Indkøbs- og udbudspolitik for Næstved Kommune

Indkøbs- og udbudspolitik for Næstved Kommune

Indholdsfortegnelse FORORD... 3 1 FORMÅL... 4 2 INDKØBS- OG UDBUDSPOLITIKKENS OMFANG OG AFGRÆNSNING... 4 3 ORGANISERING... 4 3.1 INDKØBS- OG UDBUDSKONTORET... 4 3.2 PERMANENT INDKØBSGRUPPE... 4 3.3 EKSTERNE ENHEDER... 5 4 INDKØBSAFTALER... 5 5 CONTROLLING.... 6 6 PROCEDURE FOR INDGÅELSE AF INDKØBSAFTALER... 6 6.1 STØRRE INDKØB / UDBUD... 6 6.2 MINDRE INDKØB... 6 6.3 BRUGERINDDRAGELSE.... 6 7 GRØNNE INDKØB... 7 8 ARBEJDSMILJØ... 7 9 SOCIALE KLAUSULER... 7 10 ERHVERVSPOLITIK... 7 11 UDBUD AF KOMMUNALT UDFØRTE OPGAVER.... 8 11.1 VALG AF LEVERANDØRER, KRAVSPECIFIKATIONER OG BETINGELSER VED UDBUD.... 8 11.2 KONTROLBUD, HERUNDER OMKOSTNINGSKALKULATIONER.... 9 11.3 KVALITETSOPFØLGNING.... 9 11.4 BESLUTNINGSPROCEDURE I FORBINDELSE MED UDBUD.... 9 11.5 INDRAGELSE AF PERSONALET.... 10 11.6 ANVENDELSE AF SOCIALE KLAUSULER.... 10 12 ØKONOMI... 10 13 MÅL... 10 14 UDVALGSBEHANDLING... 11 15 TEGNING... 11 16 DIGITALISERING... 11 16.1 E-HANDELSSYSTEM... 11 16.2 ELEKTRONISK UDBUDSPROCES... 12 2

Forord Indkøbs- og udbudspolitikken for Næstved Kommune afspejler kommunens målsætninger om at udnytte de nye stordriftsfordele på indkøbsområdet, som etableringen af en storkommune skaber. Indkøbs- og udbudspolitikken er vedtaget af Byrådet d. 25. August 2008. 3

1 Formål Formålet med Indkøbs- og udbudspolitikken for Næstved Kommune er gennem en samordning af de enkelte forvaltningsområders indkøb at optimere den samlede indkøbsproces og sikre lavest mulige priser i forhold til kvaliteten og i kombination med bedst mulige leverandørvilkår (bedst og billigst), skabe mulighed for fastholdelse af Næstved Kommunes serviceniveau og råderum for politiske prioriteringer. 2 Indkøbs- og udbudspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter samtlige kommunale indkøb af varer, service og tjenesteydelser, herunder bygge- og anlægsopgaver, samt leje- og leasingaftaler. Ligeledes omfatter den udbud af kommunalt udførte driftsopgaver mm. jf. afsnit 11. Næstved Kommunes forvaltninger og virksomheder, herunder forsyningsvirksomheder og selvejende institutioner m.fl. opfattes i indkøbsmæssig sammenhæng som én samlet organisation. Indkøbs- og udbudspolitikken skal følges af alle forvaltninger og virksomheder i forhold til ovenstående indkøb. 3 Organisering 3.1 Indkøbs- og udbudskontoret Næstved Kommune har etableret et centralt Indkøbs- og udbudskontor, der har som opgave at indgå fordelagtige indkøbsaftaler for Næstved Kommune i overensstemmelse med lovgivningen på området. Herudover rådgiver Indkøbsog udbudskontoret alle enheder om økonomiske og juridiske forhold vedr. indkøb omfattet af Indkøbs- og udbudspolitikken. Næstved Kommunes indkøb er således baseret på centrale indkøbsaftaler i kombination med decentrale indkøbere / disponenter. Indkøbs- og udbudskontoret formidler Indkøbs- og udbudspolitikken internt og eksternt til relevante samarbejdspartnere. 3.2 Permanent indkøbsgruppe Næstved Kommune nedsætter en permanent indkøbsgruppe, hvis overordnede formål er at medvirke til forankring og formidling af Næstved Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik. Derudover er indkøbsgruppens funktion rådgivende 4

i forhold til Indkøbs- og udbudskontorets arbejdsfelt, herunder i forhold til de indkøbsmæssige prioriteringer. Medlemmerne vælges på baggrund af Næstved Kommunes aktuelle indkøbsmæssige prioriteringer. Økonomichefen er formand for indkøbsgruppen. 3.3 Eksterne enheder Næstved Kommune kan indgå aftaler med eksterne enheder fx selvejende uddannelsesinstitutioner om rådgivning på indkøbs- og udbudsområdet og deltagelse i indkøbsaftaler mod betaling. Indkøbs- og udbudskontoret fastsætter de nærmere vilkår for sådanne aftaler. 4 Indkøbsaftaler Indkøbsaftalerne indgås centralt af Indkøbs- og udbudskontoret efter inddragelse af repræsentanter for de indkøbene forvaltninger og virksomheder i overensstemmelse med lovgivningen. Indkøbs- og udbudskontoret udarbejder en indkøbsstrategi der vedtages af Byrådet i forbindelse med den årlige budgetlægning. Indkøbs- og udbudskontoret kan justere indkøbsstrategien tidsmæssigt efter aftale med repræsentanterne fra de berørte forvaltninger og virksomheder såfremt dette anses for hensigtsmæssigt i forhold til den daglige drift. Såfremt det er foreneligt med indkøbsstrategien kan Indkøbs- og udbudskontoret igangsætte yderligere udbud eller forhandlinger med henblik på at indgå flere indkøbsaftaler end indkøbsstrategien umiddelbart lægger op til. Indkøbs- og udbudskontoret udarbejder en årlig opfølgning på indkøbsstrategien i forbindelse med regnskabsaflæggelse og en delopfølgning i forbindelse med den almindelige budgetopfølgning jf. i øvrigt afsnit 12 vedr. mål. Begge opfølgninger forelægges Byrådet. Indkøb foretages af enhederne på de af Næstved Kommunes Indkøbs- og udbudskontor indgåede indkøbsaftaler, hvorved det sikres at Næstved Kommune udnytter storkundefordele ved kontraktforhandlinger og udbud, kan indføre standardiserede indkøbsprocedurer - bl.a. via e-handel, minimerer transaktionsomkostninger ved kontraktindgåelse, kan høste gevinster ved udbud o. lign. 5

forankrer viden om leverandører, standardkontrakter mm. Alle enheder i Næstved Kommune er forpligtet til at benytte de centralt indgåede indkøbsaftaler. Fravigelse sker alene efter godkendelse fra Indkøbsog udbudskontoret. Direkte eller indirekte tilskud til diverse velgørende formål kræver politisk godkendelse. Indkøbs- og udbudskontoret er dog, i mindre sager, bemyndiget til at give tilladelse hertil. Samtlige af Næstved Kommunes kontrakter omfattet af Indkøbs- og udbudspolitikken registreres af Indkøbs- og udbudskontoret 1. Dette gælder både gældende kontrakter og kontrakter der indgås i fremtiden. 5 Controlling. Indkøbs- og udbudskontoret etablerer et samarbejde med Controllerkontoret om opfølgning og brug af indkøbsaftaler mm. 6 Procedure for indgåelse af indkøbsaftaler 6.1 Større indkøb / udbud Indkøb der overstiger tærskelværdierne for EU-udbud jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter udbydes i overensstemmelse med regelsættet. 6.2 Mindre indkøb Indkøb der ikke forudsætter EU-udbud annonceres på en måde der sikrer en passende grad af offentliggørelse, der gør det muligt at åbne Næstved Kommunes indkøb for konkurrence fra potentielle tilbudsgivere. Dette kan fx ske ved annoncering på Næstved Kommunes hjemmeside. Indkøbs- og udbudskontoret kan fastsætte nærmere retningslinjer for offentliggørelsen / konkurrenceudsættelsen. 6.3 Brugerinddragelse. I forbindelse med udbud etableres ad hoc brugergrupper med repræsentanter for de indkøbene forvaltninger og virksomheder. Disse grupper sikrer den fornødne brugerinddragelse, og indestår for de faglige krav og det kvalitative indhold i beskrivelsen (kravspecifikationen) af de indkøb Næstved Kommune udbyder. 1 Registreringen sker som et led i at sikre det totale overblik over Næstved Kommunes økonomiske og juridiske forpligtigelser. 6

Brugergrupperne ledes som udgangspunkt af Indkøbs- og udbudskontoret, og de er sammensat af personer, der repræsenterer det relevante område, ud fra faglige og erfaringsmæssige kvalifikationer. De enkelte forvaltninger og virksomheder er forpligtet til at udpege det fornødne antal repræsentanter til brugergrupperne og det er repræsentanterne for brugergrupperne, der har ansvaret for udarbejdelsen af kravspecifikationen i henhold til den vedtagne indkøbsstrategi. 7 Grønne indkøb Næstved Kommune inddrager miljømæssige kriterier og krav i indkøbsaftaler, hvor det forekommer velbegrundet. Fx kan der tages hensyn til produkters indhold af skadelige stoffer, energirigtige indkøb o. lign. Indkøbs- og udbudskontoret etablerer et samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningens Agenda 21 koordinator vedr. muligheden for at tage hensyn til grønne indkøb i indkøbsaftaler. 8 Arbejdsmiljø Næstved Kommune vil ved indkøb af varer, service- og tjenesteydelser inddrage sikkerhedsmæssige aspekter ved vurderingen af den pågældende vare/ydelse 2. Dette kan fx indgå i kvalitetsvurderingen. Indkøbs- og udbudskontoret etablerer et samarbejde med Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø vedr. muligheden for at indbygge sikkerhedsmæssige aspekter i indkøbsaftaler. 9 Sociale klausuler Næstved Kommune vil bidrage til at skabe det rummelige arbejdsmarked. Indkøbs- og udbudskontoret etablerer et samarbejde med Arbejdsmarkedsforvaltningen vedr. muligheden for at indbygge sociale klausuler i indkøbsaftaler. 10 Erhvervspolitik Indkøbs- og udbudspolitikken medvirker til at sikre offentlighed og konkurrence om Næstved Kommunes indkøb. Dette medvirker derved indirekte til at det lokale erhvervsliv får mulighed for at vinde kommunale kontrakter i fri konkurrence. 2 Såfremt lov eller myndighedskrav kræver en vurdering af arbejdsmiljøforhold mv. ved kommunale indkøb vil disse regler gå forud for kommunens indkøbspolitik - reglerne vil blive implementeret i indkøbspolitikken som en naturlig del af denne. 7

Indkøbs- og udbudskontoret sikrer offentlighed om Næstved Kommunes indkøb og udbud. Udbudsreglerne er generelt til hinder for særbehandling af det lokale erhvervsliv. 11 Udbud af kommunalt udførte opgaver. Næstved Kommunes udbudspolitik skal indeholde nedenstående obligatoriske emner 3 vedr. udbud af kommunalt udførte opgaver: 1. valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud, 2. kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer, 3. kvalitetsopfølgning, 4. beslutningsprocedure i forbindelse med udbud, 5. indragelse af personalet, 6. anvendelse af sociale klausuler. 11.1 Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud. Næstved Kommune tilrettelægger udbud af kommunalt udførte opgaver således at konkurrencen om den fremtidige kontrakt fremmes mest muligt. Dette sker gennem udbudsprocedurer der sikrer offentlighed og gennemsigtighed i udbuddet og ligebehandling af tilbudsgiverne. Næstved Kommune anvender de udbudsformer som EU s udbudsregler åbner mulighed for, men i de tilfælde hvor Næstved Kommune ikke er forpligtiget til at følge EU s udbudsregler tilrettelægges udbuddet som minimum således at udbuddet foregår i lige og åben konkurrence. Tildeling af kontrakterne sker altid på baggrund af enten den laveste pris eller det økonomiske mest fordelagtige tilbud 4. Udbudsmaterialet udarbejdes som udgangspunkt af det forvaltningsområde der berøres i samarbejde med Indkøbs- og udbudskontoret. Afhængig af udbuddets art og omfang kan der træffes beslutning om køb af eksterne konsulentydelser i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet. Opgaverne udbydes på baggrund af det politisk fastsatte serviceniveau, og udbudsmaterialet skal gengive dette niveau. Udbudsmaterialet skal altid som minimum indeholde oplysninger om tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og 3 Jf. 2 stk. 2 i bekendtgørelse nr. 881af 24. oktober 2002 om servicestrategi og opfølgningsredegørelse udstedt i medfør af den kommunale styrelseslov 62 og 62 c. 4 Der henvises til art. 53 i udbudsdirektivet, der anvendes uanset der foretages EU-udbud eller ej. 8

kvantitetsmæssige krav, tidsfrister og kontraktperiodens længde medmindre tungtvejende grunde er til hinder herfor. Udbuddene gennemføres altid elektronisk i det af Indkøbs- og udbudskontoret valgte system jf. afsnit 16.2. 11.2 Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer. Næstved Kommunes Byråd afgør om der skal afgives kontrolbud på de enkelte udbud. Ved afgivelse af kontrolbud skal der, idet omfang det er praktisk muligt, ske en klar adskillelse af de funktioner der udarbejder kontrolbud og de funktioner der udarbejder udbudsmaterialet. Der må således, som hovedregel, ikke deltage medarbejdere eller ledere ved beregningen af et kontrolbud som også medvirker ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Kontrolbud kalkuleres på baggrund af kapitel 9 om omkostningskalkulationer i Velfærdsministeriets budget og regnskabssystem for kommuner, idet reglerne sikrer at alle direkte og indirekte omkostninger indgår i beregningen af kontrolbuddet. Såfremt kontrolbuddet er det laveste eller økonomisk mest fordelagtige annulleres udbudsforretningen og der udarbejdes en intern kontrakt i overensstemmelse med kontrolbuddet. 11.3 Kvalitetsopfølgning. Næstved Kommune følger op på indgåede kontrakter, og så vidt det er muligt vil der blive opstillet kvalitetsmål i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Herudover vil opfølgningen ske en i konstruktiv dialog med leverandørerne ud fra de i kontrakterne opstillede mål og krav, og der vil blive anvendt opfølgningsmøder, stikprøvkontrol, fælleskontrol med leverandørerne, leverandørernes egenkontrol, brugerundersøgelser osv. i det omfang det skønnes nødvendigt. Ved store udbud kan der etableres egentlig controllerfunktioner hvis hovedopgave er at foretage kvalitetsopfølgning. 11.4 Beslutningsprocedure i forbindelse med udbud. Næstved Kommune følger samme beslutningsprocedure vedr. udbud af kommunale opgaver som normalt bliver anvendt i forhold til udvalgs- og Byrådsbehandling. 9

11.5 Indragelse af personalet. Personalet inddrages i overensstemmelse med MED-aftalen, og Næstved Kommune stiller i øvrigt altid krav om at Lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse såfremt der overføres kommunale opgaver til eksterne leverandører. 11.6 Anvendelse af sociale klausuler. Næstved Kommune kan i forbindelse med udbud stille krav om at den kommende leverandør varetager de samme sociale forpligtigelse som kommunen har på de respektive områder. Det kan fx være elevuddannelse, aktivering, fleks- og skånejob, integration, revalidering og jobtræning. 12 Økonomi Gevinster opnået ved indgåelse af centrale indkøbsaftaler fordeles som udgangspunkt 5 efter følgende fordelingsnøgle: 50% af gevinsten hjemtages til kommunekassen til politisk prioritering. 25% af gevinsten indgår i en pulje til styrket kompetenceudvikling og arbejdsmiljøindsats. 25% af gevinsten bibeholdes på de berørte forvaltninger og virksomheders budget. Brugerfinansierede områder bibeholder den fulde gevinst. Gevinsternes størrelse opgøres af Økonomiafdelingen, og indgår i den årlige opfølgning på indkøbsstrategien. Gevinstopgørelsen forelægges indkøbsgruppen. 13 Mål Der fastsættes mål for gennemførelsen af Næstved Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik. De konkrete mål fastlægges i forbindelse med godkendelsen af den årlige indkøbsstrategi, men kan fx tage udgangspunkt i størrelsen af opnåede gevinster ved indgåelse af indkøbsaftaler, hvor stor en del de kommunale indkøbsaftaler udgør af de samlede indkøb, eller hvor stor en del af indkøbene der foregår digitalt. 5 Ved tværgående udbud hvor få personer skal lave en mindre indsats på manges vegne hjemtages gevinsten 100% til kommunekassen. Dette gælder fx ved udbud af energi gas, el, brændstof mm. 10

14 Udvalgsbehandling I forbindelse med vedtagelsen af indkøbsstrategien kan der træffes beslutning om evt. politisk behandling af de enkelte udbud / indkøbsaftaler. Genudbud vil som hovedregel ikke kræve udvalgsbehandling, mens nye udbud typisk vil blive forelagt, såfremt de vedrører tjenesteydelser, der købes direkte til borgerne og samtidig vedrører principielle spørgsmål i forhold til fastsættelse af serviceniveauet i den konkrete indkøbsaftale. Såfremt udvalgsbehandling er påkrævet sker dette i udvalget for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning, og hvor det er relevant høres fagudvalget med hensyn til serviceniveauet. 15 Tegning Borgmesteren eller direktionens medlemmer er berettiget til at underskrive alle indkøbsaftaler alene. Såfremt en aftale alene retter sig mod et bestemt område modtager den ansvarlige direktør en kopi af indkøbsaftalen. Indkøbs- og udbudschefen er berettiget til at fratage indkøbene forvaltninger og virksomheder fuldmagt til at handle med udvalgte leverandører 6. 16 Digitalisering Næstved Kommune skal anvende e-handel i størst muligt omfang med det sigte at minimere vore egne og vore samhandelspartneres samlede ressourceforbrug ved indkøb af varer og tjenesteydelser mest muligt. Som følge heraf kan leverandører der ikke kan eller vil foretage e-handel med Næstved Kommune på de af Indkøbs- og udbudskontoret fastsatte vilkår udelukkes fra samhandel med Næstved Kommune. 16.1 E-handelssystem Næstved Kommune bruger pt. indkøbssystemet Rak@t. Indkøbs- og udbudskontoret gør alle indkøbsaftalerne tilgængelige i Rak@t for Næstved Kommunes decentrale indkøbere. Brugen af R@kat er obligatorisk for de enheder, der har adgang til systemet. Manglende brug af Rak@t kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke findes som katalogvarer i Rak@t, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. Indkøbs- og udbudskontoret kan fastsætte nærmere 6 Hensigten med bestemmelsen er at forhindre at Næstved Kommune aftaleretligt kan blive bundet i forhold til virksomheder der driver virksomhed v. hj. af uacceptable forretningsmetoder fx de såkaldte annoncesælgere. 11

retningslinjer for opsamling og registrering af indkøb der gyldigt foretages udenfor Rak@t. Indkøbs- og udbudskontoret bistår og underviser forvaltninger og virksomheder i forbindelse med brug af Rak@t. 16.2 Elektronisk udbudsproces Med henblik på at konkurrenceudsætte flest mulige af Næstved Kommunes indkøb benytter Næstved Kommune et IT-system til understøttelse af udbudsprocesser og konkurrenceudsættelse. Indkøbs- og udbudskontoret fastsætter eventuelle nærmere retningslinjer for obligatorisk decentral brug af IT-systemet. 12