E-valg Online kandidatanmeldelse Vejledning til vælgerne på SDU Overblik I e-valg online kandidatanmeldelse kan du: 1. Oprette kandidatliste og udsende invitationer 2. Udsende flere invitationer på et senere tidspunkt 3. Afsende kandidatlisten til valgsekretariatet 4. Besvare en invitation 5. Se status på eksisterende lister og invitationer Det er muligt at oprette liste, udsende invitationer og afsende listen (trin 1-3) i én handling. Men nedenfor beskrives, hvordan man kan foretage de tre trin i tre forskellige handlinger. Systemet har skærmbilleder på dansk og på engelsk. Denne vejledning forholder sig udelukkende til de danske skærmbilleder. 1. Opret kandidatliste og udsend invitationer Forudsætninger: - At du kender navn og e-mail-adresse på de kandidater og stillere, du ønsker skal optræde på listen. - At du kender SDU s valgregler, herunder kravet til antal stillere, deadline for kandidatanmeldelse m.v. Sådan gør du: 1. Du tilgår dette link: 2. Log på kandidatanmeldelsessystemet med samme login, som når du logger på afstemningsapplikationen/sdu s mailserver. 3. Når du er logget ind, kan du se de organer, som du er valgberettiget til, dvs. hvor du står på valglisten: 1
4. Du kan kun oprette lister til de organer, som du er valgberettiget til. Hvis ikke du kan se alle de organer, som du mener, du er valgberettiget til, skal du gøre indsigelse til valgsekretariatet efter de gældende regler om indsigelse mod valglisten. 5. Tryk på Opret kandidatliste ud for det organ, du ønsker at oprette en liste til. 6. Udfyld de obligatoriske felter: 7. Telefonnummeret er kun til brug for valgadministrationen og offentliggøres ikke. 8. Har du et udenlandsk telefonnummer, kan du angive landekode i feltet til telefonnummer. 9. Hvis du er i tvivl, hvad opstillingsmåde betyder, kan du kigge i valgreglerne eller lade musen hvile kortvarigt over de to valgmuligheder for en kort forklaring: 10. Den, der opretter en liste, kaldes i systemet listekoordinator og er automatisk selv kandidat på listen med status Accepteret. Ved rangordnede lister tildeles listekoordinatoren automatisk rang 1, men det kan man rette, hvis man ønsker en anden rang. 11. Tryk Ny kandidat og udfyld felterne: 2
12. Gentag trin 11, indtil listen indeholder de ønskede kandidater. Angiv en unik værdi ved hver Rang, hvis listen er rangordnet. 13. Tryk derefter på fanebladet Stillere, hvis listen skal indeholde stillere. 14. Tryk Ny stiller og udfyld felterne: 15. Man kan ikke invitere den samme person som både kandidat og stiller på samme liste. 16. Gentag trin 14, indtil listen indeholder de ønskede stillere. 17. Gennemse listen og dens kandidater og stillere. Man kan rette i informationerne vedrørende kandidater og stillere ved at trykke Ret kandidat hhv. Ret stiller : 18. Ved hjælp af knappen Tilbage til oversigt kan man navigere tilbage til oversigtsbilledet. Klik Færdiggør din kandidatliste på forsiden for at vende tilbage til listen og gøre den færdig. 19. Tryk Udsend invitationer. 20. Tryk OK på bekræftelses-popup en: 21. Systemet udsender nu invitationer til ønskede kandidater og stillere til den e-mail-adresse, der er angivet ved hver enkelt kandidat og stiller. Det kan tage op til et par minutter afhængig af belastningen på mail-serveren. 3
22. Når invitationerne er udsendt, ændres status for hver inviteret til Invitation er udsendt. 23. Bemærk at listen endnu ikke er afsendt til valgsekretariatet. 2. Udsend flere invitationer Forudsætning: - Du har tidligere oprettet en liste og udsendt invitationer (se 1. Opret kandidatliste og udsend invitationer ovenfor). Sådan gør du: 1. Log på kandidatanmeldelsessystemet. 2. Tryk på Færdiggør din kandidatliste. 3. Hvis du ønsker at udsende invitationer til kandidater, tryk Ny kandidat og udfyld felterne. 4. Gentag trin 3, indtil listen indeholder de ønskede kandidater. Angiv en unik værdi ved hver Rang, hvis listen er rangordnet. 5. Hvis du ønsker at udsende invitationer til stillere, tryk på fanebladet Stillere. 6. Tryk Ny stiller og udfyld felterne. 7. Gentag trin 6, indtil listen indeholder de ønskede stillere. 8. Tryk Udsend invitationer. 9. Tryk OK på bekræftelses-popup en. 10. Systemet udsender nu invitationer til de nye kandidater og stillere til den e-mail-adresse, der er angivet ved hver enkelt kandidat og stiller. Det kan tage op til et par minutter afhængig af belastningen på mail-serveren. 11. Når invitationerne er udsendt, ændres status for hver inviteret til Invitation er udsendt. 12. Bemærk at der ikke gen-sendes invitationer til de kandidater eller stillere, hvortil der allerede tidligere er udsendt en invitation. 13. Bemærk at listen endnu ikke er afsendt til valgsekretariatet. Bemærk at såfremt mindst én stiller har accepteret sin invitation til at være stiller på den pågældende liste, vil det af valgtekniske grunde ikke være muligt at tilføje yderligere kandidater til listen, og knappen Ny kandidat vil være forsvundet fra skærmbilledet. 3. Afsend liste Forudsætning: - Du har oprettet en liste, og der skal ikke udsendes invitationer til flere personer. 4
Sådan gør du: 1. Log på kandidatanmeldelsessystemet. 2. Tryk på Færdiggør din kandidatliste. 3. Tryk på Afsend liste. 4. Tryk OK på bekræftelses-popup en: 5. Du navigeres tilbage til oversigtsbilledet, og der står Du er listekoordinator på en liste ud for den pågældende liste. 6. Kandidatlisten er nu afsendt. Hvis man anvendte en papirblanket, ville det svare til at indlevere listen til valgsekretariatet. Det er ikke længere muligt at rette i listen. 7. Bemærk dog, at det fortsat er muligt for allerede inviterede at acceptere eller afvise sin invitation. Hvis en inviteret accepterer sin invitation, kommer den inviterede med på listen, såfremt deadline for kandidatanmeldelse ikke er overskredet. Bemærkninger til opret liste, udsend invitationer og afsend liste - Det er en god idé at tjekke valgretten på dem, man ønsker at invitere til sin liste, inden man inviterer dem. Er der fejl i valglisten, kan man gøre indsigelse mod valglisten efter gældende regler. - Det er en god idé at sende listen og invitationer ud i god tid inden deadline for kandidatanmeldelse, så de inviterede har god tid til at svare. - Hvis inviterede kandidater og stillere ikke har svaret, og man ønsker at påminde dem, må man anvende almindelige kommunikationskanaler påmindelse understøttes ikke af systemet. - Det er vigtigt at angive en e-mail-adresse, som bliver læst af den inviterede; ellers modtager den inviterede ikke invitationen. - Hvis du som listekoordinator retter i egen e-mail-adresse under fanebladet Kandidater, skal du udsende invitationen og acceptere egen invitation. - Det er muligt at slette inviterede kandidater og stillere også efter at de har accepteret deres invitation. Bemærk dog, at de inviterede ikke automatisk får besked om, at de er slettede, så du bør kontakte dem og orientere dem på anden vis. 5
- Afhængig af browser og valg af sprog i browseropsætningen kan man opleve nogle sprogstyringsproblemer. Fx: o Hvis brugerens browser er indstillet til engelsk, kan man før login opleve, at sprogstyringslinket viser På dansk også selv om siden vises på dansk. Brugeren skal klikke først På dansk og derefter På engelsk for at få skærmbillederne vist på engelsk. o Hvis brugerens browser er indstillet til engelsk, og man gerne vil arbejde med kandidatanmeldelse på dansk, kan man opleve, at man skal vælge På dansk flere gange i forløbet. 4. Besvar invitation Inviterede kandidater og stillere modtager i deres mailbox en e-mail med en ticket (personificeret url). 1. Klik på linket og log på med det brugernavn og password, der anvendes til afstemningsapplikationen og SDU s mailserver/intranet? 2. Hvis man er inviteret til at være kandidat eller stiller på en liste til et organ, som man ikke er valgberettiget til, får man følgende fejlmeddelelse og må gøre indsigelse mod valglisten efter gældende regler: 3. Hvis man er valgberettiget til det pågældende organ, kommer man ind på et skærmbillede, hvor man kan acceptere eller afvise sin invitation. Man kan se oplysninger om listen øverst på skærmbilledet: 6
4. Nedenunder kan man se, hvem der er inviteret til listen samt deres status : om de har accepteret eller afvist invitationen, eller om de endnu ikke har svaret (i så fald står der Invitation er udsendt ). 5. Man har mulighed for at logge ud og logge ind og acceptere eller afvise sin invitation på et senere tidspunkt, så længe deadline for kandidatlister ikke er indtruffet. 6. Tryk på Accepter eller Afvis. 7. Bekræft. 8. Log af. Bemærk: - Når man accepterer sin invitation, accepterer man med bindende virkning på samme måde som hvis man havde underskrevet en papirformular, som blev indleveret til valgsekretariatet. - Man skal være opmærksom på, at man ved accept af en invitation ikke længere kan være kandidat eller stiller på en anden liste til det samme organ. Man risikerer, at listerne bliver erklæret ugyldige, hvis man optræder som kandidat eller stiller på flere lister til samme organ. - Hvis man er inviteret til en liste, men selv ønsker at oprette en liste, er man nødt til at afvise sin invitation, før det kan lade sig gøre selv at oprette en liste. 5. Se status Både listeopretter og inviterede kandidater og stillere kan løbende se listen og status på invitationer. Med status på invitationer menes, hvorvidt invitationen er udsendt, om den inviterede har accepteret invitationen, om den inviterede har afvist invitationen, eller om den inviterede slet ikke er på valglisten. 1. Anvend den url, der er udmeldt fra valgsekretariatet. 2. Log på online kandidatanmeldelse med samme login, som når du logger på afstemningsapplikationen/ SDU s mailserver/intranet. 3. Klik på hhv. Du er listekoordinator på en liste, Du er kandidat på en liste eller Du er stiller på en liste. 4. På statusskærmbilledet kan man ikke foretage sig noget andet end se status. 5. Log ud. 7
Sådan får du hjælp Kontakt SDU s Valgsekretariat: Kristian Græsborg, kg@sdu.dk eller pr. tlf 65502878. Pilotprojekt Online kandidatanmeldelse blev for første gang taget i anvendelse ved det ordinære valg på DTU i efteråret 2010. I 2011 er der foretaget nogle forbedringer af systemet, og systemet vil blive taget anvendelse på DTU og SDU ved det ordinære valg i 2011. Det er første gang, at vælgere på SDU skal anvende systemet. Har du kommentarer eller forslag til forbedringer til systemet eller til vejledningen - kan du skrive til valgsekretariatet. 8