Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Torsdag den 29. august 2013. Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 23. maj 2013 3 Økonomi, herunder 1. Godkendelse af reviderede årsregnskaber for 2012 og revisionsprotokollater for 2012 2. Godkendelse af kvartalsrapporter for 2. kvartal 2012 (bilag) 3. Fremlæggelse og evt. godkendelse af budgetter for 2014, v Anne Marie (bilag) 4. Ekstra bevilling til korarbejde på 5.000 kr. begrundet i flere deltagere og køb af nye bluser 5. Valg af pengeinstitut 4 Ny konfirmandstue - Beslutning om det videre forløb efter møde med provstiet den 25. juni 2013. Bilag: a Notat fra provstiet fra møde den 25. juni 2013 b Indstilling fra Præstegårdsudvalget til beslutning c Udkast til svarbrev til provstiet 5 Videre forløb vedrørende debatoplægget fra Udvalget om en mere sammenhængende og moderne styringsstruktur for folkekirken 6 Fastlæggelse af dato for sommermøde 2014 7 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 9 Orientering ved sognepræsten 10 Orientering ved kontaktperson 11 Orientering ved kirkeværger 12 Orientering vedformanden for præstegårdsudvalget 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant 14 15 Orientering ved folkevalgte kasserere Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Anne Marie Thormann. Anders Nielsen, Vitved (1. suppleant) deltog ikke.
Mødet blev indledt med at vi sang nr. 333: Marken er mejet. 2 Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Det blev aftalt at udvide dagsorden med et punkt 3.5: Valg af pengeinstitut. Med den foreslåede tilføjelse blev dagsordenen godkendt. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 23. maj 2013 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 3 Økonomi, herunder 3.1 Godkendelse af reviderede årsregnskaber for 2012 og revisionsprotokollater for 2012 Revisionsprotokollater Fruering Under punkt 2 er indsneget sig et ikke og dette har revisoren reageret på og vil fremsende et tillæg til protokollatet. Det blev aftalt at underskrive det foreliggende, og på næste møde vil der foreligge et tillæg til underskrift. Anne Marie oplyste, med henvisning til punkt 3, at metoden til opgørelse af momsen er foretaget som tidligere og derfor vil hun tage en snak med revisoren. Vitved Anne Marie er enig i revisorens bemærkninger og protokollater kan godkendes og underskrives. Revisionsprotokollater for begge sogne blev underskrevet. Årsregnskaber for 2012 Årsregnskaber er kommet retur fra revisor og blev godkendt og underskrevet af formændene. 3.2 Godkendelse af kvartalsrapporter for 2. kvartal 2013 Fruering Under afsnit 6, Administration er fejlagtigt anført en indtægt på 249.000 kr. Det er modtaget lønandel fra Vitved, og i stedet burde nettolønudgiften i Fruering være anført. Får ingen betydning for slutresultatet. Vitved Under bemærkninger skal rette til Periodens overskud ----- Kvartalsrapporterne blev godkendt og underskrevet af formænd og folkevalgte kasserer. 3.3 Fremlæggelse og evt. godkendelse af budgetter for 2014, v. Anne Marie Grundlaget for de foreliggende budgetter for 2014 er på baggrund af det første afholdte budgetsamrådsmøde i maj, og regnskaber for 2012, samt møde med Anne Marie, formændene og de folkevalgte kasserere i maj måned. Anne Marie oplyste at kirkeministeriet efterfølgende meddelt at regnskabet for 2012 ikke måtte benyttes, som udgangspunkt for budget 2014, da det ikke var godkendt! men vi havde anvendt 2012 på dette tidspunkt, så det er vores udgangspunkt. Fruering Ligningsbeløbet blev beskåret med 200.000 kr. efter indledende budgetsamråd.
Største afvigelse er på kirkegården og præsteboligen. Konfirmandstueprojektet udgår sandsynligvis. I igangsættelse af planlægning af projektet omfattende renovering inde i kirken sættes i gang med f. eks. 150.000 kr. og anbefaler at anvende fri midler og tilrette referat og budget efter at projektet udføres i 2015 og projektet laves i 2014. Holger oplyste at i Fruering er de begyndt at aflæse el- og varmeforbrug hver måned. På spørgsmål om der er økonomi i at opsætte bi målere på kirken og graverkontoret svarede Anne Marie, at det ingen betydning har m.h.t. fastsættelse og afregning af skatter og afgifter (der arbejdes efter en fordeling 80/20 %) konklusion der opsættes ikke bi målere. Vitved Udarbejdelse af budgettet for Vitved er lignende som i Fruering. Ligningsbeløbet blev beskåret med 50.000 kr. efter første budgetsamrådsmøde. Frie midler er budgetteret til 31.039 kr. De foreliggende budgetter kan med aftalte korrektioner godkendes, og det betyder, at det er ikke nødvendigt at skulle holde et menighedsrådsmøde i september alene for at behandle og godkende budgettet for 2014. 3.4 Ekstra bevilling til korarbejdet på 5.000 kr. begrundet i flere deltagere og køb af nye bluser Formændene for begge menighedsråd har godkendt et ønske fra organisten til indkøb af nye bluser på 5.000 kr., der skyldes at tilgang af medlemmer i børnekorene er stigende. Gurli oplyste at de 5.000 kr. rækker til indkøb af 30 nye bluser uden logo/navn. Behovet er nærmere 40 bluser, men ved at spare rækker de 30 bluser i dette år. Gurli oplyse, at den nye skolereform kan få indflydelse på hvor mange kormedlemmer der bliver i fremtiden, da der kan blive ændret på tidspunkterne hvor Gurli har medlemmerne. Hidtil er de store kommet ca. 14.45 og hvis tidspunkter bliver senere i fremtiden, kan det risikeres at der ikke kommer ret mange, da de har haft en lang skoledag. Det kan bedre gå med de små, da de ikke møder så tidligt. Aftalt at Gurli kontakter skolen for at diskutere fremtiden for korarbejdet. Inge-Gerd oplyste at der skal etableres en forsøgsordning med konfirmationsundervisning på Stilling Skole. 3.5 Valg af pengeinstitut Østjysk Bank, som vi hidtil har anvendt og som har haft afdeling i Virring, er blevet overtaget af Arbejdernes Landsbank. Vi har hidtil anvendt Nordea til indestående, der kan binde s i 12 måneder og derved opnå en rimelig rente, og anvendt vores lokale bank til det løse som kassekredit. Spørgsmålet er om vi vil fortsætte vores bank politik, hvor vi bruger en af de større banker, hvor vi opnår en større rente og en mindre til det løse, samt om i fremtiden vil flytte over i Arbejdernes landsbank. Vi fastholder Nordea som vores større bankforbindelse og vi flytter med over i Arbejdernes Landsbank. 3
4 Vi er opmærksomt på bemærkningen i revisionsprotokollatet vedrørende at Indskydergarantifonden maksimalt dækker et indestående på 750.000 kr. Pkt. 4 Ny konfirmandstue Beslutning om det videre forløb efter møde med provstiet den 25. juni 2013 Sammen med dagsorden er udsendt kopi af referatet fra afholdt møde med provstiet den 25. juni 2013, samt udkast til svarskrivelse til provstiet og præstegårdsudvalgets indstilling til menighedsrådene om det videre arbejde. Indstillingen fra Præstegårdsudvalget lyder som følger: Da provstiet fastholder en placering ved kirken, og Stiftet har krævet, at det fremsendte projekt beskæres, er det udvalgets indstilling, at vi ikke går videre med et revideret projekt og ansøgning til kommune og fredningsmyndigheder om placering ved kirken, selvom provstiet har bevilget 5 mio. kr. hertil. I udvalgets indstilling til menighedsrådene indgår naturligvis også, at Skanderborg Kommune har givet tilsagn om at den tidligere driftsbygning må anvendes som værksted i tilknytning til konfirmandundervisningen. Det blev besluttet at følge udvalgets indstilling og dermed færdiggøre svarskrivelsen til provstiet. I det næste kirkeblad vil menighedsrådene redegøre for at der er truffet beslutning om at skrinlægge konfirmandstueprojektet på nuværende tidspunkt og under de foreliggende betingelser. Pkt. 5 Videre forløb vedrørende debatoplægget fra Udvalget om en mere sammenhængende og moderne styringsstruktur for folkekirken Der har været afholdt et informations- og debatmøde på Diakonhøjskolen, hvor Ulla deltog som eneste repræsentant fra begge sogne. Skanderborg Distriktsforening afholder et lignende informationsmøde den 9. september i Stilling Sognegård, hvor Preben Juul Sørensen, Landsforening, provst Jette Marie Bundgaard- Nielsen, provst Dorte Søren og formand for menighedsrådet i Odder har indlæg. Høringsperioden pågår og resultatet af denne udmøntes i en betænkning. på mødet var at der ikke er stemning for at blande sig i debatten og ej heller at der skal udarbejdes og fremsendes et høringssvar fra vores sogne. Pkt. 6 Fastlæggelse af dato for sommermøde 2014 Sommermødet er fastlagt til søndag den 24. august 2014. Der er nedsat et udvalg bestående foreløbig af Inge-Gerd, Niels Peter og Arne. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Der er modtaget følgende informationsmateriale, der blev rundsendt og noget er tilkommet alle på den digitale arbejdsplads : Inspirationskursus i Frivillighed, Konflikthåndtering og Udvikling af Aktiviteter. Det er Stiftsudvalget for diakoni og sjælesorg og møderne finder sted den 23. og den 29. oktober begge på Diakonhøjskolen. Brev om børneattester fra ministeren til menighedsrådene (vedrørende arbejde med børn under 15 år). Kommende lønforhandling.
5 Debatmøder om styringsstruktur Distriktsforeningen mandag den 9. september i Stilling Sognegård. Nyhedsbrev fra arkitektfirmaet Frost Larsen A/S, der har udarbejdet vores skitseprojekt til ny konfirmandstue. Materiale fra Kirkefondet. Materiale fra Bibelselskabet. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Der er foretaget en ændring til menighedsloven jf. skrivelse af 15. juli 2013, som gør det enklere, at menighedsråd kan arbejde på tværs af sognegrænser. Desuden at mindre sogne hvor menighedsrådene er på maks. 5 medlemmer, er der ikke krav om at nedsætte et Kirkeudvalg. Punktet kan blive drøftet på det konstituerende møde i november. Svend Hoffgaard har meddelt at han ønsker at stoppe som kirværge, men er indstillet på at fortsætte arbejdet med hjemmesiden. Niels Peter foreslår, at der nedsættes et udvalg der skal tage sig planlægningsfasen i forbindelse med istandsættelse af Fruering kirke. Holger er interesseret i at deltage i dette udvalg. I denne planlægningsfase er der forskellige fagkonsulenter til provsti og stift der skal involveres (Kgl. bygningsinspektør, National Museet, o.s.v.). Pkt. 9 Orientering ved sognepræsten Er meget tilfreds og glad for at være kommet tilbage til det nymalede kontor og nyt gulv. I tilknytning til provstivalget har præsterne valgt deres repræsentant, og præsten fra Ry Jesper Hannesgaard blev valgt til udvalget og Laura Damgaard og Inge-Gerd blev valgt som suppleant. Det blev besluttet at Fruering-Vitved Præstegård fortsat er opført i FDF s Solbjerg kalender og det årlige medlemsbeløb på 600 kr. blev godkendt. Birthe Gaden har været syg og menighedsrådene har sendt en blomsterhilsen. Birthe Gaden har fremsendt et kort med tak og samtidigt fået tid til tre nye boganmeldelser til det kommende kirkeblad meget flot. Der er konfirmandindskrivning den 1. september kl. 9.30 og det forventes at der bliver 43-45 konfirmander inklusive 8 børn fra specialklasse fra Stilling. Konfirmander fra Solbjerg skal køre med taxa da budkørsel ikke passer. Minikonfirmander begynder i den sidste uge i september. Der er høstgudstjeneste den 8. september i Vitved sammen med voksenkoret. Der er høstgudstjeneste i Fruering den 15. september hvor pigekoret deltager. Den 11. september begynder ældreklubben igen efter sommerferien med gudstjeneste i Fruering kl.14.00 og efterfulgt med kaffe i præstegården ca. kl. 14.45 Eva tilbød at hjælpe til. Den 29. september er der gospelkoncert for konfirmanderne som efterhånden er blevet en tradition. Der skal serveres morgenmad og pizza. Preben og Ulla tilbød deres hjælp og måske kan Eli også hjælpe til? Den 1. oktober begynder foredragsforening og det er i Vitved kirke kl. 19.00 og efterfulgt af foredrag og kaffe i Vitved forsamlingshus. Det er sognepræst Carsten Marvig der vil fortælle om: Livet i alvor og munterhed. Kirkebladet er klar til at gå i trykken. Der er Alle Helgens gudstjeneste den 3. november og efterfulgt af kirkekaffe i begge kirker, som menighedsrådene står får. Det blev på mødet drøftet flere tidspunkter, men konklusionen er at der er gudstjeneste i Fruering kl. 14.00 og i Vitved kl. 16.00. Pkt. 10 Orientering ved kontaktperson
Der har været afholdt halvårlig personalemøde hvor Eva deltog som menighedsrådenes repræsentant. På mødet blev resten af året planlagt og der afholdes MUS samtaler i efteråret og APV skal opdateres. Gitta er glad for at få lov til at afløse som kirkesanger og starter på sidste kursus som kirkesanger. Pkt. 11 Orientering ved kirkeværger Ulla roste kirkegårdspersonalets renholdelse på kirkegården i sommer og speciel ros til Dorthe. Vi har haft besøg af provsten og kirkegårdskonsulenten, der har screenet kirkegården og der foreligger et referat fra besøget. Menighedsrådet har afholdt et møde på kirkegården, hvor der blev taget stilling til hvordan vi kommer videre efter afholdt screening. Pkt. 12 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Der har været afholdt møde i juni med provstiet angående konfirmandstueprojektet. Der har været rettet henvendelse til Skanderborg Kommune angående placering og udformning af flugtvej i de to kolde haller som John Laursen er lejer af. Der er modtaget tilbud fra John Laursen på at få udskiftet to branddøre i tidligere driftsbygning, der skal anvendes som værksted i konfirmandundervisningen, samt en ny dør ud til gårdspladsen i mellembygningen. Arbejdet udføres. Diget ved præstegården bliver repareret af Arne Skyum i september måned. Der er afgivet ordre til NCC på asfaltering af vejen fra Gl. Gramvej og frem til præstegården, og arbejdet udføres i september måned. Underskrevne lejeaftaler med hhv. Kim og John er kommet retur fra provstiet som godkendt. Præstegårdsudvalget skal have et møde med naboen på Gl. Gramvej 70 vedrørende brug af den private vej fra Gl. Gramvej og brug af et stykke af Furden syd for præstegården til kørsel med havetraktor. Der skal opsættes forbudt skilte visende heste ridning ikke tilladt på Furden. Der er modtaget tilbud fra Peter Holst-Jensen på oprensning dammen og ifølge tilbuddet skal dammen renses for vand, men der er ikke taget stilling til valgte løsning. Pkt. 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger oplyste indledningsvis at personalet har nydt sommeren på kirkegården. Holger oplyste at Dorthe har været i praktik i 2 år og der har været afholdt et fælles møde med Holger, Dorthe og en konsulent fra Kommunen. Vi må forvente at Dorthe snart bliver henvist til et fast job. Holger oplyste at en nabo til kirkegården klager over at der breder sig Padderokke fra kirkegårdsdige til naboens have og efterlyser løsninger til hvordan man udrydder disse, da der ikke må sprøjtes? Der er kun to muligheder og det er at grave rødder op og det kan tage årevis eller anvende en ukrudtsbrænder, men der er en stor risiko forbunden med at anvende en brænder. Holger oplyste at der ligger en bibel fra 1850 i pengeskabet i Fruering. Inge-Gerd oplyste at biblen tidligere (før Jørgen Schindels tid) lå fremme på alteret under gudstjenester. Holger oplyste at den relative luftfugtighed er på ca. 80 % i kirken i øjeblikket så derfor er der varme på i øjeblikket for at holde den relative fugtighed nede. 6
7 Holger forespurgte om det kan blive et krav om at der skal kunne etableres køling i kapellet i Fruering under kisteindsættelser? Inge-Gerd vurderer ikke at det kan komme som et krav, men hvis der etableres køling i kapellet i Fruering, kan andre sogne kræve at må anvende kapellet! Organist samarbejdet Gurli vurderer at der ikke er behov for at lave evaluering på det organistsamarbejde, der har været bagudrettet, hvilket var planlagt fra provstens side, men Lene træder ud af organistsamarbejdet og skal fortsætte med at arbejde sammen med Skanderborg. Michael og Gurli samarbejder og vikarierer i weekender, hvilket betyder at der skal laves nye ansættelsesaftaler. Pkt. 14 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger. Pkt. 15 Eventuelt Det blev foreslået at aflyse menighedsrådsmødet den 18. september, da der kun er 3 uger til næste møde, og da der ikke foreligger beslutninger i perioden der ikke kan vente til november mødet. Efterskrift Det ordinære menighedsrådsmøde den 18. september er aflyst og mødet i november bliver sandsynligvis fremrykket til den 13. november, men dette bliver endelig bekræftet senere prmail. Mødet sluttede kl. 22.30.