Referat HovedMED Mødedato 4. december 2013 kl. 09:00 Mødelokale Deltagere Afbud Slagelse Brand og Redning Søren Lund Hansen, Ole Kristensen, Vini Lindhardt, Lone Irene Petersen, Torben Bahn Petersen, Søren Ranthe, Helle Bangsborg, Per Haugaard, Torsten Ross, Lene Theill Petersen, Helle Dalsgaard, Rene Bohl, Bjarne Svan-Hansen, Susanne Irene Nielsen, Per Hansen Berg, Allan Gildhoff, Birgitte Bokelund, Charlotte Jørgensen, Leif Borregaard Hansen, Anne Velling Birgit Dürkop, Bettina Hinrichsen Stedfortrædere Mødet hævet 13:00
Indholdsfortegnelse HovedMED den 4. december 2013 kl. 09:00 Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden (B)... 1 2. Godkendelse af referat (B)... 1 3. Orientering til HovedMED om valg og konstituering (O)... 1 4. HovedMEDs strategiseminar 2014 (B)... 2 5. Mødedatoer i 2014 (B)... 3 6. HovedMEDs personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget 2014 (B)... 4 7. Genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale (B)... 5 8. Ændring af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale bilag D (B)... 6 9. Opfølgning på ny rygelovgivning og stillingtagen til rygning i arbejdstiden (B)... 7 10. Drøftelse af ligeløn (D)... 8 11. Orientering om arbejdet "Forebyggelsespakke Hygiejne" (O)... 10 12. Sygefraværsindsatsen 2014-2015 (D)... 12 13. Orientering om status på budget (D)... 15 14. Orientering om nyttejob (O)... 17 15. Seniordage i 2014 (O)... 19 16. Projekt forbedringskultur (O)... 20 17. Status Arbejdsmiljø (O)... 21 18. Gensidig orientering (O)... 23 19. Eventuelt (O)... 23
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 1 1. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsnr.: 330-2013-13235 Dok.nr.: 330-2013-581393 Åbent Godkendelse af dagsorden. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Dagsordnen godkendes. Godkendt. 2. Godkendelse af referat (B) Sagsnr.: 330-2013-13235 Dok.nr.: 330-2013-581573 Åbent Godkendelse af referat fra mødet den 11. september 2013. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Referatet godkendes. Godkendt. 3. Orientering til HovedMED om valg og konstituering (O) Sagsnr.: 330-2013-103029 Dok.nr.: 330-2013-581643 Åbent På mødet gives en status på valget og konstitueringen.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 2 Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at konstitueringsaftalen er at finde på hjemmesiden. 4. HovedMEDs strategiseminar 2014 (B) Sagsnr.: 330-2013-102676 Dok.nr.: 330-2013-580153 Åbent HovedMED skal drøfte planlægning af strategiseminar og gennemførelse af den årlige strategiske og arbejdsmiljødrøftelse. HovedMED skal som led i den strategiske planlægning af MED-arbejdet gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som HovedMED er enige om, er særligt væsentlige at fokusere på og arbejde med i perioden. I den strategiske drøftelse indgår den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Den strategiske drøftelse gennemføres en del af HovedMEDs årlige strategiseminar, hvorefter der udarbejdes strategiplan og årshjul. HovedMED har tidligere år valgt at nedsætte en arbejdsgruppe, som arbejder med planlægning i samarbejde med Center for HR og Udvikling. Slagelse Kommunes MED-aftale 8 stk. 7 Kommunaldirektøren indstiller,
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 3 1. at HovedMED drøfter planlægning af den årlige strategi og arbejdsmiljødrøfte samt seminar. Drøftet med bemærkning om, at der nedsættes en arbejdsgruppe. Fra medarbejdersiden er udpeget Lotte Spohr, Charlotte Jørgensen og Per Toft Haugaard. HovedMED pegede på frivillighed, kompetenceudvikling, udlicitering, ledelsesgrundlag, psykisk arbejdsmiljø og MED-organisationen som mulige emner. 5. Mødedatoer i 2014 (B) Sagsnr.: 330-2013-102697 Dok.nr.: 330-2013-580159 Åbent Det fremgår af HovedMEDs forretningsorden, at ordinære møder for det kommende år aftales på HovedMEDs møde i december. HovedMEDs møder i 2014 foreslås afholdt Onsdag den 5. marts 2014 Onsdag den 4. juni 2014 Onsdag den 10. september 2014 Onsdag den 3. december 2014 HovedMEDs strategiseminar forventes afholdt i ultimo februar. Det fremgår af Slagelse Kommunes MED-aftalens bilag B, at der afholdes 4 ordinære møder årligt.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 4 Kommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED godkender mødedatoerne. Godkendt. 6. HovedMEDs personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget 2014 (B) Sagsnr.: 330-2013-102534 Dok.nr.: 330-2013-578981 Åbent Forud for den personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget skal HovedMED drøfte, hvilke temaer, der ønskes rejst på mødet Økonomiudvalget. HovedMEDs personalepolitiske drøftelse plejer at være tilrettelagt i foråret efter Hoved- MEDs strategiseminar. En del af drøftelsen har de sidste 2 år taget afsæt i HovedMEDs strategiplan og HRredegørelsen. Det fremgår af Slagelse Kommunes MED-aftale 8 stk. 6, at HovedMED mødes mindst en gang i kvartalet. Endvidere én gang om året med Økonomiudvalget med henblik på en drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i Slagelse Kommune. Derudover kan der aftales ekstra møder om særlige temaer eller ved større og mere vidtgående ændringer i kommunen.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 5 Kommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED drøfter, hvilke temaer HovedMED ønsker rejst på mødet med Økonomiudvalget. Drøftet med bemærkning om, at formandskabet planlægger drøftelsen med afsæt i de forventninger til budgettet, som på det tidspunkt er kendt. 7. Genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale (B) Sagsnr.: 330-2013-100954 Dok.nr.: 330-2013-567968 Åbent Slagelse Kommunes lokale MED-aftale skal genforhandles hver andet år og skal derfor genforhandles i 2014. I den forbindelse skal der nedsættes et forhandlingsudvalg. Det fremgår af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale, at den skal genforhandles efter 2 år. Den lokale MED-aftale trådte i kraft den 1. maj 2012. De centrale parter har desuden fremsendt bemærkninger til Slagelse Kommunes lokale MED-aftale, som forventes indarbejdet i forbindelse med genforhandlingen. Jf. Protokollat om lokale aftaler om medindflydelse og medbestemmelse m.v. skal forslag om ændring af den lokale MED-aftale fremsættes i HovedMED, hvorefter hver af parterne udpeger repræsentanter til et forhandlingsudvalg. Udpegning af repræsentanter til forhandlingsudvalget foretages af hovedorganisationerne. Rammeaftale om medbestemmelse og medindflydelse.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 6 Kommunaldirektøren indstiller, 1. At HovedMED beslutter at nedsætte et forhandlingsudvalg til genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Godkendt. 8. Ændring af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale bilag D (B) Sagsnr.: 330-2011-173589 Dok.nr.: 330-2013-580890 Åbent På baggrund af de centrale parters bemærkninger til Slagelse Kommunes lokale MED-aftale ændres bilag D. Bilaget er en del af HovedMEDs bilag til MED-aftalen. Overenskomstparterne har ønsket, at det skal være tydeligt, at der er en arbejdsmiljøleder, som er medlem af en arbejdsmiljøgruppe i de enkelte MED-udvalg. Derfor tilpasses Bilag D, så det fremadrettet fremgår, at HR og Udviklingschefen er øverst ansvarlig for arbejdsmiljøarbejdet i kommunen og fast medlem af HovedMED og at det desuden tilføjes, at mindst en af ledelsesrepræsentanterne i MED-udvalg på alle niveauer skal være arbejdsmiljøleder i en arbejdsmiljøgruppe. Ændringerne er markeret med gult i bilaget. De øvrige bemærkninger fra overenskomstparterne indarbejdes i forbindelse med genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse. Udover at bilagene godkendes af HovedMED vil de også indgå ved den forestående genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 7 HR og Udviklingschefen indstiller, 1. at HovedMED godkender ændringer i Bilag D. Godkendt. Bilag 330-2013-580868 Bilag D - Arbejdsmiljøarbejdet i Slagelse kommune revideret 131204 9. Opfølgning på ny rygelovgivning og stillingtagen til rygning i arbejdstiden (B) Sagsnr.: 330-2012-124730 Dok.nr.: 330-2013-539923 Åbent HovedMED skal tage stilling til, hvordan der skal følges op rygepolitikken. HovedMED tog den 5. december 2012 stilling til den fremtidige politik vedrørende rygning i arbejdstiden. en for drøftelsen var en ny rygelovgivning og anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen om E-cigaretter. Beslutningen blev truffet på baggrund af en høring hos alle SektorMED, som HovedMED tog initiativ til. Høringen blev gennemført i efteråret 2012. HovedMED besluttede at fastholde punktet om rygning i personalepolitikken uændret. Det blev desuden besluttet At udarbejde en mødepakke, der skal understøtte MED-udvalgene i forhold til at træffe beslutninger om rygning og brug af e-cigaretter på arbejdspladsen Muligheden for at indgå lokale aftaler udvides til også at omfatte muligheden for at indgå lokalaftaler om røgfri arbejdsplads Rygepolitikken skal drøftes senest igen ultimo 2013 på baggrund af status fra Sektor- MED Lokalt bør brugen af eksempelvis E-cigaretter i arbejdstiden drøftes, da de også signalerer rygning HovedMED blev den 12. september 2013 præsenteret for mødepakken, der består af følgende elementer: En procesvejledning til LokalMED og SektorMED med tilhørende dialogspørgsmål og tjekliste til igangsætning, kommunikation og evaluering Slides med et resume af lovgivning, vejledning fra myndigheder, politikker og beslutninger i HovedMED. Procesvejledning til SektorMED og LokalMED er bygget ind i powerpoint-oplægget
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 8 Uddybende materialer om det faktuelle, herunder rygelovgivning, personalepolitik, Sundhedsstyrelsens Forebyggelsespakke om tobak m.m. Lov om røgfri miljøer Lov nr. 512 af 6. juni 2007 med efterfølgende revision. O.11 Aftale om Trivsel og Sundhed på arbejdspladserne 3 stk. 2. A) Der kan foretages en høring i SektorMED med følgende temaer: Har SektorMED drøftet rygning og E-cigaretter på arbejdspladsen? Har SektorMED kendskab til, om der er drøftet rygning og E-cigaretter på virksomhederne? og hvilken rolle har SektorMED haft i drøftelserne? Er der udarbejdet lokale retningslinjer på SektorMED niveau eller virksomhedsniveau? Hvilke lokale retningslinjer er der vedtaget i SektorMED og/eller på virksomhederne? Hvordan håndteres rygning på arbejdspladser med flere centre/virksomheder, fx i de administrative bygninger? B) HovedMED udskyder opfølgningen til senere, da mødepakken kun har været tilgængelig siden september 2013. C) HovedMED udskyder opfølgningen til senere, da mødepakken kun har været tilgængelig siden september, men skriver til SektorMED med en opfordring til at tage hånd om dette område og varsler, at der skal gives en tilbagemelding efter fx 1 år. I forlængelse af ovenstående vurderes det, at model B vil være den mest hensigtsmæssige, idet organisationen skal have tid til at arbejde videre med implementering af rygepolitikken i eget tempo. Ingen bemærkninger Ingen bemærkninger HR og Udviklingschefen indstiller, 1. at HovedMED godkender model B. 2. at HovedMED ultimo 2014 får forelagt status for det lokale arbejde med rygepolitikken i Slagelse Kommune. Godkendt med bemærkning om, at HovedMED peger på model C. 10. Drøftelse af ligeløn (D) Sagsnr.: 330-2013-79625 Dok.nr.: 330-2013-431444 Åbent
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 9 Kompetence: Drøftelse HovedMED har ved fastlæggelse af årshjulet for 2013 ønsket at drøfte ligeløn. HovedMED besluttede i forbindelse med vedtagelsen af årshjulet for 2013 at drøfte ligeløn. Jf. Lov om ligeløn til mænd og kvinder må der ikke ske lønmæssig forskelsbehandling på baggrund af køn. Det betyder, at arbejdsgiveren er forpligtet til at yde ligeløn og lige lønvilkår for samme arbejde som tillægges samme værdi. Bedømmelsen af arbejdets værdi skal ske ud fra en helhedsvurdering af relevante kvalifikationer og andre relevante faktorer. Ved vurderingen af, om der er tale om ligeløn for samme arbejde, bør der tages udgangspunkt i stillingsindholdet, men andre forhold kan også spille ind som f.eks. om arbejdet har samme værdi for den kommunale løsning af opgaven. I Slagelse Kommune har der i 2011 været en lønudvikling på 1,6 % for mænd og 1,2 % for kvinder og i 2012 på 3,3 % for mænd og 2,7 % for kvinder. Der er ikke lavet beregninger opgjort på de enkelte fagområder eller lavet egentlige sammenligninger, idet dette vil forudsætte en mere detaljeret gennemgang af stillingsindhold og opgaveløsning. Der har ikke været rejst sager om manglende ligeløn. Lov om lige løn til mænd og kvinder. HR og Udviklingschefen indstiller, 1. at HovedMED drøfter ligeløn. Beslutning i HovedMED den 11. september 2013: Udsat til kommende møde.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 10 Drøftet med bemærkning om, at der fra medarbejdersiden efterspørges digitale lønoplysninger. 11. Orientering om arbejdet "Forebyggelsespakke Hygiejne" (O) Sagsnr.: 330-2013-79620 Dok.nr.: 330-2013-546206 Åbent Sundhedsstyrelsen har udviklet en række forebyggelsespakker herunder Forebyggelsespakke Hygiejne. HovedMED orienteres om, hvordan der i Slagelse Kommune arbejdes med forebyggelsespakken. Forebyggelsespakkerne er præsenteret for Følgegruppen vedrørende sygefraværsindsatsen i Slagelse Kommune på møde den 25. juni 2013. Forebyggelsespakkerne indeholder nyeste viden, bedste praksis og en række anbefalinger. Temaerne er rygning, alkohol, fysisk aktivitet, seksuel sundhed, mental sundhed, indeklima i skoler, hygiejne, solbeskyttelse og mad og måltider. Kommunerne bliver målt på, hvordan de lever op til forebyggelsespakkerne i år, i 2014 og i 2015. Alle forebyggelsespakkerne er bygget op på følgende måde: Fakta Anbefalinger Implementering og opfølgning Litteratur og henvisninger en fra Folkesundhed er, at der særlig er mange penge af at spare på en tværgående hygiejneindsats. Punktet er tidligere drøftet på møde i HovedMED den 11. september 2013. På mødet blev det besluttet at indhente oplysninger om, hvordan Center for Sundhed og Omsorg arbejder med temaet. Tilbagemelding fra Center for Sundhed og Omsorg Forebyggelsespakkerne, herunder hygiejnepakken, er distribueret i Slagelse Kommune som flg.: Forebyggelsespakkerne er sendt til alle chefer i december 2012 (de 9 pakker, som var udkommet på daværende tidspunkt) Der er lavet præsentationer af anbefalingerne i Forebyggelsespakkerne i udvalgte centre bl.a. Sundhedstjenesten, Center for Skole og fritid og Center for Dagtilbud og Kultur. Der er lavet oplæg om anbefalingerne i Forebyggelsespakkerne for Børn-, Unge- og Familieudvalget, Børne-, Uddannelses- og Integrationsudvalget og Handicap- og Socialpsykiatriudvalget. Desuden er der afholdt en temadag om anbefalingerne i Forebyggelsespakkerne for Sundheds og Omsorgsudvalget i marts 2013 samt udleveret et sæt af Forebyggelsespakkerne
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 11 Folkesundhed har i foråret 2013 i forbindelse med offentliggørelsen af projekt Teen Move på et temamøde for Byrådet præsenteret Forebyggelsespakkerne og deres opbygning og indhold for byrådets politikere. Folkesundhed indgår årligt samarbejdsaftaler med alle centre om den tværgående sundhedsindsats, herunder hygiejneindsatsen. Disse er baseret på anbefalingerne i Forebyggelsespakkerne. Opfølgning på anbefalinger i forhold til rammer, akutberedskab, løbende opgaver, information og undervisning sker bl.a. ved: Folkesundhed følger løbende op på indsatserne i Forebyggelsespakkerne i et procesdokument, som opdateres efterhånden som indsatser bevilges, planlægges og implementeres. Dette sker bl.a. ved opfølgning på samarbejdsaftaler, løbende dialog og fremtidigt ved opfølgning på Sundhedspolitikkens Handlingsplaner, når der i 2014 skal laves ny sundhedspolitik for kommunen. Procesdokumentet anvendes desuden til indrapportering til KL og Sundhedsstyrelsen ved efterspørgsel på status for implementering. Udvikling af uddannelse til frontpersonale i implementering af forebyggelsespakker i regi af SundBy Netværket, foreløbigt i et samarbejde mellem Center For Sundhed og Omsorg og Center for Handicap,Socialpsykiatri og Misbrug. Center for Sundhed og Omsorg har i samarbejdet med Center for HR og Udvikling, Sundhedstjenesten og Beredskabet udarbejdet en sundhedsberedskabsplan, der er i høring hos Sundhedsstyrelsen, regionen og nabokommunerne og som Byrådet skal godkende på deres møde i december. Heri indgår planer i forbindelse med akutte hændelser som fx ekstraordinære udskrivninger, smitsomme sygdomme mv. Forebyggelsespakkerne, herunder hygiejnepakken, er hovedgrundlag for indsatserne i sundhedsindsatsen for Slagelse Kommune. Der er i dag 10 pakker og et par stykker undervejs. Hvad angår bemærkningen i referatet om, at Folkesundhed vurderer, at der særlig er mange penge af at spare på en tværgående hygiejneindsats, handler det snarere om, at der i hygiejnepakken er nogle lavthængende frugter, som ved en fokuseret tværkommunal indsats for relative få investeringer kan generere besparelser på sygefravær, tabt arbejdsfortjeneste, indlæggelser mv. Det er ikke muligt at opgøre hygiejnepakkens besparelsespotentiale i forhold til de andre pakker. På et tidspunkt forsøgte Folkesundhed at gøre det på baggrund af Sundhedsstyrelsens beregninger, men det viste sig at give et misvisende billede, fordi der i nogle af pakkerne er medtaget indirekte omkostninger som sygefravær, tabt arbejdsfortjeneste mv., mens der i andre pakker kun er medtaget de direkte omkostninger til indlæggelser (den kommunale medfinansiering) det bliver baner og æbler i en pærevælling. Ingen bemærkninger Ingen bemærkninger
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 12 Ingen bemærkninger HR og Udviklingschefen indstiller, 1. at HovedMED tager orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at SektorMED opfordres til at arbejde med forebyggelsespakkerne og f.eks. lokalt have fokus på håndhygiejne, rengøring af håndtag, tastaturer og rat i biler. Bilag 330-2013-431441 Forebyggelsespakke Hygiejne 12. Sygefraværsindsatsen 2014-2015 (D) Sagsnr.: 330-2013-98861 Dok.nr.: 330-2013-554270 Åbent HovedMED drøfter oplæg om indsatser for at nedbringe sygefravær. Siden kommunesammenlægningen har der generelt været fokus på medarbejdernes trivsel og sygefravær. Der er arbejdet på flere fronter, fx med politikker, retningslinjer, informationsmøder, opsøgende besøg, sundhedsordning og afklaringsaftale, aftale om brug af Falck Healthcare samt i projekterne Implementering af Sundhedspolitikken, Kompetente Forflytninger og Det Kompetente Arbejdsliv. Sygefraværet har stabiliseret sig omkring 4,7-5,0 %. Der vil skønsmæssigt være en besparelse på 2,5 mio. ved et fald i sygefraværet på 0,1 %. I budgetaftalen for 2015 indgår reduktioner, der kobles med nedsat sygefravær. I den anledning nytænkes sygefraværsindsatsen. Hvilke initiativer gennemfører vi allerede Disse initiativer understøtter arbejdet med at reducere sygefravær gennem fokus på trivsel, risikofaktorer i arbejdsmiljøet og sundhedsfremme.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 13 Klare rammer og tilbud Gennem personalepolitiske retningslinjer og administrative procedurer om håndtering af sygefravær og sygefraværssamtaler sikrer vi, at ledere og medarbejdere har en fælles forståelse af, hvordan sygefravær håndteres. Desuden støtter personalepolitiske retningslinjer på arbejdsmiljøområdet og rammer omkring den årlige arbejdsmiljødrøftelse og kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøgrupper op omkring et løbende fokus på, hvordan det gode arbejdsmiljø skabes og hvordan arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg understøtter dette. Der tilbydes løbende kompetenceudvikling gennem relevante tilbud i uddannelseskataloget, herunder den årlige interne arbejdsmiljøkonference og obligatoriske kurser bl.a. om psykisk arbejdsmiljø og forebyggelse af arbejdsulykker. Psykologisk rådgivning ved arbejdsrelaterede problemstillinger Slagelse Kommune har indgået aftale med Falck Healthcare om psykologisk rådgivning, som sikrer medarbejderne hurtig og professionel hjælp ved krisesituationer, trusler, vold og lignende. Sundhedsfremme på arbejdspladsen Som en del af Slagelse kommunes sundhedspolitik er der en række sundhedsfremmende tilbud til medarbejderne, samt en beskrivelse af, hvordan der arbejdes med sundhedsfremme i Slagelse kommune. Tilbuddene og det sundhedsfremmende arbejde fremgår af InSlag. Intern sygeforsikringsordning ved langtidssygdom Ved overenskomstforhandlingerne i 2005 blev der indgået aftale om udligning af udgifter til barsels- og adoptionsorlov. Da langtidssygdom ligeledes kan være sårbart for den enkelte enhed blev der i februar 2007 indgået en lignende aftale til dækning i forbindelse med langtidssygdom. Afklaringsaftale med Privathospital Afklaringsaftalen giver mulighed for, at sygemeldte medarbejdere hurtigst muligt får den nødvendige afklaring i forbindelse med arbejdsrelateret sygdomme og skader. Sundhedsordning vedr. arbejdsrelaterede gener Sundhedsordningen giver mulighed for behandling af arbejdsrelaterede lidelser for kommunens medarbejdere. Ordningen omfatter massage, fysioterapi, akupunktur og kiropraktik. Det er ligeledes muligt at oprette holdtræning på de enkelte arbejdspladser samt tilmelde sig rygskole. Derudover kan ordningen omfatte alternative behandlingsmetoder. Sygefraværsstatistik På InSlag lægges der hvert kvartal en statistik over sygefraværet i Slagelse kommune, som er opdelt i direktørområde, center niveau og virksomhedsniveau. Efter overgangen til SD-løn udsendes der ikke længere statistik medarbejdernes sygefravær, men det er muligt at trække fraværsoplysninger over medarbejderne direkte i SD Personaleweb. Ingen bemærkninger Gennem en målrettet indsats for at forbedre trivsel og sundhed vil der være fokus på at reducere sygefraværet ved at tage udgangspunkt i de virksomheder med de største udfordringer på dette område.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 14 Udfordringer og muligheder Medarbejdernes trivsel, sundhedstilstand og sygefraværet er påvirket af mange faktorer i samfundet, i privatlivet og i arbejdslivet. Vi ved fx, at sygefraværet er højere i København end i Jylland. Vi ved også, at virksomheder med helt ens vilkår kan have et meget forskelligt sygefravær og oplevelse af trivsel. Økonomisk krise i samfundet vil øge jobusikkerheden og formodentligt sænke sygefraværet, men til gengæld også få syge medarbejdere til at gå på arbejde. Der er således uvist, hvor meget en målrettet indsats vil reducere sygefraværet. Det kompetente arbejdsliv I 2014 vil arbejdet vedr. det kompetente arbejdsliv blive et tilbud til arbejdspladserne i Slagelse kommune. Der arbejdes med den sociale kapital i det daglige arbejde og mens arbejdet foregår, derved bliver forbedringerne indarbejdet i kerneopgaven. Der vil formodentlig opleves et bedre samarbejde, hvorved medarbejdernes trivsel bedres. Indsats for de gravide En indsats overfor gravide vil forebygge sygemelding i forbindelse med graviditeten. I samarbejde med konsulentfirma tilbydes de gravide personlige samtaler med fokus på arbejde, hjemmet, fysisk og psykisk trivsel. Tilbuddet gives de 1-3 centre med flest sygemeldinger under graviditet og/eller flest gravide. Der er forskningsmæssigt belæg for at en sådan indsats vil nytte. Indsats overfor virksomheder med højt sygefravær Vi har tidligere i Slagelse Kommune haft en positiv effekt af at gennemføre en indsats overfor virksomheder med højt fravær. Derfor gennemføres en indsats, hvor virksomheder med et højt sygefravær tilbydes rådgivning i forhold til nedbringelse af sygefravær. Indsatsen vil enten foregå gennem arbejdsseminarer, hvor flere virksomheder arbejder med eget sygefravær eller ved konkret opfølgning på den enkelte arbejdsplads. I forbindelse med arbejdet i sygefraværsgruppen nedsat af HovedMED er det kommet frem, at en del af sygefraværet skyldes socialt svage medarbejdere, der har svært ved at få arbejde og privatliv til at hænge sammen. Dette aspekt vil blive tænkt ind i denne indsats. Projekt stillesiddende adfærd I det næste halve år deltager 100 kontormedarbejdere fra Jobcenter Slagelse og Center for HR og udvikling i en intervention mod stillesiddende adfærd på arbejdspladsen. Formålet er at undersøge, hvorvidt det er muligt at reducere mængden af stillesiddende tid samt antallet af lange stillesiddende perioder på arbejdspladsen. en er, at ny forskning viser, at det kan skade helbredet at sidde stille i lang tid af gangen. Stillesiddende adfærd er relateret til forekomst af hjertekarsygdomme, type-2 diabetes, overvægt og flere kræftsygdomme, samt til tidlig død. Opfølgning på de eksisterende tilbud og indsatser Der er allerede i dag flere tilbud og indsatser i forhold til nedbringelse af sygefravær, arbejdsmiljø og sundhed. Derfor forslås det, at der i 2014 bliver gennemført en opfølgning af de eksisterende tilbud og indsatser. Det kunne være på ledermøder indenfor de enkelte centre, i forbindelse med en mere koordineret og direkte kampagne overfor virksomhederne eller i forbindelse med indsatsen overfor virksomheder med højt sygefravær. Et oplæg på et ledertræf eller lederorientering kunne også være en mulighed.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 15 Initiativerne tager udgangspunkt i de nationale anbefalinger om reduktion af sygefravær. Der er mange muligheder for gennemførelse af sygefraværsindsatser. Det skal dog altid sikres, at det der sættes i gang, passer med de eksisterende beslutninger og tilbud. De beskrevne initiativer bygger videre på et fokus på sygefravær, der har været i gang siden kommunesammenlægningen. Med øget fokus på at styrke virksomhedernes trivsel, reducere arbejdsulykker og nedslidning samt søge sundhedstilstanden kan vi opnå både en økonomisk gevinst gennem nedbringelse af sygefraværet og en gevinst i forhold til trivsel på arbejdspladsen. Ingen bemærkninger HR og Udviklingschefen indstiller, 1. at HovedMED drøfter oplæg til indsatser for at nedbringe sygefraværet. Drøftet med bemærkning om, at der i 2014 vil være fokus på "Det kompetente arbejdsliv", som bygger på socialt kapitalt og nærvær. Ligeledes vil der være et tilbud til arbejdsmiljøgrupper på arbejdspladser, hvor der er et højt sygefravær. Der er i øjeblikket også et projekt i forhold til stillesiddende arbejde, som evt. kan danne baggrund for en indsats. Fra medarbejdersiden peges på, at omsorgssamtaler ikke fungerer lige godt alle steder og at sygefraværgruppen burde være mere inddraget i planlægning af sygefraværsindsatsen. Der bør laves retningslinjer for, hvad der skal være fokus på for gravide medarbejdere og hvilke hensyn, der er nødvendige. Det fremgår at punktet, at der er socialt svage medarbejdere, hvilket er et uheldigt signal. Man bør istedet f.eks. bruge begrebet "særligt udfordrede." 13. Orientering om status på budget (D) Sagsnr.: 330-2013-26444 Dok.nr.: 330-2013-580261 Åbent Orientering om status på budget samt drøftelse af udvikling af økonomistyringen.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 16 På mødet gives en orientering om budgettet. HovedMED har tidligere drøftet spørgsmål omkring decentralisering, udvikling i overførsler og institutionernes rammer og muligheder for styring. Blandt andet i sammenhæng med opfølgning på budget og regnskab. I Budgetaftalen for 2014-17 udtrykte forligspartierne også et ønske om at videreudvikle decentraliseringen og økonomistyringen i samarbejde med MED-strukturen. Der tages derfor en drøftelse i HovedMED på baggrund af en status i Slagelse Kommune ved udgangen af 2013. Punktet indledes med et kort oplæg om de udfordringer og rammevilkår, som skal tages med i de videre overvejelser. HovedMED kan på denne baggrund give input til muligheder for udvikling af styringen Økonomidirektøren indstiller, 1. at HovedMED tager orienteringen om budgettet til efterretning. 2. at HovedMED drøfter udvikling af økonomistyring på baggrund af orientering på mødet. Orienteringen taget til efterretning. HovedMED drøftede mulige årsager til det forventede mindreforbrug i 2013 og muligheder for udvikling af økonomistyringen. HovedMED pegede på, at handleplaner for mindreforbrug kunne være et godt tiltag ligesom et rejsehold, som kunne hjælpe med at styre økonomien og komme med input. Det er også værd at se på, om kommunikatonen fra center til virksomhedsniveau er godt nok i forhold til økonomien. Ligeledes er det vigtigt med et retvisende budget tidligt på året.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 17 14. Orientering om nyttejob (O) Sagsnr.: 330-2013-79627 Dok.nr.: 330-2013-431447 Åbent Kompetence: Hoved MED Orientering om kontanthjælpsreformens regler om oprettelse af kommunale nyttejob. Desuden orienteres om aktuel status for kommunale seniorjob. Nyttejob: Folketinget har vedtaget en række lovforslag den 28. juni 2013, som udmønter aftalen om en kontanthjælpsreform og træder i kraft den 1. januar 2014. Et af elementerne i reformen er nye kommunale nyttejob. Ved et nyttejob forstås arbejde på offentlige arbejdspladser af nytteskabende værdi. Arbejdet skal have et indhold, som giver den enkelte mulighed for en beskæftigelse, hvor personen indgår i et arbejdsfællesskab og udfører et stykke arbejde for sin ydelse. Nyttejob skal primært gives til personer, der er i stand til at arbejde, og som enten afventer at påbegynde en ordinær uddannelse eller et ordinært job. Det enkelte nyttejob kan maksimalt have en varighed på 13 uger. De konkrete opgaver, kan for eksempel være vedligeholdelse af kommunale institutioner, anlæg og lignende eller at gå til hånde inden for kommunale servicetilbud. Målgrupperne er unge åbenlyst uddannelsesparate, som modtager uddannelseshjælp, skal i nytteindsats, indtil de overgår til ordinær uddannelse. jobparate kontanthjælpsmodtagere, som senest efter 3 måneder skal arbejde for kontanthjælpen enten i nyttejob, virksomhedspraktik eller i et løntilskudsjob. Nyttejob kan iværksættes tidligere, når Jobcenteret vurderer, at det er relevant, herunder hvis der opstår tvivl om den jobparates rådighed. Nyttejob skal forud for etableringen have været drøftet mellem virksomheden og tillidsrepræsentanten eller en repræsentant for de ansatte. Som udgangspunkt gælder rimelighedskravet også for nyttejob. Der er indført en dispensationsmulighed, således at det lokale beskæftigelsesråd på baggrund af en begrundet ansøgning fra kommunen skal kunne træffe afgørelse om, at rimelighedskravet ikke skal gælde for personer i nyttejob. Seniorjob: I forbindelse med finansloven for 2013 blev der aftalt en midlertidig overgangsordning, som indebærer, at retten til seniorjob bevares for personer, der fylder 55 år eller mere i 2012, uanset forhøjelsen af efterlønsalderen med tilbagetrækningsreformen. Overgangsordningen har fået antallet ansøgere til seniorjob i kommunen til at stige kraftigt. I perioden frem til 2012 har der gennemsnitlig været 5-10 ansatte i seniorjob. I august måned 2013 var der ansat 88 borgere i seniorjob i Slagelse kommune. I 1. halvår af 2013 har det ikke været muligt at finde seniorjob til alle ansøgere indenfor tidsfristen på 2 måneder efter ansøgning. Til disse ansøgere skal kommunen udbetale de fulde arbejdsløshedsdagpenge indtil de kan ansættes i et seniorjob. Derfor har økonomiudvalget besluttet at oprette et servicekorps for at sikre at alle ansøgere til seniorjob kan ansættes i et seniorjob indenfor tidsfristen. Servicekorpset udfører serviceopgaver af kortere eller længere varighed efter aftale med de kommunale virksomheder og institutioner. Servicekorpset er etableret pr. 1. september 2013 og forventes løbende at have 10-20 ansatte i seniorjob tilknyttet.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 18 Lov om ændring af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats og forskellige andre love (Lovforslag nr. L 223) med tilhørende bemærkninger. Jobcentret er pt. i gang med at lave beregninger til vurdering af behovet for antallet af nyttejob. De endelige beslutninger afventer at den sidste del af lovgivningen (bekendtgørelser og vejledninger) kommer endelig på plads. Ingen. Ingen. Ingen. Arbejdsmarkedschefen indstiller, 1. at orienteringen tages til efterretning 2. at der gives ny orientering, når planerne for dimensionering af nyttejob foreligger Beslutning i HovedMED den 11. september 2013: Udsat til kommende møde. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at nyttejob ikke må flytte arbejde fra ordinært beskæftigelse. Fra medarbejdersiden peges på, at det kan være svært at skaffe opgaver nok. Ligeledes peges der på, at medarbejdere i nyttejob kan komme til at arbejde for en meget lav løn, hvilket opleves urimeligt. Det er vigtigt, at lønaftaler underskrives af relevante tillidsrepræsentanter. De nuværende principper for løntilskud kan evt. overføres på ansættelser i nyttejob. Revideret Håndbog for særlige ansættelser tages på HovedMED på et kommende møde. Center for Arbejdsmarked og Integration foreslår etableret en følgegruppe med repræsentanter fra HovedMED. Fra medarbejdersiden er udpeget Allan Gildhoff, Helle Dalsgaard og Susanne Nielsen. Følgegruppen er forankret i Center for Arbejdsmarked og Integration. Der etableres en følgegruppe med repræsentanter fra HovedMED bestående af Allan Gildhoff, Helle Dalsgaard og Susanne Nielsen.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 19 15. Seniordage i 2014 (O) Sagsnr.: 330-2010-46720 Dok.nr.: 330-2013-430552 Åbent Kompetence: Orientering Seniorudvalget har drøftet seniordage og målgruppe for 2014 og HovedMED orienteres om aftalen. Det fremgår af den personalepolitiske retningslinje Senioraftalen, at seniorudvalget hvert år inden 1. oktober skal beslutte og udmelde aldersgruppe samt antallet af seniordage for det kommende år. Seniorudvalget drøftede og besluttede på møde den 22. august 2013 at fastholde den nuværende aldersgruppe samt antal seniordage i 2014. Det betyder, at medarbejdere i 2014 har 1 seniordag årligt fra det kalenderår, hvor de fylder 60 år til og med det kalenderår, hvor de fylder 64 år. Samtidig besluttede seniorudvalget, at afsnittet om overgangsbestemmelser udgår af senioraftalen fra 1. januar 2014, idet overgangsbestemmelserne kun er gældende i 2013. Rammeaftale om seniorpolitik samt personalepolitisk retningslinje Senioraftalen. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. Beslutning i HovedMED den 11. september 2013: Udsat til kommende møde. Godkendt.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 20 Bilag 330-2013-425658 Vedtaget personalepolitisk retningslinje - senioraftale gældende fra 1. januar 2014 16. Projekt forbedringskultur (O) Sagsnr.: 330-2013-82764 Dok.nr.: 330-2013-550590 Åbent HovedMED orienteres om arbejdet med at skabe en forbedringskultur. Direktionen har besluttet at etablere et team af forbedringskonsulenter til at understøtte arbejdet med at implementere en forbedringskultur i Slagelse Kommune. Konsulenterne skal i løbet af 4. kvartal 2013 og 1. kvartal 2014 udarbejde en Slagelse Model, der skal understøtte og rammesætte den måde, vi arbejder med forbedringer på i Slagelse Kommune. Derudover skal konsulentteamet gennemføre 2 pilotforløb, hvor tilgange og metoder fra Slagelse Modellen afprøves. Konsulentteamet består af to konsulenter fra Center for Økonomi, to konsulenter fra Center for HR og Udvikling og en konsulent fra Center for It og Digitalisering. Teamet bliver i den indledende fase desuden støttet af en ekstern konsulent fra firmaet Valcon. Arbejde med forbedringskultur vil på én og samme tid være præget af en logisk, rationel tilgang (eks. Arbejdsgangsanalyser og værdistrømsanalyser) og en innovativ tilgang (værdifokuserede processer i samarbejde med kunden samt kreative og alternative benspænd). Digitalisering indgår som et centralt element. Direktionen besluttede den 19. september 2013, at Jobcenteret Digital Post og Borgerservice borgerservice som én indgang skal være pilotforløb for projektet og samtidigt læringsforløb for forbedringskonsulenter. Temaerne i pilotforløbene understøtter begge digitaliseringsstrategien og kanalstrategien. Jobcenteret - Digital post : Alle borgere skal i 2014 have en digital postkasse. Overordnet formål: Effektivisering og forbedring af den digitale service. Dette betyder at delformål er at reducere postrelaterede omkostninger gennem en øget digitalisering, at understøtte implementeringen af kanalstrategien, og at hæve graden af borgere, der bruger e-boks/digital kommunikation. Fokus vil være rettet mod både borgernes behov og de interne arbejdsprocesser. Borgerservice - Borgerservice som én indgang : Mange henvendelser skal i fremtiden ske digitalt, men vi formoder, at borgerne fortsat vil henvende sig til kommunen for at få hjælp og vejledning. Borgerne henvises i stigende grad til Borgerservice som én indgang. Det betyder, at der løbende kommer henvendelser til Borgerservice, som ligger uden for Borgerservices opgavebeskrivelse. I forbindelse med digitaliseringen er der behov for nytænkning af hvordan personlige og ikke-digitale henvendelser håndteres.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 21 Begge pilotforløb er lokalt forankrede med Centercheferne som projektejere. Projektlederne og forbedringsteam er ligeledes medarbejdere fra de to centre. Forbedringskonsulenterne (fra Center for Økonomi, Center for HR og udvikling og Center for IT og Digitalisering) har til opgave at støtte, vejlede og give input til metoder og værktøj fra Slagelse modellen. Ingen bemærkninger Ingen bemærkninger Udpegelsen af temaer har ingen umiddelbare økonomiske eller personalemæssige konsekvenser. Det er dog givet, at der kan ske forandringer som resultat af projekterne for opgavetilrettelæggelse, snitflader og dermed personale. Derfor vil der i hele forløbet være fokus på medarbejderinddragelse både de medarbejdere, der er direkte involveret i opgaveløsningen og de øvrige medarbejdere på arbejdspladsen. Et vigtigt forum for medarbejderinddragelsen er de lokale SektorMED. Forbedringskultur-projektet har ingen umiddelbare konsekvenser for de politiske udvalg. HR og udviklingschefen indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, at HovedMED ønsker en orientering om Slagelse modellen for forbedringskultur. 17. Status Arbejdsmiljø (O) Sagsnr.: 330-2010-61409 Dok.nr.: 330-2013-568757 Åbent HovedMED orienteres om arbejdsmiljøet generelt i Slagelse kommune. Orienteringen skal give et overblik over arbejdsmiljøet i Slagelse kommune bl.a. i forhold til overholdelse af Arbejdsmiljølovgivningen og Slagelse kommunes MED-aftale samt relevante faktorer, der kan give et billede af arbejdsmiljøet.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 22 Arbejdstilsynet Risikobaseret tilsyn Fra den 1. januar 2013 til den 19. november 2013 har arbejdstilsynet besøgt 51 virksomheder i forbindelse med et risikobaseret tilsyn. Det har givet følgende reaktioner: 2 strakspåbud 3 afgørelser (psykisk arbejdsmiljø) 9 påbud 17 vejledninger Resultaterne af deres tilsyn fremgår af bilag, hvor der også er en status over smiley erne. Arbejdsmiljøkonference Mandag den 9. december 2013 afholdes den årlige Arbejdsmiljøkonference for alle arbejdsmiljørepræsentanter og ledere i Slagelse kommune. Konferencen afholdes på Kobæk Konferencecenter og der vil være workshops, som vil omfatte følgende emner: - Hvordan kan vi forbedre arbejdsmiljøet gennem fokus på kerneopgaven? - Voldsforebyggelse og udadreagerende adfærd - Arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen - Trivsel på arbejdspladsen og den gode arbejdsdag - Kontorarbejdspladser indretning og den gode proces - Forandringer på arbejdspladsen Emnerne er udvalgt på baggrund af input fra arbejdsmiljørepræsentanterne i SektorMED. Der er pt. tilmeldt 230 personer. HR og udviklingschefen indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at det ikke godt nok, når der er virksomheder, som får påbud om at lave APV.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 23 Bilag 330-2013-571891 bilag 1 arbejdstilsynet og smiley 18. Gensidig orientering (O) Sagsnr.: 330-2013-13235 Dok.nr.: 330-2013-578439 Åbent Kompetence: Orientering Gensidig orientering. Projekt Kompetente forflytninger har vundet Nordisk Forflytningspris 2013 og har vundet den Nationale arbejdsmiljøpris 2013 i kategorien Muskel- Skelet- besvær. Arbejdsmiljø i private hjem er medtaget i nyhedsbrevet Et sundt arbejdsliv, som udsendes af BAR Sosu. Orientering om undersøgelse af innovationskulturen i Slagelse Kommune. Bjarne Svan-Hansen har valgt at gå på efterløn. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at HovedMED takker Bjarne for hans indsats. Lene Theil oplyser, at der i øjeblikket er dialog med HR og Udvikling om muligheder for digital fremsendelse af partshøringer. Rene Bohl oplyste, at der er valgt ny FTR for SL og at det derfor var hans sidste møde i HovedMED. 19. Eventuelt (O) Sagsnr.: 330-2013-13235 Dok.nr.: 330-2013-581579 Åbent Eventuelt. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning.
HovedMED, den 4. december 2013 kl. 09:00 Side 24 Fra medarbejdersiden peges der på, at afventes en invitation fra Center for HR og Udvikling om genforhandling af procedureaftaler. Lone Irene Petersen orienterede om, at der vil blive afholdt indledende møder primo januar.