REFERAT AF MØDE I CAMPUSRÅDET #05.2016 DATO 11.10.2016 KL. 13.00-15.00 STED BYGNING A, LOKALE 2.1.021, A. C. MEYERS VÆNGE 15 AAU CPH F ÆLLES SERVICE CPH DELTAGERE: INVITEREDE: AFBUD: Thorkild Ærø, Martin Vive Ivø, Michael Mullins, Thomas Ploug, Stephanie Redmond, Nikolaj Stegeager, Egon Moesby, Jens Balslev, Dorte Caswell Jakob Stolt Egon Moesby, Dorte Caswell REFERENT: Simon Holmen Reventlow Clemmensen DAGSORDEN AKTIVITET 1. Godkendelse af dagsorden 2. Tema: Studiemiljø på AAU CPH I Akkrediteringsrådets afgørelse om institutionsakkreditering af AAU blev der rettet væsentlig kritik af studiemiljøet på AAU CPH. Der er derfor behov for at arbejde tværgående på at håndtere udfordringerne. Et centralt element i kritikken var adgang til, og indretning af, studiearbejdspladser på campus. NS, MVI og SRC retter kommissoriet til på baggrund af rådets, prorektors og skoleledernes input. I vid udstrækning er det en opgave for de faglige miljøer at stille tilfredsstillende studiefaciliteter til rådighed for miljøets studerende. Men på grund af campusindretningen er der en del fælles arealer, som der er behov for at optimere brugen af i fællesskab. Til dette formål og for at facilitere videndeling om studiemiljø, har der siden 2012 været nedsat et studiemiljøudvalg for AAU CPH. NS orienterede om at det hidtidige studiemiljøudvalg for AAU CPH ikke har fungeret som tilsigtet, fordi der har været for svag forankring på campus og blandt de studerende. Derfor er der ved at blive udarbejdet et revideret kommissorium med fokus på at skabe et mere agilt udvalg med en stærkere studenterrepræsentation. Revisionen er i overensstemmelse med rektoratets ønske om at bibeholde en lokal studiemiljøorganisation til at håndtere Akkrediteringsrådets kritik af AAU CPH. Kritikken er ikke på alle punkter fair men er en politisk virkelighed, som AAU skal forholde sig til. Derfor skal studiemiljøudvalget bidrage til at indsamle information og rådgive det centrale studiemiljøråd og campusrådet om udfordringer og mulige tiltag ift. studiemiljøet på AAU CPH. Campusrådet drøftede, hvordan campusrådet, den kommende studiemiljøgruppe for AAU CPH og det centrale studiemiljøråd bedst kan arbejde sammen. Campusrådets rolle er at diskutere overordnede,
strategiske prioriteter og sende input videre til ledelsesstrengen, mens studiemiljøgruppen skal være et forum til identificering af vedvarende og tværgående udfordringer og muliggøre erfaringsdeling mellem de faglige miljøer. Campusrådet drøftede endvidere principperne for udpegning af studentermedlemmer. Som en pragmatisk løsning vil dekanerne i første omgang blive bedt om at udpege studenterrepræsentanterne, men campusrådet anbefaler, at det indskrives i kommissoriet, at det er hensigten at lade de studerende selv udpege deres repræsentanter. 3. Opfølgning på erfaringer med lokaleanvendelse på AAU Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMiU) har bedt campusrådet om en præsentation af erfaringer med forskellige typer af lokaleindretning på AAU CPH. TKA uddybede HAMiUs bestilling og nævnte, at det har interesse at se på, hvilke udfordringer ledelsen har været præsenteret for, hvordan de er håndteret, hvilken udvikling der har været, og hvad det har kostet. Endelig er det relevant at rapporten også forholder sig til, hvordan tilfredsheden har været med løsningerne? På den måde kobles erfaringer med kontorindretning med en refleksion over kontorindretningens betydning for arbejdsmiljøet. Campusrådet besluttede, at der skal udarbejdes et kort spørgeskema, som campusrådets medlemmer sender ud til de faglige miljøer. På baggrund af svarene sammenskriver medlemmerne ét svar pr. hovedområde, der derpå sendes til Fælles Service CPH og samles i et notat til HAMiU. SRC færdiggør 1- pager i samarbejde med TKA/MVI og udsender til CRmedlemmer samt AUB. Ud fra tilbagemeldinger ekstraheres vigtigste input og omsættes til kort notat til HAMiU. 4. Status for campusudviklingen (fast punkt) MVI orienterede om arbejdet med at forbedre ekstern og intern skiltning samt wayfinding på campus: Der monteres en storskærm på facaden af bygning B (Frederikskaj 12), der skal vise en blanding af logo og af aktiviteterne på campus. Internt sættes der også flere infoskærme op som supplement til en ensartet skiltning. På 4. sal i bygning B istandsættes mødelokalerne pba. særlig bevilling fra rektoratet. Matrix bliver brugsmæssigt som hidtil, mens Pejsestuen vil være forbeholdt eksternt rettede møder og besøg af en vis betydning (f.eks. ministerbesøg og møder med særligt vigtige interessenter). Lokalet vil blive administreret af FS CPH. Fælles Service CPH udarbejder en wordcloud med centrale begreber og nøgleord vedrørende AAU trukket fra strategien m.v. MVI præsenterede planerne om at udsmykke indgangspartierne i hver bygning med glasplader med præsentation af campus historie og af de
virksomheder, der har til huse på campus. MVI fremlagde et forslag til tekst til præsentationsdelen, hvortil medlemmerne replicerede, at det er tvivlsomt om tekst i den foreslåede form bliver læst. I stedet blev det anbefalet at udarbejde en mosaik/wordcloud med de ord, universitetet gerne vil forbindes med, fortrinsvist trukket ud af strategien med vægt på universitetets fire særkender: - Sustainability - Collaboration - Innovation - Problem-based learning 5. Innovationsdistrikt Sydhavn Jakob Stolt (JAS) fra AAU Innovation CPH deltog under dette punkt. JAS refererede til det notat, der blev udsendt inden sidste møde. Et Innovationsdistrikt er typisk et geografisk set mindre område med fangarme til mange omliggende miljøer. I København er Sydhavnen et af fem strategiske indsatsområder. Oxford Research og Spark er udvalgt til at undersøge potentialer, erhvervsmæssig sammensætning og infrastruktur for Innovationsdistriktet i løbet af 2016, herunder AAU CPH s forskningsmæssige styrkeområder. Som led i denne undersøgelse skal der gennemføres formodentlig 6-8 interviews på AAU med fokus på at identificere styrkeområder. Efter at styrkeområder er identificeret, afholdes der en workshop med bred, men endnu ikke defineret deltagerskare eller dagsorden. Campusrådet drøftede hvem konsulenterne med fordel kan tale med og hvad fokus bør være. Det er vigtigt at sikre et fokus på både excellence og engagement, men også at drage fordel af eksisterende initiativer. Af konkrete temaer blev nævnt sundhedsteknologi og smartness i IKTløsninger (herunder IKT som enabler). Orientering ved Jakob Stolt og drøftelse JAS samler input sammen og stiller opklarende spørgsmål til konsulenterne. Efter mødet med konsulenterne vender JAS og SRC den videre proces. Hvert fagmiljø melder forslag til interviewpersoner ind til JAS og SRC. Der er desuden også vigtigt, at konsulenterne kommer til at tale med nogle ambassadører for universitetet, der via interviewene får en dybere indsigt i projektet. TKA supplerede med information om det initiativ, By & Havn har sat i gang ift. videreudvikling af Ørestadsområdet, og som AAU indgår i. 6. Studiestart For kontinuerligt at kunne forbedre studiestarten for nye studerende på AAU CPH ønskede campusrådet at dele erfaringer på tværs af hovedområderne og Fælles Service CPH.
Det er fortsat en udfordring, at mange internationale studerende ikke modtager deres studiekort til tiden. FS CPH arbejder fortsat intenst på at forbedre den udfordring og vil gerne indtage en mere aktiv rolle. Der er igangsat et udvalgsarbejde i CAS-regi for at forbedre arbejdsgangen ifm. udarbejdelse af studiekort. Det er en vedvarende udfordring, at mange ansatte (både studiesekretærer og semesterkoordinatorer) vender tilbage til FS CPH med spørgsmål til emner, de allerede er blevet informeret om. MVI opfordrede til at alle læser orienteringsmails grundigt og holder sig orienterede via intranettet. MVI fortalte, at FS CPH næste år vil bevæge sig nærmere mod et fullservice program for studiestarten, hvilket blev budt velkommen af rådet, da stærkere organisatorisk styring er klart at foretrække for medarbejderne. For at styrke indtrykket af at campus er et samlet hele, vil der fremover blive arbejdet på at sikre, at alle tutorer har det samme visuelle udtryk på t-shirts etc. 7. Arbejdstilsynets besøg på AAU CPH Arbejdstilsynet har i sommeren 2016 gennemført en række besøg på AAU CPH for at afdække udfordringer med det psykiske arbejdsmiljø for medarbejderne på campus. Der har i processen manglet ejerskab fra institutterne til at udpege deltagere og få planlagt besøgene. Universitetet venter nu på den formelle tilbagemelding, men er telefonisk orienteret om, at Arbejdstilsynet vil udstede et rådgivningspåbud om, at det psykiske arbejdsmiljø for VIP er på ACM 15 skal udvikles med støtte af ekstern rådgiver. Lars Brodersen fra AMS vil koordinere indsatsen. Mullins fortalte at forløbet var drøftet i KRAM Campusrådet diskuterede det metodiske problem i, at påbuddet bliver udstedt på adressen, da det ikke afspejler diversiteten på campus eller sammenhænge på tværs af campusser. TKA sammenlignede den kommende proces med Arbejdstilsynet med institutionsakkrediteringen: vi skal at sikre, at universitetet har et setup, der gør at vi fanger problemer før de opstår og proaktivt sætter ind over for dem. At vi systematisk fører tilsyn med situationen. 8. Evt. Der har været meget svag opbakning hidtil til planlægningsgruppen for den fælles julefrokost på AAU CPH den 2. december. Alene 1. Studieår og FS CPH har meldt medlemmer ind. SRC sender endnu en rykker ud med skarp deadline for indmelding af medlemmer til
MVI orienterede kort om brandalarm og evakuering af bygning A den 10. oktober. Alarmen aktualiserer at FS CPH nu kører fuldt blus på beredskabsindsatsen. Til næste møde ønsker Campusrådet at drøfte, hvordan vi sikrer en mere effektiv udnyttelse af arealerne, herunder arealer, der står tomme eller ønskes fraflyttet. MVI opfordrede til, at klager over ombygninger, driftsforhold og lokaleudfordringer sendes til drift.service@cph.aau.dk, og hvis der ikke reageres hurtigt nok, så direkte til områdeleder Nikolaj Mølgaard. FS CPH vil gerne høre om problemer direkte, så de kan håndteres. planlægningsgrup pe. SRC sætter punkt om effektiv arealanvendelse på dagsorden for mødet den 13. december 2016.