Referat fra HAMiU-møde tirsdag d. 24. maj 2016 kl. 13:00 til 15:00 Tilstedeværende: Per Michael Johansen, Lars Brodersen, Mogens Juul Møller, Henrik H. Søndergaard, Ole Busck, Karina Boller Jensen, Antonino Castrone, Annette Lorentsen, Trond Beldo Klausen, Louise Danielsen, Peter Nielsen, Kim Dremstrup, Thorkild Ærø (pr. video), Jane Dyhr (pr. video) og Rudi P. Nielsen (pr. video), Svend Ole H. Poulsen (under pkt. 1), Charlotte Spliid Knudsen (under punkt 4) og Tanja Busk Sloth (under punkt 4). Afbud: ingen. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af orientering om møde med Moderniseringsstyrelsen d. 20. maj om det psykiske arbejdsmiljø på universiteterne. Rektor bød de to nye udvalgsmedlemmer Annette Lorentsen og Trond Beldo Klausen velkommen. 2. Beredskabsplanlægningen Orientering om status og planer for udmøntningen af beredskabspolitikken som opfølgning på HAMiU's behandling af emnet på mødet i december 2015, hvor beredskabspolitikken blev vedtaget. Orientering, debat og evt. beslutninger. (Svend Ole H. Poulsen, Campus Service / AMS) Bilag 1a: Udkast til beredskabsplan. Bilag 1b: Foreløbig skitse til beredskabsprogram. Følgende spørgsmål blev stillet, hvor svarene på spørgsmålene bliver indarbejdet i beredskabsplanlægningen: - resurser til uddannelse i beredskab? - hvilket juridisk ansvar påhviler de personer, som skal uddannes og have vagten? - hvordan vil man forbedre skiltning og vejvisning til bygningerne i Campus Aalborg? (Orienteringen i Campus Aalborg er svær, fx har ambulancer svært ved at finde vej). - hvad er det, vores alarmer betyder? Hvordan lyder de? Det tages ikke alvorligt blandt medarbejderne, når der en sjælden gang lyder en alarm. Det fremlagte udkast til beredskabsplan blev godkendt med ros. HAMiU ønsker at blive holdt orienteret løbende 1-2 gange om året. 3. APV på AAU - Status og planer Orientering. Bilag 2 1
Orienteringen blev i øvrigt taget til efterretning med tilføjelse af, at storrumsproblematikken mht. støj/lyd i A.C. Meyers Vænge stadig ikke er løst tilfredsstillende. Thorkild Ærø tager sagen op i Campusrådet. Handleplanmodulet bør tages op til evaluering. Er det nu også det bedste system, vi kan bruge? Ole Busck meldte sig som deltager i planlægningen af evalueringsmødet i oktober/november 2016 efter det første års gennemløb af APV-koncept-årshjulet. - Trivselsbarometersammenfatning Bilag 3 Sammenfatningen blev taget til efterretning. - Hvad var det lige der skete med den centrale spørgeskemaundersøgelse, som vi havde drøftet formålet med i HAMiU sidste forår? (Ole Busck) Der var delte meninger om kvaliteten af trivselsmålingen. Tilfredsheden blev udtryk ved, at man har haft vældig positive oplevelser med outputtet fra de fem trivselsspørgsmål, fordi de animerer til frugtbare samtaler, som er langt mere værdifulde end lange spørgeskemaer. Utilfredsheden blev udtrykt ved, at man ikke har kunnet bruge de fem trivselsspørgsmål til noget, bl.a. fordi spørgsmålene ikke kan fortolkes ordentligt, at trivselsmålingen ikke var i overensstemmelse med det aftalte i HAMiU, og at egenskaberne ved de fem spørgsmål var for lav i forhold til at følge op på det psykiske arbejdsmiljø, og at de fem trivselsspørgsmål er for brede og generelle og bør erstattet af mere specifikke spørgsmål på de kritiske emner i psykisk arbejdsmiljø.. HR og arbejdsmiljøsektionen har opfattet mandatet fra HAMiU således, at man ønskede at indlede et paradigmeskift i APV-arbejdet. Derfor har HR/AMS forsøgt at lave debatskabende indikation gennem trivselsmålingen, og i øvrigt opfordret til at benytte uddybende spørgeskemaer lokalt, hvor man måtte finde det hensigtsmæssigt. HR beklagede, at medarbejderrepræsentanterne i HAMiU ikke havde fået lejlighed til at kommentere den endelige udformning af trivselsmålingen, inden den blev udsendt. Rektor konkluderede, at vi fortsætter de næste år med trivselsspørgsmålene, som blev benyttet i februar 2016. Rektor opfordrede til, at man ved AMS/HR s hjælp eventuelt supplerer lokalt med specifikke spørgeskemaer, og pointerede, at det vigtigste i APV-arbejdet er samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. 2
- Campus Service orienterer om dialogmøderne, som Campus Service for tiden holder med institutter og afdelinger omkring det fysiske arbejdsmiljø. (Mogens Juul Møller) Bilag 4 Campus Service har holdt 10 dialogmøder med institutter og afdelinger om det fysiske arbejdsmiljø bl.a. som opfølgning på APV-arbejdet. Det har været konstruktivt og nyttigt. Orienteringen blev taget til efterretning. 4. Sygefraværsstatistik 2015 og langtidsfrisk-perspektivet (Charlotte Spliid Knudsen, HR, og Tanja Busk Sloth, HR/AMS) Bilag 5 Orienteringen blev taget til efterretning. 5. Vision for arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø Opfølgning på HAMiU-HSU-fællesmødet d. 16. marts 2016. Sammenfatning fra fællesmødet fremlægges med indstilling om godkendelse. Såfremt sammenfatningen kan godkendes, er det hensigten, at den (avisforsiden) skal bruges som afsæt for AAU's arbejdsmiljøkonference 2016 og videre som vision for hele AAU's arbejdsmiljøorganisations arbejde med arbejdsmiljøet og især det psykiske arbejdsmiljø. Debat og beslutning. Bilag 6 Arbejdsmiljøsektionens sammenfatning blev godkendt (med ros) som "Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø på Aalborg Universitet". 6. Fysisk arbejdsmiljø og AAU s arbejdsmiljøorganisation Skal eller skal vi ikke have FAMiU er (fakultets-arbejdsmiljøudvalg)? Baggrunden for spørgsmålet er, at fakulteterne styrer pengene til det fysiske arbejdsmiljø i fx undervisningslokaler men også i det hele taget ved nye bygninger. Hvor i arbejdsmiljøorganisationen foregår drøftelsen af disse aspekter i det fysiske arbejdsmiljø? Er det rette sted et fakultetsarbejdsmiljøudvalg? (AMS v. Lars Brodersen stiller spørgsmålet). 3
Campus Service forklarede, at nye bygninger besluttes af bestyrelsen og rektor. Medarbejderne involveres i det fysiske arbejdsmiljø i nye bygninger gennem deltagelse i programudvalgene for de respektive bygninger. Der udspandt sig en diskussion over spørgsmålet, hvor medarbejdere får indflydelse på fx kvadratmeterpris (huslejemodellen i TEKNAT), som har ikke uvæsentlige konsekvenser for arbejdsmiljøet fx gennem fortætninger. Rektor konkluderede, at dekanen selvfølgelig bliver nødt til at drøfte med sine institutledere at der fx er for store udgifter til husleje og hvordan det økonomiske problem løses, men også at løsningsforslagets konsekvenser for arbejdsmiljøet skal drøftes med arbejdsmiljørepræsentanterne, inden økonomi-løsningen sættes i værk. 7. Har HAMiU en holdning til AAU-ansattes kompetencer i førstehjælp? (Karina Boller Jensen) Til forskel fra tidligere, hvor AAU ansatte kunne deltage gratis i førstehjælpskurser, afholdes betalingen af førstehjælpskurserne fremadrettet af institutterne/afdelingerne. Det vil være op til det enkelte institut/afdeling at bestemme, hvorvidt det ønsker at fortsætte tilbuddet om at alle ansatte skal have mulighed for at lære førstehjælp eller om instituttet/afdelingen vælger at følge uddannelsesniveauet, som anbefalet i beredskabsplanen. 8. Procedure for behandling af kommentarer til referatudkast i HAMiU Er der behov for præcisering af proceduren? Debat og beslutning. (Karina Boller Jensen) Der har været tvivl om proceduren for rundsendelse af kommentarer til referatudkast. Proceduren ønskes præciseret for at opnå en hensigtsmæssig deling af kommentarer, således at kommentarer sendes til de HAMiU medlemmer, som de er relevante for, og samtidig sparer øvrige HAMiU medlemmer for irrelevante mails. Det blev foreslået, at medarbejderrepræsentanterne i HAMiU koordinerer deres kommentarer til referatudkast indbyrdes og sender derefter kommentarerne til HAMiU's sekretær. Forslaget blev vedtaget med opbakning fra alle HAMiU-medlemmer. 9. Eventuelt. Rektor orienterede om, at der havde været møde d. 20. maj 2016 med Moderniseringsstyrelsen, repræsentanter fra AC og TeamArbejdsliv om det psykiske arbejdsmiljø på Aalborg Universitet. I mødet deltog foruden rektor ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter fra HAMiU og HSU samt stabsrepræsentanter fra HR/AMS. Mødet var et led i Moderniseringsstyrelsens be- 4
søgsrække på de danske universiteter mhp. at udvikle nye koncepter for arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø især for det videnskabelige personale. Rektor gav udtryk for, at det havde været et frugtbart møde, og at det glædede ham, at vi også udadtil kan vise, at vi samarbejder godt om arbejdsmiljøet her på AAU. 5