Dagsorden for møde i OmrådeUdvalget på børne- og ungeområdet den 8. september 2014 kl. 9.30-11.30 på Odder Rådhus, møderum 2 Mødelokalet er reserveret fra kl. 8:00 til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Mads Gammelmark (formand), Niels Pytlich, Jette Nauntofte, Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Sten Andersen, Rikke Liboriussen, Birgit Elkær Hegelund Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam, Claus Steffens Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling. Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Orientering fra formand, næstformand og arbejdsmiljøkoordinator Arbejdsmiljøkoordinator: Der har været gennemført både interne og ekstern audit i foråret. Indenfor Børne- og Ungeområdet besøgte Bureau Veritas Saksild Børnehus i juni måned. Der blev givet en enkelt afvigelse vedr. cykelskur der har været på APV længe uden at der er fundet endelig løsning. Følgende institutioner har haft besøg af intern auditor fra HR (Ulla Salling eller Mette Hornbæk): Egholmgård Gylling Børnehus Tunø skole Bifrost Vestermarkskolen Ungdomsskolen Parkvejens skole (i august) Der er givet en enkelt afvigelse på hhv. Vestermarkskolen og på Parkvejens skole. Begge steder omhandlede afvigelserne undersøgelse af arbejdsulykker. HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 1
halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr. 727-2014-88010 Der er udsendt invitation til alle arbejdsmiljøgrupper på skoler og daginstitutioner vedr. workshop om støj-problematikker den 25. september. Områdeudvalget inviteres samlet til at deltage. 4. Status på budget 2015 Direktionen behandlede på deres møde den 26. august forslag til udmøntning af besparelsen på 3 mio i 2015. Direktionen anviser besparelser på 3 mio. kr. ved at nulstille fremskrivningen fra 2014 til 2015. Besparelsen herved udgør kr. 3.880.000. Men det indstilles, at det specialiserede socialområde for børn og voksne undtages besparelser på indkøb af pladser på opholdssteder, idet udgiften på disse områder i stor udstrækning er bundet op på allerede indgåede kontrakter. Undtages disse reduceres besparelsen med 820.000 kr. Når der indarbejdes besparelser på daginstitutionsområdet, vil det resultere i mindreindtægter på forældrebetalingen. Denne mindreindtægt anslås til 60.000 kr. Den samlede besparelse udgør herefter 3.000.000 kr. Det skal i den forbindelse oplyses, at tilskud under folkeoplysningsområdet samt øvrige tilskud ikke berøres af 0-stillingen af fremskrivningen. Via optimering af indkøbsområdet skal der i 2015 i henhold til ovenstående besparelse arbejdes for at realisere en gevinst på 3 mio. kr., som herved indgår i optimering af budget og fastholdelse af serviceniveau. Dette indebærer, at der i hele organisationen arbejdes med effektivisering i form af: øget aftaledækning (kommende aftaler, hvad enten det er nye områder eller fornyelser af eksisterende aftaler) øget implementering af eksisterende aftaler nyindgåede aftaler på kontorartikler, skole-artikler, telefoni, data, senge, m.fl. Det skal i den forbindelse nævnes, at Odder Kommune fremadrettet agter at realisere den fulde gevinst på indkøbsområdet. Bilag: Notat med forslag til udmøntning af besparelsen i 2015, doknr. 727-2014-102334 Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 2
5. Status vedr. Fremtidens dagtilbud til information og drøftelse Arbejdet i implementeringsgrupperne er begyndt. Der er afholdt møde i den politiske styregruppe samt i implementeringsgrupperne for henholdsvis faglig udvikling samt logistik. Børn, Unge og Kulturudvalget vedtog 23. juni at opstarte udvidet åbningstid pr. 1. august 2014. Ligeledes vedtog Udvalget at opstarte integreret institution i Egholm børnehave pr. 1. oktober. I første fase etableres der 10 vuggestuepladser. Mads Gammelmark orienterer på mødet fra styregruppemødet, der afholdes d. 26. august. Der er udarbejdet evalueringsaftale for Fremtidens Dagtilbud. Evalueringsaftalen er først behandlet i den politiske følgegruppen inden den d. 23. juni blev godkendt af Børn, Unge og Kulturudvalget. Det er Direktøren, der sikrer, at evaluering af pejlemærkerne bliver forelagt Børn, Unge og Kulturudvalget. Evalueringsarbejdet vil ske i relation til implementeringsorganisationen for Fremtidens Dagtilbud. Det er således naturligt at styregruppen og den politiske følgegruppe involveres i arbejdet med evalueringen af Fremtidens Dagtilbud. Det er muligt at det viser sig nyttigt at etablere en undergruppe, eksempelvis i forbindelse med styregruppen, som kan gennemføre evalueringerne af pejlemærkerne. Bilag: Evalueringsaftale vedr. Fremtidens Dagtilbud, doknr. 727-2014-66662 6. Status vedr. skolereformen Forberedelsespladser Seks skoler har fået etableret forberedelsespladser. To skoler får først møblerne i uge 36, men har lavet aftaler med de lokale TR omkring arbejdstiden indtil. Møbelvirksomheden DUBA har svært ved at leve op til sine løfter omkring leveringstidspunkter, idet de har fået voldsomt mange ordrer i forbindelse med skolereformen. Arbejdstid Der er forskellige oplevelser af den nye arbejdstid for lærerne. Nogle er tilfredse med den faste tid på skolen og trives med, at der ikke længere skal arbejdes i hjemmet. Andre er bekymrede for, om mængden af forberedelsestid er tilstrækkelig efter at den gennemsnitlige lærer skal undervise to lektioner mere per uge. Personalechef Jørgen Larsen og Skanderborg-Odder Lærerkreds har indgået en aftale om udmøntning af lærernes 08-tillæg. Aftalen er lavet ud fra et lighedskriterium samt at ingen skulle opleve lønnedgang. Kompetenceudvikling Anne Fisker har været rundt på alle skoler og drøfte behov for kompetenceudvikling. Hun er i gang med at lave et samlet notat til det politiske udvalg, som viser status på området og behov for kompetenceudvikling. I forhold til linjefagskompetencer i dansk, tysk og matematik skal de medarbejdere, der skal efteruddannes, først have en samtale med en konsulent fra VIA, som vurderer kompetenceudviklingsbehovet. Hver linjefagsuddannelse består af 3-4 moduler og samtalen munder i en vurdering af, hvor mange moduler, den enkelte medarbejder skal Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 3
gennemføre for at opnå linjefagskompetencen herunder også om medarbejderen kan gå direkte til eksamen, og dermed få papir på linjefaget. Der skal i den forbindelse ske en tilbagemelding til lederen fra VIA. Det er ikke endeligt aftalt, om lederen skal have den detaljerede vurdering/score i forhold til den enkelte medarbejders kompetencer i forhold til linjefaget, eller alene en konklusion om det antal moduler medarbejderen skal gennemføre for at opnå linjefagskompetence. Der ønskes en drøftelse af holdninger og synspunkter hertil i Områdeudvalget. Arbejdsgrupper og workshops i drejebog 4 Der var sidste frist for tilmeldinger til arbejdsgrupper og workshops fredag den 15. august. Der har været vanskeligt at få besat workshoppene. Der er stadigt ledige pladser i samtlige workshops. 7. Status på Fremtidens Fritidstilbud til information og drøftelse Børn, Unge og Kulturudvalget vedtog den 25. august en rammebeslutning for Fremtidens Fritidstilbud. BUK-Udvalget støtter principielt model 2, dog ikke filial i vestbyen. (Model 2 indebærer, at der etableres fritidstilbud til og med 6. klasse i regi af landsbyordningerne i oplandet. I byen udvides SFO til at dække til og med 4. klasse. Egestammen bevares for 5.-7. klasse og udvides med en filial i vestbyen.) Udvalget besluttede endvidere at SFO-tilbuddet på byskolerne udvides til 4. klasse indtil videre, frem til 2017, hvor der senest sker evaluering Endelig besluttede BUK-udvalget at der efterfølgende skal laves en nærmere økonomisk analyse, som skal indgå i budgetlægningen, herunder prisstruktur på brugerbetaling i fritidstilbud. 8. Trivselsmåling 2014 information om proces og drøftelse af evt. ekstra spørgsmål til spørgeskema proces og basisskema til information og drøftelse, udvalget træffes beslutning om behov for ekstra spørgsmål specifikt for området En arbejdsgruppe under Hovedudvalget har udarbejdet skema til den kommende trivselsmåling. Skemaet er ændret i forhold til de sidste 2 målinger. Spørgsmålene/udsagnene i skemaet vender generelt mere positivt og skemaet indeholder bl.a. flere spørgsmål omkring social kapital. Derudover indeholder skemaet også spørgsmål omkring MUS-samtaler og handleplaner for kompetenceudvikling Hovedudvalget har tidligere besluttet, at Områdeudvalgene skulle have mulighed for at få enkelte særlige spørgsmål med indenfor eget område, hvis der er behov for det. Områdeudvalget skal derfor på baggrund af basisskemaet tage stilling til, om der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Områdeudvalget drøfter basisskemaet med henblik på beslutning om, hvorvidt der er behov Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 4
for særlige spørgsmål indenfor området. Derudover drøftes tidsplan og kommunikationsplan. Bilag til punktet: Spørgeskema til trivselsmålingen, doknr. 727-2014-99750 Overordnet tidsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-82224 Kommunikationsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-87083 9. Information fra Hovedudvalgsmøde 20. juni og 18. august til information og drøftelse Følgende punkter kan have særlig interesse for områdeudvalgene: a. Information om beskæftigelsesreform, seniorjobs og nyttejobs Ole Stounbjerg orienterede om, at vi p.t. har 7 personer i seniorjob på forskellige arbejdspladser i kommunen. Vi har p.t. 5 personer i nyttejob på Højmarken og 8 i nyttejob andre steder i kommunen. I forhold til forventninger til den nye beskæftigelsesreform orienterede Ole om, at tilskuddet til personer i løntilskud nedsættes, hvilket betyder, at institutioner enten selv skal dække en del af udgiften, eller det er indregnet i budgettet hos Jobcentret. Derudover forkortes perioden for løntilskud og der indføres en karensperiode. Endelig afskaffes den kvote kommunen hidtil har haft.hovedudvalget drøftede i øvrigt problemstillinger omkring hvem der som medarbejder skriver under når der oprettes løntilskudsjob. b. Opfølgning på sygefravær Vi har fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 5
Hoveududvalget tilsluttede sig HR s forslag. Samtidig arbejder Økonomi og HR videre med kvalificering af sygefraværstallene (f.eks. opdeling i korttids- og langtidsfravær) og mulighed for løbende opgørelser hen over året, men dette er ikke på plads endnu. c. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund Kommunalbestyrelsen skal fastsætte måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund. Dette har til formål at sikre, at andelen af indvandrere/efterkommere blandt de ansatte afspejler befolkningssammensætningen i det omkringliggende samfund. Kravet om at opstille måltal er en del af trepartsaftalen fra 2007. Der var enighed i Hovedudvalget om, at sende en signal videre om, at vi naturligvis ønsker at man har fokus på mangfoldighed på arbejdspladserne, men vi lægger først og fremmest vægt på at få den bedst kvalificerede medarbejder når vi rekrutterer. d. Opfølgning på Sundhedsordningen Blandt de tilbagemeldinger der er kommet vedr. vores sundhedsordning tegner sig særligt 2 ønsker/anbefalinger til ændringer. Det ene går på ændringer/udvikling af tilbuddet om kostvejledning. Det andet går på muligheden for at udvide fitnesstilbuddet til andre udbydere i Odder Kommune. I forhold til kostvejledning blev det besluttet, at vi arbejder videre med et tilbud, der også indeholder en individuel del i forløbet. I forhold til udvidelse af fitness-ordningen kan det blive ret dyrt, og der er ikke ledelsesmæssigt et ønske om at udvide ordningen. Hovedudvalget drøftede i øvrigt den kommende trivselsmåling, som behandles særskilt på Områdeudvalgsmødet. Referatet fra mødet kan læses i sin helhed på http://www.arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/referat_hu_180814.pdf Bilagene til mødet kan ses på Arbejdsmiljøportalen 10. Status på MED-uddannelse Datoerne for den kommende MED grunduddannelse er nu fastlagt. Der afvikles 2 hold: Den 11-12. november afholdes MED uddannelse for dagtilbudsområdet Den 4-5. december afholdes MED-uddannelse for Skoler (inkl. børnehuse i Gylling og Saksild) og BFC. Uddannelsen tilrettelægges som 1½ dags internat. Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 6
11. Til efterretning Referat fra samarbejdsudvalgsmøde 18.6.2014, Hundslund Skole, dok.id. 727-2014-78054 Referat fra medudvalgsmøde Gylling Skole og Børnehus 21.8.2014, dok.id. 727-2014-102896 Referat fra Medudvalgsmøde 20.8.2014, Parkvejens skole, dok.id. 727-2014-102954 Referat fra medudvalgsmøde 23.4.2014, Saksild Skole og Børnehus, dok.id. 727-2014-54415 12. Eventuelt Næste ordinære møde: 10. november Mødet hævet kl. Dokumentnr.: 727-2014-98947 side 7