Udbud af kontrakt om udvikling af konceptidé, planlægning, markedsføring samt afvikling af fejringen af 100-året for kvinders valgret og valgbarhed Prækvalifikation
1. OPGAVEBESKRIVELSE Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende udvikling af idékoncept, planlægning, markedsføring samt afvikling af fejringen af 100-året for kvinders valgret og valgbarhed for Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold. Regeringens fejring er en del af den samlede markering af 100-året. For nærmere oplysninger om ministeriet, herunder Ligestillingsafdelingen, henvises til ministeriets hjemmesider www.sm.dk / www.lige.dk Formålet med regeringens fejring af 100-året for kvinders valgret og valgbarhed er at sikre en bred, folkelig opmærksomhed på og debat om ligestilling, demokrati og samfundsdeltagelse anno 2015. Fejringen skal understøtte en samlet national markering af en helt central begivenhed i det danske demokrati. Med fejringen ønsker regeringen at: Aktualisere hvad ligestilling, demokrati og samfundsdeltagelse betyder for den enkelte borger, samt inspirere borgerne til at gøre noget, som de ellers ikke ville have gjort, og som har betydning for samfundet Øge følelsen af, at man som borger har indflydelse på samfundet, og at man aktivt er nødt til at deltage for at kunne gøre en forskel valgbarhed kommer ikke af sig selv Engagere befolkningen i en aktiv stillingstagen til videreudvikling af demokratiet i et ligestillingsperspektiv, herunder at kvinder og mænds ligestilling har betydning for den enkelte og for samfundet. Øge befolkningens bevidsthed om, at det har taget tid og kræfter at opbygge danske værdier som ligestilling og demokrati, og at værdierne skal vedligeholdes og udvikles løbende. Det forventes, at fejringen på alle parametre fremstår innovativ og moderne og samtidig indeholder elementer, der i den brede befolkning associeres med de tre danske værdier: ligestilling, deltagelse og demokrati. Som led i kontraktens opfyldelse forventes leverandøren at levere følgende ydelser, der tilsammen udgør den samlede fejring af 100-året (leverancerne): Idé og udvikling af koncept for fejringen Planlægning og tilrettelæggelse PR og markedsføring af fejringen i almindelighed, og de enkelte events i særdeleshed Afvikling af klimaks-events m.fl. samt afsluttende evaluering Leverandøren bliver ansvarlig for levering af samtlige ovenstående leverancer ( totalleverandør ), dog således at ministeriet forventes inddraget løbende ved godkendelser af beslutninger, produkter, leverancer mv. Følgende ydelser er ikke omfattet af udbuddet (negativ afgrænsning): Hjemmeside (portalsite) for 100-året Visuel identitet for 100-året
Debatmateriale Festskrift Festmiddag Den tidsmæssige udstrækning af fejringen forventes indledt i 1. kvartal 2015. Primo 2015 lancerer ministeriet en hjemmeside og debatmateriale. Disse leverancer udbydes særskilt, men simultant med fejringen, og indgår i den samlede markering af 100-året. Et overordnet, men mindre, designkoncept (visuel identitet) for markeringen af 100-året udvikles i forbindelse med etablering af hjemmesiden. Dette koncept forventes implementeret som en del af det samlede visuelle udtryk for fejringen. Fejringens klimaks forventes tidsmæssigt fastlagt i dagene op til fredag den 5. juni 2015, på selve Grundlovsdag og formentlig nogle dage herefter (herefter betegnet grundlovsweekenden ). Ministeriet har en forventning om, at fejringen afvikles geografisk bredt i hele Danmark og engagerer både nationalt og folkeligt. Visse aktiviteter, særligt i forbindelse med kulminationen i grundlovsweekenden, forventes dog at kunne afgrænses til afvikling i hovedstadsområdet. Målgruppen for fejringen forventes at være den brede befolkning, dog med mulighed for en vis differentiering til særligt udvalgte målgrupper. Krav til målgruppeafgrænsningen vil fremgå nærmere af udbudsmaterialet. Der gøres opmærksom på, at ansøgeren skal være indstillet på at indgå i et tæt samarbejde med ordregiver om opgaveløsningen, herunder sikre, at ordregiver løbende inddrages i processen i forbindelse med godkendelser, status og orienteringsmøder mv. Henset til, at den udbudte genstand altovervejende udgøres af bilag II B-ydelser (fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter), har ministeriet besluttet at gennemføre udbuddet ved en proces med prækvalifikationsfase, forhandling og tildelingsfase. Processuelt sikres, at udbudsdirektivets bestemmelser om tekniske specifikationer, jf. artikel 23, samt meddelelse om indgået kontrakt, jf. artikel 35, stk. 4, overholdes. Endvidere vil bl.a. principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet finde anvendelse ved udbuddets gennemførelse. Ministeriet har budgetteret med i alt maksimalt 3,5 mio. DKK til leverancerne, der er udbudt i dette udbud. Det vil sige udvikling af idékoncept, planlægning, markedsføring samt afvikling af fejringen ( totalleverancen ), men ikke ydelserne, der er negativt afgrænset fra udbuddet ovenfor som eksempelvis hjemmesiden for 100-året.
2. UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på at vurdere om ansøger er egnet til at udføre opgaven, bedes ansøger angive følgende oplysninger: 2.1 PERSONLIGE FORHOLD En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Danske virksomheder kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. På siden for annonceringen af udbuddet på udbud.dk findes en skabelon til tro og love-erklæring, som ansøgerne kan anvende. 2.2 ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET 2.2.1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. 2.2.2) En erklæring om værdien af ansøgers samlede egenkapital og samlede aktiver i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. --------------- Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger afgive de i pkt. 2.2.1 og 2.2.2. angivne oplysninger for hver af de enheder, som ansøgeren ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen på. Endvidere skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på bedømmelsen af ansøgningen. På siden for annonceringen af udbuddet på udbud.dk findes skabeloner til ansøgers afgivelse af oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, samt skabelon til støtteerklæring om andre enheders formåen, som ansøger kan anvende. 2.3 TEKNISK KAPACITET Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste), herunder særligt tilsvarende tjenesteydelser, der har omfattet: - Idé og udvikling - Planlægning - PR og markedsføring - Afvikling og evaluering
af nationale festlige begivenheder af tilsvarende karakter, omfang og indhold som den udbudte opgave, jf. opgavebeskrivelsen ovenfor, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at ansøger for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegør for omfang/volumen af referenceopgaven, kundenavn og referenceopgavens sammenlignelighed i forhold til den udbudte kontraktgenstand, jf. opgavebeskrivelsen i pkt. 1 ovenfor. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøgeren fremsende referencelister som beskrevet ovenfor samt fremsende de økonomiske og finansielle oplysninger som beskrevet i pkt. 2.2.1 og 2.2.2 for hver af disse andre enheder. Endvidere skal ansøger godtgøre, at ansøgeren fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på bedømmelsen af ansøgningen. På siden for annonceringen af udbuddet på udbud.dk findes skabeloner til ansøgers afgivelse af oplysninger om teknisk kapacitet, samt skabelon til støtteerklæring om andre enheders formåen, som ansøger kan anvende.) 2.4 KONSORTIER Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne angivet under 2.2.1, 2.2.2 og 2.3 gives for hver enkelt deltager i sammenslutningen. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af ansøgere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. På siden for annonceringen af udbuddet på udbud.dk findes en skabelon til anvendelse ved afgivelse af erklæring om solidarisk hæftelse og udpegelse af fælles bemyndigede for konsortiedeltagerne. 2.5 UDVÆLGELSE AF ANSØGERE Ordregiver forventer at ville anmode maksimalt 5 økonomiske aktører om at afgive tilbud. De objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater er: Eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af, hvilke ansøgere, der (I) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund oplysningerne modtaget iht. pkt. 2.2.1 og 2.2.2, og (II) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. 2.3. Der vil blive lagt særligt vægt på de mest relevante referencer som beskrevet i afsnit 2.3, dvs. - Idé og udvikling - Planlægning - PR og markedsføring - Afvikling og evaluering af nationale festlige begivenheder af tilsvarende karakter, omfang og indhold som den udbudte opgave, ved udvælgelsen. I vurderingen vægter (II) mere end (I).
3. SUPPLERENDE VEDR. PRÆKVALIFIKATIONSANMODNINGEN 3.1 YDERLIGERE OPLYSNINGER Der er ikke yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på siden for annonceringen af udbuddet på udbud.dk. Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret herom på udbud.dk. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. 3.2 SPROG Ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk og engelsk. Forhandlingerne afvikles på dansk. 3.3 ANTAL PRÆKVALIFIKATIONSANSØGNINGER PR. ANSØGER Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 3.4 STED OG FRIST FOR MODTAGELSE AF PRÆKVALIFIKATIONSANMODNING Frist for aflevering af anmodning om prækvalifikation er onsdag den 28. maj 2014, kl. 14.00 lokal dansk tid. Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting Hannemanns Allé 53 2300 København Ø Att.: Sara Klougart (SAKK) Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash. Anmodningen om prækvalifikation kan IKKE afgives pr. e-mail.
4. VEDR. TILBUD ANGÅENDE DEN UDBUDTE KONTRAKT 4.1 BUDGET FOR DEN UDBUDTE OPGAVE Under henvisning til pkt. 1 bemærkes, at ministeriet har budgetteret opgaven til maksimalt 3,5 mio. DKK. Ordregiver kan ikke antage tilbud, der overstiger dette beløb, hvorfor tilbud der overstiger 3,5 mio. DKK vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og derfor ikke vil blive taget i betragtning. 4.2 TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet for den udbudte kontrakt vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Under- og delkriterier vil fremgå af udbudsmaterialet, som fremsendes til de prækvalificerede ansøgere. 4.3 KONTRAKTENS VARIGHED Med henvisning til punkt 1 oplyses, at der efter udbuddets gennemførelse forventes at blive indgået en kontrakt med en varighed på 8 måneder skal regnes fra tidspunktet for kontraktindgåelse. I følge den foreløbige tidsplan for udbuddets gennemførelse forventer ordregiver, at den udbudte kontrakt vil blive indgået med den vindende leverandør medio december 2014.