Referat fra Kommunemøde den 09. oktober 2014

Transkript

1 Dato Journalnr Sagsbehandler Telefon Lise Norre Referat fra Kommunemøde den 09. oktober 2014 Mødetids punkt Sted Mødedel tagere Torsdag den 09. oktober 2014 kl Koldkærgaard kursuscenter Se deltagerliste Dagsorden Mødet blev afholdt med flg. dagsorden: 1. Udvikling i kommunale befordringsordninger, Bruger og bestillertilfredshedsundersøgelse 2. Økonomi i kommunale befordringsordninger 3. Flextur 4. Favrskov kommunes erfaringer med opstart af kørsel hos Midttrafik 5. KKR rapport om kommunale kørselsordninger 6. Introduktion til gruppearbejde 7. Gruppearbejde og opsamling 8. KL dokumentationsgruppe og KKR erfaringsgruppe 9. Afslutning 1. Udvikling i kommunale befordringsordninger, Bruger og bestillertilfredshedsundersøgelse Jesper Staberg præciserede begreberne for Flex: Alt kørsel der udføres af afdelingen og i det samme IT-system er Flexkørsel. Flexkørsel dækker over flere forskellige kørselstyper som; Flextur, Individuel handicapkørsel, brækket ben kørsel, patient befordring, teletaxakørsel mm. Jesper Staberg opridsede konsekvenserne af kommuneaftalerne om kommunernes budget for 2014 og 2015: at frem til 2017 skal kommunerne effektivisere området for 430 mio. kr. og for kommuner i Midttrafiks område svarer det til 100 mio. kr. En metode til at opnå effektiviseringer er at lave udbud af kørsel gennem Midttrafik. Det er frivilligt, men der kan opnås; stordrifts fordele, der er en mulig økonomisk gevinst og det er muligt at tilbyde borgerne det serviceniveau, der ønskes af kommunen, men Midttrafik anbefaler Midttrafiks standard serviceniveau. Jesper fremhævede følgende forhold: Når Trafikselskabernes Flexkørsel sammenlignes, er Midttrafik i den absolut bedste ende på alle målepunkter. Det er derfor med stor tilfredshed at Midttrafik tilbyder Flexkørsel til kommunerne i Region Midtjylland. Samkørsel: andel af rejser, hvor der undervejs har været overlap af mindst to rejser. For Midttrafik er det 52,5 % af turene. Kædekørsel: Andel af rejser, hvor vognmanden har kørt mere end en enkelt rejse inden der returneres til hjemzone. For Midttrafik er det 37,5 % af turene. Målepunkterne er for hele Midttrafik og dækker over store variationer mellem de enkelte kommuner. Umiddelbart kan nøgletallene ikke opdeles, men der er håb om at tal fra KL fremover kan belyse noget af dette.

2 Rettidighed er flere forhold. o Rettidighed i forhold til aflevering er, når kunden er afleveret senest 5 minutter efter det lovede tidspunkt. For Midttrafik er det 97,1 % af turene. o Rettidighed i forhold til afhentning er, når kunden er afhentet min. i forhold til det lovede tidspunkt. Dette skal ikke forveksles med at et ønsket afhentningstidspunkt kan forskydes med minutter. For Midttrafik er det 95,8 % af turene. 2. Økonomi i kommunale befordringsordninger Lone Litvak gennemgik tallene og henviste til Midttrafiks Extranet, hvor tallene kan findes og bliver opdateret hver måned. Der var ønske om at tallene også kunne vises grafisk på Extranettet, hvilket undersøges. For budget 2015 er administrationsbidraget for de forskellige kørsler blevet ensrettet. Lone Litvak hæftede sig overordnet ved, at omkostningen pr. tur samlet set er faldende, men med forskelle mellem de forskellige kommuner. Tendensen er, at jo flere kørselstyper Midttrafik udfører for en kommune, jo lavere er omkostning pr. tur, fordi så er der flere at koordinere med. 3. Flextur Fra september 2014 er det muligt både at bestille og betale for en Flextur online på Midttrafiks hjemmeside. Midttrafik gennemfører en større markedsførings kampagne i uge 44 om denne mulighed, for at øge bestillingen på nettet. Der kører pt. forsøg med bestilling via en App, der er en spejling af bestillingen på hjemmesiden. Alt udvikling kører i et samarbejde mellem Trafikselskaberne, der kører på det samme IT-system. Der var en del spørgsmål til Flextur: Er det korrekt at man ikke kan betale med andre betalingskort end Visa/dankort og ikke f.eks. Mastercard? o Ja, det er korrekt og Midttrafik arbejder for at dette ændres i samarbejde med de øvrige trafikselskaber og Nets, der udbyder betalingsdelen. Kan man ikke tilbyde Mobilepay i Flextur? o Midttrafik har lavet forsøg med Mobliepay til arrangementskørsel. Om det kan udvikles til Flextur undersøges. Kan betaling på nettet påvirke kommunernes administrationsbidrag? o Denne problemstilling er ikke vurderet. Midttrafik vil, når antallet af bestillinger og betalinger øges foretage en vurdering. Der laves for hvert år en konkret vurdering af administrationsomkostningernes størrelse. Kan man bestille en online bestilling over en Regionsgrænse? o Der kan ikke bestilles rejser online over en Regionsgrænse. Midttrafik finder, at det bør være muligt, men de øvrige Trafikselskaber har hidtil ikke ønsket at det skal være muligt. Kan en kunde ikke få en SMS 5 min. før afgang? 2

3 o Der er pt. et projekt for at sende en SMS til kunden. Der er noget juridisk ved at sende en SMS til kunden. I dag skal chaufføren ringe til kunden 5 min. før ankomst. Det må man godt, så det er lidt underligt, at der er problemer med en SMS. Der fremkom forslag om, at kunden godkender en SMS ved bestillingen og skal aktivt fravælge en SMS. FlexDanmark arbejder på en løsning. Hvordan er betaling ved forgæves kørsel? o Hvis en kunde, der har bestilt online, ikke benytter kørslen trækkes beløbet fra kreditkortet. Hvis en kunde, der har bestilt via Callcenteret, ikke benytter kørslen, trækkes kunden ikke, men kommunen får hele omkostningen (maksimalt fremkørsel og returkørsel + administrationsomkostning). Hvordan kan kunden bevise at betalingen er gennemført ved online bestilling? o Hvis en kunde har betalt online, kommer der dels en mail om bestillingen til kunden som bevis og dels vil egen betalingen på køreordren til chaufføren være 0,- kr. hvis der er tvivl kan chaufføren altid ringe til Midttrafik. Bestillingstid, er den også 2 timer ved online bestilling? o Hvis der bestilles en tur online, er kl skille tidspunkt for hvad man kan bestille. Kørsel til dagen efter, men inden kl skal bestilles senest kl dagen før ligesom kørsel efter kl , samme dag også skal bestilles inden kl Dette er nødvendigt for at varsle chaufførerne. Kan man bestille en Teletaxa tur online? o Nej, det kan man ikke, da afgangstidspunktet for kørsel med teletaxa er mindre fleksibel end i Flextur og handicapkørsel. Kan man ikke tilbyde prisreduktioner i off peak tider, eller lukke flextur i tidsrum med få køretøjer til rådighed? o Takst kompetencen er hos Midttrafiks bestyrelse og der er ingen tanker om diff. takster i Flextur tværtimod forsøges at have enkle og få takster. Flextur skal i mange områder erstatte den nedlagte buskørsel og derfor er det godt at tilbuddet er kl Favrskov kommunes erfaringer med opstart af kørsel hos Midttrafik Peter Lundtofte gennemgik Favrskov Kommunens erfaring for opstart af skolekørsel hos Flextrafik. Udover præsentationen nævnte Peter Lundtofte, at kontaktlængden er 2 år med mulighed for forlængelse 2 x 1 år. Kørslen med specialelever kører i et lukket system, så der ikke medtages andre kunder end de elever, der er planlagt. Det er dog de samme køretøjer, der benyttes således at når køretøjet ikke benyttes til kørsel med elever for Favrskov Kommune, kan køretøjet bruges til Flextur, individuel handicap kørsel eller anden kørsel i Flextrafik. 20 af de 24 køretøjer er pt. tilmeldt Flexkørsel, der giver gode muligheder for at udnytte / spare tomkørsel. Det forsøges at tilsikres at det er den samme chauffør, der benyttes, således eleverne er trygge ved kørslen. Pt. er der ikke sket nogen personalemæssige besparelser hos kommunen ved udlægning af kørslen til Midttrafik. Kørslen bestilles lokalt på de enkelte skoler, men det er forvaltningen, der håndterer kørslerne i HDskole, som de har fået undervisning i. Det forventes dog at kommunens forbrug af tid, når det hele er 3

4 kørt ind (dvs. snart), vil være maks. 1 time om dagen og dage uden noget arbejde. 5. KKR rapport om kommunale kørselsordninger Jane Fink fra Randers Kommune gennemgik resultaterne af den udarbejdede rapport fra KKR. En af konklusionerne er at der bør nedsættes en ERFA-gruppe. Se punkt 8. De fleste kommuner er i gang med at effektivere, men det er meget forskelligt fra kommune til kommune og ikke nødvendigvis på alle områder. Kommunerne er meget forskellig opdelte rent organisatorisk, og derfor er der også forskelle fra kommune til kommune. Alle der er gået i gang med effektiviseringer har opnået besparelser og Lise Norre opfordrede til, at kommunerne også ser på visitationen, for at sikre at man når de 100 mio. for kommunerne i region Midt. Det er vigtigt, at lave ledelses informationssystemet korrekt, så man kan benchmarke og dele de erfaringer, der viser de bedste steder at effektivisere. Dette kunne være et arbejde i ERFA gruppen, men KL er allerede i gang med at indsamle punkter til Benchmarking med baggrund i Deloitte rapporten. 7. Gruppearbejde og opsamling Hold 1: Flextur Flextur er et godt produkt MobilePay skal være en mulighed Ledsagerordning evt. to forskellige modeller Et forslag med unge på uddannelse, hvor de kan betale med deres uddannelseskort f.eks. mellem Hold 2: Specialkørsel Kommunens størrelse meget afgørende for løsning Erfaring med egen kom. kørsel til voksen handicap og psykiatri (egen pædagog i bussen) Det handler meget om serviceniveau, hvad vil kommunen betale for? Fokus på et område, f.x. egne minibussers udnyttelse, Lovgivning: ejere/brugere af materiel Hold 3: Specialkørsel Godt: o Analysere kommunal kørsel (viden) o Mest mulig koordinering Ulemper/udfordringer: o Tænke på tværs af forvaltningsområder o Total frihed til at se på alt kommunal kørsel, planlægning af mødetider ol. Hold 4: Variabel kørsel Samle handicapkørsel og lægekørsel til et visitationskontor. Det medfører, at 4

5 borger har en indgang til kørsel. Silkeborg og Randers har lægekørsel hos Midttrafik. Gode erfaringer og ok priser. Hedensted har eget udbud. Gode erfaringer samt god styring efter at der er sat fokus på det. Fokus på visitation evt. andet fagpersonale ind over. Hold 5: Variabel kørsel Skive: Midttrafik har al kørsel. Hver forvaltning visiterer/bestiller. Ingen planer pt. men har gang i analyse på området (billeddiagnostik/befordringsgodtgørelse). Erfaring: det kører godt. Mere fokus på visitation. Ringkøbing-Skjern: Midttrafik har intet. Decentral visitering. Kørselskoordinering ved kørselsleverandør. Analyse i gang , foretages af Deloitte. Analysefirma Black Swan arbejder tillige med flådeanalyse parallelt. Horsens: Analyse gennemført Midttrafik har brækket ben, bybusser og skolebusser. Resten koordinering af eget kørselskontor siden august Variabel kørsel bestilles decentralt hos taxavognmand uden koordinering. Planer: Overdrager variabel kørsel til Midttrafik ASP og genudbyder den faste kørsel medio Erfaringer: eget kørselskoordination/drift dyrere end forventet pga. overkapacitet pga. mangelfulde historiske data /styring på tværs af afdelinger. 8. KL dokumentationsgruppe og KKR erfaringsgruppe KL dokumentationsgruppe er desværre begrænset til kun at omhandle kørsel afviklet af trafikselskaberne. Der er defineret 13 nøgletal. Kommunernes økonomichef vil snart modtage data fra første år halvår KKR Midtjylland vil nedsætte erfagruppe. Initiativtagerne/tovholderne bliver de kommuner, som pt. er i Transportgruppen under KKR (= kommunerne i Midttrafiks bestyrelse). Formålet er erfaringsudveksling kommunerne imellem. Region Midtjylland og Midttrafik inviteres også. Kontaktperson: Lise Norre Afslutning Midttrafik takker for kommunernes deltagelse, dialog og bidrag især til Peter og Jane. Deltagerne havde positive evalueringer. Som input til næste års kommuneinformationsmøde var: godt med (emneopdelte) gruppearbejde. Evt. mere om ledelsesinformation. Fokus kan fremover være på muligheder og udfordringer med at løfte effektiviseringerne på området til de 430 mio. kr. i Området er meget komplekst: politik, serviceniveau, dialog/kommunikation med interessenter. Kommunerne er velkomne til at kontakte Midttrafik, Peter og Jane for yderligere spørgsmål: 5

6 Favrskov Kommune: specialskolekørsel Peter Lundtofte Projektkoordinator Trafik og Veje Direkte: Besøgsadresse: Torvegade 7, 8450 Hammel, DK Hovednummer: Postadresse: Skovvej 20, 8382 Hinnerup, DK Randers Kommune: KKR rapporten og generelt om visiteret kørsel: Jane Fink Kørselskoordinator Borgerservice, Kørselskontoret Randers Kommune Odinsgade Randers C Tel jane.fink@randers.dk Web Midttrafik, økonomi Solvej Jespersen Økonomi, IT & Kontrakter Økonomi Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg Tlf Dir. tlf sje@midttrafik.dk Midttrafik, primær kontaktperson vedr. Flextrafik Lise Norre Flextrafik Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg Tlf Dir. tlf Mobil tlf ln@midttrafik.dk 6