BESTYRELSESMØDE den 17. nov. 2014 kl 18 Deltagere: Alle i bestyrelsen 1 Godkendelse af referat Møde ref. Fra BS møde d 20. okt. 2014 i v3 godkendt Referat fra Cafe møde v1 plus lidt mindre rettelser fra Luc. Nu v2, lægges op meget snart 2 Indkommen post - formand Div. indkommende post og informationer: 1. Regnskab Nordøstjysk kreds. Gunnar informerede. 2. Blå Flag Årsmøde d 25. nov. 2014. kl 9.30-16 møde, hvis man vil med? 3. Afslag på dispensation for haller. Aalborg Kommune siger det er i strid med lokalplanen, og det er det også, så der skal etableres en ny lokalplan. Nye Jollehuse er udenfor eksisterende byggefelter, dog er der givet dispensation på jollehusene men de er også mindre. Luc og Gunnar gør klar til vores input til ny lokalplan. 3 Diverse fra medlemmer. Vi har noteret os følgende: 1. Sunrise har givet nogle problemer stor både, vi har ødelagt noget på stativ og det er repareret. Senere måske mulighed for at båden kommer på standard stativ. Men vi har ikke spuns ude ved kaj kanten, så det kan være vanskeligt at løft den i vores havn. Dette skal lige beregnes. Generelt er problemerne ved at være løst. 2. Vi er ved at få godkendt vores vogn til at kunne fragte korte stykker på offentlige veje. Samme princip som en traktor og vogn. Forsikring? Bør være den samme. Hvis Sunrise kommer på standard stativ, kan vi måske flytte den fra en af de andre havne? 3. Morten Nørgaard: Noget er gået helt galt i forbindelse med bådhåndtering. Vi har svaret og det er ok. Havnefoged undskyldte situationen. Sagen lukket. 4 Broformænd Der blev afholdt møde d 12. nov. 2014 mellem broformændene og sekretær. 1. Helt generelt støttes linjen, altså alle betaler end og behandles ens. 2. Mødet giver anledning til vurdering af hvad der er fakta og hvad der er rygter med dårlig behandling af medlemmer, og vi vil prøve at tage dem en for en. Problemer omkring tonen specielt fra havnefoged, specielt når situationen kompliceres 3. Vi afholder et nyt møde med broformænd for at sikre der ikke er falske rygter i spil, dvs. vi vil afholde møde med bestyrelsens formand, næstformand, sekretær og samtlige broformænd. 4. Vi skal finde en ny broformand til bro 9, og muligvis skal der skiftes ud for enkelte af broerne, hvis det ønskes af medlemmerne. 5. Forslag om et medlemsmøde for nye medlemmer? (Dette var også oppe til Cafe mødet)
5 Orientering Aalborg Sejlklub Korte /skriftlige indlæg som kan anvendes til referatet. 5.1 Sekretær / WEB: Stort nedbrud fra onsdag sidste uge til i dag mandag. Al mail og det meste af hjemmesiden er i orden. MEN der mangler fortsat mange af de uploadede filer (referater mm.) Dette nedbrud har selvfølgelig øget fokus på om det hensigtsmæssige i, at have en proprietær (speciel) løsning og hoste det på den måde vi gør nu 5.2 Kapsejlads Budget og indhold i gang. 5.3 Huset Henrik: 1. Husinspektøren måtte desværre melde afbud til budgetmødet, så budget for næste år er ikke på plads endnu men det sker snart 2. Elektriker har ændret tilslutning af EDB, således at edb-net køre på selvstændig combi HFI og automatsikring, det samme gør betalingsautomaten, begge er anbragt i gruppetavle under øverste låge, i tavle. 3. Låsesystemet opdateret, med nye åbningstider 8.00 til 18.00 alle ugens dage. 4. Sportshøjskolen bruger havnen og betaler via. Cashloader nem og pragmatisk løsning 5.4 Junior / jolle Gunnar: 1. Den sidste ledsagebåd (Kegnæsjolle) tages på land, så snart fartøjsinspektøren har fået klaret de sidste opgaver på vandet. Skal op senest, når der kommer is på vandet. Båden stilles på trailer og kan hurtigt søsættes om nødvendigt. Motor ønskes, hvis muligt, vinterkonserveret ved Onsdagsholdet. 2. Truck kommer under tag i jollehallen denne vinter 5.5 Sejlerskole: Hans Jørgen: 1. For næste sæson er der 19 elever og der er plads til 24 2. Instruktører, vi mangler sikkert nogle
3. Forsikring, Instruktører ER dækket via DS-forsikring. Men elever er IKKE dækket, dvs. de skal have egen forsikring, hvilket er normalt for den type undervisning og dækkes af fritidsulykkesforsikringen. 4. Certificering: vi har fået materiale, vi skal udfylde nogle papirer plus bruge instruktør- bøger fra DS mm. Så det kan lade sig gøre besluttet efterfølgende ar gøre det. 5.6 Aktivitetsleder Sonja: 1. Afriggerfest afholdt med 67 deltagere god fest 2. Fredagsbaren kører, plan er lavet 3. Forslag til aften med VHF og AIS Ole Hansen, Polaris, GateHouse? 4. SUP, godt i gang, pt. 3 interesserede i lære at sejle SUP 5. Møde med Nordøstjysk kreds i AS 4 eksterne klubber repræsenteret Sonja deltog. 6. Legeplads, måske mulighed via tilskud fra Aalborg Kommune? 7. Cafemøde afholdt med stor succes, der var pænt mange deltagere (85) separat referat udkommer snart 6 ANF Formanden fremlagde aktuel situation samt planen. 1. Mht. nye vedtægter gælder at hovedproblemet lige nu er nede på 3-4 punkter, hvor vi er uenige. Største to ting der er tilbage: a. AS ønsker 2/3 flertal for at beslutte større investeringer, de andre ønsker kun 51 % b. Afregningsmodel ens for alle, dvs. efter bådens størrelse. Og dette er den store, uden den kommer vi næppe i mål 2. Møde på onsdag d 19. nov. 2014. Med LG / GMJ og Jan Stage som repræsentant for de tre andre klubber 3. Målet er at fremlægge en version 2 den 4. dec. 2014 for formandsgruppen, sådan at klubberne inden 7. jan. kan afgøre om man er med eller ikke med 4. Budget oplæg for ANF blev diskuteret. Kun relevant hvis vi fortsætter i ANF. ANF budget kan KUN godkendes hvis vi er i mål på ovenstående 5. Den 26. feb. 2015 er målet at afholde Generalforsamling og få det hele godkendt via det første Repræsentantskabsmøde 7 Indkomne forslag / drøftelser / beslutninger 7.1 Budgetoplæg 2015 Formandet havde lavet nogle overordnede beregninger på budgettet og der gælder: 20% på klubdrift/ administration o.l. 45% på husdrift 2% på Handicapsejlads 8,5 % junior / jolleafdeling 11,5 % på aktiviteter / arrangementer 5 % Sejlerskole/ undervisning
Aalborg Sejlklub 2,5% Kapsejladsaktiviteter Kasseren fremlagde: 1. Budget baseret på 1000 kr. i kontingent dvs. nedsat fra 1200 kr. 2. Ca. 150.000 kr. i overskud ud fra budget som det fremlægges nu 3. Vi mangler endeligt fra huset og forventer det endelige i januar 4. Sonja: Skal vi noget mere på SUP? Måske gennem et samarbejde med Sportshøjskolen, skal vi forhandle med dem? Luc og Sonja 5. Spørgsmål fra Sonja vedr. løn til instruktør på SUP: generelt er løn til instruktører en dårlig ide medmindre det er studerende som ikke har indtægter, så kan der udbetales en lønomkostning på max 5.000 kr. som kompensation for udstyr, transport mm. 6. 25.000 kr. som budget for ny hjemmeside plus opdatering, MBA opdaterer. 7. Kapsejlads: Ca. 25 sejler kapsejlads, hvordan med betaling af uddannelse. Vi sender Lars på regel- og dommerkursus, ca. 3.000 kr. 8. Husk generelt at søge kommunen for tilskud inden kurset afholdes / tilmeldes. 9. Sejlsportsliga. Koster 1.000 for at deltage i udtagelse et hold. Derefter 10.000 kr for klubben for sæson (4 sejladsweekender). Der bruges J 70 både fra DS. Har vi medlemmer der vil være med til det? Gunnar har forespurgt på sejlerforum i Aalborg og de foreløbige svar er ikke brugbart. Søren leverer oplæg før endelig beslutning i foråret 15 10. Gunnar: Foreslår at vi bruger nogle penge på at købe en J70, f.eks. 75.000 kr. som indskud og udnytter tilbud fra DS. Ideen er at få mere gang i noget kapsejlads i området. Tages med til BS seminar 1. dec. 2014 11. Kasserer fremhæver at vi skal have styr på økonomien FØR vi begynder at bruge løs og f.eks. junior / Kapsejlads (kraftcenter mm) kostede mange penge dengang. Derudover skal vi være konkurrencedygtige på kontingent i forhold til de andre klubber 12. Hvad skal kontingent være? 1000 kr. eller? Behandles i januar. 13. Husk at informere alle, via hjemmeside mm. at vi faktisk har nedsat kontingent / havneafgifter løbende over de sidste år. Pris i 2015 vil være samme som i 2007, dog inklusive et mobilt stativ for f.eks. 32 fods båd! 7.2 Generalforsamling fastlægges. Forslag: torsdag 12 marts 2015 OK 7.3 Bestyrelsesmøder referater principper. Formanden: 1. Der er medlemmer der følger med i referaterne og det er godt, men ofte er de indforståede (forkortelser mm) og ofte meget svingende i niveauet på de enkelte beretninger. 2. Husk derfor at beretninger SKAL kunne puttes ind referatet, og være færdige mindst 5 dage INDEN mødet. Hvis orienteringen er meget lang, kan der skrives et resume, der så tages med i referatet. Grænsen er max ½ A4 side pr beretning
7.4 Byggesager ny lokalplan? status handlingsplan oplæg udvalgsmøde 19. nov. 2014 Diskussion af oplæg fra Luc og Gunnar. Det helt generelle er at kigge langt frem, dvs. forberede lokal plan for hvad der kan tænkes de næste 15-20 år 7.5 BS-seminar den 1. dec. 2014 kl 17-21 - dagsorden udkast Vi holder et lidt længere møde, hvor vi kan nå at komme i dybden: 1. Evaluering: Cafemøde den 15. nov. 2014 2. BS-Arbejdsfordeling Ansvarsområder 3. Bestyrelsen / Havnefogeden medlemssager 4. ANF-forhandlingsoplæg 04.12 Budget 2015 5. DS-NØ-Jysk kreds udmeldelse? alternativ? 6. AS-GF 2015 emner / opgaver 7. Alternativ sejlerskole 10-70 år Formanden sender dagsorden en uges tid før 7.6 WEB / Hosting- løsning MBA Der er afsat 25.000 kr i budget for næste år til en opgradering af vores WEB løsning, incl. medlems administration. Vigtigt at få et sikkert og generelt anvendeligt system og mål at inden 1 april 2014 er det hele er oppe at køre 7.7 Nytårskur: hvem / hvad alle Sonja: Gerne udsende en Julehilsen og sige tak for god indsats, men vi skal også have de rigtige med til nytårskuren. Frivillige: de enkelte udvalgsformænd udmelder til formanden. Vi mangler en sponsor, måske et lettere arrangement reception lign. Måske skipperlapskovs og øl og snaps? Øl, vand og vin skal under alle omstændigheder inkluderes (fri). Vi fastholder niveau som 2014. Der bør ikke ydes ekstra godtgørelser hvis alle frivillige inviteres. 8 Eventuelt Kasserer, når man får faktura, skal den underskrives og lægges i post skuffen. Vi vil ikke betale rykkergebyrer! Næste møde 1. dec. 2014 kl 17.00 BS-seminar / spisning. Michael Bondo Andersen d 20. nov. 2014 v3