1 Indledning side 2 2 Digitale udfordringer side 2 2.1 Digital bevaringsarkivet side 2 2.2 Digital tilgængeliggørelse side 3 2.3 Teknologisk kapabilitet side 3 2.4 It-strategisk modenhed side 4 3 Juridiske rammer side 4 3.1 Forskningsdata side 5 4 Rigsarkivets fremtidige ressourcesituation side 5 5 Proces side 5
1 Indledning Rigsarkivet er p.t. midt i den største og mest krævende forandringsproces nogensinde. Den succesfulde digitalisering af den offentlige sektors forvaltning påvirker i disse år Rigsarkivet med fuld styrke. Skiftet fra et fokus på analoge medier til et primært fokus på digitalt skabte og digitaliserede data og dokumenter er på alle måder omfattende. Når det primære medie således går fra at være analogt til digitalt ændres Rigsarkivets kerneopgaver. Grundlæggende kan de primære udfordringer i en ikke-prioriteret rækkefølge listes på følgende vis: Digital bevaring (metode, datasikkerhed og storage) Digital tilgængeliggørelse (platform, anvendelighed og datasikkerhed) Teknologisk kompatibilitet (tidssvarende systemer og it-infrastruktur) It-strategisk modenhed (prioriteringer og mindre systemkompleksitet) Tilpassede juridiske rammer for institutionen (til en digital virkelighed) Rigsarkivets rolle i forhold til en national opgave om kortlægning og bevaring af forskningsdata Rigsarkivets fremtidige ressourcesituation Da håndteringen af disse udfordringer har forretningskritisk karakter, er Kulturministeriet og Rigsarkivet enige om, at adressere disse i en toårig rammeaftale gældende for perioden 2017-2018. Det strategiske grundlag for denne adressering er nærværende udviklingsplan, der udgør rammeaftalens bilag 2s tværgående mål Analyse og vurdering af grundlaget for Rigsarkivets opgavevaretagelse som nationalarkiv. Rammeaftalens øvrige mål binder an til Rigsarkivets langsigtede institutionsstrategi Rigsarkivet 2025. Målsætningen er, at de operationelle analyse- og scenariemål til rammeaftalens tværgående opgave er realiseret medio 2018, så resultaterne herfra kan danne et sikkert forretningsgrundlag for dels en fireårig rammeaftale for perioden 2019-2022 samt en revision af Rigsarkivet 2025. 2 Digitale udfordringer I det følgende beskrives i kort form de i indledningen nævnte udfordringer, som ligeledes er behandlet i den omverdensanalyse, der ligger til grund for Rigsarkivet 2025. 2.1 Digital bevaringsarkivet De danske myndigheder, såvel statslige, regionale som kommunale, er i dag blandt de allermest digitale set i et europæisk og reelt også globalt perspektiv en udvikling som andre lande misunder os. Dette er frugten af skiftende regeringers aktive og vedholdende indsats for at fremme digitalisering af det offentlige Danmark. Digitaliseringen har ubestrideligt effektiviseret forvaltningen og lagt kim til markant forbedret og mere effektiv offentlig service. På denne baggrund er det ikke overraskende, at Rigsarkivet i disse år modtager markant stigende mængder af digitale offentligt skabte data og dokumenter, som jf. arkivloven skal bevares for eftertiden. I 2016 alene forventes en volumen på ca. 40 terabyte, og i de kommende år forventes, at Rigsarkivet årligt skal modtage op til 100 terabyte myndighedsdokumentation. I tillæg hertil kommer indsamlingen af forskningsdata, som på mellemlang sigt har potentiale til at nå et tilsvarende niveau. Da bevaringsdata skal gemmes i tre uafhængige eksemplarer, er bevaringsvolumen tre gange den modtagne mængde. Der er derfor et kritisk behov for inden 2/5
for relativt få år opbygge en bevaringsinfrastruktur, som vil kunne håndtere modtagelse, test og bevaring af op til 1 terabyte dagligt. Det indebærer, at Rigsarkivet både skal have lagringskapacitet, metoder og it-systemer til at modtage og bevare de voksende datamængder, men også kompetencer til at følge med den digitale udvikling. Konkret er der behov for at: Prioritere ressourcer til at følge den teknologiske udvikling og efter behov tilpasse Rigsarkivets metoder og standarder hertil, så bevaringsværdigt digitalt materiale også fremadrettet kan modtages og bevares forsvarligt efter systemuafhængige principper. Tilpasse eller nyanskaffe programmer og infrastruktur til de stigende behov i forhold til validering, lagring og opsamling af metadata til administration af samlingen. Etablere en ensartet og dermed håndterbar bevaring af digitalt materiale, uanset om der er tale om forvaltningsdata, forskningsdata eller digitaliserede arkivalier. 2.2 Digital tilgængeliggørelse Rigsarkivet har digitaliseret og med stor succes via nettet formidlet papirarkivalier siden 2002. Netbaseret tilgængeliggørelse af digitalt skabte arkivalier har været en mulighed næsten lige så længe, men såvel omfang som brug heraf har været begrænset. Digitalt skabte arkivalier er først og fremmest data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings registre og ESDH-systemer. Men Rigsarkivet har også i mange år modtaget data fra bl.a. sundheds- og forskningsvidenskaberne. Efterspørgslen af digitalt skabte arkivalier vil vokse kraftigt i de kommende år, idet Rigsarkivet i stigende omfang bliver indgangen til denne dokumentation og forskningsinfrastruktur. Dette stiller betydelige krav til Rigsarkivet, som skal stille teknologiske løsninger til rådighed, der både tilgodeser brugernes legitime krav om anvendelse af offentlige data, og som samtidig skal leve op til gældende regler om datasikkerhed og sikring af personfølsomme oplysninger, herunder implementering af persondataforordningen. Konkret er der behov for at: Definere målgrupperne og deres behov. Identificere de potentielle samarbejdspartnere. Udvikle et sikkert, netbaseret system til adgang til digitalt skabte arkivalier for myndigheder. og øvrige brugergrupper. Sikre, at en ny bevaringsinfrastruktur tilgodeser tilgængeliggørelsesbehov. Skabe rammer for at sikker digital tilgængeliggørelse også understøtter rammerne for mere smidig adgang til og anvendelse af data. 2.3 Teknologisk kapabilitet Rigsarkivet oplever med sine nuværende teknologiske, ressource- og kompetencemæssige rammer store udfordringer i forhold til at følge med udviklingen. Det faktum, at institutionen har været med fra starten fra 1970 erne hvad angår modtagelse og bevaring af digitale arkivalier; og 1990 erne hvad angår tilgængeliggørelse og formidling af både digitalt skabte og digitaliserede arkivalier betyder paradoksalt nok, at der er opbygget en systemportefølje, som har vokset sig både for stor og for utidssvarende. Denne teknologiske gæld må elimineres, hvis Rigsarkivet fremover skal kunne understøtte den digitale forvaltning samt leve op til sine lovbundne forpligtelser om at gøre det muligt for borgere, forskere, journalister, myndigheder m.fl. at udnytte den informationskapital, der er indlejret i Rigsarkivets digitale samlinger, herunder de metadata, der knytter sig hertil. 3/5
Dette vil på kort og mellemlang sigt kræve skarpe prioriteringer og konkrete investeringer. I denne sammenhæng må der påregnes transaktionsomkostninger, hvor prioritering af strategiske omlægninger for en tid betyder reducerede ydelser. Men på længere sigt vil operationen være en forudsætning for at kunne optimere effektiviteten og hermed frigøre de nødvendige ressourcer til at gøre Rigsarkivets it-infrastruktur kompatibel med den digitale udvikling, samfundsudviklingen samt ikke mindst samfundets og brugernes stigende og berettigede forventninger. Konkret er der behov for i relevant omfang at: Ajourføre, forenkle og strømline teknologier og udviklingsmetoder samt nedbringe antallet af systemer og teknologier. Udnytte muligheder i forhold til open-source ved f.eks. at benytte open source komponenter, samt standardsystemer for derved at optimere indsatsen. Gennemføre outsourcing af dele af både udvikling og drift for at sikre et sikkert og tidssvarende it-miljø. Videreudvikle løsninger, der åbent og fleksibelt imødekommer brugernes ønsker, herunder tværgående søgemuligheder samt åbne API er. 2.4 It-strategisk modenhed En fællesnævner for de tre foregående punkter er, at Rigsarkivet på en række parametre oplever et stigende behov for at udvise digital modenhed. Dette er allerede adresseret ved en konsulentundersøgelse hen over vinteren 2015-2016, men de umiddelbare konsekvenser heraf kan kun opfattes som begyndelsen. Konkret er en kortsigtet it-strategi for rammeaftaleperioden 2017-2018 under udarbejdelse og ventes klar ved udgangen af 2016. Denne skal fungere som interim-strategi, idet det er af afgørende vigtighed, at de igangsatte analyser bidrager til udarbejdelse og konsolidering af en egentlig samlet, overordnet digitaliseringsstrategi for Rigsarkivet for perioden 2019-2022. Konkret er der behov for: En samlet vision for Rigsarkivets digitale ydelser og it-infrastruktur i et længere perspektiv. Styrkelse af it-faglige kompetencer i organisationen, herunder såvel udviklingskompetencer, projektledelseskompetencer samt it-ledelses og -styringskompetencer. Metodesikkerhed i forhold til valgte løsninger, herunder et klart fokus på open source, åbne API er og standardsoftware, så fremadrettet kompatibilitet sikres og Rigsarkivets omkostninger reduceres. 3 Juridiske rammer Nedsættelsen af arkivudvalget, der i løbet af 2017 skal afdække og beskrive, at arkivloven fremadrettet understøtter den øgede digitalisering af den offentlige forvaltning, kommer til at have stor betydning for Rigsarkivets fremtidige ydelsesmæssige rammer. Derfor vil Rigsarkivet i videst mulig omfang understøtte og kvalificere arkivudvalgets arbejde. En revision af arkivloven vil uanset omfang og substans få central betydning for institutionens fremtidige virke og handlemuligheder. 4/5
3.1 Forskningsdata Et særligt fokusområde i forhold til den forventede revision af arkivloven er mulighederne i forhold til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af forskningsdata. Rigsarkivet ser betydelige perspektiver i et kommende nationalt samarbejde om kortlægning, indsamling og tilgængeliggørelse af forskningsdata, men mulighederne herfor vil i betydeligt omfang blive rammesat i arkivudvalgets arbejde, herunder måden EU-forordningen vedr. personfølsomme data implementeres. Rigsarkivets bidrag hertil vil oplagt være tilbuddet om en infrastruktur for sikker langtidsbevaring. 4 Rigsarkivets fremtidige ressourcesituation Rigsarkivet vil i rammeaftaleperioden foretage en række analyser af Rigsarkivets fremtidige ressourcesituation indeholdende en række effektiviserings- og omprioriteringsmuligheder med henblik på at kunne imødegå de fremtidige udfordringer så godt som muligt. I disse vil der blive beskrevet en række forskellige scenarier afhængigt af ambitionsniveau og afhængigt af, hvorledes der kan omprioriteres i forhold til de i arkivlovens formålsparagraf ( 4) fastsatte kerneydelser. 5 Proces De egentlige strategiske mål og de underliggende operationelle mål (med produkter, indikatorer og nøgletal) er eksplicit beskrevet i opgave 1 i bilag 2 til rammeaftale mellem Kulturministeriet og Rigsarkivet for perioden 2017-2018. Indfrielse af denne udviklingsplan er dermed betinget at indfrielsen navnlig i 2018 af rammeaftalens opgave 1. Konkret vil succeskriteriet imidlertid nok så meget være en styringsmæssigt stærkt underbygget rammeaftale for perioden 2019-2022 samt en i 2018 revideret og indholdsmæssigt forankret institutionsstrategi Rigsarkivet 2025. 5/5