18. november 2011 Udarbejdelse af udbudsplan for Silkeborg Kommune Opsamling på fagudvalgenes drøftelser af mulige udbudsemner Alle fagudvalg har i september måned drøftet mulige udbudsemner indenfor de enkelte fagudvalgs områder. I det følgende findes først en oversigt over, hvilke udbud af henholdsvis tjenesteydelser, IT-systemer og varer, der allerede er planlagt i Silkeborg Kommune. Derefter findes en oversigt over, hvilke konkrete udbudsemner fagudvalgene på baggrund af drøftelserne har peget på som mulige udbudsemner. Efter oversigten følger fagudvalgenes beslutninger og eventuelt uddybende begrundelser. Oversigt over allerede planlagte udbud Tjenesteydelser: Udvalgsområde Emne 2011 2012 2013 2014 Økonomiudvalget / andre relevante fagudvalg Teknisk rådgivning vedrørende ombygninger og anlægsarbejder Revisionsydelser Bankforbindelse (afhænger af evt. udnyttelse af option på forlængelse) Arbejdsmarkedsudvalget Sprogundervisning Børne- og Ungeudvalget Ældre- og Sundhedsudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Befordring/kørsel på skoleområdet Fysioterapi genoptræning efter sundhedsloven 140 Madservice (afhænger af evt. kontraktforlængelse) Befordring/kørsel med daghjemsbrugere Udbud af driftsopgaver, etape 1, parker, legepladser og friluftsbade, udløber 31.12. 2012 med mulighed for forlængelse 2 1 år. Udbud af driftsopgaver, øvrige idrætsanlæg og atletikstadion, etape 2, udløber 31.12. 2012 med mulighed for forlængelse Isak Vatne Rasmussen Direkte tlf.: 8970 1347 ir@silkeborg.dk Økonomi- og IT-Staben Søvej 1, 8600 Silkeborg Sagsnr.:10/57648 Søvej 1 8600 Silkeborg Tlf.: 8970 1000 www.silkeborgkommune.dk
Vej- og Trafikudvalget og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget 2 1 år Udbud af driftsopgaver, opvisningsbanen Silkeborg Stadion, udløber 31.12. 2012 med mulighed for forlængelse 2 1 år Udbud af rådgivningsopgaver som projektering af veje og byggemodning samt planlægningsopgaver Udbud af bybusdriften (udbydes via Midttrafik) Udbud af udlægning af asfaltslidlag Rabatklipning på land med maskine Rabatklipning på land, håndarbejde Revneforseglinger Sikkerhedsarbejder langs vejkanter Maskinel gadefejning Vask, maling m.v. (sikkerhedsrækværker) Rengøring, offentlige toiletter Nyplantning (vejbeplantning) Græsslåning (grønne områder) IT-systemer: Udvalgsområde/Afdeling Emne 2011 2012 2013 2014 Job- & Borgerservice KMD - Boliglån (3270) Børn- & Familie IDIS (daginstitutionssystem) KMD - Børn og Voksne Nova Handicap- & Psykiatri BBJ Organisation & Personale Acadre Acadre ES - indskanning Acadre Dagsordensystem Schultz SD Løn (*) Teknik & Miljø GeoEnviron Side 2
Geomedia Generelt (19 prod) Navision (Entreprenørgården) Vejman Sundhed & Omsorg Care - rambøll Økonomi- & IT Jyske netbank Erhverv Prisme (*) IDM * Det kan være hensigtsmæssigt at udbyde lønsystemet og økonomisystemet samtidigt, men da de nuværende kontrakter på de to systemer (SD Løn og Prisme) udløber på forskellige tidspunkter pågår der i øjeblikket en vurdering af det hensigtsmæssige udbudstidspunkt. Varer: Emne 2011 2012 2013 Genbrugshjælpemidler Headset Service af elevatorer og trappelifte Ortopædisk fodtøj Vask og leje af linned og måtter Kopipapir Bleer, børn Datatilbehør, itforbrugsstoffer, ergonomisk tilbehør Skolebiblioteksbøger Barnevogne med motor, småbørns udstyr Serviceaftale, ventilationsanlæg Serviceaftale, gas- og oliefyr Flaskegas (ukrudt m.v.) Telefoni (SKI-udbud) Datatrafik (Ski-udbud) PC-udbud (Ski-udbud) Serverudbud (Ski-udbud) Side 3
De ovenstående emner er de udbud af varer, der er planlagt. Derudover arbejdes der i regi af 12- bygruppen på en omfattende udbudsplan for vareudbud; planen forventes færdig primo 2012. Nye udbudsemner foreslået af fagudvalgene I det følgende fremgår først en oversigt over de udbudsemner fagudvalgene har foreslået og derefter følger fagudvalgenes begrundelse og eventuelt yderligere kommentarer til udbudsemnerne. Fagudvalg Emne Bemærkning Arbejdsmarkedsudvalget Jobsøgningsforløb og aktiveringsforløb for forsikrede ledige og Kontanthjælpsmodtagere Foreslået som mulige udbud. Børne- og Ungeudvalget Ingen konkrete nye emner Udvalget ser gerne etableret samarbejder med andre kommuner om udbudsemner, der endnu ikke er afprøvet. Kultur- og Fritidsudvalget Ingen konkrete nye emner Kultur- og Fritidsafdelingen vurderer ikke, at der er yderligere driftsområder indenfor området, der kan konkurrenceudsættes. Plan-, Miljø- og Klimaudvalget og Vej- og Trafikudvalget Udvalgene har videresendt udkast til udbudsstrategi for området til Økonomiudvalgets drøftelse. En række udbudsemner er allerede planlagt og er derfor indarbejdet i listen over planlagte udbud. Socialudvalget Tolkebistand Tolkebistand er foreslået som udbudsemne af Job- og Borgerserviceafdelingen efter udvalgets drøftelse af sagen. Ældre- og Sundhedsudvalget Nyt omsorgssystem, Nyt eller eksisterende plejecenter/plejecentre, Emnerne er foreslået som enten udbud eller partnerskaber, se nedenfor. Side 4
Partnerskab med Regionen om hjælpemiddelområdet, Partnerskab om drift og økonomi af nyt eller eksisterende plejecenter/plejecentre For alle ønskes en business case udarbejdet før endelig beslutning. Økonomiudvalget Rengøring Administration og udleje af ældre-/ plejeboliger Bogførings- og regnskabsopgaver Serverdrift Lønadministration Brand- og redningsopgaver Opgaver indenfor Fælles Ejendomsdrift. Administrationen har beskrevet en række mulige udbudsemner. Udvalget har sendt de af administrationen beskrevne emner videre til fortsat drøftelse. Emnerne indenfor Fælles Ejendomsdrift fremgår af budgetforliget. Fagudvalgenes beslutning og begrundelser Herunder følger fagudvalgenes beslutninger samt indholdet i de notater der fra afdelingernes side måtte være udarbejdet til fagudvalgenes drøftelser. Arbejdsmarkedsudvalget Arbejdsmarkedsudvalget besluttede at fremsende følgende bruttoliste til Økonomiudvalget: Følgende emner foreslås som mulige udbud på Job- og Borgerserviceområdet: Udbud af jobsøgningsforløb og aktiveringsforløb for forsikrede ledige og Kontanthjælpsmodtagere: Det foreslås at jobsøgningsforløb for forsikrede ledige og kontanthjælpsmodtagere sendes i udbud. Ændringerne i aktiveringsindsatsen ændres pr. 01.01.2012, hvor timetalskravet (25t./ugl.) bortfalder. Dette betyder, at aktiveringstilbuddene for både forsikrede ledige og kontanthjælpsmodtagere bør revideres. Dette giver også anledning til at nytænke både indhold, metoder og afregningsmodeller for indsatsen. Der vil være behov for at gennemføre annoncering/udbud for både jobsøgningsforløb og aktiveringsforløb for forsikrede ledige og kontanthjælpsmodtagere, som kan afløse de igangværende forløb. Budgetværdien er kr. 6,8 mio. Børne- og Ungeudvalget Side 5
Børne- og Ungeudvalget besluttede følgende: Bruttolisten indeholder kun befordring af børn på udvalgets område. De to driftsmæssige kerneområder er en opgave, der ikke anses for at være særlig udbudsegnet. De to områder giver allerede muligheder for at private kan drive skoler og daginstitutioner. Udvalget ser gerne etableret samarbejder med andre kommunerne om udbudsemner, der endnu ikke er afprøvet. Kultur- og Fritidsudvalget Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at fremsende følgende til Økonomiudvalget. Det bemærkes, at der udover det nævnte også har været udbud på forpagtning af cafedrift i Medborgerhuset og i Silkeborg Hallerne: Kultur- og fritidsafdelingen har nedenstående driftsopgaver i udbud: Opgave Udbud af driftsopgaver, etape 1, parker, legepladser og friluftsbade, Udløb af kontraktperiode 31.12. 2012 Udbud af driftsopgaver, øvrige idrætsanlæg og atletikstadion, etape 31.12. 2012 Udbud af driftsopgaver, opvisningsbanen Silkeborg Stadion, etape 3, 31.12.2012 Endvidere kan det bemærkes at der på biblioteksområdet er følgende i udbud: 1) Materialevalg/indkøb kører gennem SKI-aftale, hvor Silkeborg Bibliotekerne sammen med 15 andre biblioteker deltog i arbejdet med kravsspecifikationer. Aftalen er indgået medio 2010. 2) De 6 Centralbiblioteker, en lang række andre folkebiblioteker (herunder Silkeborg), en del skolebiblioteker og gymnasierne, er i gang med at forberede et udbud, der skal føre til et nyt moderne og gerne fælles bibliotekssystem. Tidsplan: Fase 1: Idé modningsfase (Afsluttes 1.9.2011) Mini Business Case Projektgrundlag, der beskriver overordnede hvilke funktioner som systemet skal dække. Fase 2: Plan- og analysefasen (15.9.2011-1.2.2012) Side 6
Business Case Projektinitieringsdokument (PID) Funktionsbeskrivelse Fase 3: Krav- og kontraktfase (1.2.2012-15.6.2012) Kravspecifikation Udbudsmateriale Udvælgelse af leverandør Fase 4: Udvikling af systemet incl. overtagelse af systemet (1.8.2012-1.3.2013) Kultur- og Fritidsafdelingen vurderer, at der indenfor Kultur- og fritidsudvalgets område ikke er yderligere driftsopgaver, som kan konkurrenceudsættes. Plan-, Miljø- og Klimaudvalget og Vej- og Trafikudvalget Indenfor Plan-, Miljø- og klimaudvalgets og Vej- og Trafikudvalgets område er der i forbindelse med processen omkring udarbejdelse af en udbudsstrategi for udvalgenes områder planlagt en række udbud. Udbuddene er allerede planlagt og er derfor skrevet ind i oversigten over planlagte udbud. På de to udvalgs områder arbejdes der med prissammenligning som en kombination af udbud og benchmarking. Der er vedhæftet et udkast til en udbudsstrategi for de pågældende områder, som beskriver perspektiver og prioriteringer nærmere. Strategien godkendes i de to udvalg i februar 2012. Socialudvalget Socialudvalget besluttede at fremsende nedenstående bruttoliste til Økonomiudvalget, idet udvalget konkluderer, at ingen af emnerne kan anbefales til udbud. Efter udvalgets behandling af sagen har Job- og Borgerserviceafdelingen foreslået, at tolkebistanden udbydes. Følgende emner blev foreslået som mulige udbud på handicap- og psykiatriområdet: Udbud af vikarcenter : Det foreslås at vikaropgaver for dele af eller hele handicap- og psykiatriområdet sendes i udbud. Udbuddet vil skulle omfatte de ydelser der i dag købes hos vikarbureauer og løst tilknyttede vikarer i Silkeborg Kommunes tilbud på handicap- og psykiatriområdet. Det skønnes at der i øjeblikket anvendes vikarer i Handicap- og Psykiatriafdelingens tilbud for i alt ca. 200.000 kr. årligt. Hertil kommer anvendelse af vikarer i forbindelse med døgnovervågning af børn for i alt ca. 4 mio. kr. årligt. Den estimerede økonomiske ramme er dog meget afhængig af hvilke børn, unge og voksne, der modtager støtte på et givent tidspunkt og hvordan den økonomiske situation i tilbuddene i øvrigt er. I mange tilfælde vil et tilbud fravælge at indkalde en vikar af økonomiske årsager. Side 7
Udbud af kørselsopgave: Det foreslås at kørsel til og fra dagtilbud, samt kørsel til og fra aflastningstilbud sendes i udbud, der hvor det i dag er Silkeborg Kommunes eget personale og egne busser, der transporterer borgerne. Det er meget vanskeligt at estimere omfanget af kørselsopgaverne, idet kørslen som regel forestås af pædagogisk personale i døgn- og dagtilbuddene, der i øvrigt fungerer som integreret element i den daglige drift. En tidligere opgørelse af økonomien for denne opgave opgør et sandsynligt omfang af opgaven til ca. 2,1 mio. kr. årligt fordelt på Silkeborg Kommunes dag- og døgntilbud. Det skal ifht. et eventuelt udbud af denne opgave bemærkes, at dele af opgaven tidligere har været varetaget af en privat udbyder. Der blev dog realiseret en væsentlig økonomisk gevinst ved at lade Silkeborg Kommunes døgntilbud varetage opgaven i stedet. Ældre- og Sundhedsudvalget Udvalget fremsender en liste for henholdsvis udbudsemner og emner, der egner sig til partnerskaber med offentlige og private virksomheder jf. den nye Sundheds- og Ældrepolitik: Udbudsemner: Nyt omsorgssystem Nyt eller eksisterende plejecenter/plejecentre Emner til partnerskaber med offentlige virksomheder: Partnerskab med Regionen om hjælpemiddelområdet Emner til partnerskaber med private virksomheder: Partnerskab om drift og økonomi af nyt eller eksisterende plejecenter/plejecentre Udvalget ønsker, at der udarbejdes konkrete business-cases om de enkelte emner inden behandling i Byrådet. Økonomiudvalget Økonomiudvalget besluttede, at følgende skal indgå i de videre overvejelser om udbudsstrategi: Indenfor Økonomiudvalgets område gennemføres allerede en række udbud. En del af disse udbud er udbud der er påkrævet ifølge lovgivningen, hvilket gælder i de tilfælde, hvor kommunen køber varer eller tjenesteydelser uden for huset for et beløb der ligger over tærskelværdien. I korte træk betyder det, at opgaver der har en kontraktværdi over kr. 500.000 skal annonceres efter tilbudsloven, mens der for opgaver der har en kontraktværdi over kr. 1.438.448 som udgangspunkt skal gennemføres et EU-udbud. Side 8
I det følgende beskrives muligheden for at øge graden af konkurrenceudsættelse inden for Økonomiudvalgets område. Der er indhentet input fra Staben for Ejendomme og Intern Service, Organisations- og Personalestaben og Økonomi- og IT-staben. Staben for Ejendomme og Intern Service: Udbud af kommunens rengøring: Chefen for Ejendomme og Intern Service oplyser følgende: Den igangværende organisationsændring på området betyder, at alt vedrørende ejendomsdrift samles i en organisation. Det betyder mange nye tanker omkring den måde opgaverne løses på pt. og i fremtiden. Der forventes synergieffekter og et af de steder, der vil være meget fokus på når den nye organisation er kommet rigtigt i drift - er netop snitfladen mellem det tekniske servicepersonale og rengøring. Det forventes at gøre en forskel at personalet nu hører under samme stab og der vil blive arbejdet med, hvordan det udnyttes bedst. Den fælles ejendomsfunktion etableres 1. januar 2012 og fokus det første år er sikker drift, og det er derfor af mange gode grunde ikke hensigtsmæssigt, at skulle have en anden leverandør ind på nuværende tidspunkt. Chefen for Ejendomme og Inter Service vil derfor anmode om, at der går et par år, hvor der er ro på dette område. Det vurderes samtidigt, at området er trimmet i meget høj grad, og at der derfor ikke kan forventes de store besparelser. Udbud af administration og udleje af ældre/plejeboliger: Chefen for Ejendomme og Intern Service oplyser følgende: I forbindelse med den nye organisering af Fælles Ejendomsdrift samles al udleje og administration af ældreboliger/plejeboliger et sted. Det har tidligere ligget i forskellige afdelinger (Sundhed og Omsorgsafdelingen, Handicap- og Psykiatriafdelingen og Ejendomme og Intern Service m.fl.) og det betyder, at opgaven løses meget forskelligt. Der skal i denne kommende tid arbejdes på at skabe overblik og ensartethed (såkaldt trimning) for derefter at overveje, hvem der er bedst til at udføre opgaven kommunen selv eller en ekstern udfører. Økonomi- og IT-staben: Økonomichefen oplyser at det på nuværende tidspunkt ikke skønnes hensigtsmæssigt at konkurrenceudsætte bogførings- og regnskabsopgaverne idet der arbejdes med et digitaliseret arbejdsflow fra bestilling af en vare/ydelse frem til bogføring og efterfølgende Side 9
ledelseskontrol. Automatisering af arbejdsprocesserne videreudvikles til stadighed med henblik på at effektivere opgaveløsningen. På It-området arbejdes der ligeledes på at strømline og automatisere arbejdsflowet med henblik på at skabe et godt og fremtidssikret grundlag for at understøtte digitaliseringen i den samlede kommune. Applikationsområdet: Applikationsområdet (fagsystemer) er det område der er mest integreret i de enkelte fagområders drift og det vurderes at de største synergieffekter her kan opnås gennem fokus på relevante snitflader systemerne imellem. Serverdrift: Umiddelbart vurderes serverdrift at være den funktion der, med færrest snitflader til kommunens kerneopgaver, nemmest ville kunne klargøres til konkurrenceudsætning. Set i sammenhæng med det behov der vil opstå for ressourcer til leverandørstyring og det ressourceforbrug der aktuelt anvendes, vurderes det ikke hensigtsmæssigt på kort sigt. Desuden anvendes de kompetencer der er opbygget på området også i forbindelse med løsning af andre opgaver. Der arbejdes på kortere sigt på at udnytte potentielle synergieffekter ved at samarbejde med andre kommuner og ved at indgå i projekter med Kombit og KL. Organisations- og Personalestaben: Lønadministrationen: Personalechefen oplyser, at der løbende arbejdes med at sikre, at lønadministrationen drives så effektivt som muligt. Som en del af dette overvejes muligheden for om konkurrenceudsættelse vil kunne sikre en effektivisering af driften. Det er pt. vurderingen, at en konkurrenceudsættelse ikke vil kunne bidrage til øget effektivisering af driften. Endvidere oplyser Personalechefen, at opgaven vedr. lønadministration er meget tæt koblet til kommunens elektroniske lønsystem. Den nuværende kontrakt på dette system udløber 31. december 2014 inkl. et års forlængelse. Den etårige forlængelse sikrer, at et fællesudbud mellem økonomisystemet og lønsystemet kan gennemføres. Brand- og Redningsberedskabet Teknik- og Miljøchefen og Beredskabschefen oplyser følgende: Målet er hele tiden at sikre den bedste og billigste opgavevaretagelse på området. Et af midlerne til at nå eller fastholde målet kan være at udbyde hele eller dele af opgaven. En væsentlig forudsætning for udbud er normalt, at der på markedet for den pågældende ydelse er et antal kompetente udbydere, der kan byde på opgaven. En anden væsentlig forudsætning er, at Side 10
der foreligger en realistisk mulighed for at opgaven kan løses bedre og billigere efter et udbud, og at gevinsten står i et rimeligt forhold til de ressourcer, som skal bruges på et udbud. Markedet for brand- og redningsydelser i Danmark er kendetegnet ved en meget begrænset konkurrencesituation, hvor det aktuelt alene er Falck, der opererer som privat entreprisebrandvæsen. En aktuel rapport fra rådgivningsfirmaet Niras 1, der har rådgivet og varetaget udbudsforretninger for en række kommuner konkluderer, at en kommune erfaringsmæssigt vil kunne drive beredskabet til en lavere eller samme pris som Falck, hvis beredskabets brandslukningsomkostninger ligger på et normalt eller lavere niveau sammenlignet med andre kommuner. Rapporten opgør landsgennemsnittet for brandslukningsudgifter til at udgøre 234 kr. per indbygger. Til sammenligning udgør brandslukningsudgiften per indbygger i Silkeborg Kommune 152 kr., altså et markant lavere niveau. En umiddelbar sammenligning viser desuden, at Silkeborg har det laveste prisniveau i forhold til omkringliggende og andre sammenlignelige kommuner 2. Endelig kan det oplyses, at en række udbud i den seneste tid har medført, at kommuner har valgt at hjemtage brand- og redningsopgaven, efter at den har været udliciteret i en årrække. På denne baggrund kan det ikke anbefales at gennemføre et - i sig selv omkostningsfuldt - udbud med det nuværende lave omkostningsniveau. I vurderingen af udbud eller ej, bør der også tages højde for de øvrige serviceopgaver brand- og redningsberedskabet løser. Disse omfatter bl.a.: - Vagtcentralopgaver for Silkeborg Kommune samt andre offentlige virksomheder o Kommunens servicetelefon udenfor normal åbningstid o Koordinationscenter for Entreprenørgården, Forsyningen m.v. o Betjening af nødkald for Sundhed og Omsorg o Overvågning af tyveri-, elevator- og tekniske alarmer på kommunale institutioner o Videoovervågning o Demenssøgning - Servicering af ca. 200 kommunale køretøjer - Servicering af materiel for dagplejeområdet og institutionsområdet - Løfteopgaver for hjemmeplejen - Uddannelse o Førstehjælpskurser o Elementær brandbekæmpelse o Evakueringsøvelser 1 Hovedkonklusioner gengivet på hjemmesiden Beredskabsinfo 4. september 2011. Den pågældende rapport er udarbejdet for Odsherred Kommune. 2 Baseret på offentligt tilgængelige budgettal sammenholdt med befolkningsgrundlag. Det bemærkes, at en nærmere analyse bør tage højde for beredskabets serviceniveau, herunder hvorvidt der er tale om døgnbemandede brandstationer m.m. Side 11
Indtægterne fra disse opgaver er med til at fastholde det lave omkostningsniveau på området. Disse opgaver vil næppe være del af et eventuelt udbud, fordi der skal være nogen til at løse disse opgaver. De afdelinger der får løst opgaven i dag, vil dermed sammen eller hver for sig skulle finde nye leverandører på pris- og kvalitetsmæssige vilkår, der næppe vil kunne matche den nuværende opgaveløsning. Endelig bemærkes, at en række myndighedsopgaver fortsat skal varetages af kommunen, herunder: - indsatsledelse - brandteknisk byggesagsbehandling - brandsyn - tilladelse til midlertidige overnatninger - tilladelse til midlertidige arrangementer, herunder Riverboat, Ildfestregatta m.m. - beredskabsplanlægning - udarbejdelse af analysegrundlag for risikobaseret dimensionering - sekretariatsfunktion for Beredskabsskommisionen - administrative opgaver, eksempelvis budget og regnskab, fakturering, administrativ sagsbehandling internt og eksternt, arbejdsmiljøindsats - Administration af skorstensfejervæsenet I den kommende tid ventes et udbud på området hverken at føre til bedre eller billigere opgaveløsning end den nuværende. Tværtimod vil de afledte effekter formentlig medføre en forringelse og fordyrelse for andre kommunale afdelinger. Side 12