Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Dato, tid og sted: 27. januar 2011, kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 16. december 2010 indstilles til godkendelse og underskrift. Referat af forretningsudvalgsmøde den 13. januar 2011 er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vil blive forelagt på bestyrelsesmødet. 3. Evaluering og drøftelse af dokumentationspakken og styringsdialogmøderne Dokumentationspakken og styringsdialogen var nogle af de nye begreber i de mange lov- og bekendtgørelsesændringer, der trådte i kraft 1. januar 2010. Værktøjet til brug herfor var ikke på plads fra årets start, og for alle var det en ny måde at skulle samarbejde med kommunerne på. Udgangspunktet for møderne i kommunerne har været dokumentationspakken, som udover at være samtaleværktøjet for disse møder, også er et værktøj til egenkontrol og styring af boligorganisationen på et dokumenteret grundlag. I 3B fik vi udarbejdet dokumentationspakken, så den var klar til de første møder, men der var ikke tid til, at bestyrelsen kunne behandle pakken inden fremsendelse. Dette var ikke tilfredsstillende, for dokumentationspakken er netop tænkt som bestyrelsens kontrol / egenkontrol. Skemaer for boligafdelingerne kan findes på www.x3b.dk. For at bestyrelsen får en fornemmelse af dokumentationspakken er organisationsskemaet for 2009 vedlagt til gennemgang og drøftelse.
Ligeledes er vedlagt notat om opfølgning på og planlægning af styringsdialogen i 2011, hvor hovedlinjerne for næste års proces er beskrevet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter dokumentationspakken for 2009 og tager den til efterretning bestyrelsen evaluerer styringsdialogens første år bestyrelsen godkender hovedlinjerne for næste års proces 4. Evaluering og justering af driftsstruktur Administrationen fremlægger som opfølgning på evalueringen af driftsstrukturen en række forskellige initiativer, der især sigter på at styrke den enkelte lokalinspektør og hans faglige miljø at tydeliggøre snitfladen mellem lokalinspektør og ledelseslaget derover at afgrænse lokalinspektørens arbejdsområde i øvrigt og øge den administrative støtte samt at øge den administrative og udviklingsmæssige kapacitet i driften Alt sammen med det formål at beboere og beboerdemokrater bliver mere tilfredse med ydelserne fra driften, og at medarbejderne i driften, især lokalinspektørerne, oplever større trivsel og tilfredshed på jobbet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at 3Bs boligafdelinger fra d. 1. marts 2011 fordeles på 14 lokalinspektører i stedet for 15 den administrative støtte til lokalinspektørerne tilsvarende øges i form af ekstra sekretærhjælp lokalinspektørerne bortset fra Michael Larsen i Egedalsvænge samles fysisk i tre-fire kontorfællesskaber (nogle lidt senere end 1. marts) lokalinspektørerne deles i to ledelsesområder i stedet for tre der i øvrigt sker nogle rokeringer af lokalinspektører
en af de tre driftschefer fremover primært varetager udviklings- og tværgående opgaver som driftsprojektchef Det indstilles, at organisationsbestyrelsen principgodkender, at udgifter vedr. lokalinspektører og deres sekretærbistand inkl. lokaler mv. fordeles gennem et lokalinspektørbidrag pr. lejemålsenhed i stedet for gennem konkrete fordelingsnøgler at bidraget falder i størrelse med stigende antal lejemålsenheder at organisationsbestyrelsen på et kommende møde træffer beslutning om en konkret bidragsmodel ud fra alternative modeller fremlagt af administrationen samt at samarbejdsaftaler imellem afdelinger sættes ud af kraft i forhold til udgifter vedr. lokalinspektører og deres sekretærbistand og lokaler (og kun dette) Den ændrede fordeling af lokalinspektører gennemføres pr. marts måned, men det vil være administrativt besværligt og uhensigtsmæssigt at skulle ændre afdelingernes budgetter for 2011. Det indstilles derfor, at organisationsbestyrelsen godkender, at ændringer i afdelingernes udgifter som følge af bidragsmodellen indfases gradvist i 2012 og fuldt ud i 2013 der af arbejdskapitalen kan afholdes op til ca. 0,4 mio. kr., så økonomiske fordele som følge af lokalinspektørbidraget indfases fuldt i 2012, mens udgiftsstigninger kan indfases med kun 50 pct. i 2012 løn mv. til lokalinspektører og deres sekretærer regnskabsføres som budgetteret i 2011, og mindreudgifter bl.a. som følge af en ledig stilling som lokalinspektør i 2011 går til at reducere trækket på arbejdskapitalen, jf. ovenfor.
Med henblik på at lokalinspektørernes (aften)arbejde bliver mere styrbart, indstilles det, at der indføres et størrelsesafhængigt, vejledende antal aftenmøder for lokalinspektørernes møder med afdelingerne. Administrationen vil på mødet nærmere orientere om initiativerne på driftsområdet og uddybe de stillede forslag. Bilag: Evaluering og justering af driftsstruktur. 5. Drøftelse af boligaftalen 2010 og dens konsekvenser for 3B Folketinget vedtog op til jul en ny boligaftale. Boligaftalen giver dels flere penge til renovering og fremtidssikring, dels penge til fortsættelse af den boligsociale indsats. Der ønskes en generel drøftelse af initiativer og indsatser 3B skal igangsætte på baggrund af boligaftalen. Med hensyn til midler til renovering og fremtidssikring blev der afsat en ekstraordinær ramme på 5 mia. kr. med henblik på at fjerne køen i Landsbyggefonden. Det betyder, at vi kan forvente, at en række af vores projekter fremrykkes; og på den baggrund er vi allerede blevet opfordret til at fremrykke udarbejdelse af skema A i Hjortegården til 2011. For at sikre at vi fortsat har projekter klar og at vi fortsat lægger pres på politikkerne, er det vigtigt at vi udover at fremrykke sager også får udarbejdet nye projekter, som kan lægges i køen i Landsbyggefonden. Der skal i den forbindelse dels laves en screening af vores afdelinger, dels udarbejdes ansøgninger til Landsbyggefonden. For at styrke denne indsats indstilles, at der projektansættes yderligere en medarbejder til disse projekter finansieret af arbejdskapitalen
der træffes en principiel beslutning om, at forundersøgelser i forbindelse med fremtidssikringsprojekterne afholdes som udlæg fra dispositionsfonden. Bliver sagen gennemført, overføres udgiften til sagen, ellers afskrives udgiften over dispositionsfonden. Beløbsrammen fastsættes for det enkelte projekt og skal særskilt godkendes af bestyrelsen inden igangsætning. Med hensyn til den boligsociale indsats er der sket den ændring, at fra at projekter skal indmeldes på et bestemt tidspunkt, kan de nu indmeldes løbende. I dag har vi projekter, der er finansieret via Landsbyggefonden i Urbanplanen, Egedalsvænge, Folehaven, Lønstrupgård m.fl. For at sikre, at der ikke er afdelinger / områder, vi forsømmer, er det administrationens vurdering, at det er nødvendigt at lave en screening af alle vores afdelinger. Notat der beskriver processen er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager den beskrevne proces til efterretning. Byggesager 6. Køb af byggeret, Taastrup Torv Bestyrelsen godkendte på møde den 25. november 3B s køb af byggeret på Taastrup Torv fra Sophienberg Ejendomsudvikling og efterfølgende indsendelse af skema A. Da købsaftalen ikke var endeligt på plads bemyndigede bestyrelsen forretningsudvalget til at færdiggøre købsaftalen. Siden beslutningen den 25. november har administrationen forhandlet med Sophienberg om køb af byggeretten. Det har trukket ud på grund af svære forhandlinger om, hvem der skal bære risikoen. Aftalen forventes snart at være på plads. Administrationen har fremsendt bud på den endelige aftale via vores advokat (Kammeradvokaten) til Sophienberg. Der vil på mødet blive orienteret nærmere om aftalen.
Til orientering har Høje Taastrup kommune den 14. december 2010 meddelt tilsagn om opførelsen af 16 familieboliger og 12 plejeboliger på Taastrup Torv. Orienteringspunkter 7. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 8. Øvrigt