Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 28. april 2014, kl. 19:30 i Ismejeriet Til stede Stine Gotved, Lærke Spenner, Marie Buss og Lone Henriksen Afbud: Nils Rasmussen, Morten Skipper Dinesen, Jesper Rauff, Hanne Tennes Fra Forretningsfører Christen Mors, driftschef Viggo Strøm Børting, administrationen økonomimedarbejder Ragavan Rudran og sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse Sager til beslutning 1. Referat... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Regnskab for organisationen for tiden 01.01.2013-31.12.2013... 4 4. Regnskab for afdeling for tiden 01.01.2013-31.12.2013... 4 5. Budgetforslag organisationen 2015... 5 6. Administration af beboerlokaler... 5 7. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker... 6 Sager til orientering 8. Nyt fra driftschefen... 7 9. Status på helhedsplan/manual Dansk Bygningsarv... 8 10. KAB s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris... 9 11. Indkaldelse til generalforsamling 26. maj 2014... 10 12. Næste møde... 10 13. Eventuelt... 10 1/11
Bilag 1: Revisionsprotokol - eftersendes Bilag 2: Regnskab for organisationen for 2013 Bilag 3: Regnskab for afdelingen for 2013 Bilag 4: Budgetforslag for organisationen - 2015 Bilag 5: Lønoversigt for ejendomsteknikerelever Bilag 6: Aktionsliste Bilag 7: 1. udkast til vedligeholdelses- og udviklingsmanual Bilag 8: KAB s bæredygtighedsprofil Bilag 9: Forslag til dagsorden for generalforsamling 2/11
Da organisationsbestyrelsen ikke var beslutningsdygtig på mødet, har formanden efterfølgende indhentet godkendelse af de enkelte punkter hos fraværende medlemmer. Sager til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. februar 2014 blev udsendt den 10. februar 2014 med de af organisationsbestyrelsen ønskede ændringer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der foreligger endnu ikke revisionsprotokol (Bilag 1), da revisionen ikke er færdig med at revidere regnskabet. Når administrationen modtager revisionsprotokollen, vil den blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 1: Revisionsprotokol eftersendes Økonomimedarbejder Ragavan Rudran påpegede, at der havde indsneget sig en lille trykfejl på side 190 under 3.3. Bankkonti og fuldmagtsforhold, idet der ikke henstår 222 kr., men derimod 222.000 kr. I samme afsnit står der, at 4 personer har enefuldmagt til afdelingens bankkonto. Det anbefales, at kun 2 personer kan disponere i forening. Organisationsbestyrelsen besluttede, at fuldmagterne skal ligge i forening hos driftsleder og driftslederassistent på ejendomskontoret. De resterende fuldmagtsgivere slettes således. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 3/11
3. Regnskab for organisationen for tiden 01.01.2013-31.12.2013 Det reviderede regnskab for 2013 (Bilag 2) er endnu ikke underskrevet af revisionen. Når administrationen modtager regnskabet, vil det blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. Det ureviderede regnskab balancerer med 1.338.638 kr. og slutter med et overskud på 24.525 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 10.846.173 kr. Regnskabet for organisationen indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 2: Regnskab for organisationen for 2013 Økonomimedarbejderen gennemgik organisationens regnskab med primær vægt på større differencer i forhold til budgettet 2014 og besvarede spørgsmål undervejs. Regnskabet udviser et overskud på 38.133 kr., hvilket primært skyldes en besparelse på referatskrivning samt på kontorhold. På forespørgelse sagde økonomimedarbejderen, at beløbet til udarbejdelse af manual fra Dansk Kulturarv er bevilget og sat til side, men ikke betalt. Der vil desuden komme et tilskud fra Kulturstyrelsen på 100.000 kr, når manualen er færdigudarbejdet. Det blev nævnt, at der indbetales til såvel dispositionsfond som arbejdskapital. Disse indbetalinger er lovpligtige. Organisationsbestyrelsen godkendte indstilling af organisationsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen. 4. Regnskab for afdeling for tiden 01.01.2013-31.12.2013 Det reviderede regnskab for 2013 (Bilag 3) er endnu ikke underskrevet af revisionen. Når administrationen modtager regnskabet, vil det blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. Det ureviderede regnskab balancerer med 17.565.131 og slutter med et overskud på 141.720 kr., der overføres til opsamlet resultat. Regnskabet indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 3: Regnskab for afdelingen for 2013 4/11
Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet med primær vægt på større differencer i forhold til budget 2014 og besvarede spørgsmål undervjes. Regnskabet udviser et overskud på 174.981 kr., som indgår som indtægt i fremtidige budgetter for afdelingen og dermed kan anvendes til at imødegå huslejestigning i fremtiden. Organisationsbestyrelsen godkendte indstilling af afdelingsregnskabet til forelæggelse på generalforsamlingen. 5. Budgetforslag organisationen 2015 Som Bilag 4 vedlægges budgetforslag for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 for. Budgetforslaget balancerer med 1.369.00 kr., og slutter med en budgetreverve på 9.000 kr. Nettoadministrationsbidraget falder med 1,88 %. Budgetforslaget indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 4: Budgetforslag for organisationen 2015 Økonomimedarbejderen gennemgik budgettet med primær vægt på de større differencer i forhold til budget 2014. Formanden orienterede om, at der var en ekstra Brumlen på vej og bad om, at der igen blev afsat et beløb til tryksager. Beløbet på 14.000 kr. afsættes i afdelingens budget for 2015. Beløb til eksterne konsulenter nedsættes til 4.000 kr. I det tilrettede budget falder administrationsbidraget med 1,49%. Organisationsbestyrelsen godkendte at organisationsbudgettet indstilles til forelæggelse på generalforsamlingen. 6. Administration af beboerlokaler Hidtil har en beboer været ansvarlig for indbetalinger af leje og depositum fra de, som ønsker at leje beboerlokalet, Ismejeriet. Nu lægges der op til, at ejendomskontoret overtager denne funktion, i lighed med den praksis, der hidtil har været i forbindelse med udlejning af beboerlokalet, Kostalden. 5/11
Leje og depositum indbetales på beboerlokalets konto og ejendomskontoret udfærdiger lejekontrakt. Efter udlejning tilbagebetaler ejendomskontoret depositumet til lejer af beboerlokalet. Hvert kvartal overfører økonomimedarbejderen midler fra kontoen til s konto i KAB. Det er her, får højere rente end man kan få på almindelige foreningskonti. Denne praksis vil fremover gælde såvel kontoen til administration af Kostalden, som kontoen til administration af Ismejeriet. Vedligeholdelse af beboerlokalerne trækkes på konto for planlagt vedligeholdelse i afdelingen. Kontiene fungerer således alene til indbetaling af leje og depositum. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender oprettelse af ny konto til beboerlokalet Ismejeriet at ejendomskontoret varetager udarbejdelse af lejekontrakt og kontrollerer at leje samt depositum indbetales at ejendomskontoret er ansvarlig for tilbagebetaling af depositum Driftschefen anbefalede, at kontobeholdning holdes så lav som muligt og at økonomimedarbejderen sørger for dette. Organisationsbestyrelsen diskuterede, hvorvidt det er muligt at kontrollere, om det er beboere, der lejer Ismejeriet. I modsætning til Kostalden må kun beboere leje Ismjeriet. Der var i bestyrelsen en udbredt holdning om, at beboere lejer Ismejeriet og herefter lader venner og bekendte holde fest i ismejeriet. Organisationsbestyrelsen godkendte oprettelse af ny konto til beboerlokalet Ismejeriet, at ejendomskontoret varetager udarbejdelse af lejekontrakt og kontrollerer at leje samt depositum indbetales samt at ejendomskontoret er ansvarlig for tilbagebetaling af depositum. 7. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker KAB-administrerede boligorganisationer har en god tradition for at give unge mennesker elevpladser til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Det burde der være gode muligheder for i KAB-fællesskabet, der består af 35 boligorganisationer og 285 boligafdelinger med ca. 600 ansatte i driften. Nogle boligorganisationer har også elever i dag. 6/11
KAB er godkendt til at have elever på vegne af alle boligorganisationerne den enkelte organisation skal altså ikke godkendes. Med tanke på den stigende ungdomsarbejdsløshed er der god grund til at tiltrække flere til den 3 år og 3 måneder lange svendeuddannelse. I løbet af få år vil mange virksomheder mangle kvalificeret arbejdskraft, så det er ikke kun for den unges skyld, men også til jeres egen fordel. Uddannelsesaftalerne kan være meget fleksible, og I kan få en aftale, der passer til jeres afdelinger. F.eks. er det muligt at deles med en anden afdeling om en elev. Den samlede lønudgift til en elev under 25 år er pr. d.d. ca. 503.000 kr. fordelt på de 3 år og 3 måneders læretid. Det svarer til en gennemsnitlig lønudgift på ca. 155.000 kr. pr. år. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om ønsker at ansætte elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Bilag 5: Lønoversigt for ejendomsteknikerelever Forretningsfører Christen Mors uddybede, hvad uddannelsen indeholder og driftschef Viggo Strøm Børsting supplerede med at fortælle om elevuddannelsen i Samvirkende Boligselskaber (SAB). Driftschefen foreslog, at i givet fald deler en elev med anden organisation for at vedkommende kan få et tilstrækkeligt alsidigt uddannelsesforløb. En elev er ikke en ekstra arbejdskraft, men vil kunne minimere udgifter til vikarer. Organisationsbestyrelsen udtrykte deres principielle støtte til uddannelsesmuligheder og var positivt stemt for forslaget, såfremt ejendomsfunktionærerne også kan støtte dette. Driftschefen vil bringe spørgsmålet videre til ejendomsfunktionærerne og vende tilbage til organisationsbestyrelsen med svar. Sager til orientering 8. Nyt fra driftschefen Der vedlægges aktionsliste som Bilag 6 fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til efterretning 7/11
Bilag 6: Aktionsliste Omkring pkt. 13 Metro har driftschefen i dag modtaget forespørgsel fra Metro, som ønsker at udtage vandprøve i. Materialet sendes til organisationsbestyrelsen, som vender tilbage med svar. Hvad angår pkt. 14 Affaldshåndtering i spurgte organisationsbestyrelsen, hvorvidt der kan byttes om på affaldspladserne. Driftschefen vil rekvirere en konsulent fra Københavns Kommune. Omkring pkt. 17 Skybrudssikring informerede driftschefen om, at der vil blive afprøvet plader af naturgummi til sikring mod skybrud. Morten Skipper har fremsendt forespøgsel til legepladsens sikkerhed (pkt. 21). Driftschefen vil diskutere dette med driftsleder på næste dags møde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Status på helhedsplan/manual Dansk Bygningsarv Dansk Bygningsarv har udarbejdet 1. udkast til vedligeholdelses- og udviklingsmanual. Udkastet vedlægges til organisationsbestyrelsens drøftelse. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter 1. udkast til vedligeholdelses- og udviklingsmanual for og beslutter sig for den videre proces. Bilag 7: 1. udkast til vedligeholdelses- og udviklingsmanual Punktet blev behandlet som første punkt, idet Mikala Kloppenborg fra Dansk Bygningsarv var indbudt til mødet. Mikala orienterede om, at manualen er at betragte som et første udkast og at der derfor stadig vil være huller og uafklarede ting. Formålet med manualen er at opstille retningslinjer, komme med svar på konkrete ønsker og få en nemmere dialog med Kulturstyrelsen. Organisationsbestyrelsen havde en del kommentarer og spørgsmål til maualen. Disse blev så vidt muligt diskuteret og besvaret undervejs og organisationsbestyrelsen besluttede, at Mikala efterfølgende gennemgår rettelserne/korrektionerne i manualen med formanden, inden Birthe Skov orienteres, med særlig fokus på: - Beplantning - Køkkenreform opblødes - Installationsretten opblødes 8/11
- Ansvar skal udgå - Ejendomsfunktionærer skal godkende køkken- og badændringer - Nedrivning af vægge etc. skal underskrives af organisationsbestyrelsen, dette aftales med ejendomskontoret - Driftschefen vender tilbage omkring gavlisolering med hør - Råderetten skal generelt tilpasses manualen - Bevaringsværd generelt 10. KAB s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris KAB s bestyrelse har den 10. december 2013 godkendt KAB s bæredygtighedsprofil. Bæredygtighedsprofilen er udformet som en A3-folder, der med korte tekster og billeder formidler KAB s holdninger til at arbejde med bæredygtighed, og folderen giver en række eksempler på succesfulde bæredygtighedstiltag. Folderen er et kommunikationsværktøj, der kan anvendes i dialogen med boligorganisationer, afdelinger og øvrige omverden om igangsættelse af bæredygtighedstiltag i drift og byggeri. KAB s bestyrelse har endvidere valgt at indstifte en bæredygtighedspris for at sætte fokus på potentialerne i at arbejde med den ressourcemæssige bæredygtighed i boligområder. Der uddeles én præmie á 10.000 kr., og det sker på repræsentantskabsmødet i maj 2014 sammen med den almindelige KAB-pris. Boligorganisationer og afdelinger bedes overveje og indstille kandidater til modtagelse af prisen, når dette annonceres i KAB s medier i det tidlige forår. Dette sker via KAB s Kommunikationsområde. Prisen uddeles efter følgende kriterier: Prisen gives til en boligorganisation, afdeling eller gruppe af beboere i KAB-fællesskabet, der har gjort en særlig indsats for at fremme ressourcemæssig bæredygtighed. Prisen gives for initiativer i bestående boligområder. Prisen kan tildeles på baggrund af en vifte af tiltag. Det kan være energirenoveringer i form af efterisolering, udskiftning af varmeanlæg, vinduesudskiftning m.m. Prisen kan også gives for bemærkelsesværdige ressourcebesparende tiltag eksempelvis brug af solceller, brug af alternative varmekilder, regnvandsopsamling, affaldssortering m.v. Endvidere kan prisen gives for en målrettet indsats for at fremme bæredygtig adfærd blandt beboerne. KAB s formandskab og direktion udvælger prismodtageren. Beløbet, der følger med, skal bruges til videreførelse af projektet eller et initiativ i forbindelse med dette. Midlerne skal dermed benyttes til at videreføre andre bæredygtighedstiltag. 9/11
Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter indstilling af mulige kandidater for modtagelse af bæredygtighedsprisen i maj 2014. Bilag 8: KAB s bæredygtighedsprofil Forretningsføreren underbyggede punktet og organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og vil vende tilbage, såfremt der findes mulige projekter i for modtagelse af bæredygtighedsprisen 2014. 11. Indkaldelse til generalforsamling 26. maj 2014 Indkaldelse til generalforsamling den 26. maj 2014 (vedlagt som Bilag 9) vil blive omdelt til alle beboere senest fire uger før generalforsamlingen. Der er taget udgangspunkt i seneste års indkaldelse og formanden vil på forhånd godkende denne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indkaldelse til generalforsamlling til orientering. Bilag 9: Indkaldelse til generalforsamling Organisationsbestyrelsen tog indkaldelsen til generalforsamling til orientering og konstaterede, at indkaldelsen var omdelt. 12. Næste møde Generalforsamling afholdes den 26. maj 2014 i Kostalden kl. 19.30 Næste møde med KAB er planlagt til mandag den 18. august 2014 kl. 19.30 13. Eventuelt Forretningsfører orienterede om, at KAB s nye administrerende direktør Jens Elmelund har udtrykt ønske om at møde de forskellige organisationsbestyrelser og derfor gerne vil deltage i s organisationsbestyrelsesmøde den 18. august 2014. Organisationsbestyrelsen glæder sig til hilse på Jens Elmelund. 10/11
Da der ikke var yderligere under eventuelt, takkede formanden for god ro og orden og hævede mødet. den, Stine Gotved Marie Grundtvig Buss Hanne Tennes Niels Rasmussen Morten Skipper Dinesen Jesper Rauff Lærke Spenner Robert Andersen Lone Henriksen 11/11