Digital forvaltning i Danmark SCKK temamøde om digital forvaltning 7. april 2006 Mikael Skov Mikkelsen Finansministeriet msm@fm.dk - www.e.gov.dk
Dagsorden Hvorfor digital forvaltning? Projekt Digital Forvaltning Digitaliseringsprojekter Fremtidige indsatsområder og udfordringer
Hvad er digital forvaltning? Digital forvaltning er forbedret og mere effektiv løsning af forvaltningsopgaver gennem anvendelse af informationsteknologi Elektronisk service til borgere og virksomheder over internettet Omlægning af arbejdsgange og processer - understøttelse af den papirløse forvaltning Elektronisk integration af administrative systemer på tværs af myndighedsgrænser
Den brændende platform Den demografiske udvikling betyder, at der frem til 2010 bliver knapt 90.000 flere ældre over 65 år Arbejdsstyrken med uændret erhvervsfrekvens falder med mere end 50.000 personer Øgede forventninger fra borgere og virksomheder Flere ældre og færre i den erhvervsaktive alder Op mod 150.000 offentligt ansatte vil gå på pension frem til 2010
160 Udvikling i befolkningssammensætningen Indeks 2003=100 Indeks 2003=100 160 140 120 100 80 140 120 100 80 60 60 1960 1980 2000 2020 2040 2060 2080 Under 18 år 18-64 år 65 år og derover
Regeringens mål med digitaliseringen Bedre service gennem større valgfrihed for borgere og virksomheder Borgere og virksomheder som sagsbehandlende i en sags indledende faser En sammenhængende offentlig sektor Flytning af ressourcer fra administration til service som et modsvar på de strukturelt givne forandringsbehov
Regeringens globaliseringsstrategi Digital kommunikation skal udbredes til alle områder: Senest i 2012 skal al relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå digitalt. For borgerne er der tale om en mulighed ikke en pligt. I forhold til erhvervslivet er målet, at alle relevante breve, indberetninger, ansøgninger mv. herefter kun kan sendes via digitale kanaler. Kilde: Regeringens globaliseringsstrategi
Dagsorden Hvorfor digital forvaltning? Projekt Digital Forvaltning Digitaliseringsprojekter Fremtidige indsatsområder og udfordringer
Projekt Digital Forvaltning Regeringen, KL, Amtsrådsforeningen, Københavns og Frederiksbergs kommuner iværksatte i 2001 Projekt Digital Forvaltning, som har til formål at fremme omstillingen til digital forvaltning i Danmark.
Medlemmer Finansministeren (formand) Økonomi-og Erhvervsministeren Indenrigs-og Sundhedsministeren Økonomiudvalget Tilsyn og koordination Bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning Tilsyn og koordination Projekt Digital Forvaltning Medlemmer Departementschefer fra: Finansministeriet (formand) Økonomi-og Erhvervsministeriet Indenrigs-og Sundhedsministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Justitsministeriet Skatteministeriet Direktører fra: Amtsrådsforeningen Kommunernes Landsforening (KL) Finansministeriet Den Digitale Taskforce Lederskab af strategien for digital forvaltning (Sekretariat for bestyrelsen) Vigtige koordinerende kommittéer Statens IT råd Statens IT forum Statens IT-sikkerhedsråd KIU Det Kommunale Digitaliseringsråd De Digitale Amter Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT-strategisk kontor Lederskab for IT politik Offentlig IT politik
Medlemmer Finansministeren (formand) Økonomi-og Erhvervsministeren Indenrigs-og Sundhedsministeren Økonomiudvalget Tilsyn og koordination Styregruppe for Tværoffentlige Samarbejder (STS) Tilsyn og koordination Projekt Digital Forvaltning Medlemmer Departementschefer fra: Finansministeriet (formand) Økonomi-og Erhvervsministeriet Indenrigs-og Sundhedsministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Direktører fra: Amtsrådsforeningen KL (Kommunernes Landsforening) Finansministeriet APC / Den Digitale Taskforce Lederskab af strategien for digital forvaltning (Sekretariat for styregruppen) Vigtige koordinerende kommittéer Statens IT råd Statens IT forum Statens IT-sikkerhedsråd KIU Det Kommunale Digitaliseringsråd De Digitale Amter Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT-strategisk kontor Lederskab for IT politik Offentlig IT politik
Projekt Digital Forvaltning har en bred indflydelsesflade Påvirkning gennem Taskforcens direkte deltagelse i projekter Egne projekter Projekter hos STS-medlemmer Påvirkning gennem Taskforcens deltagelse i styregrupper Projekter lokalt i amter og kommuner Påvirkning gennem generelle guidelines og anbefalinger Projekter i statslige myndigheder udenfor STS-regi Projekter i den private sektor
Canada United States Denmark Singapore Australia France Japan Norway Finland Netherlands Sweden United Kingdom Germany Belgium Ireland Mexico Spain Italy Malaysia Portugal South Africa Brazil Denmark Denmark Denmark 0 10 20 30 40 50 60 70 80
Strategi for digital forvaltning 2004-06 Vision Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum Pejlemærker sammen - hængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum skabe øget service kvalitet og frigøre ressourcer arbejde og kommunikere digitalt sammen - hængende og fleksibel ITinfrastruktur ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen 1 2 3 4 5 I. Sikre og måle realiseringen Indsatsområder II. Styrke ledelse og kompetence III. Forny organisering og samarbejdskultur IV. Forbedre kommunikation og videndeling V. Udvikle incitamenter og finansiering VI. Udbygge infrastruktur Medicinering Erhvervsservice Udsatte børn og unge FESD edag Virk.dk Sundhed.dk EPJ Systemmodernisering i ToldSkat Systemmodernisering i Politiet Initiativer i enkelte myndigheder Andre, lokale initiativer Forretningsområde realisering Store digitaliseringsprojekter Lokale
24 målbare mål og indsatsområder Eksempler på konkrete målopfyldelser ultimo 2006 under pejlemærkerne: Mindst 95 pct. af alle virksomheder bruger offentlige digitale serviceydelser (2005: 87 pct.) Mindst 75 pct. af alle digitaliseringsprojekter frigør ressourcer, og at mindst 25 pct. i høj grad gør det (2005: 59 pct. hhv. 3 pct.). Mindst 60 pct. af alle offentlige myndigheder kan kommunikere sikkert digitalt med øvrige myndigheder, borgere og virksomheder (2005: 96 pct.). Mindst 80 pct. af de offentlige myndigheder, der indkøber eller udvikler nye ESDH løsninger, skal anvende de standarder og anbefalinger, det fællesoffentlige ESDH-projekt (FESD) offentliggør (2005: 69 pct.) Højst 20 pct. af offentlige myndigheder angiver disponering af ressourcer til arbejdet med digitalisering som en barriere af stor betydning (2005: 41 pct.)
I. Sikre og måle realiseringen II. Styrke ledelse og kompetence III. Forny organisering og samarbejdskultur IV. Forbedre kommunikation og videndeling 39 50 60 Mangelfuld tilpasning af organisation og strukturer Manglende engagement fra ledelsen Brugerne formår ikke at tilegne sig nye opgaver og arbejdsprocesser Indsatsområder V. Udvikle incitamenter og finansiering VI. Udbygge infrastruktur II. Styrke ledelse og 8 39 Brugerne formår ikke at tilegne sig nye IT-værktøjer Vanskeligt ved at tiltrække nye IT-medarbejdere Lederne skal fortælle, hvorfor det er helt nødvendigt at gennemføre det pågældende projekt. De skal sætte sig målbare mål og følge op på dem. De skal allokere ressourcerne. De skal gå forrest og bane vejen, når der er problemer. Digitaliseringsprisen Digital forvaltning i et ledelsesperspektiv Projekt Ledelse og kompetenceudvikling Kilde: PLS Rambøll, 2003
Medicinering. Udvikling af én eller flere forretningsmodeller med digital understøttelse af den sammen-hængende proces fra lægen ordinerer medicin til patienten indtager den rette pille, i den rette dosis og på det rette tidspunkt. Indsatsområder Medicinering Erhvervsservice Udsatte børn og unge Erhvervsservice. Indsatsen er rettet mod at offentlige, digitale ydelser til virksomhederne leveres i sammenhæng på tværs af myndigheder, og at digital kommunikation med virksomheder medvirker til at lette virksomhedernes administrative byrder. Forretningsområder Udsatte børn og unge. Udvikling af én eller flere forretningsmodeller understøttet af digitalisering ift. anbringelser og forebyggende foranstaltninger for børn og unge. Formålet er at sikre en bedre styring og sagsbehandling på området.
FESD edag2 e.gov.dk Indsatsområder FESD edag Virk.dk Sundhed..dk EPJ Systemmodernisering i ToldSkat Systemmodernisering i Politiet Initiativer i enkelte myndigheder Andre, lokale initiativer Virk.dk eindkomst Sundhed.dk EPJ SKAT Store digitaliseringsprojekter Politiet Hos andre myndigheder
Dagsorden Hvorfor digital forvaltning? Projekt Digital Forvaltning Digitaliseringsprojekter Fremtidige indsatsområder og udfordringer
FESD Problem med ESDHløsninger Samme problemer og udfordringer på tværs af institutionsgrænser og sektorer. Produkterne ikke helt modne til moderne digital forvaltning. Manglende standardisering og interoperabilitet på markedet. Løsning - FESD Høj funktionalitet til lavere priser. Fremadrettede og standardiserede løsninger, der baserer sig på anbefalede standarder og it-arkitektur. Samlede leverancekoncepter for teknisk og organisatorisk implementering. Løsninger med mere sammenhængende borgerservice og åbenhed samt øget sikkerhed ifm. data. Fjernelse af udbudsforpligtelsen. Løbende videreudvikling af produkterne og større sikkerhed i leverancen.
edage edag var en stor succes Fra 1. september 2003 fik offentlige organisationer ret til at sende og ret til at kræve, at modtage dokumenter elektronisk fra andre myndigheder (dog ikke personfølsomme data). En evaluering blandt myndighederne har vist, at edag har haft en reel effekt. Fx faldt papirposten i indbakken hos Finansministeriet med 41% og udbakken med 61%. Derfor blev edag2 lanceret edag2 var den 1. februar 2005. Fortsættelse af edag som kun omfattede intern kommunikation i den offentlige sektor. Dette blev udvidet til også at gælde for borgere og virksomheder. edag2 omfatter også sikker kommunikation med fx persondata og andre følsomme data.
eindkomst register Problem ifm. indkomstoplysninger Det offentlige udbetaler indkomstafhængige ydelser uden godt kendskab til folks indkomst. Dette medfører, at der hvert år sker fejludbetalinger og snyd ifm. indtægtsafhængige ydelser som fx dagpenge, boligstøtte mv. Derudover kan borgeren opbygge en betydelig gæld til det offentlige. Løsning Et eindkomstregister, der giver løbende adgang til elektroniske indkomstoplysninger om indkomst og arbejdsomfang på tværs af den offentlige sektor. Dataleverandørsystemer Pensionssystemer Datamodtagesystemer A-kassesystem 1 A-kassesystem 11 Administrationen af de indtægtsafhængige ydelser er unødig tung. eindkomstregister Udbetalingssystemer Boligstøttesystem SU system Kontanthjælpssystem Endelig har arbejdsgiverne mange byrder ifm. indberetning. Lønsystemer Sygedagpengesystem Fripladssystem Forskudssystem Andre systemer
Udsatte børn og unge Hvad er problemet? Udgifterne er eksploderet til ca. 10 mia. kr. om året, men hvorfor? Meget forskellig sagsbehandlings -praksis hvilket er under kritik Meget lav grad af IT-understøttelse Bredt ønske om værktøjer til at understøtte sagsbehandlingen Ønske om bedre overblik ifm. den enkelte sag og den ledelsesmæssige prioritering Lettere at skabe systematik med moderne IT-værktøjer Bedre styring og sagsbehandling Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Bedre matchning af behov vs. tilbud. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Mere systematik i sagsbehandlingen Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Sagsbehandlingssystem
Markedsføringskampagne En undersøgelse lavet i september 2004 viste, at én af barriererne for digital forvaltning var manglende kendskab til løsningerne. Baseret pådenne undersøgelse valgte den daværende bestyrelse for digital forvaltning at lancere en markedsføringskampagne for selvbetjeningsløsninger. Kampagnen var en kendskabs kampagne rettet mod både borgere og virksomheder. Målet var at øge brugen af den digitale forvaltning i Danmark. 2.313 TV-reklamer såvel som 81 radiospots, 45 avisannoncer og 14,5 mio. eksponeringer via internet bannere reklamerede for 8 større selvbetjeningsløsninger. 24 lokale frontløbere brugte kampagneskabelonerne til at markedsføre deres lokale løsninger. I alt var over 100 af 382 offentlige myndigheder bag kampagnen.
Dagsorden Hvorfor digital forvaltning? Projekt Digital Forvaltning Digitaliseringsprojekter Fremtidige indsatsområder og udfordringer
OECD undersøgelse OECD blev hyret til at lave en undersøgelse af digital forvaltning i Danmark. Deres rapport er baseret på deres research, et 33-siders spørgeskema som blev besvaret af 116 topchefer samt interview af fokusgrupper med ca. 80 personer. Rapporten er pånæsten 200 sider med 19 siders resumé. Rapporten kan downloades på www.e.gov.dk/oecd. Danmark Mere fokus på borgerrettede initiativer. Mere fokus på målinger. Bedre brug af business cases. Mere brug af obligatoriske løsninger inden for IT-arkitektur og standarder. Bedre integration med moderniseringsprogrammet. Undersøge ny struktur for digital forvaltning i Danmark. Fortsæt med Enterprise Architecture og digital signatur. Mere fokus på multikanalstrategi.
Fremtidige fokuspunkter Målinger og business cases Frontoffice >< Backoffice Multikanalstrategi Mobil forvaltning Obligatoriske løsninger Administrative fællesskaber Tværgående serviceløsninger Digital forvaltning >< modernisering
Spørgsmål? Læs mere om Digital forvaltning på projektets hjemmeside www.e.gov.dk