Notat 16. juni 2016 Sagsbeh.:JS J.nr.: 88.12.16-G01-8-15 Udbud og Indkøb Behandlingen af sag om Udbud af Frederiksberg Svømmehal på Magistratens dagsorden den 13. juni 2016 (dagsordenspunkt nr. 253) blev udsat til et ekstraordinært møde den 20. juni på en afklaring af spørgsmål om vedligeholdelse af kunst i Frederiksberg Svømmehal, fortsat babysvømning, rutsjebane, DGNB certificering, rundvisning i Svømmehallen, målbare servicemål, byggeteknisk gennemgang, betaling af grundskyld. Magistraten blev anmodet om at fremsende eventuelle yderligere spørgsmål til forvaltningen inden onsdag kl. 12. Der er efter behandlingen af sagen 13. juni 2016 og inden udløbet af fristen onsdag den 15. juni 2016, kl. 12 indkommet følgende spørgsmål fra SF: Hvor mange arbejdstimer forventes der at skulle sættes af til et udbud og sammenlagt med det hidtidige forberedende arbejde? Hvorfor ønsker forvaltningen ikke at Kultur- og Fritidsudvalget mødes med repræsentanter fra svømmehallens MED-udvalg? Hvis kunst og mosaikker indgår i salget til en leverandør - vil der da ikke kunne fremsættes erstatningskrav eller reparationskrav i så fald der forøves skade på interiøret? Efterfølgende er der indkommet følgende forslag og bemærkninger fra S S stiller forslag om: At det i udbudsmaterialet kræves, at kunsten bevares og vedligeholdes, således at tilbudsgiverne også skal beskrive dette i deres tilbud At det i udbudsmaterialet kræves, at åbningstiderne i svømmehallen som minimum skal være som nu At det i udbudsmaterialet kræves, at samtlige de brugergrupper, der i dag bruger svømmehallen skal kunne benytte svømmehallen i minimum samme omfang fremover som de kan det i dag At det i udbudsmaterialet kræves, at der fortsat skal være babysvømning i minimum samme omfang som i dag At det i udbudsmaterialet kræves, at der fortsat skal være vandrutsjebane og legeredskaber for børn, herunder fx så som vipper
At der opstilles en række servicemål for driften, hvor gentagen overtrædelse af disse medfører, at kontrakten er væsentligt misligholdt og kan ophæves At det i udbudsmaterialet kræves, at en kommende renovering skal være bæredygtig, herunder fx ved DGNB certificering At det skrives ind i udbudsmaterialet og i kontrakten, at ansatte i svømmehallen, herunder de serviceydelser de køber som fx rengøringsydelser m.m. skal ske på overenskomstlignende vilkår Herudover foreslår vi, at magistraten takker ja til en rundvisning i svømmehallen, at der udarbejdes en byggeteknisk gennemgang af svømmehallen til brug for vores eget kontrolbud og så var der oplysningen om kommende ejendomsskatter og grundskyld for svømmehallen vi gerne ville vide. (Og vi noterer med tilfredshed, at alle priser og alle rabatordninger fastholdes og indskrives i udbudsmaterialet) Forvaltningens svar Forvaltningen har i sagen indstillet, at Frederiksberg Svømmehal udbydes til salg og bedt om bemyndigelse til at udarbejde udbudsmateriale og igangsætte udbudsproces med henblik på, at eventuel overdragelse af svømmehallen så vidt mulig kan ske pr. 1. januar 2017. Besvarelsen nedenfor er udtryk for, hvordan forvaltningen påtænker at håndtere de enkelte spørgsmål ved en bemyndigelse til at udbyde Frederiksberg Svømmehal. Svar på spørgsmålene fra Magistratens møde: vedligeholdelse af kunst i Frederiksberg Svømmehal Det vil påhvile en eventuel køber at vedligeholde kunsten i Frederiksberg Svømmehal som en almindelig ejerforpligtelse. Køber må forventes at have en direkte, økonomisk interesse heri, da en høj vedligeholdelsesstand er med til at sikre og opretholde kundegrundlaget og dermed købers indtjening. Hvis køber ikke vedligeholder kunsten, vil kommunen i medfør af en deklaration, der vil blive tinglyst på ejendommen som led i salget have påtaleret, og dermed mulighed for at påbyde, at der sker vedligeholdelse, ultimativt af kommunen for købers regning. fortsat babysvømning Tilbudsgiveren skal i sit tilbud oplyse sin vision for svømmehallen og hvilke tilbud der vil være til borgerne heri. Denne redegørelse vil indgå i den samlede vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der anses at være det bedste. Babysvømning er i dag et meget søgt tilbud, hvor svømmehallen har meget svært ved at dække efterspørgslen. Det må derfor forventes, at tilbudsgiverne har en klar interesse i at fortsætte tilbuddet og formentlig også at udbygge dette. 2
I aftalen om kommunens fremadrettede benyttelse af Frederiksberg Svømmehal stilles endvidere krav om, at varmtvandsbassin skal stilles til rådighed for kommunen til brug for folkeoplysende foreninger og Gigtskolen. Herved sikres, at faciliteter til babysvømning skal være til stede. rutsjebane Tilbudsgiveren skal i sit tilbud oplyse sin vision for svømmehallen og hvilke tilbud der vil være til borgerne heri. Denne redegørelse vil indgå i den samlede vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der anses at være det bedste. En køber af svømmehallen forventes at have tilbud, der opleves som attraktive af en så bred personkreds som mulig. Hvis tilbudsgiveren vurderer, at rutsjebane generelt vil blive efterspurgt af svømmehallens brugere, må det forventes at indgå i tilbudsgivers tilbud. DGNB certificering Ombygninger i svømmehalsejendommen, - der efter et salg ikke længere er en kommunal ejendom -, vil være reguleret af den almindelige lovgivning og de lokalt gældende regler i kommune- og lokalplan, der håndhæves af byggemyndigheden. Tilbudsgiveren skal i sit tilbud oplyse om sin miljøprofil ved svømmehalsdriften, hvilket vil indgå i den samlede vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der anses at være det bedste. rundvisning i Svømmehallen Forvaltningen og svømmehalsledelsen kan arrangere et besøg for Magistraten, Kultur- og Fritidsudvalget og/eller Kommunalbestyrelsen i svømmehallen til en rundvisning. målbare servicemål Der vil blive stillet målbare krav til købers fremadrettede drift for så vidt angår kommunens egen benyttelse til skoler og foreninger i form af krav om rådigheder over svømmebaner/-bassiner i bestemte tidsrum mv., svarende til den nuværende kommunale (og foreningsmæssige) benyttelse. For så vidt angår borgerne, skal tilbudsgiveren i sit tilbud oplyse sin vision for svømmehallen, og hvilke tilbud der vil være til borgerne heri. Denne redegørelse vil indgå i den samlede vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der anses at være det bedste. byggeteknisk gennemgang Der er en tilstandsrapport under udarbejdelse som grundlag for et udbud/salg, og tilbudsgiverne får herudover lejlighed til at foretage egne undersøgelser og vurderinger. Et salg forventes i forlængelse her af gennemført på vilkår om købt som beset. 3
betaling af grundskyld Såfremt et udbud af Frederiksberg Svømmehal fører til et salg, vil køber efterfølgende skulle betale grundskyld som andre ejere af erhvervsejendomme i kommunen. Grundskyldsbetalingen forventes som udgangspunkt at ligge på ca. 300.000 kr. årligt. *** Svar på spørgsmål fra SF: Hvor mange arbejdstimer forventes der at skulle sættes af til et udbud og sammenlagt med det hidtidige forberedende arbejde? Frederiksberg Kommune har gennem de seneste år arbejdet med effektiviseringer, bl.a. i form af konkurrenceudsættelse, udbud og forskellige samarbejdsformer med den private sektor. Dette arbejde er forankret i Udbuds- og Indkøbsafdelingen - og der er ved indgangen til 2016 over de sidste fem år skabt et økonomisk råderum på ca. 50 mio. kr. Det er således en stabsfunktion, der arbejder med disse opgaver - og som aktuelt varetager opgaven med salg/udbud af Frederiksberg Svømmehal. Det sker i samarbejde med fagområdet og ledelsen af Frederiksberg Svømmehal, idet der på ad hoc basis sker sparring med private konsulentvirksomheder. Der er ligeledes i administrationen afsat ressourcer til udvikling. Disse ressourcer indgår også i udviklingen af denne sag. Svømmehallens leder indgår også i arbejdet, som en del af ledelses- og udviklingsopgaven Der er tale om en intern professionalisering af udbudsopgaverne som muliggør at anvendelsen af eksterne konsulenter minimeres. Ressourceforbruget til udbuddet er derfor afholdt inden for de afsatte budgemidler. Det ændrer ikke på at der skal afsættes betydelige personalemæssige ressourcer til et udbud gennem planlægning, og der er allerede benyttet betydelige personalemæssige ressourcer i det forberedende arbejde, herunder med markedsafklaring, høring af medarbejdere, samt fastlæggelse og forberedelse af grundlaget for et udbud. Det er vanskeligt at give et præcist skøn over tidsforbruget, men det vil formentlig ligge i størrelsesordenen et-to årsværk for det samlede forløb. Ressourceforbruget ligger primært hos Udbud og Indkøb, Kultur og Fritid, herunder Frederiksberg Svømmehal, samt BMO og HR-afdelingen. Ressourcerne på forløbet afholdes inden for de eksisterende budgetter som en opgave, der falder inden for kommunens samlede opgaveportefølje. Der anvendes endvidere juridisk og økonomisk konsulentbistand i begrænset omfang. 4
Hvorfor ønsker forvaltningen ikke at Kultur- og Fritidsudvalget mødes med repræsentanter fra svømmehallens MED-udvalg? Forvaltningen har ingen holdning til, om Kultur- og Fritidsudvalget vil mødes med svømmehallens MEDudvalg. Hvis kunst og mosaikker indgår i salget til en leverandør - vil der da ikke kunne fremsættes erstatningskrav eller reparationskrav i så fald der forøves skade på interiøret? Da ejerskabet til mosaikker og anden ikke-afmonterbar kunst vil overgå til køber ved et salg, vil kommunen ikke kunne fremsætte erstatningskrav i tilfælde af skade. I kraft af deklaration om beskyttelse og bevarelse af kunst, der tinglyses på ejendommen som led i et salg, kan kommunen dog påtale skader og som udgangspunkt stille krav om retablering. *** Svar på forslag og bemærkninger fra A: At det i udbudsmaterialet kræves, at kunsten bevares og vedligeholdes, således at tilbudsgiverne også skal beskrive dette i deres tilbud. Dette er indarbejdet som udbudskrav. Der vil som led i et eventuelt salg af Frederiksberg Svømmehal blive tinglyst en klausul om beskyttelse og bevarelse af kunsten i Frederiksberg Svømmehal. Kommunen vil efter klausulen have adgang til at påbyde vedligeholdelse og retablering af eventuelle skader. At det i udbudsmaterialet kræves, at åbningstiderne i svømmehallen som minimum skal være som nu. Åbningstiderne fastsættes i dag af Frederiksberg Svømmehals ledelse og tilpasses brugernes behov. Dette foreslås fastholdt, idet ledelsen bedst forventes at kunne tilgodese brugerne. Visse krav til åbningstiden følger af aftale om kommunens fremadrettede benyttelse af Frederiksberg Svømmehal, som køber vil skulle acceptere som et vilkår i handlen. Her stilles i det omfang, kommunen ikke accepterer anden placering af timerne - krav om, at svømmehallen på hverdage skal være åben for skolesvømning i tidsrum fra 08.10-13.45, at aftenskoler mv. skal have adgang til varmtvandsbassin hverdage frem til 20.30, og at foreningerne skal kunne benytte hallen 20.30-22.30. At det i udbudsmaterialet kræves, at samtlige de brugergrupper, der i dag bruger svømmehallen skal kunne benytte svømmehallen i minimum samme omfang fremover som de kan det i dag. I aftalen om kommunens fremadrettede benyttelse af svømmehallen stilles krav om, at skoler og foreninger skal have nøjagtigt samme bassintid som i dag. Øvrige personers adgang til svømmehallen sikres via deklaration om, at der skal drives svømmehal med almindelig offentlig adgang på ejendommen, samt Magistratens beslutning i relation til krav til fastsættelsen af priser for den umiddelbare entré. 5
At det i udbudsmaterialet kræves, at der fortsat skal være babysvømning i minimum samme omfang som i dag. Tilbudsgiverne skal ved afgivelsen af tilbud beskrive sin vision for Frederiksberg Svømmehal og planer for tilbud heri, hvilket vil indgå i kommunens vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der er bedst. Da babysvømning er et meget søgt tilbud i Frederiksberg Svømmehal (og i svømmehaller generelt) forventes tilbuddet fastholdt og forventeligt udvidet. Et krav til en tidsubegrænset fastholdelse af babysvømning kan ikke anbefales, idet behovet kan ændre sig over tid. At det i udbudsmaterialet kræves, at der fortsat skal være vandrutsjebane og legeredskaber for børn, herunder fx så som vipper. Fastlæggelse af omfang af tilbud i svømmehal bør baseres på borgernes behov. Tilbudsgiverne skal ved afgivelsen af tilbud beskrive sin vision for Frederiksberg Svømmehal og planer for tilbud heri, hvilket vil indgå i kommunens vurdering af, hvilket eksternt tilbud, der er bedst. Hvis kommunen stiller specifikke mindstekrav, begrænses rummet for tilbudsgivernes kreativitet og udvikling af Frederiksberg Svømmehal, og det risikeres, at det bedst mulige tilbud til kommunen og borgerne slet ikke bliver fremsat. At der opstilles en række servicemål for driften, hvor gentagen overtrædelse af disse medfører, at kontrakten er væsentligt misligholdt og kan ophæves I aftalen om kommunens fremadrettede benyttelse af svømmehallen stilles krav om, at skoler og foreninger skal have nøjagtigt samme bassintid som i dag. Hvis kommunen ikke får baner og bassiner stillet til rådighed som krævet, vil der ske fradrag i driftsbetalingen, og kommunen vil under visse forudsætninger kunne pålægge svømmehallens ejer en bod for at sikre korrekt opfyldelse af aftalen. Forvaltningen anbefaler, at der ikke stilles servicemål for driften over for svømmehallens øvrige kunder (almindeligt betalende borgere). Svømmehallens køber vil have en objektiv og økonomisk interesse i, at kunderne er tilfredse. At det i udbudsmaterialet kræves, at en kommende renovering skal være bæredygtig, herunder fx ved DGNB certificering. At stille krav om DGNB-certificering ved en eventuel ombygning af svømmehallen, der efter et salg ikke længere tilhører kommunen, vil være vidtgående og ligge betydeligt ud over krav, der følger af byggelovgivningen, som netop regulerer ombygningen af (private) ejendomme. Sådant krav anbefales ikke stillet. I forbindelse med evalueringen af tilbud vil tilbudsgivers miljømæssige profil for driften, inkl. ombygninger, indgå, og det vil derfor tælle op i vurderingen af tilbuddet, hvis en tilbudsgiver sikrer bæredygtighed ved ombygninger, eventuelt i form af DGNB-certificering. 6
At det skrives ind i udbudsmaterialet og i kontrakten, at ansatte i svømmehallen, herunder de serviceydelser de køber som fx rengøringsydelser m.m. skal ske på overenskomstlignende vilkår Ved salget af svømmehallen skal der ske virksomhedsoverdragelse af alle svømmehallens medarbejdere, som i forbindelse med overgangen bevarer deres hidtidige løn- og ansættelsesvilkår, jf. virksomhedsoverdragelsesloven. I aftalen om kommunens fremadrettede benyttelse af svømmehallen indgår kommunens sædvanlige arbejdsklausul, idet der er tale om, at kommunen køber en tjenesteydelse bassin- og banetid fra svømmehallens køber. Af klausulen fremgår, at køberen skal sikre, at ansatte, som svømmehallens køber og dennes underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der er gældende for den pågældende branche på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. dansk lovgivning og ILO konvention nr. 94. Det vurderes ikke, at kommunen kan eller bør stille krav til løn- og ansættelsesvilkår i relation til ydelser, kommunen ikke er part i (Svømmehallens tilbud til borgerne). I dag stilles heller ikke disse krav til fitness funktionen (langt den største virksomhed i Frederiksberg Svømmehal, Fitness World), frisør, massage eller cafe Herudover foreslår vi, at magistraten takker ja til en rundvisning i svømmehallen, at der udarbejdes en byggeteknisk gennemgang af svømmehallen til brug for vores eget kontrolbud og så var der oplysningen om kommende ejendomsskatter og grundskyld for svømmehallen vi gerne ville vide. Der henvises til besvarelser ovenfor. (Og vi noterer med tilfredshed, at alle priser og alle rabatordninger fastholdes og indskrives i udbudsmaterialet). Forvaltningens indstilling om mulighed for at begrænse købers adgang til fastsættelse af priser angår den umiddelbare entré, dvs. adgangen til det store svømmebassin inkl. brug af omklædningsfaciliteter, mens øvrige tilbud kurbad herunder spa, wellness, sauna samt massage, fitness, morskabs- og hvileområde mv. kan være tilkøbsydelser, som idag. Magistratens endelige beslutning vil naturligvis fremgå af udbudsmaterialet. 7