DIALOGMØDE OM UDBUD AF PERSONBEFORDRING I RANDERS KOMMUNE TIRSDAG D. 21. JUNI 2016
DAGSORDEN 1. Velkomst og præsentation af mødedeltagere 2. Befordring i Randers Kommune i dag 3. Igangværende befordringsanalyse 4. Udbudsproces og tidsplan 5. Dialog og spørgsmål 6. Farvel og tak for i dag
BEFORDRING I RANDERS KOMMUNE I DAG Organisering Kørselskontoret Fagforvaltningerne Decentrale enheder Kommende kørselssystem Muligheder og forventninger
BEFORDRING I RANDERS KOMMUNE I DAG Fast kørsel udbydes af Randers Kommune: Aktivitets- og genoptræningscentre Specialundervisning for børn Børn og unge med handicap Udsatte børn og unge Voksne med handicap Specialundervisning for unge/voksne Variabel kørsel udbydes via Midttrafik: Læge/speciallæge Individuel handicapkørsel Brækket ben-kørsel Ad hoc Åben skolebuskørsel hos Midttrafik
BEFORDRING I RANDERS KOMMUNE I DAG Fast kørsel, nuværende kontrakt: Cirka 500 elever Cirka 1.000 borgere til aktivitets-/ genoptræningscentre Cirka 35 mio. kr. i samlede udgifter 18 delaftaler: fra cirka 15 borgere til +500 borgere Store og små leverandører, konsortier, underleverandører Leverandøren ruteplanlægger; krav til serviceniveau Høj grad af kørselsoptimering via koordinering og samkørsel En destination, en leverandør Fast zone-/turpris med tillægspriser
BEFORDRINGSANALYSE Kortlægning og analyse af kommunens borgerbefordring v. Deloitte Consulting Afrapportering: - Anbefalinger til besparelser, organisering mv. - Oplæg til nyt service- og visitationskatalog centralt input til udbudsmaterialet
UDBUDSPROCES OG TIDSPLAN Dato/periode (forventet) Aktivitet 21. jun. 2016 Dialogmøde Aug.-Nov. 2016 Dec. 2016/Jan. 2017 Feb./Mar. 2017 Mar. 2017 Apr. 2017 Apr./Maj 2017 Udarbejdelse af udbudsmateriale Politisk behandling af udbudsmaterialet Udbuddets annonceringsperiode (elektronisk) Tilbudsfrist Beslutning om valg af leverandører Kontraktunderskrivelse 1. aug. 2017 Kontraktstart for nye leverandører
Hvordan tilrettelægger vi bedst muligt udbuddet, så I kan optimere jeres kørsel?
Tidsplan/udbudsproces? Tid til udarbejdelse af tilbud? Tid fra kontraktunderskrivelse til kontraktstart?
Sammensætning af pakker/ruter Både små og store pakker? Pakkebundter med mængderabat? Delaftaler baseret på geografi? Mødetider? Tidsbestemte aktiviteter, bestemte mødetider? Én destination, én leverandør? Lange ruter med længere køretid? Korte ruter med kortere køretid? Antal og sammensætning af brugere?
Ruteplanlægning Leverandørens eller kommunens opgave? Mulighed for koordinering på tværs af delaftaler?
Pris- og rabatstruktur Afregningsenhed Zonepris? Pris pr. km.? Pris pr. time? Tillægspriser? Reguleringsmekanisme for afregning? Ændring i fx - antal brugere - antal ruter - distrikter/zoner - IT-systemer (leverandør/randers Kommune) Målemetode? - antal / procentdel / andet Garanti for minimumskørsel i en startfase? Bankgaranti for ophør i kontraktperioden?
Ledelsesinformation mulighed for fælles standardrapportering Levering af relevante nøgletal? Volumen, udgifter, effektiv tilrettelæggelse, kvalitet Krav til faktura? Indhold, format
Idéer til at effektivisere kørslen i Randers Kommune?
Vejledning i processen Vejledningsmøde efter offentliggørelse af udbudsmateriale: Spørgsmål til udbudsmateriale Vejledning til udfyldelse Hvordan understøtter/vejleder vi jer bedst? Hvad har I brug for fra os?
Øvrige spørgsmål: Kontraktlængde? Option for forlængelse/fast kontraktlængde? Mulighed for underleverandører og konsortier? Hvad skal I vide for at kunne byde på pakker/ruter? Hvad skal der til, for at I kan byde på flere pakker/ruter? Betydning af øget digitalisering? Integration til nyt kørselssystem? Andre opmærksomhedspunkter?
FARVEL OG TAK FOR I DAG