Referat organisationsmøde 13. september 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Kalundborg den 13. september 2011 kl. 10.30 hos Lejerbo Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Niels Krøyer, Erik Gemmer, Christian Filberg, Karl Erik Pedersen, Mogens Krall Jørgensen og Bo Thyring. Fra administrationen deltog forvaltningsdirektør Lis Fonnesbech-Wulff, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Mariane Toft Poulsen samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Der var afbud fra bestyrelsesmedlem Sten Drejø Hansen. Formand Niels Krøyer åbnede møde og bød velkommen. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Udlejningssituationen 4. Nybyggeri/renovering 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 6. Valg af formand og næstformand 7. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Lis Fonnesbech-Wulff oplyste, at mange kommuner nu er kommet i gang med de dialogmøder, som hvert år skal holdes mellem kommunen og hver enkelt boligorganisation. I ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er der holdt møder. Det er en forudsætning for dialogmøderne, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle væsentlige områder i deres boligorganisationer, dvs. økonomi, bygningsdrift, udlejning, beboerdemokratiet samt tryghed og trivsel i boligområderne. Bestyrelserne skal være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og følge op på, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Til hjælp for organisationsbestyrelserne vil årsregnskaberne fremover blive suppleret med en særlig beretning, der giver organisationsbestyrelserne et overblik over udviklingen i både organisationens og afdelingernes egenkapital og i de væsentligste driftsudgifter. Materialet vil også indeholde skemaer til brug for bestyrelsernes vurderinger og målsætninger på de andre ikke økonomiske områder. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten 1 mia. kr. I år har vi renoveringsarbejder under udførelse for yderligere 1 mia. kr. og sager under projektering for ca. ½ mia. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til, at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Boligaftalen 2010 mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder.
Oven i de årlige 2,6 mio. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Det er derfor væsentligt, at alle organisationer og afdelinger netop nu får klarlagt renoveringsbehovet og truffet beslutninger om at komme i gang, så man kan få del i de ekstra midler. På udlejningsområdet har vi de seneste år igen oplevet en stigning i antallet af ledige boliger, der giver lejetab. Aktuelt har Lejerbo i alt 106 ledige tabsgivende familieboliger. Udviklingen er lidt i bedring, men i nogle områder må vi konstatere, at der ikke længere er brug for de boliger, vi har. Derfor er der også i Lejerbo overvejelser i gang om nedrivning af én eller flere boligblokke. Vi har tidligere orienteret om det meget store IT-projekt i Lejerbo, hvor vi lægger alle vores hovedprocesser økonomi, udlejning, drift og vedligeholdelse, byggestyring, løn, forbrugsregnskaber ind i samme IT-system. Projektet startede sidste sommer og forventes afsluttet 1. april 2012. Både tidsplan og budget er hidtil overholdt. Vi går nu ind i projektets sidste halvår, og skal i gang med den spændende og kritisk fase, hvor alle tilpasninger og nyudviklinger skal testes. I 2010 igangsatte vi også det elektroniske fraflytningssystem Infoserver, som nu har ændret navn til E-moove. Også her er vi ved at afslutte sidste fase. Ved udgangen af 2011 er stort set alle afdelinger tilsluttet. Samtidig har vi fået den sidegevinst, at der kommer plantegninger på alle boliger på hjemmesiden. Brugen af det elektroniske fraflytningssystem giver allerede nu væsentlige besparelser både i håndværkerudgifter og arbejdstimer. Det er blot ét af de tiltag, som Lejerbos indkøbsfunktion har igangsat med mærkbare økonomiske fordele for afdelingerne. Vores skøn er, at de efterhånden mange landsdækkende indkøbsaftaler har givet en samlet udgiftsreduktion på ca. 20 mill. kr. årligt. Flere af de andre store administrations- og boligorganisationer er blevet opmærksomme på vores resultater, og har udtrykt ønske om at blive koblet på Lejerbos indkøbsaftaler. Vi er gået i gang med at undersøge, hvordan det kan organiseres. Lis Fonnesbech-Wulff henledte opmærksomheden på, at Kalundborg tidligere sagt nej til E-moove, men holdt en dør åbent for at tilslutte sig. Sidste fase med E-moove er i gang nu, hvorfor vi anbefaler, at bestyrelsen tager beslutningen op til overvejelse nu. Det skal oplyses, at der under alle omstændigheder vil blive indført et elektronisk fakturaflow i relation til SAP systemet. Formanden nævnte, at det er rigtigt, at bestyrelsen har besluttet at afvente og se, hvordan erfaringerne er i Hillerød. Lis Fonnesbech-Wulff anbefalede, at Lars Schmidt kommer og fortælle om erfaringer og fremvise opdaterede statistikker. Formanden var i relation til indførelse af E-moove bange for, at man mister kontakten til de lokale håndværkere, og regningerne bliver hverken større eller mindre. Han spurgte, om man stadig kunne beholde de lokale håndværkere. Lis Fonnesbech-Wulff meddelte, at det udelukkende er afdelingens egen beslutning, hvilke håndværkere man bruger. Erik Gemmer supplerede, at der ikke bliver ændret på, hvilke håndværkere man bruger det er afdelingen selv, der vælger. Den eneste forskel er, at der er en, der står som hovedentreprenør (normalt maleren), men det er ikke hovedentreprenøren der vælger, hvem der skal bruges. En fordel ved systemet er, at det kan bruges til at sammenligne
priser mellem de enkelte håndværkere. Systemet bestemmer ikke prisen, det er den pris, afdelingen aftaler med håndværkeren, der er den pris, der bliver lagt ind i systemet. Formanden var glad for denne afklaring. Lis Fonnesbech-Wulff nævnte herefter, at i henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser, er der for indeværende regnskabsperiode (2011/2012) kr. 13.591 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Kalundborg. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at vederlaget fordeles med 2 andele til formanden og 1 andel til hvert af de andre bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Formanden nævnte, at alle afdelingers regnskaber og budgetter er godkendt. Han nævnte, at varmemesteren gør et kæmpe arbejde for at få tingene til at hænge sammen og det er takket være ham, vi har de flotte regnskaber. Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmateriale, omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/5 2010 til 30/4 2011, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2010 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/5 2012 til 30/4 2013. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/5 2010 til 30/4 2011, dels budget for afdelingerne for perioden 1/5 2012 til 30/4 2013 og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra alle afdelinger. Som nævnt sidste år, er det godkendt på alle afdelingsmøder, at det er afdelingsbestyrelserne, der godkender afdelingernes regnskab. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 159 forbehold til afdeling 772-0 og på side 159 og 160 supplerende oplysninger til forhold i afdeling 170-0, 178-0, 197-0, 333-0, 532-0, 561-0, 639-0 og 772-0. På side 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens forbehold samt supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Endvidere henvises til spørgeskemaet bagerst i beretningen i regnskabet. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende Kommende leje Ændring pr. Ændring i leje m² %
170-0 Trøjeløkkevej 509,03 519,42 10,38 2,04 178-0 Raklev 783,74 799,51 15,77 2,01 Ældrebol. 197-0 Klosterparkvej 664,83 664,83 Uændret Uændret 333-0 Slagelsevej/ 815,79 838,21 22,42 2,75 Tværvej 369-0 Fr. 809,72 825,00 15,28 1,89 Ældrebol. Andesensvej 375-0 Sejerø 884,30 883,30 Uændret Uændret 441-0 Svebølle 861,75 875,10 13,35 1,55 Familieboliger 441-0 Svebølle 894,84 908,19 13,35 1,49 Ældreboliger 527-0 Raklev 741,26 753,80 12,54 1,69 532-0 Vibevej/ 715,50 726,92 11,42 1,6 Mågevej 561-0 Sandåsvej 767,78 783,13 15,36 2,0 639-0 Løvvang 928,86 916,73 12,13 1,31 772-0 Sejerø 979,27 1.005,92 26,65 2,72 805-0 Vænget 974,59 987,62 13,03 1,34 Det skal bemærkes vedrørende nedsættelse af lejen i afdeling 639-0, at der i 2010/11 har været et stort overskud, hvilket efter de nye regler skal tilbagebetales via budgettet over 3 år. Det er baggrunden for, at lejen nedsættes. På sidste års bestyrelsesmøde drøftede man kapitaltilførselssagen til afdeling 772-0. Det kan oplyses, at afdelingsmødet i juli måned drøftede udlejningssituationen, evt. ombygning af boligerne, ændring af varmeforsyning m.v. Det er aftalt, at der afholdes et møde med kommunen om afdelingens fremtid. Ansøgning om kapitaltilførsel hos Landsbyggefonden er opdateret i juli måned og information om drøftelse med kommunen m.m. er ligeledes oplyst. Mariane Toft Poulsen supplerede, at der nu ligger en vurdering fra ejendomsmægleren og man kan herefter gå i gang med at lægge en strategi for, hvordan det videre forløb skal være. Der skal aftales møde med borgmesteren, hvor også økonomiafdelingen deltager. Det blev besluttet, at Mariane Toft Poulsen på foranledning af organisationen arrangerer møde med kommunen, og at der inden holdes et organisationsbestyrelsesmøde. Formanden orienterede om, at alle beboermøder er vel overstået, men desværre har der ikke været så stor tilslutning til møderne i år, som der plejer. Det skyldes, at afdelingsmøderne skulle rykkes 1 måned frem og nu skal holdes i august måned, hvor mange er på ferie. Han så gerne, at møderne igen kunne holdes i september måned. Henrik Engstrøm nævnte, at alle afdelingsmøder sidste år har besluttet, at det er afdelingsbestyrelserne, der godkender afdelingernes regnskab. Det er således kun
budgetterne, der skal godkendes på afdelingsmøderne og derfor er der intet i vejen for, at man kan holde afdelingsmøderne i slutningen af august/først i september. Formanden orienterede om, at Sejerø dag, som blev afholdt i weekenden, gik nogenlunde. Der kommer formodentlig 2 udlejninger ud af det, men det er desværre ikke nok. Som tidligere nævnt, har organisationen haft møde om, hvad man kan gøre ud over at indskuddet er blevet sat ned sidste år. Det har desværre ikke hjulpet nok. Som Mariane nævnte, har en ejendomsmægler vurderet boligerne, og nu der foreligger svar, må vi arbejde videre med, hvad der kan gøres. Man drøftede problemerne på Sejerø, hvor det både er huslejens størrelse, men også indretningen af boligerne, der er årsag til manglende udlejning. Man drøftede muligheden for salg samt muligheden for nedrivning. Der arbejdes i samarbejde med Mariane Toft Poulsen og økonomiafdelingen om fremtiden for boligerne på Sejerø. Som tidligere nævnt tager Mariane Toft Poulsen initiativ til at arrangere møde med kommunen. Formanden nævnte, at der ikke er nogen problemer med udlejning i alle andre afdelinger. Elmelunden har fået Landsbyggefondsmidler og det har hjulpet. Der er ikke nogen tomme boliger mere og beboerne er glade for, at de er kommet under Kalundborgs varmemester. Han meddelte, at afdeling 197 fylder 30 år og der vil blive afholdt et eller andet i den forbindelse i januar eller februar. Formanden gav udtryk for, at han var utilfreds med, at han ikke havde fået svar på en henvendelse vedrørende, hvilke muligheder man har, når en beboer har påkørt Lejerbos ting og ikke vil betale. Ellers går alt som det skal i boligorganisationen folk er glade for at bo i Lejerbo Kalundborg. Lis Fonnesbech-Wulff nævnte vedrørende påkørsel af Lejerbos ting, at der skal foreligge en helt klar erkendelse fra manden om, at han betaler for skaden, eller der skal ligge en dom for, at han skal betale beløbet til afdelingen. Herefter må man godt lægge udgiften på huslejen og hvis han stadig ikke betaler, kan han smides ud. Men det kræver, at man kører en inkasso sag, hvilket mange gange ikke er rentabelt for afdelingen. Formanden mente ikke, at det rimeligt, at det skal igennem domstolene og med inkasso sag og fandt, at det var ærgerligt, at man ikke umiddelbart kan lægge udgiften på huslejen. Mariane Toft Poulsen henviste til bestyrelsens møde den 24. maj 2011, hvor organisationsbestyrelsen drøftede etablering af legepladser i Snertinge. Bestyrelsen besluttede, at man på mødet i dag skulle tage stilling til eventuelt tilskud og/eller lån til etablering af legepladsen. Hun oplyste, at afdelingen selv har afsat kr. 100.000 på afdelingens vedligeholdelseskonto. Men det er ikke nok, hvorfor organisationsbestyrelsen skal tage stilling til et tilskud til afdelingen. Formanden mente godt, det kunne lade sig gøre inden for de kr. 100.000, hvis man selv sørger for at indkøbe legepladsredskaberne og selv sætter dem op. Det har man gjort i en anden afdeling i Kalundborg. Han ville tage kontakt til afdelingen for at høre, om de ville være med til at gøre det selv samt finde ud af, hvordan legepladsen skal se ud. Han ville herefter tage initiativ til, at der bliver indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde og evt. nedsætte et legepladsudvalg.
Erik Gemmer foreslog, at man indhenter et prisoverslag og påpegede endvidere, at man skal være sikker på, at legepladsredskaberne er godkendt i henhold til alle regler. Bestyrelsen drøftede sagen. Såfremt der er behov for yderligere midler, var bestyrelsen ikke afvisende. Henrik Engstrøm orienterede herefter om, at økonomiafdelingen har lavet værktøj, som beskriver egenkapitalens udvikling over en 10 årig periode. Det er et godt redskab til at se, hvilken økonomi organisationen har at arbejde med og et godt redskab, når man laver kommende budgetter. Oversigten vil blive udsendt til organisationen, således man kan tage det op på et kommende møde med forretningsføreren. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt. Ad 3. Udlejningssituationen Mariane Toft Poulsen meddelte, at der i Lejerbo, Kalundborg er 240 personer opnoteret på venteliste. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper, og der er således i alt 378 ansøgere opnoteret til de enkelte boligtyper. Heraf søger 121 personer en 2-rums bolig, 142 søger en 3-rums bolig, 71 søger en 4-rums bolig og 44 søger en 5-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret har været 33 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 201 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 16,42. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 14,98. Der har i alt været 44 fraflytninger af boligorganisationens i alt 259 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 16,99. Landsgennemsnittet er her 18,14. Generelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at udlejningen af ledige boliger går godt, dog er der stadig mange boliger i afdeling 772-0 på Sejerø, der står tomme. Ad 4. Nybyggeri/renovering Der er p.t. ingen byggeaktiviteter. Formanden fandt det meget ærgerligt, at kommunen havde sagt nej til det nybyggeri, der var indsendt projekt på. Der er brugt rigtig mange penge på at få lavet et projekt, som så efterfølgende bare bliver kasseret af kommunen. Han nævnte, at Mariane Toft Poulsen har gjort et rigtigt godt stykke arbejde for at få et godt samarbejde med kommunen, og derfor er det rigtig ærgerligt, at man ved dialogmøderne med kommunen ikke har et ord at skulle have sagt i forhold til borgmesteren.
Lis Fonnesbech-Wulff var enig i, at det er rigtig ærgerligt, at man ikke kunne få lov at bygge, men det er desværre kommunen, der bestemmer, da det er dem, der skal give tilsagn. Ad 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 Lis Fonnesbech-Wulff orienterede om, at vi i forbindelse med organisationsmødet sidste år gjorde opmærksom på, at driftsbekendtgørelsen var blevet ændret, således at regnskaber skulle indsendes til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Driftsbekendtgørelsen er imidlertid nu ændret tilbage igen til, at indsendes af regnskabsmateriale til kommunen igen er 6 måneder. Som følge af ovenstående skal der i vedtægterne ske følgende ændringer: I 6 skal stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 5 måneder i stedet for 4 måneder. I 22 skal der stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde. Vi vil dog fortsat bestræbe os på at kunne indsende det godkendte regnskab til kommunen inden for de 5 måneder, da det alligevel er fristen for indberetning af regnskabet til Landsbyggefonden. Det vil sige, at organisationsmøde og repræsentantskabsmøde stadig skal holdes inden udgangen af september måned. Henrik Engstrøm nævnt, at vi vil tage det med i planlægningen til næste år, at de afdelinger, hvor der er en bestyrelse, har mulighed for at holde deres afdelingsmøde i slutningen af august/starten af september. Ad. 6. Valg af formand og næstformand Lis Fonnesbech-Wulff meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand. Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen. På et møde i oktober 2009 blev Niels Krøyer valgt som formand og Karl Erik Pedersen valgt som næstformand. Begge er på valg i år. Niels Krøyer blev genvalgt som formand og Karl Erik Pedersen blev genvalgt som næstformand. Begge for en ny 2 årig periode. Ad 7. Eventuelt Formanden takkede for et godt møde. Mødet hævet.