke konkrete initiativer der skal gennemføres i evalueringen. Trin 2: Dataindsamling: Andet trin i evalueringen består følgende: a. Baselinemåling b. Løbende monitorering og indsamling af data i afprøvningsperioden. c. Midtvejsmåling. d. Afsluttende måling ved afslutningen af forsøgsperioden. Den afsluttende måling kan også sammenlignes med en eventuel kontrolgruppe-måling. Trin 3: Analyse: Samlet analyse af effekten af det pågældende projekt. I forbindelse med midtvejsmålingen laves også en delanalyse af projektets resultater, der bliver tilgængelige i form af midtvejsevalueringen. Igennem indsamlingen af data vil der være et stort fokus på at koble data så tæt som muligt til den daglige opgavevaretagelse blandt medarbejderne. Denne kobling vil ske igennem interviews, spørgeskemaer etc. (3) http://patientathome.dk/metoder/mast.aspx Projektbudget Udfyld fanen "Projektbudget" Risikovurdering Angiv mindst de tre vigtigste risici. Udfyld herefter fanen " Risikovurdering " med bl.a. risikoscore og korrigerende handlinger. Angiv der sandsynligheden for, at risikoen vil indtræffe (1: Meget usandsynligt, 5: Meget sandsynligt), betydning af risikoen (1: Lav konsekvens, 5: Høj konsekvens) Risiko 1: Systemet kommunerne anvender virker ikke Risiko 2: Medarbejderne får ikke foretaget de registeringer, der skal skabe data til triagering Risiko 3: Der blive ikke arbejdet systematisk med brug af de indsamlede data i kommunerne [Risiko 4]: [Risko 5]:
[Projekttitel] Økonomisk balance Økonomisk balance Indtægter 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Direkte arbejdskraftbesparelse - 673.924 1.123.206 1.572.488 2.246.412 2.246.412 Indirekte arbejdskraftbesparelse Øvrige besparelser (fx driftsomkostninger, medfinansiering) 3.620.906 6.034.844 8.448.781 12.069.688 12.069.688 Gevinst i øvrige sektorer Samlede indtægter - 4.294.830 7.158.050 10.021.270 14.316.100 14.316.100 Samlede udgifter Udgifter under projekt Merarbejde 2.100.000 2.100.000 2.100.000 2.100.000 2.100.000 Projektudgifter 4.650.000,00 Øgede omkostninger (fx driftsomkostninger i projektperioden) Udgifter efter projekt Indkøb Drift 600.000 600.000 600.000 600.000 600.000 Samlede udgifter 4.650.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 Nettogevinst -4.650.000 1.594.830 4.458.050 7.321.270 11.616.100 11.616.100 Akkumuleret nettogevinst -4.650.000-3.055.170 1.402.880 8.724.150 20.340.249 31.956.349 Break-even point 0 0 År 2017 1 1 1
[Projekttitel] Projektbudget Projektbudget Direkte udgifter 2015 2016 2017 2018 2019 Total Løn til eget personale (ekskl. projektledelse) 0 Projektledelse 175.000 275.000 450.000 Teknologi 0 Andre varer og materialer 0 Tjenesteydelser 0 Kursusaktiviteter 0 Rejser, befordring og kørsel 30.000 30.000 60.000 Evaluering og revision (udført af eksterne konsulenter) 300.000 255.000 555.000 Andet 0 Samlede udgifter Udgifter i alt 505.000 560.000 1.065.000 Heraf tilskud fra 505.000 560.000 Heraf egenfinansiering
[Projekttitel] Risikovurdering Risikovurdering Vigtigste risici vedr. fx organisation, teknisk løsning, leverandør, interessenter, kvalitet og gevinster Risiko Risiko 1: Systemet kommunerne anvender virker ikke Risiko 2: Medarbejderne får ikke foretaget de registreringer, der skal skabe data til triagering Sandsynlighed (1-5) Konsekvens (1-5) Risikoscore 1 5 5 2 3 6 Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Det vil ødelægge ideen om at undersøge, hvordan en digital understøttelse gør en forskel Datamaterialet, kommunerne kan handle på, bliver mangelfuldt, hvilket også vil påvirke mulige resultater Korrigerende handling(er) Kommunerne bruger i dag systemet og, der er en tæt dialog med leverandøren ift. at sikre stabil drift i projektperioden. Projektlederne har fokus på compliance i medarbejdernes brug af løsningen og løbende opfølgning på registreringspraksis. Risiko 3: Der bliver ikke arbejdet systematisk med brug af de indsamlede data i kommunerne 2 4 8 Det vil ødelægge mulighederne for at få effekter; særligt ift. de primære økonomiske effekter, da det er grundlaget for at få lavet egentlige indsatser ift. borgerne, der kan gøre en forskel - fx ift. antallet af indlæggelser. Projektlederne har fokus på et systematisk arbejde med at få kigget og reageret på de aggregerede data/resultater og en opfølgning på, at det sker. [Risiko 4]: 0 [Risiko 5]: 0 Gennemsnit: 1,666666667 4 3,8