Vejledning til Timeplan Sådan oprettes en Timeplan så du og dine medarbejder kan se hvad du forventer af dem. Indhold Faner:... 2 Stamdata:... 2 Skolefag på uddannelse... 2 Kompetencegrupper... 4 Grundsatser... 4 Aktivitetstyper... 5 Undervisere... 6 Planlægning... 7 Perioder... 7 Uddannelser... 8 Klasseårgang... 8 Vælg en årgang... 8 Opret en årgang... 9 Slette/rediger en årgang... 9 Undervisning... 9 Hold... 9 Skolefag på hold... 10 Redigér planlagt undervisning... 11 Slet planlagt undervisning... 11 Øvrige opgaver... 12 Opret/redigér aktivitet... 12 Slet aktivitet... 12 Planlæg aktivitetstimer... 12 Overblik... 13 Undervisere... 13 Kompetencer... 13 Arbejdsfordelingsnoter... 15 Tilknyttet til uddannelser... 15 Support... 15 Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 1
Faner: Følgende faner findes i timeplans-vinduet: Periode Uddannelse Klasseårgang Undervisning Øvrige opgaver Undervisere Stamdata I første kapitel fokuseres på Periode, Uddannelse og Stamdata. Overordnet set, planlægges alt inden for én periode ad gangen. Derefter sker planlægningen på Uddannelsesniveau, det betyder at man skal vælge en periode og uddannelse inden man gør mere. Her bruges knappen vælg. På Periode-siden trykkes på knappen vælg, hvorefter man bliver ledt til Uddannelse. Her kan man igen vælge en uddannelse, herefter bliver man ført videre til Klasseårgang da dette vil være det naturlige næste skridt. Men for at oprette stamdata trykkes i stedet på fanen Stamdata. I toppen af billedet vil Uddannelsen og Perioden stå, således man hele tiden kan se hvad man planlægger under. Stamdata: Fanen stamdata har en del fælles stamdata og noget uddannelses-opdelt data. Fanen indeholder underfanerne: Skolefag på uddannelse (Individuel uddannelsesdata) Kompetencegrupper (Fælles) Grundsatser (Fælles) Aktivitetstyper (Fælles) Skolefag på uddannelse Første fane under Stamdata er Skolefag på uddannelse. I overskriften står også hvilken uddannelse der er valgt. Tabellen vil om udgangspunkt være tom (Vil senere hente de skolefag som er oprettet i UDDATAPLUS). Tabellen indeholder følgende overskrifter: Skolefagstype, som enten er Obligatoriske fag, Studieretningsfag eller Valgfag. Betegnelse Kort-betegnelse Rettetidsfaktor, som angiver antal timer per elev der tillægges et fag ved planlægning. Kompetencegruppe, der viser hvilken type kompetence der skal til for at undervise i et givent fag. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 2
Gymnasieniveau, hvis faget f.eks. er A eller B-niveau skal man have udvidet kompetencer for at undervise. Antal undervisere, angiver hvor mange undervisere på uddannelsen som har denne kompetencekombination. Antal hold, viser hvorfor mange hold der har dette fag i denne periode. For at oprette et skolefag trykkes på knappen Opret Skolefag. For at faget kan oprettes skal: Skolefagstype, betegnelse, kort-betegnelse, rettetidsfaktor og kompetencegruppe udfyldes. (Har du endnu ikke oprettet Kompetencegrupper, se da næste afsnit.) Vil man ændre på et skolefag, kan man trykke Redigér. Når et fag først er planlagt kan Kompetencegruppen ikke længere ændres! Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 3
Kompetencegrupper I denne fane kan man oprette, slette og redigere kompetencegrupper til skolefagene. Kompetencegrupper er bindeledet mellem et skolefag og underviserne. Kompetencegrupper skelner ikke mellem A, B eller C-niveau, dette styres vha. Gymnasieniveau -fluebenet under Skolefag på uddannelse. For at oprette en kompetencegruppe trykkes Opret kompetencegruppe, og for at redigere trykkes Rediger. Grundsatser Nogle af de grundsatser som sættes er standardværdier som sættes ved oprettelse af f.eks. undervisere. Disse standardværdier kan selvfølgelig ændres for hver underviser, men sættes her for at lette arbejdet ved ny-oprettelser. Grundsatser indeholder følgende felter. Lektionslængde i minutter, bruges til at omregne fra Lektioner til Timer. Forberedelse per lektion i minutter, bruges til at omregne fra Lektioner til Timer. Årsnormering for undervisere i timer, standardværdi som underviserne får sat deres årsnorm til ved oprettelse for et helt år. Værdien bruges sammen med periodens årsnormeringsfaktor. Standardværdi for timers ferie standardværdi for undervisernes ferietimetal. Søgnehelligdage i timer standardværdi for undervisernes SH-dage i timer. Ressourceenheder, bruges ved udskrift af Ressourceoverblik-udskrifterne. Kan sættes til: o Timer: Her står både Timer og Procent o Procent: Her fjernes timetallene o Ingen tal: Ingen specifikke kvantiteter. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 4
Aktivitetstyper Aktivitetstyperne anvendes blandt andet ved Øvrige Opgaver, som er timer der ikke nødvendigvis er undervisningsrelaterede. Aktivitetstyperne anvendes derfor til at gruppere disse timer. Aktivitetstypen Undervisning og elevtid (elevtid) er en standardtype som indeholder alt undervisning og kan derfor ikke ændres eller slettes. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 5
Undervisere Det sidste skridt inden der kan planlægges er at tilføje underviserne. Øverst i denne fane ses en tabel over alle de undervisere som er tilknyttet den valgte uddannelse (mere om dette lidt senere i dette kapitel) Undervisertabellen indeholder ud over navn og initialer et overblik over: Planlagt belastning, som er summen af timer til undervisning og Øvrige opgaver. Konfront %, er procentuelle andel af Planlagt belastning der er Elevtid Resttimer, er differencen mellem Årsnorm og Planlagt belastning. Ferietimer, er det aktuelle antal ferietimer for underviseren normeret til perioden. SH-timer, er det aktuelle antal Søgnehelligdagstimer for underviseren normeret til perioden. Årsnorm, er den aktuelle årsnorm for underviseren i den valgte periode. OBS!: Ved Oprettelse/Redigering anvendes Årsnorm, SH-timer og Ferietimer for et helt år ad gangen! Blyanten til venstre i tabellen bruges til at redigere underviseren og skraldespanden bruges til at slette underviseren. For at oprette en underviser trykkes på knappen Tilføj medarbejder. Ved at trykke på knappen Vælg hentes detaljerede data for underviseren i de nedenstående underfaner: Kompetencer, her tilknyttes undervisning/censor-kompetencer. Det er vigtigt at tilføje undervisningskompetencer, ellers vil underviseren ikke fremgå af listen over mulige undervisere på et givent fag. Kræver faget Gym-niveau skal underviseren også have en markering her. Ressourcefordeling, her ses ressourceregnskabet for underviseren. Her findes også nogle udskrifter for ressourcefordelingen. Arbejdsfordelingsnoter, her kan man skrive noter til underviserens ressourcefordelingsudskrifter. Tilknyttet til uddannelser, her angives hvis der er flere uddannelser som underviseren skal tilknyttes. En underviser tilknyttes altid den uddannelse som er valgt (på forsiden) ved oprettelse af underviseren. Disse faner (se nederst i billedet) vil blive beskrevet yderligere i dybden i Overblik -kapitlet. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 6
Planlægning Når alle stamdata er indtastet kan den daglige planlægning begynde. For at planlægge undervisning skal man først vælge den Uddannelse som der skal planlægges på. Dette afgrænser ud over hold også dermed også hvilke undervisere der kan vælges til at undervise. Perioder Vælg en periode For at vælge en Periode trykkes på Vælg -knappen. Herefter bliver man ført videre til Uddannelse - billedet. I toppen af billedet vil der komme en linje frem hvor der står hvilken periode der er valgt. Denne går igen senere når man vil se ressourcefordelingen under Undervisere. Opret en Periode For at oprette en Periode trykkes på Opret periode -knappen. Herefter skal man indtaste følgende: Startdato Slutdato Årsnorm Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 7
Slutdatoen skal være større end startdatoen, og datoerne må ikke overlappe med andre oprettede perioder. Årsnormen skal afspejle periodens længde, således man kan følge om undervisernes årsnormering opfyldes ved planlægningen. Planlægges et helt år (hel årsnorm) ad gangen skrives 1. Planlægges kun for 6 måneder og altså en halv årsnorm, indtastes 0,5. Uddannelser Vælg en Uddannelse For at vælge en Uddannelse trykkes på Vælg -knappen. Dette fører dig videre til Klasseårgang billedet med det samme. Ved at trykke vælg ændres ligeledes overskriften i toppen af billedet, således der står Timeplan og ressourcefordeling for den valgte uddannelse, se nederste billede. Overskriften der viser hvilken uddannelse der er valgt: Tip: Ønsker man at se alle undervisere, kan man trykke på Nulstil valg-knappen, herved har man ikke valgt nogen uddannelse, og det er muligt at gå til Undervisere-fanen, og her vil alle undervisere fremgå. Dette kan være nyttigt hvis man har fjernet en underviser fra alle uddannelser. Klasseårgang Det næste man gør er at oprette/vælge en årgang. I 2016 vil Årgang 2016 være 1.g ere og Årgang 2015 vil dermed være 2.g ere. Kolonnen Antal elever angiver summen af elever på de hold som er oprettet under denne årgang, se næste side. Vælg en årgang For at vælge en årgang trykkes igen på Vælg -knappen, og du føres direkte videre til Undervisning - billedet. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 8
Opret en årgang Hvis man ikke har oprettet nogen årgang endnu, oprettes en ny årgang på Opret Årgang -knappen. Dette giver en lille boks som giver mulighed for at indtaste data for årgangen, se billede nedenfor. Uddannelsesdata er allerede udfyldt. Det er den samme boks som kommer til syne hvis man trykker på Blyanten. Slette/rediger en årgang For at slette en årgang trykkes på Skraldespanden til højre i tabellen. Ønsker du i stedet at redigere en årgang, trykkes på blyanten til venstre i tabellen. Undervisning Det er på dette billede at alt undervisningstid bliver planlagt. Dette gøres i to faser: 1. Oprettelse af hold 2. Planlægning af fag/timer på holdet. Hold Sidens øverste tabel viser hvilke hovedhold der er på årgangen. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 9
Planlæg hold For at planlægge et hold, trykkes på Vælg -knappen, hermed farves linjen blå således det er muligt at se hvilket hold der arbejdes på. Ligeledes Ændres overskriften mellem de to tabeller til Skolefag på hold: det valgte hold, se billedet for eksempel. Opret hold For at oprette nye hold trykkes på Opret Hold -knappen, dette giver en boks hvor data kan indtastes. I denne boks kan man angive Elever. Dette elevtal anvendes to steder: 1. Til at give en sum på Årgang -billedet 2. Som Standardværdi for den efterfølgende planlægning Rediger/Slet hold Når et hold er oprettes, kan man nu oprette/slette/redigere den planlagte undervisning på holdet. Skolefag på hold Når et hold er oprettes, kan man nu oprette/slette/redigere den planlagte undervisning på holdet. Planlæg undervisning For at planlægge undervisning trykkes på Tilføj Skolefag -knappen. Dette åbner vinduet som ses på billedet nedenfor. 1. Først vælges det skolefag som ønskes planlagt fra den øverste drop-down liste. Denne viser de skolefag som er oprettet under Stamdata -fanen. 2. Når denne er valgt kan man se en graf over hvilke undervisere der har kompetencen Dansk med Gym-niveau i dette tilfælde. Såfremt der ikke var nogen undervisere med disse kompetencer, vil dette stå i grafen nederst. Grafen viser: a. Grøn: Underviserens timer i det valgte fag (Dansk i eksemplet) b. Lyseblå: Underviserens planlagte timetal c. Mørkeblå: Underviserens årsnorm inden for denne periode d. Fanen Andre hold der undervises giver et overblik over hvilke andre hold de mulige undervisere også har. 3. Feltet Min. Forberedelse bruges hvis f.eks. en ny underviser skal have særlig forberedelsestid til et fag. Forberedelse kan sættes Globalt under Stamdata Grundsatser. 4. Herefter udfyldes feltet Lektioner og Elever (udfyldt med holdets antal elever, men kan ændres hvis et fag har et andet antal elever). Når disse tal ændres, opdateres Timer. Beregningen anvender Rettetid faktor for skolefaget angivet under Stamdata Skolefag samt forberedelse og lektionslængde (lektionslængen er angivet under Stamdata Grundsatser ). 5. Til sidst vælges hvilken underviser der skal anvendes. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 10
Redigér planlagt undervisning Ved at trykke på Blyanten til venstre i tabellen fås det samme vindue som ved oprettelse, det er dog her ikke muligt at ændre skolefaget. Såfremt man ønsker at ændre skolefag, skal dette blot slettes og oprettelsen sker på ny. Slet planlagt undervisning For at slette undervisning trykkes på Skraldespanden til højre i tabellen. Tip: Har man lige oprettet et helt hold, men der skal oprettes flere identiske hold: 1. Så opret hold 2 2. Ved siden af knappen Tilføj skolefag findes et afkrydsningsfelt Foreslå fag der er planlagt på de øvrige hold. Markér denne. 3. Hermed vil der komme linjer frem for de skolefag som er planlagt på de øvrige hold på årgangen, men endnu ikke har en underviser tilknyttet. Disse kan ses ved at der under initialer står et -. 4. Tryk på blyanten ud for disse for at tilføje Lektioner og en Underviser. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 11
Øvrige opgaver Under fanen Øvrige Opgaver er det muligt at tildele timer til undervisere som ikke er direkte relateret til undervisning (Elevtid). Billedet er todelt: 1. Øverste tabel indeholde de forskellige aktiviteter (se billedet) 2. Nederste tabel indeholder en liste over alle undervisere på uddannelsen. 3. (I midten kan man få en graf over aktivitetstyper og timefordeling på én underviser) Opret/redigér aktivitet For at oprette en aktivitet tykkes på Opret opgave -knappen, hvorved man får et vindue frem hvor man først vælger Aktivitetstype (Disse oprettes under Stamdata Aktivitetstyper ). Herefter kan man angive betegnelse og kort-betegnelse og et budgettal for forventet antal timer. Disse forventede timer ses til højre i tabellen under kolonnen Timer. Her ses planlagte / Forventede timer. Det aktuelt planlagte timer opdateres når man gemmer timerne på underviserne i nederste tabel. For at redigere trykkes igen blot på blyanten til venstre i tabellen. Slet aktivitet Her trykkes blot på skraldespanden til højre i tabellen. Planlæg aktivitetstimer For at kunne planlægge timer trykkes på Vælg -knappen. 1. Herved farves linjen blå, og overskriften mellem tabellen ændres også til navnet på den valgte aktivitet. 2. Den nederste tabel (se billede nedenfor) opdateres også med de aktuelle data. 3. I kolonnen Timer kan man skrive det antal timer ind man vil planlægge. 4. Når alle timer er skrevet ind trykkes på Gem -knappen. Herefter opdateres det aktuelle antal timer på aktiviteten i den øverste tabel. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 12
5. Vil man gerne danne sig et overblik over fordelingen af timer for en given Underviser, trykkes på Se timer -knappen, herefter kommer en graf op mellem tabellerne der viser den valgte undervisers aktivitetsfordeling. I kolonnen Timer i alt kan man se Underviserens Planlagte timer / Årsnorm, således man hurtigt kan få et overblik over hvor mange timer der eventuelt mangler. Overblik Undervisere I fanen Undervisere vil man efter endt planlægning kunne danne sig et overblik over undervisernes timebelastning. Som beskrevet i Kapitlet Kom i gang med timeplan kan man i øverste tabel få et overblik over timefordelingen på underviserne. Dette kapitel vil dog beskrive de øvrige faner der ligger under hver Underviser Kompetencer For at kunne undervise skal man have tilføjet kompetencerne til de forskellige undervisere. Efter end planlægning kan man her se hvor mange planlagte undervisningstimer der er tildelt i de forskellige kompetencer. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 13
Ressourcefordeling Her fås det mest detaljerede overblik over en undervisers timefordeling. Felter øverst til venstre Står nøgletallene for underviseren: Årsnorm, Ferietimer, SH-timer, belægningsprocent, konfrontationsprocent og resttimer, de samme som findes i Underviser-tabellen. Lagkagen Giver et overblik over timefordelingen mellem de forskellige aktivitetstyper. Forkortelserne der vises er kort-betegnelsen TIP: Hold musen hen over for at se komplet betegnelse og antal timer Knapperne Print & Print 2 Her findes to udskrifter som på forskellig vis hjælper med overblik over underviserens timefordeling. På udskriften kan både stå tal og procent, men i Stamdata Grundsatser kan man vælge Ressourceenheder som angiver om man vil have begge (Timer), kun procent (Procent) eller ingen værdier (Ingen tal). TIP: Print er optimeret til portræt-print, og Print 2 er optimeret til Landskab-print. Tabel: Hold der undervises En liste over alle de hold som underviseren er tilknyttet, hvilket fag der er planlagt, antallet af elever, lektioner og dermed timer. Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 14
Tabel: Øvrige opgaver En liste over alle de Øvrige aktiviteter hvor der er planlagt timer for underviseren. Kolonnen planlagt belastning viser Underviserens timer / forventede timer på aktivitet Arbejdsfordelingsnoter Tabellen for arbejdsfordelingsnoter indeholder noter som kommer med på udskrifterne. Opret note For at oprette en note trykkes på Opret ny note -knappen, hvorved der kommer en blank linje frem til indtastning af noten. Herefter trykkes på Gem -knappen for at gemme. Redigér note Tryk på den linje der ønskes ændret, tryk på Rediger -knappen. Herved bliver teksten til et redigérbart skrivefelt. Ret i teksten og tryk på Gem. Slet note Tryk på den linje som ønskes slettet, og tryk på Slet -knappen. Her bliver man spurgt om man vil slette eller ej, tryk Ja for at fortsætte. Tilknyttet til uddannelser Når en underviser oprettes får vedkommende et flueben ved den uddannelse som er valgt fra start, men skal en underviser tildeles mulighed for at få timer på andre uddannelser, skal man her sætte et flueben ud for, eller fjerne hvis man vil dette. Herefter trykkes Gem, og ændringen træder i kraft. Support Hvis denne vejledning eller andet giver behov for support, kan vi kontakts på Tlf.: 7222 6101 eller E-mail: uddatasupport@uddata.dk Senest redigering 24.01.2017 version 3, næste redigering senest december 2017 15