Handlingsplan for Danmarks Domstole 2013 December 2012 1. Nye mål og værdier for Danmarks Domstole Danmarks Domstole har i 2012 arbejdet med udviklingsprojektet Danmark Domstole værdier og mål. Som led i dette projekt er der med Danmarks Domstole for ret og retfærdighed formuleret værdier og mål for domstolene. Disse efterfølger Målsætning for Danmarks Domstole fra 2001. Det fremgår blandt andet af den nye målsætningspublikation, at domstolenes opgave er at værne om demokratiet, retssamfundet og den enkeltes retssikkerhed. Domstolenes opgaver, der er fastlagt i grundloven og anden lovgivning, er at pålægge straf og at afgøre tvister mellem personer, virksomheder og myndigheder, herunder spørgsmål om lovligheden af, hvad myndighederne foretager sig, og spørgsmål om lovgivningens overensstemmelse med grundloven og Danmarks internationale forpligtelser. Det er visionen, at domstolene arbejder tidssvarende og professionelt for ret og retfærdighed ved at træffe rigtige afgørelser i rette tid, der skal være velbegrundede og til at forstå. På den måde skal domstolene gøre sig fortjent til befolkningens tillid. Domstolenes værdier er ansvarlighed, respektfuld behandling, troværdighed samt åbenhed og lydhørhed. Samtidig definerer målsætningspublikationen mål og indsatsområder for Danmarks Domstole i perioden fra 2013 til 2018, idet digitalisering ved domstolene har væsentlig betydning for alle mål og indsatsområder. De fire overordnede mål er: Korte sagsbehandlingstider, herunder blandt andet ved at sætte fokus på mulighederne for at - øge fleksibilitet og mobilitet i domstolssystemet - effektivisere retsplejen - optimere sagsgangene i samarbejde med brugerne Mere ensartethed i opgaveløsningen, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at - kortlægge retternes forskellighed på udvalgte områder - udarbejde fælles standarder og rutiner på områder, hvor det er vigtigt for brugerne - etablere gode rammer for vidensudveksling Tidssvarende kommunikation, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at - udbrede kendskabet til domstolenes rolle og arbejdsopgaver - fortælle om domstolenes afgørelser - sikre tidssvarende og forståelige breve og afgørelser Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads, herunder blandt andet ved at sætte fokus på at - sikre kvalificerede ansøgere til alle stillinger - sikre dygtige og kompetente ledere - arbejde for udvikling, udfordringer og ansvar til den enkelte medarbejder - arbejde for høj medarbejdertilfredshed - udbrede kendskabet til domstolene som arbejdsplads
[2] De overordnede mål og indsatsområder er et centralt pejlemærke ved udarbejdelsen af en handlingsplan for Danmarks Domstole, herunder de aktiviteter og indsatser som Domstolsstyrelsen skal fokusere på i 2013 og de følgende år frem mod 2018. 2. Nærmere om handlingsplanen Neden for under pkt. 3 er der en overordnet beskrivelse af den aktuelle situation for Danmarks Domstole, idet den har betydning for prioriteringen af indsatser i 2013. På baggrund af den kurs og de overordnede mål, som Danmarks Domstole for ret og retfærdighed udstikker, udarbejder den enkelte ret hvert år en handlingsplan, der ud fra den aktuelle situation og konkrete udfordringer ved retten - nærmere beskriver, hvilke indsatser retten vil gøre for at bidrage til at realisere domstolenes fælles mål. Neden for under pkt. 4 er der en nærmere beskrivelse af de særlige fokusområder for retternes handlingsplaner i 2013. Herudover fremgår det under pkt. 5, hvilke indsatsområder Domstolsstyrelsen fokuserer særligt på i 2013 for at understøtte og bidrage til at realisere de overordnede mål for Danmarks Domstole. De overordnede mål er således langsigtede og flerårige, medens handlingsplanen og de konkrete indsatser fastlægges på årsbasis. De indsatser, som beskrives neden for, bliver nærmere beskrevet og planlagt i de arbejdsprogrammer og projektbeskrivelser, der udarbejdes af den ansvarlige enhed i styrelsen eventuelt i samarbejde med andre der skal bidrage til at løfte indsatsen. 2013 bliver et særligt år i den forstand, at der vil skulle finde en række forberedende aktiviteter og drøftelser sted, der skal bidrage til at udmønte de overordnede mål mere kvantitativt, herunder bl.a. i form af konkrete indsatser og mere langsigtede målepunkter. Som eksempel kan det nævnes, at det skal fastlægges, hvilke både centrale og decentrale - aktiviteter der kan være med til at sikre, at der er en større ensartethed blandt retterne i 2018 eller tidligere. Året får dermed i høj grad karakter af at være et år med forberedelse og planlægning frem for et år med mange konkrete tiltag. Hertil kommer, at der skal anvendes betydelige ressourcer til udvalgsarbejde mv., der forhåbentlig kan sikre en justering af domstolens rammevilkår, der bidrager til mulighederne for at realisere de overordnede mål. Der foretages en løbende opfølgning på de overordnede mål og handlingsplanerne. Dette bl.a. ved udarbejdelsen af årsrapport for Danmarks Domstole, Domstolsstyrelsens årsberetning samt årsnøgletal for de enkelte retter med kommentarer fra ledelsen, drøftelser i domstolenes ledelsesforum og fastlæggelsen af det kommende års handlingsplan. 3. Den aktuelle situation ved Danmarks Domstole I 2012 var den primære opgave for styrelsen en fortsat modernisering af domstolenes sagsbehandlingssystemer og at øge mulighederne for digital kommunikation. Endvidere var det en del af den primære opgave at gennemføre et mål- og værdiprojekt, ligesom sagsbehandlingstiderne og sygefraværet skulle nedbringes. Arbejdet med modernisering af domstolenes sagsbehandlingssystemer er fortsat i 2012. Der har navnlig været arbejdet med en færdigudvikling af JFS modtagelse, oprettelse og afsendelse (0.6), idet der aktuelt foretages test og fejlretning med henblik på, at systemet kan komme i pilotdrift ved en byret og en landsret. Testresultaterne har desværre vist flere fejl end forventet, hvorfor det først kan lade sig gøre at sætte systemet i pilotdrift i 2013. Parallelt hermed er der i 1. halvår 2012 gennemført et udbud og indgået aftale med en leverandør om at levere første del af nyt berammelsessystem (JFS Berammelse (0.8)) til domstolene. I 2. halvår af 2012 er udviklingsarbejdet vedrørende dette igangsat. Det er endvidere blevet besluttet at gennemføre et eksternt review af JFS. Formålet er at få foretaget en
objektiv ekstern vurdering af JFS og det fundament, der er bygget op, for at sikre det rigtige beslutningsgrundlag fremadrettet, herunder bl.a. til brug for ansøgning om midler til JFS fase 2. [3] Medio 2012 faldt de sidste detaljer på plads omkring frigivelsen af de reserverede midler til at installere videokonferenceudstyr inden for justitssektoren på nationalt plan. Organiseringen af projektet er på plads, så implementering kan ske i tiden frem til foråret 2015. Som det fremgår under pkt. 1, er mål- og værdiprojektet nået langt, idet projektet er overgået til implementeringsfasen, ligesom det er ønsket at realisere de overordnede mål i den kommende årrække. Sagspuklen ved byretterne er nedbragt, således at det kun er enkelte retter, der fortsat er udfordret af mange verserende sager primært på civilsags- og skiftesagsområdet. Generelt er sagsbehandlingstiden nedbragt på alle sagsområder, men der er fortsat et stykke vej i forhold til at kunne opfylde målet om korte sagsbehandlingstider. Endvidere er der (for) stor forskel på sagsbehandlingstiden ved de enkelte byretter. Der er indgået en aftale om domstolenes økonomi for 2013. Samtidig er det bl.a. på grundlag af resultaterne af Deloittes budgetanalyse af domstolsområdet besluttet at igangsætte en række udvalgsarbejder med henblik på yderligere effektivisering af domstolene. I tiden frem mod september 2013 skal der således gennemføres udvalgsarbejder med deltagelse af bl.a. Justitsministeriet, Finansministeriet og Domstolsstyrelsen om bedre og mere effektiv behandling af civile sager (1), varetagelse af skiftesagsbehandlingen (2) samt analyse af arbejdstid og ansættelsesforhold ved domstolene (3). Herudover nedsættes der to arbejdsgrupper af styrelsen om en skiftereform forenkling af dødsbotyper og øget brug af advokater og øgede beføjelser til retten til at sikre forsvarlig og effektiv bobehandling. Disse udvalgsarbejder og arbejdsgrupper vil kræve anvendelse af betydelige ressourcer fra Domstolsstyrelsens side, ligesom der er behov for et ressourceberedskab til brug for eventuelle bestillinger vedrørende analyser mv., der kan understøtte arbejdsgruppernes arbejde. 4. Nærmere om retternes handlingsplaner for 2013 Efter en drøftelse på ledelsesforum med præsidentgruppen er der i forhold til de overordnede mål i Danmarks Domstole for ret og retfærdighed fastlagt nedenstående særlige fokusområder i 2013, som de enkelte retter skal tænke ind i handlingsplansarbejdet. Områderne omhandler de to overordnede mål om korte sagsbehandlingstider og mere ensartethed i opgaveløsningen. Implementering af vejledning om behandling af civile sager Digitalisering og it-understøttelse, herunder bl.a.: i. Overveje hvordan retten kan bidrage til implementeringen af JFS fase 1 (modtagelse, afsendelse og berammelse), herunder navnlig ved at stille kritiske forretningsressourcer til rådighed for udvikling og test af systemet samt at sikre tilstrækkelig ledelsesfokus på implementeringsforløbet. ii. Forbedre de enkelte medarbejderes kompetenceniveau inden for it-anvendelse. iii. God udnyttelse af digitaliseringsmulighederne inden for de nuværende rammer, herunder eksempelvis via et projekt Sluk-faxen. Samarbejdet med de professionelle brugere, herunder navnlig i. Bedre decentral koordinering med anklagemyndigheden om sagstilrettelæggelsen.
[4] Ved udarbejdelsen af en handlingsplan for 2013 forventes de enkelte retter i øvrigt at fortsætte arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling (løbende forbedring af kvalitet, service og effektivitet eventuelt med udgangspunkt i Domhusmodellen), ligesom det selvfølgelig også er en oplagt del af handlingsplanen, at de enkelte retter fastlægger indsatser, der har til formål at sikre en vellykket implementering af domstolenes fælles værdier og mål. 5. Indsatser i 2013 samlet for Danmarks Domstole 5.1 Indsatser som understøtter de overordnede mål De overordnede mål i Danmarks Domstole for ret og retfærdighed understøttes af de nedenstående indsatser i 2013. Indsatserne iværksættes og understøttes af styrelsen. Korte sagsbehandlingstider Deltage i udvalgsarbejde sammen med bl.a. Justitsministeriet og Finansministeriet om bedre og mere effektiv behandling af civile sager ved domstolene. Fastsætte mål for sagsbehandlingstider på de enkelte sagsområder sammen med retterne, herunder overveje sammenhængen mellem mål for anklagemyndigheden og retterne. Følge udviklingen i landsretternes sagsflow og sagsbehandlingstider nøje med henblik på under inddragelse af landsretterne at fastlægge det fremtidige ressourcebehov. Kvartalsvist analysere sagsbeholdning og sagsbehandlingstider ved retterne med henblik på at sikre den rigtige ressourcefordeling samt at kunne gå i dialog med de retter, hvor der er særlig belastning. Afslutte arbejdet i arbejdsgruppen om hurtig behandling af straffesager, der indbringes for retten, og følge op på arbejdsgruppens anbefalinger mv. Implementere kredsreformen i Grønland. Mere ensartethed i opgaveløsningen Gennemføre en landsdækkende brugerundersøgelse i 2013 og følge op på denne. Deltage i udvalgsarbejde sammen med bl.a. Justitsministeriet og Finansministeriet om varetagelse af skiftesagsbehandlingen. Gennemføre arbejde i arbejdsgrupper om en skiftereform forenkling af dødsbotyper og øget brug af advokater og øgede beføjelser til retten til at sikre forsvarlig og effektiv bobehandling. Understøtte administrativ ensartethed gennem bedste praksis og servicebesøg. På baggrund af initiativer fra retternes handlingsplaner fastlægge konkrete mål og initiativer i løbet af foråret 2013 for mere ensartethed frem mod 2018. Igangsætte tiltag, der kan understøtte faglig kvalitet gennem vidensudveksling. Tidssvarende kommunikation Igangsætte en plan for udvikling af den interne kommunikation, så den bedst muligt understøtter implementeringen af mål og værdier. Fortsætte implementering af kommunikationsstrategien ved at igangsætte nye tiltag, der skal være med til at udbrede kendskabet til domstolenes rolle og opgaver blandt borgerne. Sætte fokus på domstolenes brugerkommunikation med henblik på at prioritere fremadrettede indsatser.
[5] Fortsat være en attraktiv arbejdsplads Udvikle ledelsesgrundlag og fortsætte arbejdet med ledelsesudvikling. Gennemføre en trivselsundersøgelse og følge op på denne. Følge op på sikkerhedssituationen ved retterne. 5.2 Øvrige særlige indsatser i 2013 Den fortsatte digitalisering ved domstolene har væsentlig betydning for de overordnede mål og indsatsområder. På baggrund heraf iværksættes nedenstående indsatser vedrørende digitalisering i 2013. Digitalisering Færdiggøre digitaliseringsstrategi for Danmarks Domstole 2013-2018. Implementere digital afsendelse og modtagelse i domstolenes sagsbehandlingssystemer, herunder mulighed for digital forkyndelse. Implementere JFS Berammelse (0.8) (trin 1) i 1. halvår af 2013. Forberede og planlægge JFS fase 2 til brug for ansøgning om midler til at gennemføre denne fase. Begynde at installere en national videokonferenceløsning inden for justitssektoren i samarbejde med politiet, anklagemyndigheden og Kriminalforsorgen (Video3). Deltage i arbejde om tværgående digitalisering af justitsområdets straffesagskæde. Udarbejde plan for det fortsatte arbejde med gradvis implementering af et samlet ledelsesinformationssystem for domstolene (det videre arbejde forudsætter, at de fornødne bevillinger er til stede). Herudover er der ligeledes behov for de nedennævnte andre særlige indsatser. Disse indsatser kan ikke direkte relateres til de fire overordnede mål for Danmarks Domstole, men er vigtige i forhold til at understøtte de overordnede mål. Indsatser på andre områder end digitalisering Fastholde fokus på projektet Danmarks Domstole værdier og mål, herunder sikre en vellykket implementering af Danmarks Domstole for ret og retfærdighed. Deltagelse i udvalgsarbejde sammen med bl.a. Justitsministeriet og Finansministeriet om analyse af arbejdstid og ansættelsesforhold ved domstolene. Arbejde for at indgå en flerårsaftale for perioden 2014-2017 om domstolenes økonomi med henblik på bedre at kunne planlægge indsatserne i den kommende årrække. Fastholde fokus på sygefraværet ved bl.a. kvartalsvise opfølgninger. Mulighederne for at indgå en flerårsaftale har tæt sammenhæng med udvalgsarbejderne om yderligere effektivisering af domstolene. Såfremt der indtræder forsinkelse i forhold til et eller flere udvalgsarbejder, vil det være vanskeligt at nå at indgå en flerårsaftale med virkning for 2014. Hertil kommer, at udvalgsarbejderne forventes afsluttet i september 2013, hvilket i sig selv gør, at der ikke vil være meget tid til at få en eventuel flerårsaftale på plads.