AluData: Regneark og brevfletning i LibreOffice Indholdsfortegnelse 1. Indledning...2 2. LibreOffice Calc...2 2.1. Vi lægger et simpelt budget i Calc...2 2.2. Afslutning...12 3. Brevfletning...12 3.1. Vi laver en adresseliste...13 3.2. Vi skriver et brev...14 3.2. Vi indsætter fletfelterne...16 3.4. Vi udskriver brevene...20 3.4. Efterskrift...23 Vanløse 2013 2013 AluData :: Vanløse 1
1. Indledning D e følgende vejledninger i regneark og brevfletning er udarbejdet i LibreOffice 1, men kan også i hvert fald for regnearkets vedkommende anvendes i OpenOffice 2 og Excel. Brevfletningen i Word er noget anderledes og vil ikke blive gennemgået; her må jeg henvise til den omfattende litteratur om Word3. Vejledningerne er udarbejdet i Windows 8, men kan sagtens bruges i Windows XP, Vista, 7 og 10 ja, også i Linux. 2. LibreOffice Calc C alc er LibreOffices (og OpenOffices) svar på Microsofts regneark Excel. Et regneark (engelsk: spreadsheet) er et program (eller med et moderne udtryk: en app), som præsenterer en to-dimensional tabel, hvori man kan indtaste tal eller andre data, og ved hjælp af brugerdefinerede formler lave automatiske beregninger med de indtastede data. 2.1. Vi lægger et simpelt budget i Calc Med Calc har det aldrig været nemmere at lægge et budget. Når du først har indtastet dine indtægter og udgifter, går det hele næsten automatisk, uden at du behøver at foretage dig yderligere. Vi begynder med at starte LibreOffice 4 og derpå vælge Regneark på den viste menu: Fig. 1 Calc begynder som regel med et tomt regneark, men skulle det imod alle forventninger 1 2 3 4 Libreoffice kan hentes her: http://da.libreoffice.org/libreoffice-danmark/ OpenOffice kan hentes her: http://www.openoffice.org/da/ Se fx Faithe Wempen: Brevfletning og felter i Word. Libris, Kbh. 2009. Start-billedet kan ændre sig i de kommende udgaver 2
ikke være det, skal du åbne et nyt fra menupunktet Filer Ny(t)... Regneark: Fig. 2: (udsnit) Lad os se nærmere på regnearkets opbygning: Fig. 3: (udsnit) Man refererer til de enkelte celler ved hjælp af bogstaverne i kolonnerne og tallene i rækkerne. C3 betyder altså tredje kolonne fra venstre i tredje række, A1 = første kolonne fra venstre i første række osv. Vi lægger ud med at give vort regneark et navn (fig. 4): Budget. Klik på celle A1 og skriv "Budget" (uden anførselstegn), marker ordet og klik på knappen A i værktøjslinjen for at gøre teksten fed, altså fuldstændig som i et tekstbehandlingsprogram (hvilket også gælder skrifttype og -størrelse, kursiv, understregning osv). Tryk derefter på Enter-tasten. Du kan derefter hoppe til de øvrige celler enten ved hjælp af piletasterne eller ved at klikke på en 3
celle med musen. Hvis du klikker oven i det allerede skrevne, vil teksten forsvinde, og du kan skrive et nyt ord. Hvis du skal rette en stavefejl, skal du dobbeltklikke på cellen. Læg i øvrigt mærke til, at ordet Budget bliver vist i formellinjen, hvilket altid sker, når vi indtaster noget i en celle. Fig. 4: (udsnit) Vi skal nu lægge nogle tal ind i vort budget (fig. 5): Klik på celle B4 og skriv tallet 5000. Læg mærke til, at tallet automatisk bliver højrestillet, mens bogstaver (som i fig. 3) bliver venstrestillet. Det kan du - om ønsket - lave om på ved at anvende de såkaldte sidestillingsknapper i værktøjslinjen (venstrestillet, centreret eic.), altså igen som i tekstbehandling. Fig. 5: (udsnit) Da vi skal arbejde med tal, er det nødvendigt, at vi formaterer tallet i celle B4 som et 4
valutabeløb. Det gør vi ved at markere cellen og klikke på ikonen Valuta i værktøjslinjen. Du vil nu se, at beløbet ændres til kr. 5000,00: Fig. 6: (udsnit) Vi skal nu sætte nogle overskrifter på vore kolonner. I celle A3 skriver vi Udgift, i celle B3: Budget, i celle C3: Forbrug og i celle D3: Difference. Vi vil også give de enkelte rækker et navn: I celle A4 skriver vi Computer, i A5: Printer, i A6: Skanner og i A7: CDer: Fig. 7: (udsnit) Du kan gøre overskrifterne fede som beskrevet på side 3 nederst. Vi skal også bruge nogle beløb, så vi indtaster følgende: I celle C4: 4000, B5: 1000, C5: 800, B6: 500, C6: 300, B7: 100 og C7: 150: 5
Fig. 8: (udsnit) Husk at markere beløbene som talformat valuta (se ovenfor s. 5 øverst). Vi vil nu udregne differencen dvs. budget minus forbrug. I stedet for at bruge papir og blyant eller lommeregner lader vi regnearket beregne det hele automatisk for os. Til det skal vi bruge en formel. Gør følgende: 1. Marker celle D4. 2. Skriv "=B4-C4" (uden anførselstegn). Bemærk, at formler altid begynder med et lighedstegn. Fig. 9: (udsnit) 3. Tryk på Enter-tasten Hvis du ellers har tastet rigtigt, skulle der meget gerne stå kr. 1.000,00 i celle D4: 6
Fig. 10: (udsnit) Det smarte ved formler som denne er, at at resultatet altid vil ændre sig løbende, hvis du indtaster andre beløb i f.eks. cellerne B4 og C4. Ovenstående formel skal også bruges på de øvrige poster. Den nemmeste måde at gøre dette på er følgende: 1. Marker celle D4 (Computer) 2. Placer markøren på det lille "håndtag" i cellens nederste højre hjørne (se fig. 11). 3. Træk nedefter til nederste række (D7), medens du holder venstre musetast nede. 4. Slip musetasten. Fig. 11: (udsnit) Vi har nu kopieret formlen i D4 til de øvrige rækker. Efter at du har sluppet musetasten vil følgende blive vist: 7
Fig. 12: (udsnit) Her bemærker vi, at negative tal bliver skrevet med rødt. Nu kunne vi godt tænke os at få lagt de forskellige kolonner sammen og få placeret resultatet i en totallinje. Til det skal vi bruge funktionen SUM. Vi gør sålunde: 1. Marker celle B8 og indtast "=SUM (B4:B7)" (uden anførselstegn): Fig. 13: (udsnit) 2. Tryk på Enter-tasten. 3. Gentag formlen på de øvrige kolonner: =SUM(C4:C7) og =SUM(D4:D7) (uden anførselstegn) og tryk Enter hver gang. NB! Du kan også bruge kopieringsfunktionen som vi så ovenfor, blot på tværs. Til sidst kan du evt. skrive teksten Total, I alt el.lign. i celle A8. 8
Det skulle gerne give følgende resultat: Fig. 14: (udsnit) Du kan nu gemme dit regneark: Filer Gem som... eller Filer Gem, hvis det er en opdatering af et tidligere gemt regneark. Selvfølgelig er det muligt både at slette og tilføje rækker i dit budgetskema. Slet: 1. Højreklik på et rækkenr. helt ude til venstre 2. Vælg Slet rækker i den viste menu Tilføj: 1. Højreklik på et rækkenr. helt ude til venstre 2. Vælg Indsæt rækker i den viste menu Når den markerede række fjernes eller tilføjes, rykker de øvrige rækker enten op eller ned, og de formler, du har lavet, tilpasses automatisk. Her er vist et eksempel på, at vi sletter rækken CDer (fig. 15): 9
Fig. 15: (udsnit) Hvis du vil gøre det ekstra elegant, kan du også lave et lagkagediagram. Lad os fx tage forbruget, hvor vi gør følgende: 1. Klik på celle C4. 2. Hold Skift-tasten nede og klik på celle C7, således at samtlige udgifter bliver markeret: Fig. 16: (udsnit) 3. Klik på ikonen Diagram i værktøjslinjen, og dette bliver vist: 10
Fig. 17 4. Vælg Cirkel i feltet Vælg en diagramtype og klik på 3D-udseende (se fig. 17): Fig. 18 Vi kan nu vælge imellem en række lagkagetyper. Vælg en af dem og klik på knappen Udfør: 11
Fig. 19 Denne figur giver mulighed for yderligere redigering som fx forklaring af de enkelte lagkagesnitter, hvilket vi dog ikke vil gennemgå her, men prøv at lege med de mange muligheder. 2.2. Afslutning Her er kun vist et meget lille udsnit af de tonsvis af funktioner, der findes i regnearksprogrammerne: Lige fra simple adresselister til komplicerede statistiske beregninger. Hvis du vil videre, så find relevante vejledninger, der dækker netop dit interesseområde 5. I øvrigt tilbyder flere banker og kreditinstitutter færdigprogrammerede budgetskemaer, som du kan indlæse i Calc eller Excel 6. 3. Brevfletning A f og til har man brug for at sende det samme brev til en større gruppe personer, firmaer el.lign. Hvis man vil gerne have, at det skal se lidt personligt ud, kan man forskellige steder i brevet indsætte personlige informationer, som vi henter fra en tabel med informationer over de enkelte modtagere. Disse tabeller kan være en adresseliste i fx Outlook, en database som fx Access eller et regneark som fx Calc eller Excel. Som sagt vil brevfletningen i Word ikke blive gennemgået her, hvilket også gælder det dansksprogede og i mange henseender udmærkede tekstbehandlingsprogram AbiWord 7. 5 6 7 Fx har forlaget Edutasia i deres serie Bliv en haj udgivet en lang række bøger om Excel for såvel begyndere som avancerede brugere. Se nærmere her: http://www.blivenhaj.dk/. Se fx Nykredits budgetskema: http://www.nykredit.dk/privat/info/bank/budgetskema.xml. http://www.abisource.com/ 12
I det følgende skal vi igen bl.a. arbejde med Calc, og vi bruger en mappe på vores drev C, som vi kalder Mine breve (C:\Mine breve). 3.1. Vi laver en adresseliste Først skal vi have lavet en adresseliste med modtagere af vores brev. Denne adresseliste kan være i mange forskellige formater som fx dbase (.dbf), en simpel tekstfil (.txt), en kommasepareret fil (.csv), Excel (.xls), Access (.mdb), LibreOffice Base (.odb) og flere andre8. Som sagt vil vi her anvende Calc (.ods). Vi starter LibreOffice og klikker på Regneark på den viste menu: Fig. 20 Herefter indsætter vi følgende tekst i vort regneark (se afsnit 2 ovenfor, hvor det beskrives, hvorledes det foregår): Fig. 21: Calc adresseliste Gem herefter listen: Filer Gem som...: 8 Hvis du fx bruger Thunderbird som email-klient, kan du konvertere dennes adresseliste til en kommasepareret fil, som derefter kan anvendes til brevfletning. Det gælder også Outlook. 13
Fig. 22 Lokalisér mappen Mine breve på drev C, og skriv derefter teksten Adresser (uden anførselstegn) i Filnavn; Filtype lader vi stå som et ODF-regneark (.ods) 9. Klik herefter på Gem og luk LibreOffice. Vi har nu liggende en adresse-fil på drev C i mappen Mine breve (C:\Mine breve)10. 3.2. Vi skriver et brev Vi skal nu udfærdige det brev, vi ønsker at masseudsende. Til det bruger vi igen LibreOffice, hvor vi vælger punktet Tekstdokument: Fig. 23: (udsnit) Skriv brevet nøjagtig som vist nedenfor: 9 Hvis du bruger et andet tekstbehandlingsprogram, skal du muligvis vælge en anden filtype som fx Microsoft Excel (.xls). Det gøres ved at klikke på den lille pil til højre i filtype-feltet ( ). 10 Hvis du ikke har dannet denne mappe, kan du gøre det ved at klikke på Ny mappe øverst i dialogvinduet. 14
Fig. 24 Ordene i anførselstegn gælder dog ikke dato. vil senere blive erstattet med med de såkaldte fletfelter. Det Gem brevet i mappen Mine breve: Filer Gem som... og kald det fx Takkeskrivelse (uden anførselstegn): Fig. 25 Vi bibeholder LibreOffices standard tekstformat (.odt) og klikker på Gem. Luk derefter LibreOffice. Vi har nu dannet grundlaget for vores masseudsendelse : En adresseliste og et brev: 15
Fig. 26 3.2. Vi indsætter fletfelterne Vi skal nu kombinere fletfelterne med vores database. Åbn LibreOffice Tekstdokument (som i fig. 23) og vælg Takkeskrivelse.odt11. Det kan du gøre ved fx at klikke på Filer Seneste dokumenter i Start-billedet. Fig. 27 Men først skal vi lige have indsat den korrekte dato: 1. Markér ordet dato (inkl. anførselstegn): dato. 2. Klik på Indsæt Felter Dato i menulinjen: Fig. 28: (udsnit) og dags dato vil blive indsat: 11 Det er ikke sikkert at filtypen.odt bliver vist på din PC. 16
Fig. 29: Dags dato indsat (udsnit) Hvis du vil ændre på datoformatet, kan du højreklikke på datoen og vælge Felter i den viste menu. Her får du så mulighed for en række alternative formater som fx dette:. Vi skal nu indsætte modtagerens navn to steder: 1. Markér først navn i første linje (inkl. anførselstegn): Navn. 2. Klik på Indsæt Felter Andre: Fig. 30: (udsnit) 3. Vi får nu vist følgende vindue, hvor vi klikker på fanen Database: 17
Fig. 31 4. I næste billede skal vi have fat i vores database, der som bekendt befinder sig i mappen Mine breve: Fig. 32 5. Vi klikker på knappen Gennemse... (fig. 32): 18
Fig. 33 og i det viste billede finder vi frem til drev (C:)12 > Mine breve og markerer filen Adresser.ods13. Vi klikker på Åbn. 6. Vi får igen vist fig. 32 nu med databaseudvalget Adresser tilføjet. 7. Klik på den lille kasse ud for Adresser:. 8. Fortsæt med den næste kasse indtil dette vises: Fig. 34 (udsnit) hvor vi klikker på Navn og dernæst på Indsæt, således at vi får dette vist: 12 Sandsynligvis heddet dit drev C noget andet end det her viste, fx Systemdisk, Acer el.lign. 13 Som tidligere nævnt er det ikke sikkert at dit Windows viser filtypen.ods. 19
Fig. 35 (udsnit) Her lægger vi mærke til, at der nu er sat en skarp parentes rundt om Navn. 9. Gentag nu processen med det næste navn, dvs. gør som beskrevet fra punkt 1 ovenfor. De øvrige med anførselstegn markerede ord skal have samme behandling, dog således at du vælger det tilsvarende navn i databasen (se fig. 34): Adresse = Adresse i basen og By = By i basen. Det hele skulle så gerne ende op med et brev med dette udseende: Fig. 36 (udsnit) De markerede ord i brevet vil ved udskrivningen blive erstattet med navn, adresse og by fra vores adresseliste. Datoen bliver ændret til udskrivningsdato. Det ser vi på i næste kapitel. 3.4. Vi udskriver brevene Vi lader LibreOffice stå åben og klikker på Filer Udskriv: 20
Fig. 37 (udsnit) Du får nu en besked om, at dit brev indeholder Adressebogsfelter: Fig. 38 Her klikker vi på Ja og en brevfletning-dialogboks bliver vist, hvori vi kan tage stilling til en lang række parametre: Vi kan vælge hvilke poster, vi ønsker at medtage (ved at markere dem), om udskriften skal ske til en printer eller en fil osv.: 21
Fig. 39 Da vi ønsker at udskrive samtlige, lader vi tingene stå som de gør. Tænd for din printer og klik på OK. Der vises en printer dialogboks, her vist på en Canon IP4850. Denne boks kan selvfølgelig se helt anderledes ud på din printermodel: Fig. 40: Canon Printer dialogboks 22
Indstil evt. din printer og klik på OK, og fire breve vil blive udskrevet: Fig. 41: Det færdige resultat 3.4. Efterskrift Dette er den gammeldaws måde at lave brevfletning på. Men faktisk eksisterer der en nemmere metode i LibreOffice, nemlig en Brevfletningsguide, som du finder under Funktioner. Med denne kan du oprette formularbreve eller afsende emails til flere modtagere. Guiden vil ikke blive gennemgået her, men se nærmere om den i LibreOffices hjælpefunktion. 23
24