Nyhedsbrev om effektive indkøb og institutionsforvaltning
2 1. Partnerskabsaftalens baggrund og formål: Undervisningsministeriet og Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) indgik i foråret 2008 en partnerskabsaftale med henblik på ad frivillighedens vej at understøtte effektive indkøb og institutionsforvaltning på de selvejende institutioner. Arbejdet med implementering af partnerskabsaftalen er nu godt i gang. Arbejdet ledes af institutionerne via en styregruppe (Rådgivningsgruppen), hvor samtlige institutionsforeninger på den regulerede del, af institutionsområdet er repræsenteret. UVM og SKI er sekretariat for Rådgivningsgruppen og finansierer projekter og initiativer ifbm. partnerskabsaftalen. Medlemmerne af Rådgivningsgruppen kan ses nedenfor. UVM SKI Selvejende institutioner Formålet med partnerskabsaftalen er at iværksætte og informere institutionerne om konkrete initiativer, værktøjer, aftalemæssige muligheder mv., der kan bidrage til via effektive indkøb og institutionsforvaltning i praksis at øge det økonomiske råderum på institutionerne og sikre flest mulige ressourcer til institutionernes formål og kerneydelse inden for de eksisterende økonomiske og institutionelle rammer. 2. Rådgivningsgruppens medlemmer: Følgende institutions- og foreningsrepræsentanter repræsenterer de enkelte institutionsområder i Rådgivningsgruppen: Medlemmer: Karl Leer It- og ressourcechef Århus Købmandsskole/ISI Aage Toft-Christensen Indkøbscontroller Hansenberg/DE Gert Sander Jensen Forstander VUC Holstebro Hans Erik Pedersen Områdechef UC Vest Gerly Rimmer Indkøbschef VIA UC Birgit Hørlyck Sekretariatschvef SOSU-Nord Per Fruerled Konsulent SOSU-lederforeningen Tim Møller Jørgensen Økonomikonsulent Rektorforeningen Susanne D. Gregersen Indkøbskoordinator EUC Vest/ISI Steen Hoffmann Rektor Sct. Knuds Gymnasium Sekretariat: Thomas Lundgreen Marketingskonsulent SKI Jens Hedegaard Madsen Kundepartner SKI Anne Løvgreen Koncernindkøber UVM Indkøbschef Gerly Rimmer fra VIA University College er valgt som formand og indkøbscontroller Åge Toft Christensen fra Hansenberg er valgt som næstformand for Rådgivningsgruppen. Formandskabet vælges for ét år ad gangen. Formandskabet er på valg igen i februar 2010.
3 3. Konference for selvejende institutioner om effektive indkøb og institutionsforvaltning i praksis Onsdag den 29. april 2009 på IBC International Business College i Kolding Formålet med konferencen er at informere institutionerne om konkrete initiativer, værktøjer, aftalemæssige muligheder mv., der kan bidrage til at øge det økonomiske råderum på institutionerne og sikre flest mulige ressourcer til institutionernes formål og kerneydelse. Konferencen har et bredt fokus på effektive indkøb og institutionsforvaltning i praksis. Det er gratis for institutionsrepræsentanter at deltage i konferencen, der finansieres af UVM og SKI og planlægges i et tæt samarbejde med Rådgivningsgruppen. Hvad får institutionerne ud af at deltage i konferencen, bl.a.? Inspiration til nye muligheder for effektive indkøb og institutionsforvaltning i praksis Information om, hvordan partnerskabsaftalen mellem UVM og SKI i praksis kan bidrage til at øge det økonomiske råderum og hjælpe din institution til at frigøre flest mulige midler til kerneydelsen Information om udbudsreglerne og deres anvendelsesmuligheder i praksis på institutionerne Inspiration til effektivt indkøb af energi og målbare effekter»på bundlinien«af energibesparende foranstaltninger Inspiration til effektive indkøb og institutionsforvaltning på it-området Inspiration til effektive indkøb og institutionsforvaltning på bygningsområdet. Muligheder for klima- og miljøvenlige indkøb Konferencens målgruppe er: Liniechefer, beslutningstagere og medarbejdere på strategisk niveau vedr. effektive indkøb og institutionsforvaltning i bred forstand på de selvejende uddannelsesinstitutioner, bl.a. rektorer, direktører, forstandere, administrationschefer, økonomichefer, indkøbschefer og -koordinatorer, bygningschefer/-ansvarlige, it-chefer/-koordinatorer mv. Tilmelding til konferencen sker nemt hos SKI på www.ski.dk/undervisning, hvor konferencens program også kan ses. Evt. spørgsmål vedr. tilmelding kan rettes til SKI s kundeservice på telefon: 33 42 70 00. Den enkelte institution er meget velkommen til at tilmelde flere deltagere fra samme institution. Sidste frist for tilmelding er fredag den 17. april 2009. Tilmelding sker efter»først-til-mølle-princippet«. 150 deltagere er allerede tilmeldt konferencen. Der er kun plads til 200 deltagere. Så der er 50 ledige pladser tilbage. 4. Status på nye udbuds- og aftaleområder: Rengøring: SKI har på foranledning af opfordringer fra bl.a. Undervisningsministeriet og de selvejende institutioner taget initiativ til at iværksætte et udbud på rengøring. Udbudsprocessen blev igangsat i november 2008 og rammeaftalen forventes at være klar til benyttelse på de selvejende institutioner fra den 1. september 2009. Forudsætningen for at SKI igangsætter rengøringsudbuddet er, at de selvejende institutioner fremadrettet benytter aftalen. Den nye rammeaftale kommer til at omfatte alt fra rengøring af almindelige kontorer samt uddannelsesinstitutioner til rengøring af også plejehjem, børnehaver mv. Vinduespolering er også et område, der tænkes at indgå i aftalen. Institutionerne vil få mulighed for at benytte sig af den kommende rammeaftale, både hvis institutionen allerede har outsourcet sine rengøringsopgaver, og også hvis institutionen selv hidtil har haft medarbejdere ansat i virksomheden til at varetage rengøringen. Det er endvidere under overvejelse, at lade regionale delaftaler
4 være en del af den kommende rammeaftale. Der indtænkes kvalitetssikringskontrol ifbm. den kommende aftale, ligesom aftalen forventes at indeholde en mulighed for konsulentbistand ifbm. tilrettelæggelse og optimering af arbejdsgange, kvalitetsstandarder mv. Rammeaftalen, der afløfter institutionernes udbudspligt, forventes både at kunne anvendes direkte af de selvejende institutioner, ligesom der vil være mulighed for gennemførelse af miniudbud, hvor konkurrencen mellem leverandørerne på aftalen»genåbnes«med henblik på at leverandørerne afgiver tilbud på en konkret ordre/opgave. Yderligere information om rengøringsudbuddet og forventninger til indholdet af den kommende rammeaftale kan fås hos SKI på www.ski.dk/rengøring eller ved henvendelse til kundepartner Lars Kjær Kuhlmann på lkk@ski. dk eller til udbudskonsulent Morten Bitsch på mb@ski.dk eller hos SKI s kundeservice på telefon 33 42 70 00. Undervisningsministeriet og SKI vil i løbet af foråret 2009 rette henvendelse til institutionerne med henblik på at indhente evt. volumen og evt. forhåndstilsagn om fremadrettet anvendelse af aftalen med henblik på via en bred opbakning fra selvejende institutioner og øvrige offentlige kunder at sikre, at leverandørerne på den kommende aftale byder ind med nogle for institutionerne attraktive priser og vilkår. Revision: SKI har ligeledes på opfordring af UVM og de selvejende institutioner besluttet at gennemføre et udbud af revisionsydelser i 2009. Udbuddet kommer til at indeholde såvel lovpligtig revision, forvaltningsrevision samt evt. rådgivningsydelser ifbm. revisionens udførelse, herunder om økonomistyring mv. SKI er pt. i gang med at bemande udbuddet, hvor en række repræsentanter fra de selvejende institutioner vil blive inddraget, så det sikres, at den kommende aftale kommer til at imødekomme de selvejende institutioners ønsker og behov på revisionsområdet. Aftalen, der afløfter institutionernes udbudspligt, forventes at træde i kraft ultimo 2009. Når udbudsprocessen igangsættes og kontraktens ikrafttrædelse er fastlagt, vil institutionerne modtage yderligere information. Undervisningsministeriet og SKI vil ligesom på rengøring i løbet af foråret 2009 rette henvendelse til institutionerne med henblik på at indhente evt. volumen og evt. forhåndstilsagn om fremadrettet anvendelse af aftalen med henblik på via en bred opbakning fra selvejende institutioner og øvrige offentlige kunder at sikre, at leverandørerne på den kommende aftale byder ind med nogle for institutionerne attraktive priser og vilkår. Renovation/affaldshåndtering, konferencefaciliteter samt bygningsmæssige eftersyn/tilsyn: På grundlag af beslutning i Rådgivningsgruppen samt opfordringer fra selvejende institutioner er der gennemført foranalyser på områderne renovation og affaldshåndtering, konferencecentre og kursussteder samt lovpligtige bygningsrelaterede eftersyn/tilsyn. På baggrund af de gennemførte foranalyser har Rådgivningsgruppen indstillet til SKI, at der i 2009 gennemføres udbud på renovation/affaldshåndtering samt konferencecentre/-faciliteter. SKI er pt. i gang med at undersøge, om og hvornår man kan imødekomme Rådgivningsgruppens ønsker herunder, om evt. udbud alene skal omfatte de selvejende institutioner eller hele/dele af SKI s samlede kundeområde. Institutionerne vil modtage yderligere information om den videre proces.
5 5. Invitation til fælles indkøb/udbud af elektricitet og naturgas for selvejende institutioner SKI og Undervisningsministeriet inviterer samtlige uddannelsesinstitutioner på den regulerede del af institutionsområdet med i et samarbejde med henblik på at afdække muligheder og realisere forventede potentialer, som kan komme de enkelte institutioner til gode, i forbindelse med koordineret indkøb af gas og el. Det skal understreges, at det naturligvis er frivilligt for alle de inviterede institutioner, om de tilmelder sig udbuddet, jf. nedenfor. Som forløber for projektet har SKI og Undervisningsministeriet i 2008 med Nordisk Energipartner som rådgiver gennemført et succesfuldt pilotprojekt for 20 store erhvervsskoler og professionsskoler med et samlet årsforbrug på ca. 50 mio. kwh. Projektet var en succes for de deltagende skoler med store besparelser til følge på op mod 20 25% i forhold til de priser, som den enkelte institution var i stand til at opnå alene i markedet på samme tidspunkt. Udbuddene gennemføres i samarbejde med Nordisk Energipartner A/S, som skal sikre at udbuddet gennemføres efter reglerne, og sikre institutionerne de billigst mulige priser. Det er vigtig at understrege, at det alene er udbuddet og indkøbet der sker fælles. Det er stadig de enkelte institutioner, der er kontraktpart i forhold til forsyningsselskaberne og leverandørerne. Opkrævning, afregning m.v. vil således fortsat ske imellem leverandørerne og institutionerne, men i henhold til en indgået rammeaftale for energi-leverancen. Nordisk Energipartner A/S vil ud fra de konkrete markedsmæssige forhold, beslutte såvel udformning af de konkrete udbud samt valg af konkrete indkøbsaftaler. Udgifterne til rådgivning ifbm. projektet finansieres af de enkelte deltagende institutioner i projektet og evt. gevinster/potentialer tilgår ligeledes fuldt ud de enkelte institutioner. Udgiften til denne rådgivning er 0,0021 kr/kwh. Dvs. at forbruger en institution 1 mio kwh pr. år, så beløber udgiften til rådgivning sig til 2100,- pr. år. Er forbruget 5 mio kwh er udgiften således 10.500,- pr. år og så fremdeles. For denne udgift får man mulighed for deltagelse i dette fælles indkøbssamarbejde og en kompetence leveret af Nordisk Energipartner A/S med det formål at nedbringe institutionens samlede udgifter til indkøb af el og gas. De institutioner, der ønsker at deltage i et fælles el og/eller gas-udbud, skal underskrive en deltagelsesblanket, og sende eller faxe den til Nordisk Energipartner A/S, Strøybergs Palæ, Nyhavnsgade 9, 9000 Ålborg, tlf: 70 27 24 10, Fax: 70 27 24 11. Deltagelsesblanketten kan rekvireres hos Nordisk Energipartner Fristen for tilmelding til projektet/ordningen er torsdag den 30. april 2009. 30 selvejende institutioner har allerede tilmeldt sig projektet, så der er gode muligheder for at etablere en eller flere puljer, som det vil være attraktivt for hhv. el- og gasleverandørerne på SKI-aftalen at byde ind på. Såfremt de deltagende institutioner måtte have spørgsmål til ovenstående, eller til fælles indkøb af el og gas i øvrigt, er man velkommen til at kontakte Key Account Manager Søren Rytter, på mail sr@energipartner.dk eller telefon 70 27 24 16. Har man som institution ikke interesse i at deltage i dette fælles udbud/indkøb, så er alle institutioner velkomne til selv at benytte de fordelagtige indkøbsmuligheder, der ligger på SKI-aftalerne vedr. el, gas, fyringsolie, træpiller mv. I forbindelse med indkøb af el og gas, vil Nordisk Energipartner her kunne bistå med evt. rådgivning og assistance til den enkelte institution. Læs evt. mere på: www.ski.dk/el eller www.ski.dk/energi.
6 6. Koordineret indkøb/miniudbud af lovpligtig energimærkning af bygninger I henhold til lov nr. 585 af 24. juni 2005 om fremme af energibesparelse i bygninger med tilhørende bekendtgørelser skal alle offentlige ejendomme dog med enkelte undtagelser større end 60 m 2 være energimærket inden 1. juli 2009. Alle bygninger skal energimærkes hvert femte år. SKI har gennem EU-udbud lavet en rammeaftale for ingeniørrådgivning, herunder energimærkning af bygninger (17.05, delaftale 1). Som alternativ til at få arbejdet udført til den i rammeaftalen fastlagte timepris giver aftalen ved større opgaver mulighed for at genåbne konkurrencen blandt leverandørerne på rammeaftalen ved et såkaldt miniudbud. Her får leverandørerne mulighed for at tilbyde en ordrespecifik pris til kunden/kunderne på en bestemt opgave. Al erfaring fra bl.a. den kommunale sektor viser, at der eksisterer et besparelsespotentiale ved at gennemføre et miniudbud på energimærkning. Størrelsen af besparelsespotentialet på f.eks. erhvervsskolerne eller professionshøjskolerne afhænger selvfølgelig af omfang og kompleksitet af opgaven, men det vurderes, at området med fordel kan undersøges nærmere af den enkelte institution. Projektet vurderes pt. ikke at være relevant for de tidligere amtslige og nuværende statsligt selvejende institutioner, idet bl.a. energimærkning i dag styres af Universitets- og Bygnings-styrelsen (UBST) for disse institutioner. Status vedr. institutioner, der har udvist interesse for at være med i projektet Følgende institutioner pt. udvist interesse for at deltage i pilotprojektet vedr. koordineret indkøb/miniudbud af energimærkning: University College Capital, Niels Brock, Tietgenskolen, TEC, Københavns Tekniske Skole, Handelsskolen Sjælland Syd, Hansenberg, Selandia, Roskilde Tekniske Skole, Syddansk Erhvervsskole, CELF, CPH West og Mercantec. Videre proces for pilotprojektet Der er nedsat en arbejdsgruppe af institutionsrepræsentanter, der sammen med SKI skal lede og koordinere projektet i forhold til de institutioner, der ønsker at deltage. Arbejdsgruppen har følgende medlemmer: Bygningschef Petter Sommer Mikkelsen (CPH Vest), Bygningschef Jørgen Palm (TEC), Bygningschef Mette Ørsted (Roskilde Tekniske Skole), Økonomichef Niels Bech-Jacobsen (Tietgenskolen), Chefkonsulent Lars B. Olsen (SKI), Kundepartner Jens Hedegaard Madsen (SKI) Der er aftalt følgende videre proces for projektet: Maj-juni 2009: Arbejdsgruppen forbereder et udkast til miniudbudsmateriale, herunder kravspecifikation, der kan sendes til høring og kommentering hos de deltagende institutioner. Juni 2009: Arbejdsgruppen forbereder indhentning af relevante data og oplysninger fra de deltagende institutioner, herunder antal m 2, ønsket år for energimærkning (f.eks. 2010, 2011, 2012 og evt. 2013), bygnings- og lokaletyper (administration, teorilokaler, værksteder mv.) August-september 2009: Data indhentes fra de deltagende institutioner, konsolideres og indarbejdes i kravspecifikationen Oktober-november 2009: Miniudbuddet gennemføres og der vælges leverandør(er). Det foreslås, at leverandørerne kan byde på opgaven både samlet set for samtlige deltagende institutioner, men der skal også være mulighed for kun at byde på opgaven på enkeltinstitutioner. Forud for at miniudbuddet gennemføres afholdes et informationsmøde for samtlige deltagende institutioner mhp. at sikre fuld enighed om kravspecifikation, vægtning af tildelingskriterier mv. inden miniudbuddet gennemføres. Der afholdes ligeledes et informationsmøde når miniudbuddet er gennemført. Institutioner, der ikke ønsker at være med i projektet, har til enhver tid mulighed for at»forlade«projektet frem til en evt. kravspecifikation for et miniudnud udarbejdes og offentliggøres i oktober 2009. Den enkelte institu-
7 tion vil også kunne gennemføre sit eget miniudbud med afsæt i sin egen volumen på området eller anvende SKI-aftalen med direkte tildeling af opgaven til én eller flere leverandører på SKI-aftalen. Også her vil SKI bistå med sparring, viden og erfaringer, hvis institutionerne ønsker det. Yderligere information om SKI-aftalen for energimærkning kan bl.a. findes på: www.ski.dk/energimærkning Tilkendegivelse af interesse for deltagelse i et fælles miniudbud for selvejende institutioner på energimærkning kan rettes til Jens Hedegaard Madsen på jhm@ski.dk. 7. Generel information til institutionerne vedr. indkøb og udbud Undervisningsministeriet har udarbejdet følgende to aftaleoversigter, der giver institutionerne et overblik over regler for indkøb og udbud samt de gældende aktuelle indkøbs- og rammeaftaler i hhv. SKI og Finansministeriets/Statens Indkøbssekretariat. 1. Fokus på indkøb Indkøb og udbud i Undervisningsministeriet 2. Fokus på indkøb Indkøb og udbud af konsulentydelser i Undervisningsministeriet, herunder checkliste vedr. gode råd og vink ifbm. indkøb og anvendelse af konsulentydelser. Materialet/aftaleoversigterne er tilgængelige for institutioner på www.uvm.dk/indkoeb. Aftaleoversigterne vil blive opdateret den 1. i hvert kvartal. 8. Yderligere information samt forslag og gode idéer til projekter mv. Ved behov for yderligere information om nyhedsbrevets og de enkelte projekter og aktiviteters indhold mv. samt evt. ønsker og idéer til temaer og problemstillinger, som institutionerne ønsker prioriteret af Rådgivningsgruppen, UVM og SKI, kan henvendelse ske til: Koncernindkøber, Anne Løvgreen, Undervisningsministeriet: Anne.lovgreen@UVM.dk eller på 33 92 73 40 Kundepartner, Jens Hedegaard Madsen, SKI: JHM@SKI.dk eller på 40 55 38 63 Indkøbscontroller på Hansenberg og næstformand for Rådgivningsgruppen, Åge Toft Christensen: ato@ hansenberg.dk eller på 20 91 23 50 Formand for Rådgivningsgruppen og indkøbschef på VIA University College, Gerly Rimmer: Geri@viauc.dk eller på 87 55 11 91 9. Indkøbs- og udbudsrelaterede links Institutionerne kan søge yderligere information om udbud og effektive indkøb på bl.a. følgende adresser/links: www.uvm.dk samt www.uvm.dk/indkoeb www.ski.dk samt www.ski.dk/undervisning www.statensindkob.dk samt www.ks.dk