Arbejdsmiljøberetning 2013 for Faxe Kommune

Center for Økonomi & HR HR-afdelingen Din naturlige samarbejdspartner! Arbejdsmiljøberetning 2013 for Faxe Kommune Vejen til et godt arbejdsmiljø går gennem et meningsfyldt samarbejde om arbejdsopgaverne! 1

Indhold Indledning side 3 Arbejdsmiljølederens arbejdsmiljøberetning, side 4 10 Krisehjælp og psykologisk rådgivning side 4 Tilsyn fra Arbejdstilsynet side 5 Arbejdsskader side 6 Øje for nærvær side 7 Status på arbejdsmiljøet i 2013 side 9 Arbejdsmiljøtiltag 2014 side 10 Centerudvalgenes arbejdsmiljøberetninger, side 13-22 Center for Beskæftigelse & Omsorg side 13 Center for Børn & Familie side 14 Center for Ejendomme side 17 Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice side 18 Center for Sundhed & Pleje side 20 Center for Undervisning side 21 Center for Økonomi & HR side 22 2

Indledning Arbejdsmiljøberetningen for 2013 indeholder en overordnet redegørelse over krisehjælp og psykologisk rådgivning, tilsyn fra Arbejdstilsynet, arbejdsskader, øje for nærvær samt en status på arbejdsmiljøet i 2013 og forslag til arbejdsmiljøtiltag i 2014. Herefter følger arbejdsmiljøberetningerne fra centerudvalgene, som er udarbejdet af det enkelte centervalg på baggrund af arbejdsmiljøberetninger fra centerets arbejdspladser. 3 centre, IT & Digitalisering, Teknik & Miljø og Udvikling omfatter hver især kun én afdeling, og således én arbejdsmiljøberetning, som ikke medtages her, men ligger på medarbejderportalen ligesom alle øvrige arbejdsmiljøberetninger. Der er modtaget i alt 71 arbejdsmiljøberetninger, som kan læses på medarbejderportalen. Kun 3 arbejdspladser har på nuværende tidspunkt ikke fremsendt en arbejdsmiljøberetning. Det er utilfredsstillende, at flere af centerudvalgene ikke har prioriteret at få udarbejdet deres overordnede arbejdsmiljøberetning indenfor tidsfristen. I centerudvalgenes årsplan bør fast planlægges et udvalgsmøde i tidsrummet fra 15. februar (når arbejdspladserne har afleveret deres arbejdsmiljøberetning) til 15. marts, hvor drøftelse af arbejdsmiljøberetningen er på dagsordenen. Arbejdsmiljøberetningen er arbejdspladsens anledning til at få evalueret og gjort status på både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og trivselen hvad ville vi, hvad har vi fået gennemført, hvordan virker det og hvad vil vi gøre mere af! Og sammen med en løbende, opdateret og fyldestgørende handleplan, vil den være med til at give arbejdsmiljøgruppen/med-udvalget og medarbejderne et fælles overblik og synlighed over planlagte og udførte arbejdsmiljøforbedringer. Sammenskrevet af Arbejdsmiljøleder og -rådgiver Annette Balling, 1. april 2014 3

Krisehjælp og psykologisk rådgivning Kriseberedskab Der har i 2013 kun været 2 henvendelser til Faxe Brand & Redning i forbindelse med akutte hændelser. I begge tilfælde er der benyttet krisehjælp fra Røde Kors til individuel krisehjælp. Samlet udgift på 9.015 kr. til Røde Kors. Udgiften betales af HR-afdelingen. Den anonyme telefonrådgivning I 2013 har 41 personer benyttet telefonrådgivningen (71 personer i 2012/57 personer i 2011). Telefonrådgivningen giver mulighed for 1til 2 telefonsamtaler af ca. ½ til 1 times varighed. Samlet udgift på 149.403 kr. Udgiften betales af centrene. Henvendelserne fordelt på Centre Beskæftigelse & Omsorg 7 Børn & Familie 12 Ejendomme 3 IT & Digitalisering 0 Kultur, Frivillighed & Borgerservice 1 Sundhed & Pleje 15 Teknik & Miljø 1 Undervisning 1 Udvikling 0 Økonomi & HR 1 Årsagerne til henvendelserne Stress (krav/ressourcer) 20 Samarbejde (ledelse, kollegaer) 9 Mobning (ledelse, kollegaer) 6 Voldsom hændelse/vold (borgerrelateret) 2 Privat 1 Opsigelse 1 Andet 2 Nedgangen i brugen af telefonrådgivningen bunder muligvis i to årsager: - at der mangler løbende information om telefonrådgivning ude på arbejdspladserne, hvorfor mange medarbejdere derfor ikke har kendskab til tillbuddet - at man først søger/tilbyder hjælp, når situationen er blevet alvorlig, og på det tidspunkt så i højere grad bruge tilbuddet om afklarende samtaler via Øje for nærvær, psykologsamtaler m.m. Hvis ikke benyttelsen af telefonrådgivningen stiger, bør vi overveje, om tilbuddet skal fortsætte eller om ressourcerne kan bruges på en anden og bedre måde. Samtaler om arbejdsliv og helbred I forbindelse med vores projekt Øje for nærvær igangsatte vi i maj 2013 en indsats mod langtidsfravær. Det omfattede et tilbud om afklarende samtaler og evt. efterfølgende psykologfaglige samtaler, arbejdspladsbesøg og dialogmøder. Omkring 40 medarbejdere har fået 1-3 psykologfaglige samtaler enten som opfølgning på en afklarende samtale eller efter aftale med leder. De fleste af disse samtaler er finansieret via Øje for nærvær. Anden krisehjælp og psykologisk rådgivning Flere arbejdspladser/ledere kontakter selv rådgivere til medarbejdere eller medarbejdergrupper, der har brug for psykologisk rådgivning. Det kan f.eks. være i forbindelse med vanskeligheder i samarbejdet med borger eller opståede konflikter i en medarbejdergruppe. Der benyttes enten de rådgivere, der henvises til i vores vejledning om krisehjælp og psykologisk rådgivning eller rådgivere, som lederne/cheferne selv har kendskab til/benyttet tidligere. Denne udgift ligger hos den enkelte arbejdsplads. 4

Tilsyn fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i 2013 foretaget tilsynsbesøg på 40 af Faxe Kommunes arbejdspladser. o Grøn smiley til 30 arbejdspladser, som betyder, at de ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet og et signal til omverdenen om, at de har orden på deres arbejdsmiljø. * Biblioteket i Haslev * Borgerservice i Haslev* Haslev Svømmehal * Bo og Netværk, Præstøvej * Boligerne Kildebakken, Førslevcenteret * Center for Beskæftigelse & Omsorg - Centerstab, Job- og socialafdelingerne * Center IT & Digitalisering * Center for Teknik & Miljø * Faxe Brand & Redning - Arbejdstilsynet har foretaget detailtilsyn vedr. kræftrisiko på begge brandstationer. De konstaterede ikke forhold, der gav anledning til at foretager sig yderligere. Som de sagde: der er styr på tingene. * Frederiksgadecenteret * Heimdal * Humlebo * Klub Bakkedal * Klub Sømandshjemmet * Mælkevejen * Svalereden * Vestskolen, afd. Nordskov * Østskolen, SFO Hyllen * Østskolen, Tandhjulet * Center for Undervisning, Tingvej Følgende arbejdspladser fik dog en vejledning sammen med smileyen: * Aktivitetshuset Søndergård om håndtering af halmballer på 180 og 220 kg. * Center for Ejendomme, Tingvej - om indeklima i gl. bygning. * Center for Børn & Familie, Tingvej om indeklima i gl. bygning * Dalby Børnehuse om arbejdsteknikker, arbejdsmængde/tidspres og følelsesmæssige krav * Faxe Musikskole om kulde og træk fra utætte vinduer. * Faxe Rådhus - om forebyggelse af blænding fra sollys. * Førslev børnehave om akustikken i skærmet enhed * Midtskolen, Ak10vetl om indeklima, printere/kopimaskiner. * Skolen ved Skoven om forebyggelse i forbindelse med vold og traumatiske hændelser. * UU-Sjælland Syd om at forebygge mobning o Gul smiley til 10 arbejdspladser for påbud eller afgørelse om arbejdsmiljøforhold: Bo & Beskæftigelse Tycho Brahes Vej at sikre manuel håndtering af borgere, instruere medarbejderne i håndtering af borgere samt tilpasse temperatur og luftfugtighed på badeværelser. Faxe Nord hjemmepleje - En arbejdsulykke i januar 2013 medførte en afgørelse om, at arbejdsgiver ikke havde givet tilstrækkelig instruktion. Afgørelsen medførte dog ikke en bøde. Kongsted Ældrecenter strakspåbud om at holde trappe fri for islag, samt vedligeholdelse af udendørs trappe og foretage eftersyn af centrifuge i vaskerum. Klub Møllen at undersøge årsag til ildelugt i køkkenet. Maglegården at sikre forsvarligt siddende arbejde. Midtskolen, SFOHvepsereden at sikre mod faldrisiko i glasgang Misbrugsrådgivningen, Præstøvej 78 at udarbejde en arbejdspladsvurdering og vejledning om psykisk førstehjælp og om uklare krav i arbejdet Park & Vej En arbejdsulykke i 2012, hvor græsslåning på skråning ikke blev udført sikkerhedsmæssigt forsvarligt, resulterede i juli 2013 i en afgørelse om arbejdsgiveransvar med en bøde på 45.000 kr. Plejecenter Tycho Brahes Vej at undersøge indeklimaet og sikre nedfald af lamper og lofter. Rengøring om at vælge en arbejdsmiljørepræsentant og en vejledning om at forebygge belastninger i det psykiske arbejdsmiljø. SFOdin, afd. Bavne - at udarbejde arbejdspladsvurdering. Terslev Børnehus afgørelse om af have overtrådt arbejdsmiljøloven om vedligeholdelse af udvendig trappe og undersøgelse af fugtindtrængen. Fik ikke påbud, da forholdene var bragt i orden. Ingen røde smiley i 2013 5

Arbejdsskader Arbejdsulykker i Faxe Kommune i 2013 I 2013 er der blevet anmeldt i alt 172 arbejdsulykker (151 i 2012, 175 i 2011, 162 i 2010). o o o o Der er en samlet stigning i anmeldte ulykker på 21 ulykker fra sidste år. Stigningen skyldes især flere anmeldelser af ulykker ved fysisk/psykisk vold/trusler. I Center for Undervisning er der anmeldt mere end dobbelt så mange ulykker, som relaterer sig til fysisk/psykisk vold/trusler. Det har især handlet om elever, der har reageret med slag/ spark/bid overfor lærer, enkelte sammenstød mellem elever samt enkelte hændelser, hvor det har været truende adfærd fra fædre/storebror. I Sundhed & Pleje er det lykkes at nedbringe stikskaderne væsentligt. Center for Ejendomme har haft et pænt fald i de fysiske ulykker. Ved 56 af de 172 arbejdsulykker er der registreret fravær som følge af ulykken. * 18 arbejdsulykker har medført et fravær fra 1-6 dage. * 11 arbejdsulykker har medført et fravær fra 7 20 dage. * 9 arbejdsulykker har hver især medført et sygefravær på over 1 måned. * 18 arbejdsulykker har et uoplyst antal fraværsdage Antal anmeldte arbejdsulykkerne i 2013 fordelt på Centre og årsagskategorier (tallene i parentes er for 2012/2011): Typer af ulykker Beskæft. & Omsorg Sundhed & Pleje Børn & Familie Undervisning Ejendomme IT & Digitalisering i alt Fysiske ulykker, bl.a. fald/snublen, løft 5 20 19 22 9 1 76 (84/83) Personforflytning og håndtering 4 18 6 28 (20/29) Vold, fysisk/psykisk Psykisk traume 11 12 7 30 60 (32/54) Uheld/udsættelse for smitterisiko/kemi 4 3 1 8 (15/8) I alt 24 53 33 52 9 1 172 (151/175) Formodede erhvervsbetingede lidelser De formodede erhvervsbetingede lidelser (nedslidning over længere periode) bliver som regel anmeldt af egen læge eller f.eks. Arbejdsmedicinsk Klinik. Antal anmeldte erhvervssygdomme: Lidelsesart 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Astma, rhintis, allergi mv. 1 0 0 0 Hudlidelse 2 0 6 6 Psykisk lidelse 4 2 Sygdomme i bevægeapparatet 4 3 5 Symptomer, gener, uklar diagnose 0 2 4 Andre lidelser 1 7 9 6 I alt 12 14 19 17 11 8 8 Kilde: Arbejdsmarkedets erhvervssygdomssikring v/atp s aktuar Skaderne er ikke delt ud på sygdomsarter, da AES ikke længere må opdele skaderne på sygdomsarter, der vedrører mindre end 5 personer, jævnfør Persondataloven. 6

Øje for nærvær Formålet med Øje for nærvær er at skabe nærvær, engagement & kvalitet, og derved nedsætte risikoen for fravær, sygdom og ulykker. Faxe kommune fortsatte i 2013 Øje for nærvær med følgende tre centrale pejlemærker: Særligt fokus på arbejdspladser med højt fravær - skræddersyede indsatser til disse. Tidlig og offensiv indsats mod langtidsfravær. Nedbringelse af fraværet skal i højere grad integreres som en central del af ledelsesopgaven gennem tæt opfølgning på udviklingen og indsatsen for mere nærvær og mindre fravær. Aktiviteterne indenfor de 3 spor har omfattet: Arbejdspladser med højt fravær Dialog med MEDudvalg og sparring/rådgivning til lederne og input på personalemøder. Arbejdspladser har selv med konsulentbistand arbejdet med samarbejde, arbejdsglæde. Der blev udarbejdet forpligtende aftale på 3 arbejdspladser mellem centerchef, leder og MED. Langtidsfravær Tilbud om afklarende samtale om arbejdsliv og helbred til medarbejdere der er i risiko for at få langtidsfravær, dialogmøder og arbejdspladsbesøg. 33 medarbejdere har taget imod dette tilbud. Ledelsessporet Sygefraværsstatistikker og information på ledermøde Sporadisk rådgivning og sparring til ledere De fastsatte mål for sygefraværet i 2013 var: * Nedbringe fraværet med 1 dag årligt, til 11 dage i gennemsnit pr. medarbejder i 2013. * Ved udgangen af 2013 har ingen arbejdspladser et gennemsnitligt fravær over 20 dage årligt. * Max. 15 arbejdspladser i 2013 med et gennemsnitligt fravær på mellem 12-20. * Nedbringe langtidsfravær med 10 % - både antallet af langtidssyge og længden af sygefraværsperioderne. (Langtidsfravær er mere end 28 dages sygefravær). Resultatet af opgørelsen af sygefraværet samt de for 2013 er: * Faxe kommune nåede i 2013 et gennemsnitligt sygefravær pr. medarbejder på11,79. * Havde 9 arbejdspladser i 2013 med et fravær på over 20 dage. (I 2012 var antallet 13) * Havde 28 arbejdspladser i 2013 med et gennemsnitligt fravær på mellem 12-20 dage. (I 2012 var antallet også 28) * Antallet af langtidssyge er steget fra 185 i 2012 til 228 i hele 2013. * På trods af flere langtidssyge, er længden af sygefraværsperioderne faldet med16 %. Den samlede fraværsstatistik for Faxe Kommune kan ses på Intranettet under fraværsstatistikker. Gennemsnitligt antal sygedage for 2010 2011 2012 2013 alle medarbejdere i Faxe Kommune Faxe Kommune 16,0 13,1 12,0 11,8 Center for Erhverv &Udvikling 10,3 4,5 5,3 5,7 Center for Økonomi & HR 17,5 7,3 5,7 5,6 Center for IT & Digitalisering 8,0 11,8 8,0 12,5 Center for Ejendomme 9,7 10,2 12,1 Center for Teknik & Miljø 29,2 10,9 16,3 9,2 Center for Kultur, - Kultur & Fritid 5,7 5,4 Frivillighed & Borgerservice - Borgerservice 8,3 8,2 6,2 7,4 Center for Beskæftigelse - Beskæftigelse 18,0 13,0 &Omsorg - Omsorg 17,6 14,9 13,7 13,4 Center for Sundhed & Pleje - Pleje - Sundhed 19,5 9,5 14,4 8,2 13,8 12,4 Center for Undervisning 14,5 13,1 11,1 11,9 Center for Børn & Familie - Dagpasning - Rådgivning 15,8 14,0 14,3 10,1 11,8 11,6 Der skal tages behørigt forbehold for de statistiske opgørelser, som følge af eventuelle ændringer i organisationen, fejl i indberetninger, beregninger m.m. 7

Konklusion Som det ses, er de ønskede mål for sygefraværet ikke helt opnået; der er dog fortsat et fald i det samlede fravær og i antallet af arbejdspladser med over 20 dages fravær i gennemsnit. Antallet af langtidssyge er steget med 43 til 228, og mindst 1/3 af disse beskriver i mulighedserklæringen årsagen som værende arbejdsrelaterede og/eller private psykosociale problemstillinger. På trods af flere langtidssyge, så er længden af dette fravær mindsket, hvilket vores indsats mod langtidsfravær sandsynligvis har haft en positiv medvirken til. Siden indsatsen mod langtidsfravær startede i maj 2013, har 33 medarbejdere haft afklarende samtaler med ekstern konsulent. Årsager til fraværet har været bevægeapparatsproblemer, arbejdsrelateret stress (arbejdspres, samarbejde), og private problemstillinger. Som opfølgning på de afklarende samtaler er forskellige tiltag iværksat - samtaler med psykologfaglig rådgiver, kursus i Mindfulness Body Stress Reduction, samtaler med sundhedskonsulent, dialogmøde mellem leder, medarbejder og rådgiver, arbejdspladsbesøg med instruktion til medarbejderen og efterfølgende undervisning i ergonomi til større gruppe af medarbejdere. Indtrykket er, at forløbene giver rigtig god mening for den enkelte medarbejder, men mange gange også for arbejdspladsen og kollegaerne. Samtalerne og arbejdspladsbesøgene hjælper til med, at der komme fremdrift i afklaringen af situationen. Vi kan håbe, at den gode effekt for de sygemeldte/fraværstruede medarbejdere der har benyttet tilbuddet, og den generelle fokus på at nedbringe langtidsfravær, har betydet en positiv afsmitning i forhold til at lederne er blevet mere opmærksomme på at tage hånd om sygemeldte medarbejdere og på at lægge plan for fastholdelse og tilbagevenden. Ovenstående taler for, at indsatsen mod langtidsfravær skal fortsætte, men gerne med et mere forebyggende aspekt. F.eks. er det vigtig, at tilbuddet ikke nødvendigvis først gives til medarbejdere, der har været syge i 14 dage, men meget gerne sættes i værk på formodning om risiko for langtidsfravær - inden medarbejderen faktisk er blevet sygemeldt. Men vi skal være opmærksomme på, at nedgangen i langtidsfraværet ikke har en sammenhæng til det, der i arbejdsmiljøberetningen fra Center for Børn & Familie udtrykkes som negativt pres, dårlig samvittighed og dermed begrænsninger og manglende vilje til at fastholde medarbejdere. Det blev på Hovedudvalgsmødet den 11. december 2013 besluttet at udvide styregruppen for projekt Øje for Nærvær med yderligere en MEDrepræsentant og en centerchef, så gruppen nu består at de to nye, fællestillidsrepræsentant Lene Høiriis Nielsen og centerchef Tina Norking, foruden direktør Lars M. Christiansen, fællestillidsrepræsentant Pia Paaske, centerchef Kasper Sonne, HR-leder Janet Frydensberg og arbejdsmiljøleder Annette Balling. 8

Status på arbejdsmiljøet i 2013 Det psykiske arbejdsmiljø/trivslen Store forandringer indenfor alle centre sammenlægninger, reformer og lovændringer, nye systemer, faldende børnetal, flytninger, personalereduktioner har medført øget arbejdspres og usikkerhed hos medarbejderne. Dette er de væsentligste vilkår, som har optaget arbejdspladserne i 2013. Alt sammen vilkår, som ikke kan undgå at påvirke det psykiske arbejdsmiljø og præge både relationen til borgerne og relationen medarbejderne imellem, og give en øget risiko for vold/ trusler, mobning og stressbelastninger. Arbejdsmiljøberetninger beskriver, at disse arbejdsforhold presser medarbejderne. Udfordringerne betyder, at arbejdspladserne arbejder hårdt for at få nogenlunde balance mellem arbejdsopgaver og ressourcer, og samtidig leve op til kvaliteten i den faglige kerneydelse. Der ses stadig vilje og engagement i forhold til ønsket om at udvikle og kvalificere det faglige arbejde til gavn for borgerne, men overskuddet dertil er udfordret. At vi i 2013 havde flere langtidssyge og mindst 1/3 af disse på grund af arbejdsrelaterede og/eller private psykosociale problemstillinger, kan have en årsagssammenhæng med de pressede arbejdsvilkår. Også stigningen af anmeldte arbejdsulykker indenfor psykisk/fysisk vold og trusler fra borgere især på undervisningsområdet - kan være en effekt af de pressede forhold. Men flere arbejdspladser skriver også, at de har et godt psykisk arbejdsmiljø personalet trives, er gode til at holde fast i de gode historier, blevet bedre til at tage problemer/uenigheder i opløbet, er gode til at tage vare på hinanden, det gode samarbejde bærer os stadig igennem de belastende perioder Ovenstående udsagn viser tydeligt, hvor vigtigt et godt samarbejde er, for at kunne magte og lykkes med arbejdet. Vi kan også glæde os over, at 75 % af de arbejdspladser, der har haft besøg af Arbejdstilsynet i 2013, har fået en grøn smiley. Det betyder, at Arbejdstilsynet ved besøget ikke faldt over nogen overtrædelser i forhold til arbejdsmiljøloven, og at de vurderer, at arbejdspladsen har orden på deres arbejdsmiljø. De fysiske forhold ser ikke ud til at fylder så meget i beretninger, set i lyset af ovenstående! Der har i 2013 kun været få tilfælde af skimmelvækst, men mange arbejdspladser beskriver om indeklimaproblemer, som træk, kulde/varme, dårlig luftkvalitet, vandindtrængen, som i mange tilfælde hænger sammen med et behov for vedligeholdelse eller renovering. Også støj og pladsforhold nævnes af flere. Skolerne er f.eks. i gang med en stor opgave i forhold til at etablere arbejdspladser til lærerne, ligesom der flere steder er problemer med størrelsen på klasselokaler og antallet af elever. Nogle nævner et stort behov for et større samarbejde med Kommunale Bygninger og synlighed omkring vedligeholdelsesplaner. Uddannelse af arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg i 2013: o Der er afholdt 2 obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse i samarbejde med Vordingborg Kommune for nye ledere og arbejdsmiljørepræsentanter i feb./marts og sept./okt. o Den årlige arbejdsmiljødag for arbejdsmiljøgrupperne i 2013 blev afholdt den 29. maj. Direktionen indledt med "Rigets tilstand" og status på arbejdsmiljøet. Herefter handlede dagen om inspiration til at gøre gode arbejdspladser endnu bedre. 3 af vores arbejdspladser fortalte om noget, der virker hos dem, og ledelseskonsulent Anders Seneca involverede alle i en proces og kom med konkrete bud på, hvordan vi kan lykkes med kerneopgaven. o 5-dages MEDuddannelse Et hold fra 2012 færdiggjorde deres uddannelse med udviklingsmodulet på 2 dage, og et hold gennemførte hele den 5-dages MEDuddannelse. 9

Arbejdsmiljøtiltag i 2014 Netop når der sker forandringer, er arbejdet med kerneopgaven og et stærkt fagligt samarbejde, et vigtigt fundament for at sikre både kvalitet og trivsel. I arbejdet med at styrke det psykiske arbejdsmiljø og samtidig udvikle nye måder at løse opgaverne på, er det altafgørende, hvordan man formår at inddrage medarbejdernes faglige viden og kreativitet: Knyt indsatsen tæt til kerneopgaven Styrk faglighed og kompetencer Gå foran som leder Involver medarbejderne rigtigt Opsøg hjælp og inspiration fra andre Ovenstående anbefalinger er opsamlet fra nogle udvalgte arbejdspladser, som har gode erfaringer med at integrere arbejdsmiljøarbejdet i deres øvrige arbejdsvirke. Vi skal komme udfordringerne i møde, inden de bliver til problemer f.eks. både ressourcemæssigt og økonomisk kunne investere inden vi har overskuddet/ser resultatet. Et eksempel er et forslag fra Centerudvalget for Børn & Familie om en trivselspulje til f.eks. sammenlægningsprocesser, så der sættes ind fra starten og ikke først efterfølgende, når der skal samles op. I flere af både de decentrale og centrale indsatser, er der fokus på både faglighed, arbejdsmiljø og opgaveplanlægning. Men ved mange forandringer/ændringer skal organisationen stadig blive bedre til at sørge for, at alle relevante bliver involveret. Der skal laves en ordentlig konsekvensvurdering i forhold til arbejdsmiljøet, fagligheden og borgerne. Og der skal planlægges en rettidig, direkte og personlig kommunikation for at modvirke utryghed hos medarbejderne. Foruden de mål og aktiviteter, der er beskrevet i Hovedudvalgets handleplan, er der yderligere to forhold som bør have særlig opmærksomhed i årene frem: Forebygge og håndtere stressbelastninger På mange arbejdspladser er der medarbejdere, der oplever ikke at kunne magte/nå deres arbejde, og heller ikke ser mulighederne for at ændre det. Arbejdsbetinget stress opstår typisk, fordi medarbejderen stilles over for krav i arbejdet, som hun ikke har ressourcer til at opfylde. Hvis medarbejderen samtidig har ringe muligheder for at påvirke kravene, øges hendes risiko for stress yderligere. Det står i vores retningslinje for trivsel og stresshåndtering en retningslinje vi har, fordi det er en opgave som alle arbejdspladser skal arbejde med. Arbejdspladserne skal løbende drøfte arbejdsmængde, arbejdsfordeling m.m. og hvad de fælles og i forhold til enkelte medarbejdere kan gøre for at forebygge stressbelastninger. 2 skoler har netop modtaget høring fra Arbejdstilsynet vedr. stor arbejdsmængde og tidspres og vedr. høje følelsesmæssige krav, hvilket vidner om behovet. Skabe en større vilje og mulighed for respekt og samarbejde på tværs i organisationen (sammenhængskraft) til gavn for både opgaveløsningen og arbejdsglæden. Vi er en organisation med mange faglige kompetencer, og vi kan blive meget bedre til at anerkende hinanden på tværs, tilbyde og spørge efter hjælp og viden. I en tid hvor der hverken er tid eller råd skal vi gøre noget aktivt for at modvirke den automatiske reaktion at blive sig selv nærmest, komme i offerrollen og komme til at synes noget om de andre. Hvad enten ens faglige kerneopgave er pædagogisk, rengøring, vedligeholdelse, sagsbehandling, læring, pleje eller administrativ, så at målet på den enkelte arbejdsplads fælles - nemlig at sikre imødekommenhed, tryghed og udvikling i ydelsen til borgerne. 10

Hovedudvalget har besluttet at fortsætte med de centrale arbejdsmiljøindsatser fra 2013 samt sætte en ny indsats i gang, som netop skal bidrage til at skabe større åbenhed og tillid på alle niveauer i organisationen, og dermed understøtte et fagligt samarbejde: Faxe Kommune vil arbejde for øget tillid, trivsel og dialog Øje for nærvær Dialog med borgeren og kollegial sparring Ejerskab og implementering af revideret MED-aftale Ejerskab og implementering af nyt Ledelsesgrundlag Trivsels- og ledelsesevaluering Hvordan kan vi styrke arbejdsmiljørepræsentanternes interaktion De enkelte indsatser i Hovedudvalgets handleplan konkretiseres og igangsættes løbende. Nedenfor uddybes et par af de større indsatser: Øje for nærvær fortsætter i 2014 med nye mål for sygefraværet og den forebyggende indsats. Arbejdsmiljøvinklen i forhold til Øje for nærvær skal have øje for den forbyggende indsats indenfor både det psykiske og fysiske arbejdsmiljø, samt fastholdelse/tilbagevenden af fraværstruede medarbejdere. Set i lyset af de store krav og udfordringer, der er til udvikling af den offentlige sektor, bør støtte og rådgivning til ledere og medarbejdere have fokus på samarbejde og udvikling af kerneopgaven. Lykkes de med den opgave, så viser alle undersøgelse, at så lykkes de også med et højt nærvær og god trivsel. Styregruppen har udarbejdet nye anbefalinger for indsatser i 2014, hvor der forsat skal være fokus på arbejdspladser med udfordringer i fraværet, men i højere grad også øget fokus på trivselsaspektet i hele kommunen. Hertil kommer, at trivsels- og lederevalueringen positivt kan medvirket til at støtte op om trivslen på arbejdspladserne i Faxe kommune og gøre indsatsen mere målrettet. Øje for nærvær blev drøftet på Hovedudvalgsmøde den 19.2.2014 og der skal arbejde videre med styregruppens forslag: * Indsatsen mod langtidsfravær fortsætter Vi benytter rådgiver fra Orbicon til afklarende samtaler og opfølgende besøg på arbejdspladsen. Samtalerne tilbydes også til gravide medarbejdere Arbejdstilsynets 50 % pulje støtter indsatsen med 150.000 kr. * Uddannelsesforløb til ledelse om vanskelige samtaler og konflikthåndtering Mulige tiltag er drøftet i styregruppen og chefgruppen, men konkrete tiltag er ikke besluttet endnu. * Tilbud til arbejdspladserne afhængig af de aktuelle/konkrete behov. Arbejdspladserne kan kontakte HR-afdelingen hvis de ønsker rådgivning. De fastsatte mål for 2014 er følgende: * Fraværet nedbringes fra 11,76 dage til 10 dage i gennemsnit for alle medarbejdere. * Max. 5 arbejdspladser med gennemsnitliget fravær over 20 dage årligt * Max. 10 arbejdspladser med gennemsnitlig fravær på mellem 12-20 dage * Antallet af langtidssyge og længden af sygefraværsperioderne ønskes nedbragt med 10 %. Dialog med borgeren og kollegial sparring Er grundlaget for at få en fælles forståelse for de opgaver/ydelser, der skal leveres og for at sikre en god relation både medarbejderne imellem og til borgerne. Som blandt andet et forskningsprojekt fra AMK konkluderer så er Faglighed er det bedste værktøj til at forebygge konflikter, trusler og vold. På Hovedudvalgsmødet den 19.feb.2014 gav arbejdsmiljøleder en status på, hvordan det går med forebyggelse og opfølgning på trusler og vold på kommunens arbejdspladser. Det er et indtryk, at langt de fleste arbejdspladser har fokus på voldforebyggelse i deres planlægning af arbejdet, at de håndterer voldssituationer når de opstår, og følger op for at undgå gentagelser. 11

Flere arbejdspladser arbejder løbende med emnet og har fokus på medarbejdernes kompetencer. I flere af centerudvalgenes beretninger nævnes et fremadrettet fokus på voldsforebyggelse f.eks. i Center for Undervisning, hvor skolereformen og øget inklusion udfordrer samarbejdsrelationerne. Information om voldsforebyggelse med link til ny pjece og konferencer om emnet, er udsendt til alle arbejdsmiljøgrupperne den 17. marts 2014. Trivsels- og ledelsesevaluering Konceptet for den nye trivsels- og ledelsesevaluering er drøftet i direktionen, Hovedudvalget og sidst præsenteret på lederforumdagen den 7. marts 2014, hvor tidsplanen blev udvidet i forhold til at give lidt mere tid til orientering og dialog med medarbejderne. På arbejdsmiljødagen den 21. maj 2014 vil Hovedudvalget efterspørge den første feedback på processen ude på den enkelte arbejdsplads. Tilføjet efter beslutning jf. Hovedudvalgsmødet den 23. april 2014: I forbindelse med Hovedudvalgets drøftelser af evalueringskonceptet fremkom der forskellige holdninger til anonymitet. Ledelsessiden ønsker at der arbejdes hen imod en åben evaluering. Medarbejdersiden er enig i målet mod en åben evaluering, men ønsker indtil videre fortsat anonym evaluering. Drøftelserne handlede bl.a. om, at medarbejdersiden ikke oplever, at der er tilstrækkelig tillid i organisationen, hvorfor Hovedudvalget blev enige i at sættes temaet at arbejde for øget tillid, trivsel og dialog på handleplanen for arbejdsmiljøindsatser. Og så skal en spændende centerindsats nævnes til inspiration for andre : Sundhed hele døgnet i Center for Ejendomme Center for Ejendommes centermedudvalg fik i 2013 lavet deres vision - at arbejde for, at alle vores arbejdspladser bliver en arbejdsplads, hvor folk er glade for at være, og hvor der er respekt og anerkendelse om vores arbejde. Desuden ville de have fokus på Sund hele døgnet for at arbejde for at øge nærværet og skabe arbejdsglæde i arbejdet. For at sætte mere strøm til Sund hele døgnet har Center for Ejendomme i 2014 indgået et samarbejde med Afdelingen for Sundhedsfremme & Forebyggelse og HR-afdelingen. Center for Ejendomme ønsker at have fokus hele vejen rundt på arbejdsliv og helbred. Målet er at øge nærværet og skabe arbejdsglæde ved at arbejde konkret og målrettet med at - Højne samarbejdet og respekten om vores arbejde lederskab, følgeskab og fællesskab - Minimere risikoen for ulykker og fysisk nedslidning - Motivere og støtte medarbejderne til et sundt helbred Arbejdstilsynets 50 % pulje støtter indsatsen med 50.000 kr. til arbejdsmiljørådgivning Uddannelse for arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg i 2014: o Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse for nye arbejdsmiljørepræsentanter og ledere gennemføres i april/maj 2014 med 10 deltagere fra Faxe og 7 deltagere fra Vordingborg Kommune. Den næste obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse afholdes i september/oktober 2014. o Den årlige arbejdsmiljødag for alle arbejdsmiljøgrupperne afholdes den 21. maj. 2014. Emnerne er - status fra direktionen, status på arbejdsmiljøet, trivsels- og ledelsesevaluering, samt input med noget om primadonnaer og ledelse i skildpaddehøjde fra Helle Hein og Henrik Lehmann. Og så med masser af dialog på tværs. o o Den 5-dages MEDuddannelse er ændret til en 2-dages MEDuddannelse. Der er foreløbig planlagt 4 uddannelser i 2014 (maj, juni, september og november). Baggrunden for ændringen er, at Parterne (KL og KTO) ved OK-forlig 2013 aftalte en kortere MEDgrunduddannelse på 2 dage, som træder i kraft 1. januar 2015 For at sikre, at alle ledere og MEDrepræsentanter indenfor deres første funktionsår gennemfører MEDuddannelsen, har Hovedudvalget besluttet, at Faxe Kommune allerede i 2014 starter op på de 2-dages MEDuddannelser. Arbejdsmiljøgruppernes ønsker til efteruddannelse handler overvejende om: * Dialogen med borgerne voldsforebyggelse, konflikthåndtering, kommunikation i praksis håndtering af verbalt grove borgere og fysisk udadreagerende borgere 12

* Forandringer, besparelser, stress - løse en større mængde opgaver på den samme tid? og stadig holde kvaliteten, blive bedre på til at "spotte" medarbejdere, der er presset, at være i konstante forandringer og samtidig håndtere den psykiske udfordring der følger, Sammenhængskraft bedre kendskab og forståelse og samarbejde på tværs af centre Centerudvalgenes arbejdsmiljøberetninger Arbejdsmiljøberetning 2013 for Center for Beskæftigelse & Omsorg CenterMED har modtaget arbejdsmiljøberetninger for centerets afdelinger og bemærker følgende fællestræk: Trivsel: Der er kun gennemført trivselsundersøgelser i enkelte afdelinger, da flere afdelinger afventer et digitalt værktøj til gennemførsel af trivselsundersøgelser. Der har været en del usikkerheder i personalegrupperne grundet udmelding af organisationsændringerne i andet halvår 2013, og usikkerheder omkring tilhørsforhold, arbejdsområder og interne struktureringer. Der har igen været en del flytninger som medfører en øget arbejdspres og usikkerheder blandt borgere, som ligeledes påvirker personalegrupperne. Endvidere har omfattende reformer og lovændringer betydet usikkerheder og øget arbejdspres, især på myndighedssiden. Reformerne medfører også frustrationer for borgernes vilkår, som til tider belaster medarbejderne. Enkelte steder er der udfordringer med mobning, men der er iværksat tiltag på området. Afdelingerne har generelt være gode til at værksætte efteruddannelser og fokusere på personalegruppernes udvikling. De steder, hvor der er udfordringer med truende borgere, er man opmærksom på udfordringen og arbejder med det i AMR-grupperne. Generelt gennemgår både hele centeret og de enkelte afdelinger store forandringer, som vil påvirke arbejdsmiljøet. Men der er en forventning om, at der i 2014 er en del forhold, der falder på plads, hvilket giver mere arbejdsro fremover. De fysiske forhold: Flere steder i organisationen har Arbejdstilsynet gennemført tilsyn af arbejdsforholdene. De fleste steder er der givet grønne smileys med mindre bemærkninger. Støj og pladsmangel er udfordringer i dele af organisationen Andre steder er der udfordringer med utidssvarende bygninger og ikke helt optimale arbejdsforhold bl.a. pga. manglende mødefaciliteter, men der bliver set på løsninger Fravær: For hele centeret lå sygefraværet i 2012 på 5,43 % og i 2013 på 5,23 %. Det betyder et lille fald i sygefraværet. Dette kan blandt andet forklares med en øget fokus på sygefraværssamtaler og aktiviteter for forbedring af trivslen i hele centeret. Da centerets medarbejdere har meget borgerkontakt, vurderes den lidt højere fravær end kommunens gennemsnit som rimeligt. Arbejdsskader og -ulykker: De indkomne arbejdsmiljøberetninger har anført i alt 28 indberettede arbejdsulykker. Der har været fokus på området, og der er eksempelvis iværksat uddannelse af forflytningsvejledere på handicapområdet. CenterMED ønsker at der fremover arbejdes med: - Øget medarbejderinvolvering o CenterMED formandsskabet besøger samtlige MED udvalg o Øget brug af centerets nyhedsbrev til kommunikation med medarbejderne. CenterMED vil informere om tværgående initiativer. Både Arbejdsmiljørepræsentanter og Medarbejderrepræsentanter opfordres til at indsende historier eller artikler - Sikring af kommunikationsveje mellem MED udvalgene og alle medarbejdere i centret - Særlig fokus på stress og stress-relateret sygefravær Kasper Sonne Formand Claus Johannes Svendsen Næstformand 13

Arbejdsmiljøberetning 2013 for Center for Børn & Familie Denne rapport beskriver status på arbejdsmiljøet i Center for Børn & Families institutioner og afdelinger. Rapporten er udarbejdet med udgangspunkt i de modtagne beretninger om arbejdsmiljøet for 2013. Formålet med rapporten er at opsummere de mest centrale problemstillinger fra Center for Børn & Families arbejdspladser og fremsætte mål og forslag for det videre arbejde med udvikling af arbejdsmiljøet i 2014. Problemstillinger Overordnet bemærker Centerudvalget Børn & Familie en problemstilling i forbindelse med, at flere ledere selv har udfyldt arbejdsmiljøberetningen for 2013 uden repræsentation fra institutionens eller afdelingens arbejdsmiljørepræsentant. Problemstillinger ved det psykiske arbejdsmiljø Overordnet bliver det tydeligt, at 6 punkter går igen på tværs af institutionerne og afdelingerne. Det drejer sig om det faldende børnetal og personale reduktioner, sammenlægninger og strukturforandringer, klubpersonalets uafklarede forhold som følge af skolereformen, arbejdspres, økonomiske uforudsigeligheder samt langtidssygemeldinger. Nedenfor uddybes punkterne: 1. Det faldende børnetal og personale reduktioner Det er gennemgående, at der opleves en usikkerhed omkring de fremtidige perspektiver for arbejdspladsen på grund af det faldende børnetal, og de følgende reduktioner i personalet. Det beskrives særligt i forbindelse med uforudsigelighed ved børnetallets udvikling. Usikkerheden sætter pres på arbejdsmiljøet og kan skabe konkurrencen om jobs, hvilket udfordrer personalets samarbejde som et team. 2. Sammenlægning af institutioner og strukturforandringer Der opleves generelt udfordringer ved forandringer. Det beskrives dels i forbindelse med ændringer i institutionerne og afdelingerne dels med opgaveforandringer hos enkelte medarbejdere efter behov fra udefrakommende samarbejdspartnere eller ændringer i lovgivningen. Sammenlægninger beskrives ofte som en omvæltende kulturforandring, der skaber meget usikkerhed blandt medarbejdere omkring jobfunktionen. Det fremhæves af flere, at der har været usikkerhed på grund af fravær på centerchef niveau. 3. Klubpersonalets uafklarede forhold som følge af skolereformen Skolereformen har særligt sat pres på klubberne, hvilket har skabt usikkerhed om medarbejdernes fremtidige ansættelsesforhold. 4. Arbejdspres Der opleves et stort arbejdspres på grund af de udviklingsprocesser, der iværksættes fra kommune og stat, hvilket sætter pres på kerneydelsen. Udviklingstiltag som Fart på sproget og Kompetencehjulet beskrives i denne sammenhæng, og det fremhæves som vigtigt, at der skabes tid til implementering for at skabe den bedste balance mellem opgaver og tid. 5. Økonomiske uforudsigeligheder Særligt udmeldinger om yderligere budgetbesparelse skaber frustrationer og bekymring for den fremtidige situation. I denne sammenhæng fremhæves ofte manglende nøgletal og uforudsigelighed ved forvaltningens justeringer af budget, fx ved refusioner eller omplacering af midler. 6. Langtidssygemeldinger og målinger af fravær Der opleves generelt et pres på arbejdspladsen, når en medarbejder er langtidsfraværende dels på grund af den manglende arbejdsressource og dels på grund af negativ opmærksomhed på det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdspladsen sættes dog yderligere under pres på grund af målinger i forbindelse med sygefravær, hvilket kan skabe dårlig samvittighed blandt medarbejdere med langtidsfravær og begrænser ledernes muligheder for at arbejde med fastholdelse af medarbejder, tilbagevenden til job og inklusion på arbejdsmarkedet. Det bemærkes, at en stor del af beretninger om medarbejderes langtidsfravær hænger sammen med personalereduktioner. 14

Øvrige punkter vedrørende det psykiske arbejdsmiljø Nedenstående punkter fremhæves i enkelte eller ganske få institutioner eller afdelinger: Sociale normeringer, herunder andel af ikke dansksprogede familier Andel af sårbare familier Udfasning af Troelstrupgård Mobning fra brugere Fraværende leder på grund af møder Manglende førstehjælpskursus Manglende kursus til arbejdsmiljørepræsentant Lederskift efter sammenlægning Kommunikation Fokus og initiativer for det psykiske arbejdsmiljø Nedenfor fremhæves en række fokuspunkter og initiativer til at imødekomme ovenstående problemstillinger. Dels beskrives, hvad Centerudvalget Børn & Familie fremadrettet vil fokusere på, og dels præsenteres en række anbefalede initiativer, der vurderes at være overordnet for arbejdsmiljøet i Faxe Kommune. Problemstillinger 1. Det faldende børnetal og personale reduktioner 2. Sammenlægning af institutioner og strukturforandringer 3. Klubpersonalets uafklarede forhold som følge af skolereformen Fokus og initiativer Centerudvalget Børn & Familie vil tage initiativ til planlæggelse og afholdelse af en fælles temadag for MED-udvalg i Center for Børn & Familie. Arrangementet skal fokusere på håndtering af forandringsprocesser. I forhold til det overordnede arbejdsmiljø i Faxe Kommune anbefaler Centerudvalget Børn & Familie, at Hovedudvalget drøfter mulighederne for at tilrettelægge en særlig indsats for enheder i forandring for eksempel ved sammenlægninger. Det kunne eksempelvis være en sammenlægnings-trivselspulje eller midler til styrkelse af arbejdsmiljø i sammenlagte kulturer. 4. Arbejdspres Centerudvalget Børn & Familie vil i 2014 løbende have et fast fokus på kommende udviklingsprocesser i Center for Børn & Familie. Det vil konkret blive tilrettelagt således, at der vil indgå et fast dagsordenspunkt på samtlige centerudvalgsmøder i 2014 vedrørende udvikling, hvor Centerudvalget løbende drøfter de kommende udviklingstiltag set i lyset af kvaliteten i den faglige kerneydelse. I den sammenhæng vil der være fokus på, hvordan der bør prioriteres, og hvad der er rimeligt at prioritere. 5. Økonomiske uforudsigeligheder 6. Langtidssygemeldinger og målinger af fravær I forhold til beretninger om økonomiske uforudsigeligheder anbefaler Centerudvalget Børn & Familie, at der arbejdes fokuseret på at skabe gennemskuelighed via nøgletal. Overskueligheden kan eventuelt øges ved hjælp af årshjul, der fremhæver, hvornår forudsigelige udgifter og indtægter sættes ind på budgettet for eksempel refusioner eller omplaceringer fra forvaltningens side. I forbindelse med langtidssygemeldinger og målinger af fravær anbefaler Centerudvalget Børn & Familie, at der sættes et øget fokus på trivsel på arbejdspladser frem for fokus på målinger af fravær. Herunder fremhæves en række anbefalinger: Målinger af fravær bør ikke opdeles i farver, som fremhæver arbejdspladser med meget sygefravær. Det skaber et negativt billede af arbejdspladsens arbejdsmiljø, som ikke nødvendigvis er gældende. Delvist fravær bør ikke registreres som fuldt fravær, da det skaber et skævt billede af den aktuelle situation. I stedet for fravær bør der generelt sættes øget fokus på gode historier og fremhævelse af indsatser for arbejdsmiljøet, der virker. 15

Det er generelt centerudvalgets holdning, at: Fravær ikke altid hænger sammen med dårligt arbejdsmiljø. Det kan være dårligt for arbejdsmiljøet, hvis der opbygges en kultur, hvor medarbejdere får dårlig samvittighed over deres fravær, fordi det sætter arbejdspladsen i dårligt lys. Arbejdspladser bør tilskyndes til at arbejde med fastholdelse, tilbagevenden og inklusions på arbejdsmarkedet. Problemstillinger ved det fysiske arbejdsmiljø Særligt 3 punkter går igen i beskrivelserne om problemstillinger ved det fysiske arbejdsmiljø. Det drejer sig om følgende: Udfordringer ved bygningsmassen Der er gennemgående mange arbejdspladser i Center for Børn & Familie, der beskriver henvendelser til Center for Ejendomme. Typiske problemstillinger er kulde, træk, manglende solafskærmning og lydisolering af vægge. Særligt lydisolering af vægge skaber udfordringer på arbejdspladsen dels i forbindelse med støjgener og dels i forbindelse med kontorer, hvor det ikke bliver muligt at tale fortroligt i situationer, hvor der er behov for dette. Samarbejdet med Center for Ejendomme beskrives som tungt med uigennemsigtige arbejdsgange. Vedligeholdelse af egne bygninger Det fremhæves af mange som en udfordring, at det ikke er muligt at vedligeholde egne bygninger efter behov, men at behovet skal drøftes og prioriteres med Center for Ejendomme. Udkørende medarbejdere Særligt de arbejdspladser med udkørende medarbejdere beskriver udfordringer i forbindelse med udstyr og materialer på grund af manglende tilhørsforhold i konkrete arbejdssammenhænge. Man behandles så at sige som en gæst frem for en medarbejder. Fokus på det fysiske arbejdsmiljø Centerudvalget Børn & Familie fokuserer ved deres møde den 18. marts 2014 på vedligeholdelsesplaner med henblik på at skabe gennemsigtighed og åbenhed i forhold til arbejdsgange ved vedligeholdelse. Centerudvalget anbefaler, at der arbejdes med at skabe øget fokus på synlighed og åbenhed om planer og budget for vedligeholdelse. Øvrige forhold arbejdsulykker, fravær og Arbejdstilsynsbesøg Herunder ses en samlet opgørelse for arbejdspladserne fra center for Børn & Familie. (fravær pga. arbejdsulykker og antal langtidsfraværende er optalt fra arbejdsmiljøberetninger, de øvrige tal er fået fra HR-afdelingen) Forhold Antal Antal arbejdsulykker ialt 33 - Fysiske ulykker, bl.a. fald/snublen, løft 19 - Håndtering/løft af børn 6 - Psykiske ulykker/vold 7 - Uheld/smitte/kemi/forbrænding 1 Fraværsdage på grund af arbejdsulykker 580 Besøg af Arbejdstilsynet 15 Fraværsdage i gennemsnit pr. medarbejder 11,59 (4,60 %) Antal langtidsfraværende 38 16

Arbejdsmiljøberetning 2013 for Center for Ejendomme CenterMed har gennemgået indkomne arbejdsmiljøregnskaber og konstaterer, at følgende temaer er de mest fremtrædende: Generelt er der et godt arbejdsmiljø og god trivsel. Alle afdelinger i CFE klarer de daglige problemerne i hverdagen med den åbne dialog imellem medarbejdere og ledelsen. Afdelingerne er gode til at afholde sociale arrangementer eller tager på messer for at holde sig opdateret med nye udviklingsmuligheder. Nedskæringerne/budgetbesparelserne giver problemer med forståelse fra vores kunder og giver derfor usikkerhed i dagligdagen. Stor opmærksomhed på rigtig arbejdsstillinger, lettere arbejde og forbedring af lys og indeklima i bygningerne. For at lette arbejdsbyrde (nedslidning) er der maskinforbedringer, bedre overblik i bygninger og forbedret instruktion i arbejdet og haft god brug af praktikanter. Vi har haft 6 arbejdsulykker, og et gennemsnitligt sygefravær på 12,5 dage. Løbende information til brug af maskiner og dagligdags arbejde. Opdatering af APV hvor der mangler. Der har været 2 besøg af Arbejdstilsynet fik 1 påbud og det er blevet løst i 2013. Sygefraværet er højt på især de afdelinger som leverer service for mange mennesker, men der arbejdes på fraværet via sms, samtaler og daglig dialog. Minimal personaleudskiftning - mest på grund at medarbejdere er gået på pension. Vi prøver at få en nemmere hverdag, lave trivselsundersøgelser, få kontrolleret materialet og få forbedret tøjvask samt få fortaget indsats på arbejdsmiljøet for at sænke sygefraværet. Vi vil udarbejde handleplaner og vi afholder MED-møder 4 x årligt, så vi kan være på forkant inden problemerne bliver for store. Holder øje med udbud af kurser. Centret har i 2014 startet projektet Sundhed hele døgnet, hvor erfaringerne med bl.a. sundhedssamtaler fra administrationen er blevet tilbudt til alle medarbejderne. Jørgen Veisig Formand Michael Paaske Næstformand 17

Arbejdsmiljøberetning 2013 for Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice Status for arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøet Det psykiske arbejdsmiljø/trivselen Ud over at det har været omskiftelsernes år i Bibliotek/Borgerservice og centersekretariat, har der ikke været de store udfordringer på det psykiske arbejdsmiljø i centerområdet. I forbindelse med flytning til nye lokaler, har der været et godt kollegialt sammenhold. Konkrete aktiviteter og tiltag som I har gennemført i årets løb, der har haft positiv betydning for det psykiske arbejdsmiljø Bibliotek og Borgerservice: Fokus på konflikt håndtering, ny mødestruktur, sociale arrangementer Centersekretariatet: Afholdt sekretariatsworkshop, hvor arbejdsmiljøet blev drøftet. Faxe kommunes arkiver: Udgivelse af en bog har givet et godt samarbejde. Faxe kommunes Musikskole: Afholdt musikuge som giver lærersamarbejde og fællesskab. Haslev Svømmehal: Afholdt flere personalemøder. Generelt: Er der god kreativitet i de forskellige afdelinger hvilket kunne danne baggrund for et fælles temamøde med mulighed for inspiration fra de andre afdelinger. Udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, som ikke er løst, og årsagerne til at dette ikke er lykkedes. Bibliotek og Borgerservice: Medarbejderne afventer udmelding om den fremtidige teamstruktur. Faxe kommunes musikskole: Lærerne efterspørger større klarhed på deres ansættelsessituation. Haslev Svømmehal: Mangelfuld kommunikation har affødt ønske om kommunikationskursus. Generelt: Musikskolen har overenskomstmæssige udfordringer, som påvirker deres arbejdsmiljø. De fysiske forhold Resume af MED-udvalgets vurdering af det fysiske arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads, bl.a. indeklima, støj, ergonomiske belastninger Bibliotek og Borgerservice: Fysiske arbejdsmiljø vurderes i det store hele acceptabelt. Centersekretariatet: De nye lokaler har givet mere arbejdsro. Faxe kommunes arkiver: Problemer/gener ved at skulle bærer arkivalier etc. op og ned af trappen. Faxe kommunes musikskole: Manglende lydisolering på 1. sal i Haslev. Ustabil temperatur i Haslev og Faxe. Haslev Svømmehal: Der har været gennemgang af ventilationssystemet. Generelt: Udfordringerne på det fysiske arbejdsmiljø er tilsyneladende størst på arkiver og musikskole. Konkrete aktiviteter og tiltag som I har gennemført i årets løb, der har givet arbejdsmiljøforbedringer Bibliotek og Borgerservice: reduktion af støj fra ventilator på Haslev bibliotek. Ændring af betjeningsområdet i Haslev. Forbedring af indeklima på Faxe bibliotek ved reparation af radiatorer og ventilationssystem samt udskift af vinduer. Faxe kommunes Arkiver: Indkøb af fodskammel og trådløse mus. Faxe kommunes Musikskole: Nyt gulvtæppe i det store musiklokale i Faxe. Haslev Svømmehal: Reparation af defekt fjernvarmeventil samt gennemgang af ventilationssystem. Generelt: Der har været forbedringer store som små i alle afdelinger. Fysiske arbejdsmiljøforhold som I mangler at få løst, og årsagerne til at det ikke er sket. Bibliotek og Borgerservice: Udskiftning af vindfang og gulvtæppe på Dalby bibliotek, som skal forhandles og delvis betales af Center for Kommunale Ejendomme. Træk fra ventilationskanalerne i bibliotekarkontoret i Haslev er muligvis løst ved justering af ventilationsanlægget, men vinteren har været for mild til at man kan konkludere på effekten. Faxe Musikskole: Lydisolering imellem lokalerne på første sal i Haslev. Årsag manglende økonomi. Lokaler på Præstøvej 5 i Faxe problemer med varmestyring samt dårlig belysning udendørs. Haslev Svømmehal: Træk i kassen udbedring kræver ombygning. Støjdæmpere ønskes i skvulperenden. Begge dele er på stand by pga. manglende ressourcer. Generelt: Der er stadig store udfordringer på det fysiske arbejdsmiljø indenfor alle centrets arbejdsplader. Den primære årsag til manglende udførelse er stram økonomi. 18

Arbejdsmiljøregnskab Arbejdsulykker i 2013 Antal arbejdsulykker i alt 0_ samlet antal fraværsdage pga. ulykker 0 Faxe kommunes arkiver: Indendørstrappe er en spindeltrappe, som er svær at gå på. Udendørs trappeforløb ved personaleindgang er stærkt medtaget og mangler gelænder. Haslev Svømmehal: Indkøbt nye ansigtsværn til håndtering af klor og syre Øjenskylleflasker udskiftet med øjenskyllere med markant længere skylletid. Ved installering af nyt filteranlæg er oprettet klorog syrerum. Dette har gjort håndtering af klor og syre med sikker også mht. opbevaring af disse og udsugning i rummene. Opsat ny nødbruser mellem rummene i tilfælde af kontakt med hud. Generelt: Den udvendige trappe er et stort problem, idet der let kan opstå en alvorlig arbejdsskade. Arbejdstilsynet Har I haft besøg af Arbejdstilsynet i 2013? _Ja I så fald, hvilke konsekvenser fik det? (f.eks. antal og typer af påbud, farve på smiley) Bibliotek og Borgerservice: uanmeldt besøg ingen bemærkninger. Grøn smiley Faxe kommunes Musikskole: Vejledning om træk fra vinduerne. Grøn smiley Haslev Svømmehal: Besøg i uge 26. Alt blev godkendt. Grøn smiley Fravær Jeres sygefravær i 2013 gennemsnitligt sygefravær i dage _7,43 gennemsnitligt sygefravær i % 2,95 Hvor mange medarbejdere har haft langtidsfravær (fraværsperiode over 4 uger) _7 Lavt syge fravær i centerområdet, endda til trods for 7 langtidssygemeldinger. Personaleomsætning Hvordan har jeres personaleudskiftning været. Jeres vurdering af sammenhængen med arbejdsvilkårene, hvis I har haft en høj personaleomsætning (over 20 %) Lavt personaleudskift i Centret og ingen sammenhæng med arbejdsvilkår. Planer for arbejdsmiljøet i 2014 Mål og ideer for arbejdsmiljøet i 2014 Beskriv jeres mål, udfordringer og initiativer til forbedring af jeres arbejdsmiljø CenterMED planlægger at afholde et møde med arbejdsmiljøgrupper i centret. Planlægning af arbejdsmiljøarbejdet i 2014 Beskriv samarbejdet for 2014 i MED-udvalget og arbejdsmiljøgruppen mht. opgaver, arbejdsmetoder og møder (har I f.eks. udarbejdet årshjul med tidsplan og opgaver) Mødedatoer er fastlagt for første halvår af 2014. 19

Arbejdsmiljøberetning 2013 for Center for Sundhed & Pleje Centerudvalget har på sit møde onsdag d. 12. marts 2014 drøftet følgende: Indsatsområde i 2013 - Mobning Centerudvalget for Pleje og Sundhed prioriterede i 2013 mobning og chikane som indsatsområde, da flere arbejdspladser havde beskrevet mobning som årsag til dårligt arbejdsmiljøet. Centerudvalget finder det positivt, at det i dette års arbejdsmiljøberetninger tydeligt fremgår, at der er blevet arbejdet med området og at det har affødt forbedringer og gode resultater. Udvalget ønsker, at der arbejdes videre og følges op på problemstillingen på de arbejdspladser, hvor der stadig er problemer. Indsatsområder 2014 Centerudvalget vil fremover prioritere relevante indsatsområder, som det forventes at arbejdspladserne arbejder med: Opgaver og ressourcer Arbejdsmiljøgruppernes interaktion Bedre udarbejdelse af APV Indsatsområde: Opgaver og ressourcer I 2014 ønsker Centerudvalget at sætte fokus på sammenhængene mellem opgaver og ressourcer. Nogle APV ere beskriver gabet mellem de tildelte ressource og de opgaver, der skal løses. For at sætte fokus på problemstillingen anbefaler Centerudvalget, at der udtages en eller to arbejdspladser, hvor der bliver sat ekstra fokus på sammenhængen mellem ressourcer og opgaver. Centerudvalget anbefaler desuden, at der tildeles økonomi til at sætte en konsulent i lean / arbejdsgangsanalyse til at forestå arbejdet på de udtagende arbejdsplader og at et sådant arbejde forankres i arbejdspladsens arbejdsmiljøgruppe. Indsatsområde: Arbejdsmiljøgruppernes interaktion Et andet område som Centerudvalget anbefaler der arbejdes videre med, er styrkelse af arbejdsmiljøgruppernes interaktion. Der er til stadighed behov for optimering af samarbejdet imellem arbejdsmiljøgrupperne og for at der skabes rammer for bedre sparring og videndeling. Udvalget vil derfor arbejde videre med at styrke dette felt. Indsatsområde: Bedre APV.ere. Centerudvalget ønsker, at der sættes fokus på, hvordan APV erne bliver mere konkrete, handlingsorienterede og uddybende. En del APV ere lider under, at de ikke er særlig konkrete og forklarende og derfor er svære at forholde sig til. Derudover ønskes en bedre beskrivelse af, hvordan man forestiller sig at omsætte ordene til handling. 20