EU-UDBUD 2014/S 237-417296 Tjenesteydelser Offentligt udbud På udførelse af tømning og servicering af vejbrønde i Kolding Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbudsansvarlig... 3 1.3 Udbuddets omfang... 3 1.4 Vurdering af tilbud og underretning om tildelingsbeslutning... 3 1.5 Kontraktindgåelse... 3 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1 Udbudsform... 5 2.2 Formkrav... 5 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 5 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 5 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 6 2.9 Aftalegrundlag... 6 2.10 Alternative bud... 6 2.11 Konsortier... 6 2.12 Ordregivers forbehold -... 6 2.13 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.14 Serviceattest... 6 2.15 Udvælgelseskriterier... 6 2.16 Tildelingskriterium... 7 3. Tilbudsdisposition... 9 4. Kravspecifikation... 10 5. Kontrakt... 12 2
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører tømning og servicering af vejbrønde og diverse ad hoc kloakspuling- og slamsugningsopgaver i Kolding Kommune, som herefter kaldes Ordregiver. 1.2 Udbudsansvarlig Ulrik Schear Mikkelsen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter tømning og servicering af rendestensbrønde og ad hoc kloakspuling- og slamsugningsopgaver. Det samlede forbrug af ydelsen forventes at udgøre ca. kr. 618.000 pr. år fordelt hovedsageligt på rendestensbrønde og derefter på almindelige slamsugningsopgaver og ad hoc opgaver, herunder spuling og tv-inspektionsopgaver af kloak, spuling af vejunderføringer, sugning af vand under motorvejsbroer, tømning af sandfang og spuling af dræn. kr. 462.000 på tømning af ca. 15.000 rendestensbrønde kr. 156.000 på ad hoc kloakspuling- og slamsugningsopgaver Det anførte forbrug er skønnede mængder, baseret på baggrund af tidligere aktivitet. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kontrakten er 2-årig og der er mulighed for en forlængelse på 2 x 12 måneder, hvis Ordregiver finder det nødvendigt. Ordregiver er dog ikke forpligtet til at anvende muligheden for forlængelse. Kravspecifikation for det af udbuddet omfattede produkt fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. 1.4 Vurdering af tilbud og underretning om tildelingsbeslutning Efter modtagelse af tilbuddene vil Ordregiver indledningsvis foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige. Kun konditionsmæssige tilbud vil blive taget i betragtning. Dernæst foretager Ordregiver en vurdering af tilbudsgivernes egnethed til at udføre kontrakten. Denne vurdering vil omfatte tilbudsgivers personlige forhold og tilbudsgivers økonomiske, finansielle og tekniske kapacitet. Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af de oplysninger/dokumentation vedrørende egnethed, i henhold til udvælgelseskriterierne i afsnit 2.15. Endelig vil Ordregiver foretage en evaluering af konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiver elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Den vindende Tilbudsgivers samlede tilbudspris vil blive offentliggjort i henhold til retspraksis. 1.5 Kontraktindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 3
Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. 4
2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til adressen: indkoeb@kolding.dk. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen kapitel 3 besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i Bilag 6 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og sendes til adressen: indkoeb@kolding.dk, med emnet: "Spørgsmål til tømning og servicering af vejbrønde senest den 9. januar 2014 kl. 12.00. Tilbudsgiverne skal gøres opmærksom på, at der ikke kan rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Spørgsmål, og spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalendergade inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: www.kolding.dk (aktuelle udbud). 2.6 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 26. januar 2014 kl. 12.00 og tilbuddet skal være mærket: Tilbud på tømning og servicering af vejbrønde og fremsendes til adressen: indkoeb@kolding.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 5
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 26. april 2015. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved Ordregiver i den udbudte kontraktperiode. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.15, Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.12 Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Ordregiver undersøgt, om der i Ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatoriske aftaler, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. De anførte mængder er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. 2.13 Tilbudsgivers forbehold Forbehold accepteret ikke. 2.14 Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende inden aftalens indgåelse fremsende kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. 2.15 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. 6
Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen Der skal oplyses, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens omsætning og omsætning på området, samt tilbudsgivers egenkapital og soliditetsgrad, i de seneste tre afsluttede regnskabsår Dette gøres ved at udfylde Bilag 3. Krav til konditionsmæssighed: Tilbudsgivers virksomhed skal have en positiv egenkapital og en positiv soliditetsgrad. Såfremt tilbudsgivers virksomhed er blevet etableret inden for de seneste 3 år og dermed ikke kan udfylde Bilag 3, skal anden relevant og egnet dokumentation fremsendes - f.eks. revisorerklæring vedrørende tilbudsgivers kapitalforhold. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste leveringer til kommuner, regioner eller tilsvarende der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, oplyses i Bilag 4. Krav til konditionsmæssighed: Minimum én relevant reference. Ordregiver forbeholder sig ret til at tage kontakt til referencen. 2.16 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier 1. Pris Jf. nedenstående. 2. Miljø jf. nedenstående. 3. Service jf. nedenstående. Vægtning i procent 75 % 10 % 15 % Ad. 1) Pris Vurderingen af underkriteriet pris vil ske på baggrund af en evaluering af de samlede udgifter for tømning af 15.000 vejbrønde samt for de totale udgifter på 255 timer på diverse ad hoc spule- og slamsugeropgaver mm. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten, Bilag 6. 7
Tilbud skal afgives i danske kroner ekskl. moms inkl. alle andre afgifter og gebyrer. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art på fakturaer. Ad. 2) Miljø Miljø bliver vurderet på baggrund af chaufførernes uddannelse indenfor fagområdet. Vurderingen af underkriteriet miljø vil blive evalueret på de kurser som chaufførerne har deltaget i indenfor energieffektiv køreteknik. Der vil blive vurderet på varighed af uddannelsen, antallet af kurser, tidspunkt for gennemført uddannelse. Forelægger der en plan fra Tilbudsgivers side, for gennemførelse af kursus inden for det 1. halvår af efter kontraktstart, vil dette også indgå i evalueringen. (Relevante dokumenter vedlægges tilbuddet). Ad. 3) Service Service vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers muligheder for at registrere og beskrive: Vejbrøndenes placering med gps-koordinater Vejbrøndens tilstand Udrykningstid ved akkutopkald Beskrivelse af døgnvagtservice Evalueringen af underkriteriet service, vil ske på baggrund af Tilbudsgivers mulighed for at registrere og kortlægge vejbrønde med gps-koordinater og for registrering af status på vejbrøndenes tilstand, herunder hvor fyldte de er ved tømning. Der vil også blive evalueret på udrykningstid på akkutopkald og beskrivelsen af døgnvagtservice. (Relevant beskrivelse og løsning velægges tilbuddet). 8
3 Tilbudsdisposition (huskeliste) Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddet nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. HUSK at udfylde/vedlægge følgende: Virksomhedsoplysninger Udfyldes i Bilag 2. Udvælgelseskriterier Udfyldt og underskrevet Tro- og oveerklæring, Bilag 1. Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring. Udfyldt Bilag 3, om finansielle oplysninger. Udfyldt referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, Bilag 4. Tilbudsliste Udfyldelse og underskrivelse af Tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som Bilag 6. Kravspecifikation Tilbudsgiver skal dokumentere skriftligt, sammen med fremsendelse af tilbud, at alle lovpligtige forsikringer i forbindelse med godstransport og personale, er tegnet og gældende. Tildelingskriterier Vedlæg relevante dokumenter vedr. chaufførernes uddannelse i energieffektiv køreteknik. Vedlæg relevant beskrivelse og løsning for Tilbudsgivers mulighed for at registrere og beskrive Vejbrøndenes placering med gps-koordinater Vejbrøndens tilstand Udrykningstid ved akkutopkald Beskrivelse af døgnvagtservice 9
4 Kravspecifikation De udbudte ydelser omfatter følgende: Tilbudsgiver skal forestå tømning og servicering af Kolding Kommunes 15.000 vejbrønde efter behov, så rendestensbrønde er funktionsdygtige, og forestå diverse ad hoc spule- og slamsugeropgaver. 1. år af kontrakten skal Tilbudsgiver tømme alle brøndene én gang og vurdere hvor ofte brøndene skal tømmes i den forventning at Tilbudsgiver skal kunne reducere antal tømninger de efterfølgende år. Der ønskes en registrering af vejbrøndene med gps-koordinater og en plan for det efterfølgende år for at nedbringe antallet af tømninger. Mindsterav til materiel Kombivogn med minimum plads til 3 m 3. rent vand og minimum 5 m 3. opsuget materiale. 4WD eller tandemtræk for opgaver på ikke befæstede arealer. Højtryksspuler på minimum 200 bar. Slangekapacitet til både højtryksspuling og slamsugning, skal være på minimum 70 m. ved opgaver i gågadesystemet med vægtbegrænsning på 6 ton. Tilbudsgiver skal til en hver tid, kunne stille det materiel til rådighed der er nødvendig for opfyldelse af de ydelser der er omfattet af aftalen. Lastbiler og andet af Tilbudsgivers materiel skal vedligeholdes og fremstå i ren og pæn stand. Vedligeholdelse forestås af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver sikrer, at dennes materiel til enhver tid er i sikkerhedsmæssigt forsvarlig stand og altid som minimum opfylder lovens mindstekrav til materiellet. Tilbudsgiver skal sikre, at der altid køres med korrekt dæktryk. Tilbudsgiver skal sikre, at materiellet ikke lækker nogen former for forurenende væske. I tilfælde af spild af forurenende væsker, sendes materiellet retur uden afregning og tilbudsgiver vil blive ansvarliggjort for evt. skader som følge af spildet. Krav til tilbudsgivers personale Tilbudsgivers personale skal altid i påklædning og personlig soignering fremstå ren og præsentabel i.f.m. udførelse af opgaver for Udbyder. Personalet skal altid udvise en høflig adfærd overfor Ordregivers medarbejdere og borgere i al almindelighed i forbindelse med udførelse af opgaver for Ordregiver. Personalet skal have de nødvendige og lovpligtige certifikater, fagkurser og efteruddannelser, der kræves i forbindelse med opgaveudførelser for Udbyder. Personalet skal i forbindelse med arbejde for Ordregiver, udvise en fleksibel holdning omkring udførelse af opgaverne, som f.eks. oprydning efter afsluttet arbejde m.m. Personalet skal kunne tale og forstå dansk. Personalet og materiel skal tydeligt kunne identificeres, bl.a. i form af uniform og logo på bil. Krav til miljøet Nyindkøbte køretøjer i kontraktperioden skal opfylde kravene til EURO Vl. Øvrige køretøjer skal som minimum opfylde kravene til EURO V. Kontrakthaver skal ved varetagelse af ydelsen sikre, at kørselsbehovet for varetagelsen af ydelsen bliver på et absolut minimum. Ved udførelse af ydelsen, skal der altid anvendes materiel og materialer, der belaster miljøet mindst muligt. Krav til sikkerhed Tilbudsgiver og dennes medarbejdere er forpligtet til, til en hver tid og i en hver henseende, at overholde Færdselsloven i almindelighed og alle færdselslovens 10
specifikke bestemmelser vedr. godstransport med køretøjer over 3.500 kg., herunder specielt køre/hviletidsbestemmelser og Arbejdstilsynets anvisninger. Ligeledes skal Tilbudsgiver efterleve gældende regler fra Arbejdstilsynet. Tilbudsgiver og dennes medarbejdere er forpligtet til, til en hver tid og i en hver henseende, at sikre de medarbejdere der er beskæftiget med arbejde for Udbyder, er forsynet med og anvender godkendte personlige værnemidler. Ved personlige værnemidler forstås, sikkerhedsfodtøj, sikkerhedshjelm og sikkerhedsbeklædning der opfylder EU norm EN471 klasse 3. I tilfælde af ovenstående sikkerhedskrav ikke er opfyldt, vil det fra Ordregivers side opfattes som kontraktbrud. Krav til forsikring Tilbudsgiver skal dokumentere skriftligt, sammen med fremsendelse af tilbud, at alle lovpligtige forsikringer i forbindelse med godstransport og personale, er tegnet og gældende. Kloakservice må kun udføres efter bestilling fra Kolding Kommunes institutioner, afdelinger mv. 11
5 Kontrakt Kontrakt vedr. udførelse af kloaksugning og slamspuling 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Kolding Kommune Indkøb og Forsikring Bredgade 1 6000 Kolding og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr. [ udbudsbekendtgørelsesnummeret]. Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [indsæt dato]. D. Kontrakthavers tilbud af [indsæt dato]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Kolding Kommune forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af tømningssteder. Udbuddet omfatter tømning af rendestensbrønde, almindelige slamsugnings- og tømningsopgaver samt diverse kloak tv-inspektionsopgaver. Det samlede forbrug af ydelsen forventes at udgøre ca. kr. 618.000 pr. år fordelt på rendestensbrønde og på almindelige slamsugningsopgaver og ad hoc opgaver. I den udstrækning at indkøb af kloaksugning og slamspuling er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) kontrakt(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 12
4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 01.03.2015 og er uopsigelig for begge parter indtil den 01.03.2017, dog jf. 21 vedr. misligholdelse og 23 vedr. opsigelse kan kontrakten opsiges. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontrakt-vilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt muligheden for kontraktforlængelse ikke udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra Kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. Omfanget af tømning af rendestensbrønde, bestemmes ud fra beskrevne og kortlagte ruter. Rutemateriale udleveres til Kontrakthaver ved opstart af opgaven. Omfanget af ad hoc spule- og slamsugningsopgaver, bestemmes af de ordrer, som Udbyder løbende afgiver. 7 Bestilling af varer Ydelser skal kunne afgives pr. e-mail, telefon, eller ved brevbestilling. Tilbudsgiver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtigste ydelser for Ordregiver. Tilbudsgiver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra Ordregiver. 8 Levering og leveringsbetingelser Alle bestillinger afgivet før kl. 12:00, skal kunne leveres efterfølgende dag ved Udbyders arbejdstids begyndelse. Ved akutte ydelser skal Tilbudsgiver være fremme inden for maksimum 2 timer. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, rekvisitionsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 13
Ved returnering af produkter skal Kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til ordregiver. 10 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som Ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres størrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. 14
11 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af den 26. januar 2015 angivne enhedspriser. Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdsstedet og indtil udførelsen af de(n) bestilte ydelse(r) er udført. Kolding Kommune betaler således ikke nogen form for ydelser i forbindelse med transport til og fra arbejdsstedet, herunder hverken arbejdsløn i køretiden, nedslidning af servicebil ved kørsel, bortkørsel af slam mv. 12 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.03.2016, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks slamsugerindeks fra 01.03.2015 til 01.03.2016. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal fremsendes elektronisk til adressen: indkoeb@kolding.dk. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 13 Betalingsbetingelser Kolding Kommunes betalingsbetingelser er 30 kalenderdage fra dato for modtagelse af korrekt elektronisk faktura. Afsendelse af betalingen fra Kolding Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling. Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse. 14 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 15 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel-format. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre Kontrakthaver inhabil i genudbud af levering af tømning af rendestensbrønde og slamsugningsopgaver, da Kontrakthaver kan være 15
i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 16 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. Benyttes der underleverandører skal de opfylde kontrakten på samme hvilkår som Kontrakthaver. 17 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 18 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 19 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis Kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Kontrakthaver straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 20 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige udgifter i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. 16
Hvis Ordregiver og Kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med Kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer Kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Ordregivers valg. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 21 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller Kontrakthaver påfører Ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller Kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsog produktansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i udbudsmaterialet. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 22 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). 17
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 24 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i ydelsens sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal Kontrakthaver efter aftale med Ordregiver tilbyde Ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 25 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 26 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 27 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i almindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 18
28 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 29 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet og ydelserne Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 30 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig skriftlig dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til de ovenfor nævnte forpligtelser. Kontrakthaver skal efter påkrav fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser samt f.eks. kontoudskrifter der påviser de faktiske transaktioner har fundet sted. Dokumentationen, i henhold til nærværende bestemmelse, skal være Ordregiver i henne senest 7 hverdage efter påkravets modtagelse. Hvis Ordregiver ikke modtager dokumentationen indenfor fristen eller hvis det fremsendte ikke i tilstrækkelig grad dokumenterer at kravene er overholdt, vil det blive betragtet som en misligholdelse af kontakten. Ordregiver kan derefter anmode Kontrakthaver, dels at bringe forholdene i orden, og dels at fremsende dokumentation for at bestemmelsen overholdes, inden for 10 hverdage. Sker dette ikke trods Ordregivers anmodning, er den manglende overholdelse at betragte som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Kontrakthavers anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Kontrakthavers ansvar. Ordregiver forbeholder sig ret til, at anvende en ekstern kontrolenhed til at udføre denne kontrol. 19
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 36 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver 20