BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 02/2011 Sted : Grenaa Dato : 9. marts 2011 Start kl. : 13.00 Slut kl. : 15.00 Medlemmer Eva Holm Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Hans Carsten Rasmussen (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Lisbeth Skyum (Medarbejderne) Kirsten Højgaard (Næstformand) Jytte Skiffard (Medarbejderne) Marianne Bach (Medarbejderne) Lilly Lauridsen (Medarbejderne) Carsten Povlsen (Medarbejderne) Helle Steffensen (Medarbejderne) Jakob Therchilsen (Medarbejderne) Vakant Dansk Sygeplejeråd (Medarbejderne) Bodil Hiort (Medarbejderne) Mette Fredenslund Møller (Medarbejderne) Rikke Rasmussen (Medarbejderne) Deltog Afbud Afbud Medarbejderne holder formøde samme dag kl. 11-13
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde... 1 2. Orientering om budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 2 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik for 2010... 4 4. Sygefraværsstatistik for 2010... 5 5. Optagelse af telefonsamtaler og videoovervågning... 7 6. Orientering vedrørende ny IT platform... 8 7. Fysisk placering af områdeudvalgets møder... 10 8. Objektiv sagsbehandling, status på styregruppens arbejde... 11 9. Orientering fra ledelsen... 12 10. Orientering fra medarbejderne, herunder fra lokal-med... 13 11. Information og kommunikation... 14 12. Eventuelt... 15
1. Godkendelse af referat fra sidste møde Formanden indstiller, at referatet godkendes. Godkendt. 1
2. Orientering om budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal orienteres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger. Formanden orienterer ydermere om økonomiudvalgets behandling af budget 2011 den 8. februar 2011. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Udgangspunktet for 2011 er at budgettet skal holdes, da kommunerne er underlagt en sanktion, der betyder, at kommunerne bliver sanktioneret individuelt og kollektivt for overskridelsen. Man har derfor fulgt kommunens økonomi tæt allerede fra årets start, og udarbejdet robusthedsanalyser af budgettet. Disse har afsløret en del udfordringer allerede, særligt på børn- og ungeområdet. Det skønnes, at alle udvalgsområder, på nær børn- og ungeområdet, kan overholde deres budgetter. Der er dog fortsat risiko for, at budgetterne på økonomiudvalgets områder ikke kan holdes for så vidt angår arbejdsskadeerstatning. Økonomiudvalget har efter indstilling fra direktionen besluttet, at fagudvalgene har ansvaret for at finde eventuelle besparelser indenfor eget område. Derudover skal der udarbejdes et katalog for alle områder, der giver besparelser for 15 mio. kr. i år og 25 mio. kr. i 2012. Af tidsmæssige årsager vil høringsprocessen blive kort. Grunden hertil er, at de besparelser der findes herved, på den måde kan nå og få virkning allerede i 2011. 2
På økonomiudvalgets møde den 8. marts blev det besluttet, at nedsætte overførselsprocenten fra 5% til 2,5% for negative overførsler, mens økonomiudvalget vil vurdere de positive overførsler inden godkendelse. Formanden foreslog et ekstraordinært møde i områdeudvalget den 6. april 2011 hvor sparekataloget gennemgås. Orienteringen blev taget til efterretning. 3
3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik for 2010 Det fremgår af statistikken, at der har været to arbejdsskader af karakteren andet, der ikke har forårsaget nogen sygedage på administrationsområdet i 2010. Til sammenligning var der i 2009 12 skader, der medførte 318 fraværsdage../. Arbejdsskadestatistikken for administrationsområdet vedlægges. Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Statistikken blev drøftet. Det er en fejl, at bibliotekerne er taget med under områdeudvalget for administrationen, og opgørelsen for bibliotekerne vil ikke være med fremover. 4
4. Sygefraværsstatistik for 2010 Fraværsstatistik for konto 6 fordelt på direktørområder for 2010 2010 Procent I alt I alt Fuldtids- Fravær Sygefrav. Sygefrav. Sygefrav. Institution: stillinger i % i % > 14 dage < 14 dage Teknik- og Miljødirektør 48,7 4,57% 2,85% 0,00% 2,85% Børn- og Ungedirektør 40,5 8,52% 2,76% 0,66% 2,09% Kultur- og Udviklingsdirektør 37,3 10,19% 5,60% 0,73% 4,87% Socialdirektør 117,9 9,97% 4,51% 1,87% 2,64% Økonomidirektør 50,6 4,58% 3,44% 0,00% 3,44% Kommunaldirektør 43,2 6,83% 5,16% 0,14% 5,01% I alt 338,3 I alt i % 7,84% 4,10% 0,83% 3,27% Fraværsstatistik for konto 6 fordelt på direktørområder for perioden 01.01.10-30.09.10 01.01.10-30.09.10 Procent I alt I alt Fuldtids- Fravær Sygefrav. Sygefrav. Sygefrav. Institution: stillinger i % i % > 14 dage < 14 dage Teknik- og Miljødirektør 48,7 5,12% 3,05% 1,55% 1,50% Børn- og Ungedirektør 40,8 8,52% 2,43% 0,73% 1,70% Kultur- og Udviklingsdirektør 37,7 9,70% 6,38% 4,44% 1,94% Socialdirektør 116,4 9,10% 3,97% 2,18% 1,79% Økonomidirektør 50,8 4,21% 3,52% 1,80% 1,72% Kommunaldirektør 42,6 7,09% 5,03% 2,97% 2,05% I alt 336,9 I alt i % 7,53% 3,99% 2,21% 1,77%./. Sygefraværsstatistikken for konto 6 vedlægges som bilag. Der er ingen sammenligning med tidligere års fraværsstatistikker, da der ikke tidligere har været udarbejdet statistik kun for administrationsområdet. Statistik for 3. kvartal er indsat for at vise udviklingen. Formanden indstiller, at statistikken drøftes. 5
Formanden lagde op til, ikke at diskutere, hvorvidt tallene er opgjort korrekt, men i stedet at lægge vægten på hvilke tiltag, der kan gøres fremadrettet på området. Statistikken blev drøftet. Man kan i det nuværende system ikke deltidssygemelde en person og flere var af den opfattelse, at en del af statistikken kan være ansatte, der kun er deltidssygemeldte og at raskmeldingen i systemet sker på senere tidspunkt en den reelle raskmelding. Der var enighed om, at der var behov for fokus på proceduren omkring sygemelding og raskmelding, da ikke alle ledere opleves at kende til procedurerne herfor. Udvalget opfordrede til, at der nedsættes en lille hurtigarbejdende arbejdsgruppe omkring fraværsprocedure, hvor bl.a. HR-afdelingen og medarbejdere fra jobcentret deltager. Der var enighed om, at en peptalk for lederne omkring gennemførelse af fraværspolitikken er nødvendig. Alle opfordres til at udnytte alle muligheder omkring delvis sygemelding og omplacering til et andet passende forhold ved langtidssygemeldinger. På de enkelte arbejdssteder opleves sygefraværet meget anderledes, end det der fremgår af statistikken, og derfor er det vigtigt med kommunikation med de områder, som ifølge statistikkerne har stort fravær. 6
5. Optagelse af telefonsamtaler og videoovervågning På områdeudvalgsmødet for administrationen den 8. december 2010 udtrykte medarbejderne i udbetalingsområdet ønske om, at få installeret videoovervågning, samt at få optaget telefonsamtaler. Dette med henblik på at kunne dokumentere eventuelle overgreb mod personalet. HR-afdelingen har udarbejdet et notat omkring de juridiske forhold i forbindelse hermed../. Notat om optagelse af telefonsamtaler og videoovervågning vedlægges som bilag. Formanden indstiller, at indholdet af notatet drøftes. Notatet drøftet. Udvalget opfordrede til, at der blev nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra de berørte områder og HR-afdelingen, som i dialog med politiet skal udarbejde en procedure vedr. anmeldelse af trusler m.v. Arbejdsgruppen skal også se på, hvor stort behovet for videoovervågning er. 7
6. Orientering vedrørende ny IT platform Medarbejdersiden ønsker klarhed omkring indholdet af den nye IT platform samt en tidshorisont for udbudsprocessen. Formanden orienterer om den nye IT platform. Formanden indstiller, at punktet tages til efterretning. Punktet blev taget til efterretning. Den nuværende IT-platform er teknisk forældet og derfor er der store problemer med, hvad der kan gemmes samt hurtigheden. Problemet ligger i, at halvdelen af vores servere er gamle og fysiske servere. Når der er tale om fysiske servere, betyder det, at når der er et nedbrud et sted systemet, så kan den resterende del af serverne ikke tage over som det er tilfældet ved virtuelle servere. Med den nye platform skulle der blive mere plads at gemme på og mere muskelkraft til at få programmerne til at køre planmæssigt. I øjeblikket er IT platformen i EU Udbud. Et firma er valgt ud og efter reglerne er der nu 14 dags stilstand hvor de firmaer der ikke blev valgt kan klage. Efterfølgende skal aftalen finpudses. Den nye platform vil være i drift i efteråret 2011. Brugerne lukkes ind i grupper, så man kan rette op på de fejl der utvivlsomt vil komme. Hen over efteråret vil alle brugere være sluset ind på den nye platform. Herefter vil alt køre virtuelt og alle begrænsninger på mail systemet vil forsvinde. Der var enighed om, at der er behov for bedre kommunikation særligt fra Grenaa ud til de andre administrationsbygninger. Der sættes på ingen måde spørgsmålstegn ved, at ITafdelingen arbejder så hurtigt og knokler så hårdt som de kan, men bedre kommunikation i 8
forbindelse med et nedbrud i større eller mindre grad vil medføre en større grad af forståelse og en mindre grad af frustration hos de ansatte. Der opfordres til, at IT-afdelingen ringer til en kontaktperson på de andre administrationsbygninger, som kan sørge for at informationen gives videre når det ikke er muligt at følge med på trekanten og hjemmesiden. 9
7. Fysisk placering af områdeudvalgets møder I budget 2011-2014 blev det vedtaget, at der skal spares på udgifterne til kørsel i Norddjurs Kommune. I 2009 blev der udbetalt knap 10 mio. kr. i kørselsgodtgørelse (kilometerpenge) til kommunens ansatte. Kommunalbestyrelsen vedtog, at der skal spares 1 mio. kr. eller hvad der svarer til 10% af udgifterne. Med baggrund heri, lægges der op til en drøftelse af, hvorvidt områdeudvalgets møder fortsat skal gå på skift mellem administrationsbygningerne, når 10 ud af 16 medlemmer af udvalget har arbejdsplads i Grenaa. Formanden indstiller, at punktet drøftes. Alle var enige i, at møderne fremover bliver holdt på rådhuset i Grenaa. HR-afdelingen sender nye mødeindkaldelser ud. 10
8. Objektiv sagsbehandling, status på styregruppens arbejde Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen orienterer om status for processen omkring objektiv sagsbehandling../. Referat fra styregruppemøde den 10. januar 2011, referat fra midlertidigt lokaludvalg i Borgerservice den 9. februar 2011 samt aktivitetsoversigt for det midlertidige lokaludvalg i Borgerservice er vedlagt som ét samlet bilag. Formanden indstiller, at punktet tages til efterretning. Der er endnu ikke fuld klarhed over, hvilke opgaver der kommer til at henhøre under objektiv sagsbehandling. Der arbejdes i øjeblikket på at se, om familieydelserne og den helhedsorienterede sagsbehandling skal høre unde den objektive sagsbehandling. Overgangen forventes at blive til september 2012, og der vil være tale om, at 8 medarbejdere eller der over skal flyttes med. Hvilket forventes at blive meldt ud den 16. maj 2011. Notatet udleveret på områdeudvalgets møde den 8. december 2010 vil blive diskuteret på næste møde i det midlertidige lokaludvalg i Borgerservice. Orienteringen taget til efterretning. Man enedes om at have punktet vedr. overflytningen af objektiv sagsbehandling med som et fast punkt på dagsordenen fremover. 11
9. Orientering fra ledelsen Formanden orienterede om, at Norddjurs kommune ikke tidligere har overholdt reglerne for, hvornår kommunens IT-system (økonomi- og lønsystem) skal i udbud. Det betyder, at alle de systemer, der skal i udbud, vil komme det inden for de næste 4 år. Orienteringen blev taget til efterretning. 12
10. Orientering fra medarbejderne, herunder fra lokal-med Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen orienterede om, at åbningstiderne vil blive ændret og at det derfor vil blive nødvendigt, at revidere retningslinjerne for arbejdstid og lukkedage og fleksibel arbejdstid, da åbningstiderne står beskrevet heri. Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af formanden, næstformanden og Bodil Hiort og man opfordrede til, at der også kom en deltager fra administrationsbygningen i Glesborg, så alle administrationsbygninger er repræsenteret i arbejdsgruppen. Medarbejdersiden ønskede opfølgning omkring opmåling af tidsforbruget i rengøring ved de enkelte administrationsbygninger. Orienteringen blev taget til efterretning. HR-afdelingen har undersøgt sagen, og opmåling af tidsforbruget på de enkelte administrationsbygninger skal først til at ske nu, og rapporten med resultatet af opmålingen forventes færdig i slutningen af april 2011. 13
11. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om. Ingen bemærkninger. 14
12. Eventuelt Formanden gjorde opmærksom på, at julefrokosten for administrationen bliver afholdt fredag den 2. december 2011, på COK. 15