Den 20. december 2013 Referat Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 12. december 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, Niels Lucassen, Morten Boe, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). 1. Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra besigtigelsesturen d. 2. oktober og bestyrelsesmødet d. 21. oktober 2013. Bilag. NJF havde enkelte tilføjelser til dagsordenen. Referaterne fra besigtigelsesturen og bestyrelsesmødet blev skrevet under. 2. Likviditetsoversigt JS orienterede om, hvordan likviditetsoversigten tager sig ud pr. 31.12.2013. 3. Udlejningsoversigt for Lavsæsonen 2013-2014 og 1. mellemsæson 2014, samt oversigt over alle huse i 2013. Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Telefon 8940 2315 Direkte telefon 8940 2312 Telefax 8940 2316 E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk www.aarhuskommunesferiefond.dk Udlejningsoversigterne blev vendt på bestyrelsens formøde. Sammenlignet med undersøgelsen i forbindelse med konkurrencen, er der ikke direkte overensstemmelser mellem undersøgelsen og virkeligheden. 4. Orientering om Oktobervej MB fortalte, at overleveringen af huset havde været en stor fornøjelse og at der kun havde været små mangler. MB har haft et møde med den nye tilsynsførende, Rasmus, som tidligere har været tømrer, hvorfor han kan sættes til at lave en masse småting. Apteringen finder sted d. 18. december. MB viste billeder af byggeriet og bestyrelsen var meget tilfredse med resultatet. MB orienterede om, at aftalen med TDC omkring TV og bredbånd var blevet afvist, da de ikke kan levere en høj nok hastighed til begge dele. Forslag om at snakke med Hjørring Antenneforening. (Efterfølgende har TDC revurderet, så de er fremtidig leverandør). JS sørger for at bestille et skilt til huset. LK skaffer cykler og spil Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 12. december 2013
til huset. Forslag om at lave et bed eller sandkasse - Vurderes til foråret. MB køber og monterer et fjernsyn til hemsen. Ønske om at få en oversigt fra Paustian med inventar, pærer, køkkenting mv. 5. Opfølgning på resultater fra spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Jubilæumskonkurrencen Ud fra spørgeskemaundersøgelsen kunne bestyrelsen konkludere, at lejerne ønsker boliger i storbyer og aktivitetsferier, samt ved strand og naturområder. Feriefonden kan ikke specialisere sig på et felt, men bliver nødt til at have et bredt udvalg af boliger. Ønske om at genforhandle aftalen i Skallerup, da den fungerer rigtig godt, både udlejningsmæssigt og økonomisk. Stor søgning på boligerne med 6-8 personer. Bestyrelsen noterede en udfordring i, at der var enkelte af boligerne som lejerne generelt ikke ønsker at leje. Det kan overvejes at sælge nogle huse på baggrund af undersøgelsen, sammenholdt med udlejningsoversigten. Punktet bliver drøftet på næste bestyrelsesmøde. Forslag om ferielejlighed i Flensborg eller Kollund, da det ikke er muligt at købe i Hamborg. Loven er ikke vedtaget i Flensborg. Spørge en advokat om det er det samme for lejede lejligheder, og om hvad mulighederne er for en feriefond efter lovgivningen er lavet i både Berlin og Hamborg. NL formidler kontakten med en advokat. Advokaten skal komme med en afklaring på situation og søge om tilladelse til de nuværende boliger. Tilladelsen gælder i 2 år og bortfalder derefter for alle. Hvis ansøgning ikke er behandlet inden 8 uger, gælder det som en tilladelse. Ønske om flere nyheder på hjemmesiden ved indkøb af nye huse, istandsættelser mv., samt andre nyheder i det roterende billedhjul på forsiden. Til næste bestyrelsesmøde kigger alle på spørgeskemaundersøgelsen og udlejningsoversigten, hvorfra der vurderes mulige indkøb, og hvilke huse som kan sælges. 6. Lejlighed i Malaga v/niels Lucassen JS orienterede om, at hun har snakket med Region Midt om deres lejlighed i Malaga, som de fortæller lejes rigtig godt ud. Bestyrelsen overvejede om man skulle tage til Malaga for at kigge på mulige emner. Forslag om at prøve at reservere en dato til et besøg. Side 2 af 5
7. Tilbagemeldinger fra lejlighederne i Berlin Tilbagemelding fra lejlighederne i Tyskland om, at der ikke bliver fulgt op på manglerne. Forslag om at den trefarvede mangelliste afprøves i lejlighederne. Det blev besluttet, at mangellisten sendes med lejematerialet i fremtiden, for at prøve det af og Markus får forklaret, hvordan processen fungerer. 8. Det videre forløb på Rubjergvej. NJF orienterede om at boligen overtages officielt d. 1. januar 2014 og huset får nr. 51. Sælger er interesseret i byggeriet og vil gerne have en melding når der er nyt. Byggeudvalget sætter sig sammen og laver en plan for, hvad der skal laves. Flere forslag og scenarier. Ønske om konkurrence mellem leverandører og samtidig få flere bud og forslag. Plan for huset sendes ud som tilbudsmateriale. Bestyrelsen ønsker et stort køkken i huset, med gode bade- og toiletforhold og evt. gildesal i laden med borde, stole, billard, bordtennis mv. Ønsker ikke at gå på kompromis, da der skal være masser af plads og ikke for klemt. LK satte spørgsmålstegn ved, hvor mange ressourcer der skulle bruges på huset frem for tilbygninger til andre huse. MB kigger på mulighederne for et møde og indkalder. 9. Referater i fremtiden Forslag om at lave et beslutningsreferat i stedet for en genfortælling. NL ser ikke nogen grund til at have et stort referat. Resten af bestyrelsen bakkede op om forslaget. 10. Storm Hus 34 Vejers Strand Skorstenen er væltet, taget er gået i stykker og der er kommet vand ind i huset. Forsikringen er blevet kontaktet, som har sendt sagen videre til en murerentreprenør, som kan ordne det. Huset er lukket ned indtil det er blevet lavet. MB har bedt om pris på, hvor meget det koster for at få skiftet hele taget, da det skal skiftes jfr. vedligeholdelsesplanen. Enighed om at skifte hele taget i samme ombæring. MB har efterspurgt en merpris derpå. Hus 50 Nørlev Halvdelen af mostaget er blæst væk. Tilbud fra den tilsynsførende, Rasmus, på omlægning af taget. Side 3 af 5
11. Sidste nyt fra diverse huse MB fortalte, at han har lavet sit planlægningsskema om og simplificeret den. Forslag om at sende den med til vurderingen om, hvilke huse der skal sælges. Hvert hus gennemgås kun for ét år ad gangen. Nedenstående ses en liste over aktiviteterne i husene: Hus 14 og 18 Frederiksberg C Gulvene står til at skulle slibes og have en gang lak. Hus 39 Torpedo Gulvet skal slibes. Hus 19 Stoense Ikke mulighed for at lave et anneks, som der var blevet snakket om tidligere. Hus 24 Ristinge Træer for høje. Skal skæres ned. Hus 37 Fanø Udtynding af træerne Meget løvfald. Hus 34 Vejers Strand Udover stormskaderne skal hoveddøren skiftes da der er store problemer med at låse den. Hus 35 - Blåvand Stråtag ser ikke god ud mere. Hus 36 Blåvand Græstag ikke vedligeholdt. MB tager kontrakt til en fagmand. Hus 20 Holmsland Klit Boligen bliver lukket i foråret da der skal laves ny terrasse. MB havde lavet forslag til ny terrasse. Enkelt ændring fra bestyrelsen. Hus 29 Vejlby Klit Prøvet at køre en garantisag på taget da det er rustet, men uden held. Kommer paptag på i stedet. Hus 7 - Hals Skal laves nyt køkken. Der kommer ingen ny opvaskemaskine efter, at den forrige gik i stykker. Hus 9 Nr. Vorupør Huset skal males udvendig. Hus 41 Gjern Søhøjland Meget svamp på grund af dårligt byggeri. JS snakker med forsikringen. Havemøbler skal mærkes, da der har været episoder, hvor andre lejere i andre huse har taget dem. Side 4 af 5
Hus 38 Ajstrup Strand Enighed om et nyt skur, som bygges selvstændigt og ikke i forlængelse af det oprindelige skur. LK snakket med Sverige, da brændeovnen ikke opfylder lovkravene og skal laves om. Lise-Gun sætter processen i gang. 12. Nyt bookingsystem SLT orienterede om anbefalingen, som Lars Faurholt og han havde udarbejdet forud for bestyrelsesmødet. Bestyrelsen bakkede op om anbefalingen. SLT kontakter leverandøren og går videre med processen. 13. Eventuelt. De tilsynsførende skal vænne sig til, at processen med de nye tjeklister og andre processer skal være mere digital. De tilsynsførende bliver orienteret. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Niels Lucassen Side 5 af 5