9.7.2007 Notat 15959 MELA/kiak Dokumentation i den offentlige sektor FTF-undersøgelsen blandt offentligt ansatte FTF-ledere viser, at FTFarbejdspladserne i høj grad skal dokumentere deres arbejde og at dokumentationskravene har været stigende i løbet af de sidste 2 år. Derudover ses, at dokumentationsopgaverne betyder, at der er mindre tid til borgerne og at balancen mellem effekt og tiden, der går til dokumentation er skæv. Den største effekt af dokumentation opstår, når det er arbejdspladsen, der opstiller kravene til dokumentation. FTF har undersøgt omfanget og konsekvenser af dokumentationskravene på offentlige FTF-arbejdspladser. Undersøgelsen er gennemført i maj 2007 blandt ca. 400 offentlige FTF-ledere og foretaget af Catinét A/S. I undersøgelser deltager FTF-ledere indenfor daginstitutions-, undervisnings-, sundheds- og socialområdet samt politiet. Omfanget og udvikling i dokumentationsopgaver Samtlige offentlige FTF-ledere mener, at arbejdspladsen i dag skal dokumentere deres arbejde. Langt størsteparten af lederne svarende til 85 pct. oplever at arbejdspladsen i høj grad skal dokumentere arbejdet. Dertil kommer 13 pct. af lederne, der oplever, at arbejdet i nogen grad skal dokumenteres. Kun 2 pct. oplever, at der kun i lille grad er krav om dokumentation. I hvor høj grad oplever du, at du og medarbejderne skal dokumentere jeres arbejde? I høj grad 85 I nogen grad 13 I lille grad 2 Ved ikke 0 Note: N=404 Samtidig viser undersøgelsen, at næsten alle svarende til 88 pct. af FTF lederne oplever, at de og deres medarbejdere bruger mere tid på dokumentationsopgaver end for 2 år siden. Heraf oplever 53 pct. altså mere end halvdelen at de bruger meget mere tid. Kun 9 pct. af lederne bruger den samme tid på dokumentation i dag som for 2 år siden.
2 Bruger du og medarbejderne mere eller mindre tid på dokumentationsopgaver i dag end for 2 år siden? Helt enig 53 Delvist enig 36 Delvist uenig 9 Helt uenig 1 Ved ikke 2 Hvem stiller kravene Kravene om dokumentation af arbejdet stilles både af Folketinget, de lokale og regionale politikere, forvaltninger, styrelser og arbejdspladserne selv. En arbejdsplads kan opleve at kravene kommer fra flere steder. Topscoren i at opstille krav er Folketinget. Hele 84 pct. FTF-ledere oplever således, at Folketinget stiller krav om dokumentation. Kommunalbestyrelsen og Regions/amtsråd, forvaltninger og arbejdspladsen selv opstiller hver især krav til dokumentation på omkring 45 pct. af arbejdspladserne. Hvem stiller kravene om dokumentation? Lovgivning fra Folketinget 84 Kommunalbestyrelse, Regionsråd 44 Kommunal, regional eller statslig forvaltning 47 Egen arbejdsplads 44 Konsekvenser af dokumentation En konsekvens af de stigende krav om dokumentation er, at lederne og de ansatte har mindre tid til borgerne. Hele 88 af de offentlige FTF-ledere er således enig i, at arbejdet med at dokumentere medfører, at der bliver mindre tid til kontakten med borgerne. Kun 12 pct. oplever, at dokumentationsopgaverne ikke tager tid fra borgerne. Hvor enig er du i, at det dokumentationsarbejde du og medarbejderne udfører, tager tid fra kontakten med borgerne? Helt enig 62 Delvist enig 22 Delvist uenig 8 Helt uenig 6 Ved ikke 2 Note: N=404
3 Selvom lederne oplever, at dokumentationsopgaverne tager tid fra borgerne mener flertallet af lederne, at dokumentationsarbejdet har positive effekter. Hele 88 pct. af lederne er således enige i, at det er fagligt meningsfuldt at dokumentere arbejdet. De fleste af lederne - 49 pct. - er dog kun delvist enige i at dokumentation af arbejdet giver faglig mening. Hvor enig er du i, at opgaven med at dokumentere jeres arbejde er fagligt meningsfuldt? Helt enig 37 Delvist enig 49 Delvist uenig 11 Helt uenig 3 Undersøgelsen viser også, at 78 pct. af lederne er enige i, at dokumentation har en positiv effekt på kvaliteten af arbejdet. Heraf er størstedelen, svarende til 46 pct., kun delvis enig i, at kvaliteten bliver forbedret. Hvor enig er du i, at opgaven med at dokumentere jeres arbejde har en positiv effekt på kvaliteten af arbejdet? Helt enig 32 Delvist enig 46 Delvist uenig 14 Helt uenig 7 Ved ikke 1 Selvom det er behæftet med en vis usikkerhed at opgøre undersøgelsens resultater på enkelte fagområder viser undersøgelsen, at det særligt er på sundhedsområdet, at lederne mener, at dokumentation har en effekt. Ledere inden for sundhedsområdet udgør 30 pct. af lederne i undersøgelsen. Hele 95 pct. af ledere indenfor sundhedsområdet er således enige i, at dokumentation er fagligt meningsfuldt og 88 pct. er enige i, at det har en positiv effekt på kvaliteten. Det hænger formodentligt sammen med, at det på sundhedsområdet er en lang tradition for dokumentation. Dokumentation er således en integreret del af sundhedsområdet, hvor der også forskes i udviklingen af gode dokumentationsmetoder. Inden for f.eks. undervisning og børnepasning er der ikke tilsvarende erfaring og dokumentationspraksis. Der er kun i ringe omfang forsket i relevante dokumentationsformer og de metoder, der anvendes i dag er ikke baseret på en konsensus med fagområderne.
4 Undersøgelsen peger således i retning af, at krav til dokumentation skal opstilles sektorvist, således omfanget og typen af dokumentation er tilpasset og målrettet de enkelte fagområder. Undersøgelsen viser også, at der en sammenhæng mellem effekten af dokumentation og hvem der opstiller dokumentationskraven. Effekten er størst, når arbejdspladsen selv har udformet kravene og mindst når kraven kommer fra lovgivning via Folketinget. Når arbejdspladsen udformer kravene oplever 47 pct. af lederne at dokumentation i høj grad har en effekt på kvaliteten. Andelen falder til 29 pct., når dokumentationskravene kommer via lovgivning. Graden af enighed for, om dokumentationsarbejdet har en positiv effekt på kvaliteten af arbejdet, fordelt på hvor kravene om dokumentation kommer fra Lovgivning fra Folketinget Kommunalbestyrelse eller Regionsråd Kommunal, regional eller statslig forvaltning Egen arbejdsplads Helt enig 29 39 32 47 Delvist enig 49 43 47 43 Delvist uenig 14 14 12 6 Helt uenig 7 4 8 4 Ved ikke 1 0 1 0 100 100 100 Undersøgelsen viser, således at det er vigtigt at dokumentationen er målrettet den enkelte arbejdsplads og at ledere og medarbejdere bliver inddraget i udformningen af dokumentationskravene, således at det bliver meningsfuldt både for borgerne, det faglige niveau og organisationen. Sammenhæng mellem indsats og effekt Undersøgelsen viser som sagt, at mange ledere mener, at dokumentation har en effekt, men samtidig at dokumentation betyder, at kontakten med borgerne bliver mindre. Spørgsmålet er derfor om indsatsen, der anvendes til dokumentation svarer til den effekt som dokumentation giver. Det er vanskeligt at afdække, men undersøgelsen giver en temperaturmåling på om indsats svarer til effekt. Deltagerne er i undersøgelsen er således blevet bedt om at vurdere om dokumentationsarbejdet er godt givet ud i forhold til den tid, som arbejdet tager. Undersøgelsen viser, at kun 17 pct. er helt enige i, at dokumentationsarbejdet er godt givet ud i forhold til den tid det tager. 42 pct. er kun delvist enige i denne vurdering. At være delvist enig, betyder at dokumentationsarbejdet har en effekt, men at effekten ikke helt svarer til det arbejde, der bliver lagt i opgaven. Eller sagt med andre ord, at inputtet er større end outputtet. Næsten 40 pct. er enten helt eller delvis uenige i, at dokumentationsarbejdet er godt givet ud i forhold til den tid det tager. Også disse ledere oplever, at effekten af dokumentationsarbejdet er mindre end den tid det tager at udføre arbejdet - blot er opfattelsen af misforholdet mellem indsats og effekt tydeligere blandt disse respondenter end blandt lederne, der er delvis enige.
5 Hvor enig er du i, at det dokumentationsarbejde du og dine madarbejdere udfører er godt givet ud ift. den tid det tager? Helt enig 17 Delvist enig 42 Delvist uenig 27 Helt uenig 12 Ved ikke 1 Temperaturmålingen viser således, at der et misforhold mellem den tid, der går med at dokumentere arbejdet og den effekt som dokumentationsarbejdet giver. Undersøgelsen peger dermed på, at der er behov for kritisk gennemgang af dokumentationskravene på alle fagområder i den offentlige sektor for at fjerne de krav, der tager tid, men som ikke giver mening. Fakta om undersøgelsen I undersøgelsen deltager 404 FTF-ledere for offentlige institutioner. Det drejer sig om ledere på undervisnings-, sundheds-, pædagog-, social- og politiområdet. Telefoninterviews har fundet sted i perioden 1. til 21. juni 2007 og foretaget af Catinét. I undersøgelsen har deltagerne fået oplyst, at undersøgelsen handler om dokumentationsarbejdet i den offentlige sektor. Deltagerne har fået læst flg. tekst op omkring afgræsningen af dokumentation i undersøgelsen. Dokumentation kan have mange forskellige former. Dokumentation kan for eksempel være at beskrive indsatsen på arbejdspladsen, det kan være at opstille mål og føre tilsyn med dem. Det kan også være at udføre evalueringer. Det kan også handle om at dokumentere kvaliteten af dit arbejde eller registrere effektiviteten. Dokumentation kan foregå på forskellige måder. Det kan være at skrive rapporter, udfylde skemaer, men kan også være at tage billeder. Der er også store forskelle på, hvad dokumentationen skal anvendes til. I nogle tilfælde bruges den måske udelukkende af dig og medarbejderne. I andre tilfælde kan den bruges af den administrative ledelse på højere niveau eller af politikerne.