Afdeling Børglumparken Tæt på naturen v/torben Ringsø Jensen, afdelingsformand Børglumvej 87 7400 Herning 2. april 2014 M: 22 73 11 58 E: torben@boerglumparken.dk Afdelingsbestyrelsesmøde Emne Ordinært bestyrelsesmøde Formål Bestyrelsen gennemgår løbende sager mv. Tid Onsdag den 2. april 2014 kl. 19.00 Dagsorden + referat Sted Børglumvej 87 st. tv., Herning Indkaldt Niels Peter Nielsen, suppleant Peter Østergaard Eriksen, referent Torben Ringsø Jensen, formand Afbud fra Bente Lind Jensen, kasserer Frank Lyngholm Jakobsen Ulla Thusgaard Jørgensen 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og dagsorden til dette møde 2. Siden sidst Projektet med solceller bliver endnu en gang sparket til hjørne på grund af manglende rentabilitet. Afregning og dermed afskrivningen er ikke gunstig nok til et projekt på nuværende tidspunkt. Lørdag den 8. marts Melodi Grand Prix-aften for alle beboere i fælleshuset. Aktivitetsudvalget holder planlægningsmøde. Referat afventer. Lørdag den 15. marts er der arbejdsdag hvor store gildesal indrettes efter istandsættelse. Bestyrelsen gennemgår istandsættelsen sammen med tømrerne. Bestyrelsen arbejder med en ny digital beboermappe til alle beboerne. En aftale med administrationen bliver endeligt indgået. Husordenen omkring vedligeholdelse af haver er nu endeligt kommet ordenligt på plads. Det grønne team kommer for alvor i gang med at færdiggøre de resterende buskadser. Der etableres en passage bag nr. 65 og 67, så havegennemgangen endeligt kan sløjfes. Flaskecontaineren vil blive mellemlandet på vaskepladsen inden den finder sin endelige placering. Lørdag den 22. marts holder bestyrelsen årets julefrokost og alle deltager.
Der er fortsat stor udskiftning blandt beboerne over året. Men alle lejlighederne er besatte. Bestyrelsen ser lyst på udsigterne til at lejlighederne bliver mere og mere eftertragtede. Fredag-klubben mødes i beboerhuset til madklubdag den 28. marts. Lørdag den 29. marts er der store urtehavedag, hvor højbedene opsættes og forberedes. Bestyrelsen køber ind til køkkenet i store gildesal i samarbejde med Hanne Skov. 3. Næste mødedato Dato: onsdag 7. maj Tid: kl. 19.00 Sted: 87 st.tv. 4. Økonomi Udsat 5. Orientering: Sanktioner i forbindelse med misligholdte haver Der er kommet en endelig afklaring på spørgsmålet om, hvad der vil ske med havelejere, der ikke holder deres have. Haverne skal nu vedligeholdes fuldstændigt i overensstemmelse med, det der står i husordenen. Hvis det ikke sker, vil man få en varsling på 14 dage og bliver haven fortsat ikke bragt i orden, vil der blive sendt folk ud, som vil få haven istandsat, efter de retningslinjer, som er besluttet på afdelingsmødet i 2012. Udgifterne hertil vil umiddelbart blive påregnet lejeren. Bestyrelsen vil inden efterårets afdelingsmøde overveje formuleringerne i husordenen vs. vedligeholdelsesreglementet. 6. Digital beboermappe Torben har udarbejdet et udkast til beboermappe, og oplægget er, at den eksisterende beboermappe erstattes af en ny delvis digital beboermappe. Princippet vil være, at alle beboere som udgangspunkt vil få tilbuddet om at abonnere på en printet beboermappe mod at svare 200 kr., hvis ikke den forefindes i opdateret version i forbindelse med fraflytning. Målet vil være, at beboerne i videst muligt omfang vælger den digitale version fra hjemmesiden. På den måde sparer vi ressourcer, men kun hvis mange nok vælger den digitale version. Den nye version som print vil blive udsendt til alle beboerne med en ledsagende forklaring om, at man kan fortsætte med en printet version eller bruge den digitale version og slippe for alle forpligtelserne. Forslag: Bestyrelsen tiltræder aftalen, der indebærer at første version i print bliver udsendt uden beregning. Bestyrelsen tiltræder forslaget og vil senere evaluere på, hvordan den bliver modtaget. Sigtet er fortsat at gøre processen nemmere og spare ressourcer. /2014-04-02 Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 2
7. Carporte Vi er langt bagefter med carportprojektet. Venteliste-forespørgslen var tidssat til ultimo februar. Et udkast er på plads. Vi mangler kun nogle tekniske spørgsmål til den plads carportene kræver. Frank redegør for resultatet. Vi sætter processen i gang. Forespørgslen udsender administrationen snarest og herefter tages den videre planlægning med på næste mødes dagorden. Afhængig af tilslutningen vil der bliver fastsat en dato til et ekstraordinært afdelingsmøde. Et regelsæt er Peter i fuld gang med at udfærdige. Den vil blive udsendt sammen med indkaldelsen. 8. Urtehave Forberedelserne er gået helt efter planen. Lørdag den 19. sår vi bedene til. Forslag: Ruth og Torben bliver tovholder på projektet og udfærdiger reglerne for hvordan projektet skal køres. Peter, Frank, Helle og Stefan har tilbudt at hjælpe til. Bestyrelsen tilslutter og følger projektet. 9. Priser for print Der har været snak om priserne på privat print på den sociale printer, skal afspejle de reelle udgifter. Forslag: 1 kr. per sort/hvid-side og 2 kr. per farve-side. Bestyrelsen er stadig usikker på om prissætningen i tilstrækkeligt omfang dækker omkostningerne. Vi ser på økonomien efter en prøveperiode. 10. Meldinger om klimaambassadørsamarbejdet og rapport fra aktivitetsudvalget Nye initiativer omkring bæredygtighed og klima. Peter orienterer. Kan vi gøre mere for at bakke arbejdet i aktivitetsudvalget op? Rapport om planerne. Klimaambassadørerne fortsætter arbejdet. Plastcontaineren er blevet en pæn stor succes og bliver brugt i stort omfang. Den er lige blevet tømt for tredje gang. Glascontaineren vil midlertidigt mellemlande på vaskepladsen indtil en permanent placering er etableret. Aktivitetsudvalget har midler tilbage til køb af køkkenting. Aktivitetsudvalget afstemmer med administrationen. 11. Evt. Fællesspisning fredag bliver flyttet til beboerhuset. Der bliver sat en besked på døren til store gildesal fredag, så alle er orienteret. Der er lamper ud til Børglumvej, der ikke lyser. Har det en årsag, at de fortsætter med at springe? /2014-04-02 Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 3
Med venlig hilsen Torben Ringsø Jensen Afdelingsformand /2014-04-02 Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 4
Aktivitetsplan 2013-14 Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Planlægning X X X Forretningsorden X Carporte X X X X Værksted X X Urtehave X X Kommunikation X X Byttecentral X X Overnatning X X Solcelleprojekt X X Beredskabsplan X Sankthans X Afdelingsmøde X X X Vægt 3 4 4 2 2 2 2 2 1 0 2 1 /2014-04-02 Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 5