VEJLEDNING til praktiserende dermatologer Ny Sentinel NOVEMBER 2016 Indholdsfortegnelse 1. Indledning - nyt i Sentinel s. 1 2. Tag stilling til din opsætning af Sentinel s. 2 3. Rapporter til NMSC-databasen - tilmeld dig Pop-up s. 4 4. Tilmeld dig de udvekslingsregler, som skal gælde i din klinik s. 5 5. Quick-guide: Jeg skal fortsat rapportere til NMSC-databasen s. 6 6. Sådan benytter du Dermatologi gennem Sentinel i dit praksissystem s. 7 7. Adgang til egne kvalitetsdata indgå databehandleraftale s. 8 8. Visning/ændring af registreringer s. 10 9. Hvis du ønsker at få historiske data slettet s. 11 10. Hvis du vil vide mere om, hvordan Sentinel fungerer s. 12 11. Hvis du har brug for hjælp s. 13 Sagsnr. 2015-779 1
VEJLEDNING 1. Indledning nyt i Sentinel Der er lavet funktioner i Sentinel, som gør det meget nemmere og mere synligt for den dataansvarlige læge i egen klinik at kontrollere programmet. Det er blevet lettere for lægen at administrere og kontrollere, hvilke data der gemmes lokalt, og hvilke data der udveksles. Alle de nye muligheder er at finde i administrationsmodulet, som er integreret i det journalsystem, der benyttes i praksis. Funktionaliteten i Sentinel er den samme som hidtil, hvis du har brug for nærmere beskrivelse heraf, se bagerst i denne vejledning. Det har siden efteråret 2014 ikke været muligt at se egne data fra rapporteringen til kliniske kvalitetsdatabaser. Det åbnes der nu op for igen, hvis den data ansvarlige læge indgår en databehandleraftale med DAK-E, som er leverandør af Sentinel. De nye muligheder er fordelt over 3 faneblade i administrationsmodulet: Praksis opsætning: Her kan den dataansvarlige læge angive hvordan praksis ønsker at benytte Sentinel. Der skal tages stilling til 1) man ønsker at benytte Sentinel som hidtil, eller 2) der skal opstilles begrænsninger. Det handler om, hvilke data der skal gemmes lokalt via Sentinel, som en del af lægens eget journalsystem. Data som gemmes lokalt, er de data, der danner grundlag for triggere/pop-upper og forudfyldning af felter i indberetningsskemaer. Regel tilmelding: Her kan den dataansvarlige læge tilmelde eller framelde udvekslingsregler for praksis. For hudlæger udveksles der ingen data til brug for kvalitetsrapporter, hvis den dataansvarlige læge ikke aktivt er tilmeldt en udvekslings regel herfor. Her kan den dataansvarlige læge også framelde sig regler, så der ikke længere udveksles data. For at få adgang til en kvalitetsrapport skal man derfor tilmelde sig denne under regel tilmelding Visning/ændring af registreringer: Dette faneblad er ikke nyt, men er udvidet med en funktionalitet, hvor man kan søge i data, der er gemt lokalt, og dermed få vist hvilke patientdata, der er udvekslet, samt hvornår og i henhold til hvilken udvekslingsregel, at udvekslingen har fundet sted. Sagsnr. 2015-779 1
2) Tag stilling til din opsætning af Sentinel Den dataansvarlige læge skal tage stilling til praksis opsætning inden programmet kan benyttes. Uanset hvad der vælges på dette faneblad, vil det ikke resultere i nogen form for udveksling af data. Udveksling af data til NMSC-databasen styres på fanebladet Pop-up tilmelding (læs s. 4) og udveksling til brug for kvalitetsrapport styres på fanebladet Regel tilmelding (læs s. 5). 1. Hvis Fortsæt med Sentinel og lokaldatabasen vælges fortsætter Sentinel som hidtil. Det gemmes kopi af alle strukturerede data fra patientjournalen i lokaldatabasen. Der udveksles kun de data, du har tilmeldt dig under pop-up tilmelding og regel tilmelding. 2. Gem kun indberetning relateret data lokalt vælges hvis du ønsker, at det kun er data vedrørende den regel du er tilmeldt, der skal gemmes i den lokale database. Det betyder, at hvis datagrundlaget for reglen skulle ændres eller hvis der skulle komme nye områder, hvor Sentinel bruges til rapportering eller som beslutningsstøtte, vil der gå noget tid før data kan forudfyldes. 2
3. Hvis Slet lokal database vælges sletter du tidligere gemte data i din lokale database. Det betyder, at Sentinel ikke kan forudfylde data i pop-up og Sentinel kan ikke hjælpe med obligatorisk indberetning til kliniske kvalitetsdatabaser. SLETNING ER PERMANENT OG DATA KAN IKKE GENSKABES. 4. Hvis Slå Sentinel fra vælges, fungerer Sentinel ikke længere i dit lægesystem. Alternativt kan Sentinel afinstalleres af dit systemhus. 5. Når de ønskede valg er truffet, skal den dataansvarlige læge bekræfte valget ved at bruge knappen Jeg har foretaget de ønskede valg. Du kan altid ændre din praksis opsætning, hvis du ønsker at ændre hvilke data der gemmes lokalt. Hvis den lokale database slettes er dette permanent og kan ikke ændres. 3
3. Rapporter til NMSC-databasen - tilmeld dig Pop-up Under fanen pop-up tilmelding, skal du tilmelde dig Dermatologi. Denne tilmelding sikrer at du får dermatologi modulet til rapportering til NMSC vist i dit journalsystem. Pop-up tilmelding gælder for den bruger, der er logget ind i lægesystemet. For at tilmelde: 1) For at tilmelde markeres det, der ønskes tilmeldt i venstre liste. 2) Tryk på knappen med > For at framelde: 1) For at framelde markeres det, der ønskes frameldt i højre liste. 2) Tryk på knappen med < 4
4. Tilmeld dig de udvekslingsregler, som skal gælde i din klinik På de områder, hvor du ønsker en kvalitetsrapport skal du tilmelde dig en udvekslingsregel. For dermatologer kan vælges Kvalitetsrapport NMSC. Læs også s. 8-9 om adgang til egne kvalitetsdata. Man kan til enhver tid til- eller framelde sig regler. Hver regel indeholder en beskrivelse af hvilke data der udveksles, samt inklusionskriterier for egne patienter. Når reglen er markeret, kan beskrivelsen læses i det blå felt nederst i vinduet. Regeltilmelding gælder for alle brugere, der er tilknyttet ydernummeret. For at tilmelde: 3) For at tilmelde markeres de regler der ønskes tilmeldt i venstre liste. 4) Tryk på knappen med > For at framelde: 3) For at framelde markeres de regler der ønskes frameldt i højre liste. 4) Tryk på knappen med < 5
5. Quick-guide: Jeg skal fortsætte rapportering til NMSC-databasen For at fortsætte din rapportering til NMSC-databasen som hidtil skal du gøre nedenstående i din opsætning af Sentinel i administrationsmodulet. Åben administration af Sentinel Vælg fanen Praksis opsætning og foretag følgende valg: Sæt kryds øverst udfor Jeg er dataansvarlig læge, eller har fået tilladelse af dataansvarlig læge til at foretage nedenstående valg Vælg: Fortsæt med Sentinel og lokaldatabasen Eller Vælg: Gem kun indberetning relateret data lokalt Tryk på nederste grønne knap Jeg har foretaget ønskede valg stop advisering Vælg fanen Pop-up tilmelding Vælg Dermatologi i mulige pop-upper og klik på pilen i midten, så den kommer til at stå under tilmeldte pop-upper. Hvis du ønsker en kvalitetsrapport med overblik over din behandling NMSC patienter: Vælg fanen Regel tilmelding Vælg Kvalitetsrapport NMSC i mulige udvekslingsregler og klik på pilen i midten, så den kommer til at stå under tilmeldte udvekslingsregler. Du skal endvidere indgå en databehandleraftale med DAK-E, læs hvordan på side 8-9. 6
6. Sådan benytter du Dermatologi gennem Sentinel i dit journalsystem Når du har tilmeldt dig pop-up en Dermatologi, vil du fremover have en nem adgang til NMSC modulet. Når du logger ind i dit praksissystem vil du automatisk blive logget ind i NMSC modulet, og modulet vil synkronisere patient kontekst med praksissystemet. Du har 3 muligheder for at åbne NMSC modulet: 1. Før musen op i øverste højre hjørne, og tryk på knappen med symbolet 2. Brug tastekombinationen Ctrl+Alt+D (D for dermatologi) 3. Hvis du ikke er logget ind i et journalsystem kan du i en browser gå til adressen https://dermatologi.sundhedsmappe.dk OBS: Aller første gang du føres fra Sentinel over til NMSC modulet, skal du bruge dit medarbejdernemid. Efter første gang vil du automatisk føres over fra Sentinel til NMSC, når du er logget ind i dit eget journalsystem. 7
7. Adgang til egne kvalitetsdata indgå databehandleraftale Du kan få vist en kvalitetsrapport, der giver overblik over din patientbehandling inden for det område du har rapporteret data Du er som læge dataansvarlig for de data, du har samlet i dit journalsystem om dine patienter. For at få adgang til egne kvalitetsdata skal du indgå en databehandleraftale med DAK-E, så DAK-E har lov til at behandle dine data. I databehandleraftalen beskrives grundlaget for aftalen, og den skal sikre, at DAK-E overholder de gældende regler om datasikkerhed. Aftalen er juridisk vurderet og godkendt i FAPS bestyrelse. Du indgår en databehandleraftale med DAK-E i forbindelse med adgangen til Kvalitetsdata. For at få adgang skal du klikke på akkrediteringssite/kvalitetsdata på forsiden af www.ekvis.dk. Her skal du logge på med digital signatur. Klik på fanen Databehandleraftale. Marker prikken ud for aftalen. 8
Der åbnes en side med mulighed for at signerer aftalen. Her kan aftalen læses og signeres med digital signatur. Du har på fanen databehandleraftaler adgang til at se den databehandleraftale, du har med DAK-E. Du kan til enhver tid annullere en indgået databehandleaftale igen, men konsekvensen vil være, at du ikke længere kan modtage en kvalitetsrapport. Når du har indgået databehandleraftale, har du i fanen kvalitetsrapporter adgang til at se data fra rapportering til NMSC-databasen. Du kan se en demo af en kvalitetsrapport her: http://demo.dak-it.dk/ekvis.php Tidligere har kvalitetsrapporterne indeholdt benchmark data, så du kunne se egen performance i forhold til aggregerede data fra dine kollegaer inden for specialet. Der arbejdes på afklaring af, hvordan dette kan fortsætte. 9
8. Visning/ændring af registreringer På fanebladet Visning/ændring af registreringer kan man søge efter alle data, der er gemt lokalt. Efter at have skrevet cpr og valgt søgekriterier, trykkes på knappen Søg. Man kan nu se alle pop-upper, diagnoser, laboratorieværdier, medicin og ydelser på den givne patient. Hvis en oplysning er udvekslet, fremgår udvekslingstidspunkt samt hvilken regel, der gav anledning til udvekslingen, i kolonnerne Godkendt og jf. regel. 10
9. Hvis du ønsker historiske data slettet Hvis du allerede har Sentinel kørende i den gamle version har du mulighed for at få slettet de data, der er samlet i Sentinel lokaldatabasen i eget lægesystem, men som ikke indrapporteres til den kliniske database. De speciallæger der ønsker, at slette disse historiske data kan ringe til DAK-E support på telefon 6550 4550, hvor der bookes en tid ved en udvikler. Sletning af data vil foregå ved fjernopkobling, hvor klinikken er lukket. Opgaven vil tage ca. en time. Sentinel har i speciallægepraksis hele tiden fungeret fuldt lovligt. Der er derfor inden grund til at få slettet de historiske data. En sletning vil forringe datakvaliteten i forbindelse med at få forudfyldt oplysninger til indberetning. Endvidere vil det ved nye projekter tage længere tid at samle data til visning. 11
10. Sådan fungerer Sentinel Der er med den nye version ikke ændret på, hvordan Sentinel fungerer i dit lægesystem. Det, der er ændret, er synligheden af funktionerne i Sentinel, og hvordan udvekslingen mellem Sentinel i dit system og DAK-E foregår. Nedenstående figur giver overblik over hvordan Sentinel fungerer. Det gule i figuren viser hvordan Sentinel fungerer i dit eget lægesystem. Det er disse funktioner der er gjort tydeligere med den nye version. Opsætningen af dette er beskrevet i denne vejledning, og du gør dette i administrationsmodulet på fanerne: praksis opsætning, regel tilmelding og pop-up tilmelding. SQL-databasen er det, der i vejledningen er omtalt som den lokale database eller, at data er gemt lokalt. Det grå i figuren er det, der er reguleret via lovgivning, dvs. godkendte landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. Det orange i figuren er den feedback, rapportering af data kan give tilbage til lægen. For at data kan behandles af DAK-E til at give patientoverblik skal den enkelte speciallæge indgå en databehandleraftale med DAK-E. Det foregår i forbindelse med adgangen til kvalitetsdata, der findes på www.ekvis.dk. 12
Det sorte i figuren viser, hvordan DAK-E kan lave benchmark data, således at din kvalitetsrapport med patientoverblik kan indeholde aggregerede data fra kollegaer inden for specialet. Denne funktion findes ikke i øjeblikket, idet der afventes afklaring af lovgrundlaget. 11. Hvis du har brug for hjælp IT-Support telefon: 6550 4550 E-mail: support@dak-e.dk Åbningstider Mandag: 8.00-12.00 + 12.30-15.00 Tirsdag: 8.00-12.00 + 12.30-15.00 Onsdag: 8.00-13.00 + 14.00-15.00 Torsdag: 8.00-12.00 + 12.30-15.00 Fredag: 8.00-12.00 + 12.30-14.00 Weekend/helligdage: Lukket 13