30. juni 2016 28 Torsdag den 30. juni 2016 kl. 15.30 afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. 1. Forhandlingsprotokol (bilag 1 og 2) Der foreligger referat fra bestyrelsesmøde den 12/5 2016. Der foreligger referat fra konstituerende bestyrelsesmøde i AB den 2/6 2016. Godkendt. Godkendt. 2. Revisionsprotokol. Intet at bemærke. 3. Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (bilag 1 5): Der foreligger referat fra repræsentantmøde i BL, 7. kreds den 2/5 2016. Der foreligger resumé og orienteringsskrivelser fra bestyrelsesmødet i BL, den 10/5 2016. Der er bl.a. orienteret om, at BL har tabt en sag mod Ligebehandlingsnævnet om, at et ansættelsesforhold for ejendomsfunktionærer automatisk ophører 3 mdr. efter det fyldte 65. år. Der foreligger referat fra forretningsførermøde i BL kreds 7 den 2/6 2016. 3.b. Udlejning. Generel status vedr. udlejning. Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 300 med fornyelse i juli 2016. I perioden 4/5-16 22/6-16 har 181 valgt at komme på ventelisten hos AB.
30. juni 2016 29 Vi har udlejet 4 boliger via den fleksible venteliste siden sidste møde. Vi har udlejet 1 bolig via 62 (flygtninge) og 1 via 63 (overgangsbolig til unge hjemløse) siden sidste møde. Vi har stadig en god og stabil venteliste i samtlige afdelinger. Der har ikke været lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 14 klager vedr. husorden og 2 over husdyr. Tab på fraflytninger. Der har i perioden 5/5 22/6 2016 ikke været nogen tab. Udlejningsoversigt (bilag 1-4). Der foreligger udlejningsoversigter pr. 1/5, 15/5, 1/6 og 15/6 2016. Fraflytninger (bilag 5). I perioden 2/5 22/6 2016 har der været 59 fraflytninger, hvor der er udbetalt kr. 788.018. I samme periode har der været 9 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr. 85.781. Skyldig husleje m.m. udgør kr. 42.161. 3.c. Afdelinger, herunder: Afdelingsbestyrelsesmøder m.v. (bilag 1-8). Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 10/5 2016 i afd. 1. Der foreligger referat fra ekstraordinært afdelingsmøde den 20/6 2016 i afd. 2. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 30/5 2016 i afd. 7.
30. juni 2016 30 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 2/5 2016 i afd. 22. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 9/5 2016 i afd. 23. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 18/5 2016 i afd. 33. Der foreligger oversigt over beslutninger truffet på afdelingsmøder i 2016. Teknisk afdeling tager sig af de opgaver, der var lagt ud til afdelingsbestyrelserne. De enkelte afdelingsformænd bliver kontaktet for, om det er OK. Diverse (bilag 9). Der foreligger skrivelse til Esbjerg Kommune, Planafdelingen, vedr. bekymringer omkring refleksions- og genskinsgener fra sygehusbyggeriet over mod vores bebyggelse i afdeling 1. Vi er efterfølgende blevet kontaktet af Esbjerg Kommune, som oplyser, at sygehuset gerne vil i dialog med AB om problemstillingen. Der laves et prøvefelt over mod vores bebyggelse. 3.d. FF/FU (bilag 1-5). Der foreligger referat fra borgmestermødet den 31/3 2016. Der foreligger referat fra styregruppemøde den 9/6 2016 omkring overgangsboliger til unge hjemløse samt pressemeddelelse udsendt af kommunen om projektet. Der foreligger dagsorden og referat fra FU møde den 14/6 2016, hvor følgende blev drøftet: Tilslutningsafgifter på vand. Der rettes en fælles henvendelse til Din Forsyning omkring størrelsen på bidraget. Drøftelser omkring flygtningeboliger. Boligorganisationerne er blevet repræsenteret i lokalråd + i kommunen. Drøftelser om grundkapital. kontanthjælp/integrationsydelse Hvad får det af betydning? Skal boligorganisationerne gøre noget? Det ligger politisk hos BL.
30. juni 2016 31 3. e Diverse (bilag 1-4). Der foreligger referat samt skriftlig beregning fra repræsentantskabsmødet i AB den 2/6 2016. Der foreligger skrivelser fra Post Danmark vedr. ophør af A post med virkning fra 31/8 2016. Som afløsning for A post bliver det muligt af sende et Quickbrev til kr. 27. BL arbejder på mulighed for øget brug af digital post. 4. Bygge- og renoveringssager. 4.a. 4.e. Orientering ved Peter K. Larsen: Afd. 2: Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde ang. udskiftning af døre og vinduer. Forslaget blev nedstemt med 24 stemmer imod og 8 for forslaget. Afd. 12: 5 rækkehuse i Ribegade med svigt ved facadepladerne er nu rettet til. Helhedsplan afdeling 23 (bilag 1): Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 13 afholdt den 4/5 2016. Byggeudvalget og afdelingsbestyrelsen har været på studietur den 26/5 2016. Formålet var at se på andre byggerier, hvor der er blevet renoveret facader/boliger. Vi var i Herning, Ikast og Aabenraa. Ingeniøren arbejder videre med de tekniske rapporter og økonomien og arkitekten med facadesnit og lejlighedsindretning, som sendes til Landsbyggefonden. Efter sommerferien forsøges et møde med Landsbyggefonden arrangeret for at drøfte økonomi. Afd. 24: Udskiftning af vinduer og altanrenovering er nu afleveret med et godt resultat. Afd. 25: Vi har indhentet tilbud fra Krogh Arkitekter vedr. hjælp til rådgivning/styring af tagudskiftningen, som forventes at skulle
30. juni 2016 32 udføres i 2017. Materiale til håndværkere sendes ud efter sommerferien, licitation afholdes i september/oktober 2016 og et ekstraordinært afdelingsmøde forventes afholdt i oktober 2016. Slåenvej: Kører efter tidsplanen. Maleren er startet op. Køkken og belægning startes op efter sommerferien. Ungdomsboliger: Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 1 afholdt den 2/6 2016 samt nr. 2 afholdt den 17/6 2016. Licitation afholdes primo september 2016. Vaskerier i afd. 21 og de nye ungdomsboliger: Der har været afholdt møde med Nordtec A/S vedr. en total vaskeriløsning etablering, drift og service. Dette virker som en interessant løsning. Der arbejdes videre med konceptet. 5. Økonomi/personale. 5.a. kapitalforvaltning (bilag 1 og 2). Der foreligger oversigt over afkastet af kapitalforvaltningen fra 1/4-31/5 2016. I april 2016 blev afkastet: Selskab Måneden Handelsbanken 0,72% Danske Capital 0,26% I maj 2016 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken 0,25% 1,64% Danske Capital 0,32% 0,91% Porteføljen i Danske Capital omlægges snarest til en af Danske Capital nydannet investeringsfond for almene boligforeninger. Risikoprofilen er uændret. 5.b. Økonomi. Udbytte, Bolind (bilag 1): Der foreligger skrivelse fra Bolind vedr. udbytte. Udbyttet bliver på 50%. Vi har en aktie på nom. kr. 10.000.
30. juni 2016 33 Lånekonvertering: I afdeling 5, Torvegade m.m. er der indgået aftale med BRF Kredit om, at der pr. 30/9 2016 foretages en konvertering af kreditforeningslån på oprindeligt kr. 4.001.000. Uændret løbetid, men en besparelse på kr. 13.781 pr. år. 5.c. personalesager (bilag 1). Der foreligger referat fra VN møde afholdt den 27/5 2016. Der er bl.a. nævnt, at AB (hovedorganisationen) fremover afholder udgiften til runde fødselsdage og jubilæer hos ejendomsfunktionærer. Vores kontorelev er udlært den 1/9 2016. Der er indgået aftale om fastanssættelse af eleven. 6. Sager til behandling. 6.b. Flygtningeboliger (bilag 1 og 2): Der foreligger referat fra økonomiudvalgsmøde i Esbjerg Kommune den 6/6 2016 samt notat fra Esbjerg Kommune vedr. almene boliger generelt og flygtningeboliger specifikt. Behov og strategi blev drøftet. Det er vigtigt boligerne kan lejes ud efterfølgende. Kommunen har søgt deres kvote på 240 flygtningeboliger hos Boligministeriet. 7. Eventuelt. Næste mødedato er den 25/8 2016 kl. 15.30.
30. juni 2016 34 Lukket del. 6.a. AB s 100 års jubilæum: Aftale om kunstnerisk udsmykning af Kirkegade 55 (bilag 1): Der foreligger underskrevet aftale med billedhugger Søren West om udsmykning af administrationsbygningen. Der blev givet en orientering om status på forberedelserne: Forfatteren er igang. Økonomien er endnu ikke afklaret. Afdelingerne skal tilbagemelde om antal bøger, de ønsker. Kunstneren er besøgt. Materialet er købt hjem. Fonde: negative tilbagemeldinger indtil videre. Der mangler dog stadig en del tilbagemeldinger.