Pkt. 7 Bilag C Overgang til drift emner drøftet med projektledergruppen 19. juni 2015 mhj/dsl Overgang til drift emner drøftet med projektledergruppen. Det nationale udbredelses projekt af telemedicinsk sårjournal er planlagt til at overgå til drift d. 1september 2015. I den forbindelse bør sikres en sikker, smidig og sammenhængende overgang fra projekt til drift. Projektet bygger for det første på en tværsektoriel elektronisk løsning, som anvendes som et fælles kommunikations- og dokumentationsredskab mellem kommuner og regioner. Endvidere understøtter projektet en faglig opgradering i behandlingen af kroniske sår, ved at alle der dokumenterer i sårjournalen har gennemgået et regionalt sårkursus. Da projektet er et nationalt tværsektorielt projekt er aftalen, at det skal overgå til en fællesoffentlig styringsmodel. Det er muligt at organiseringen af og model for en fællesoffentlig styringsmodel ikke er ikke endeligt udarbejdet og iværksat, når projektet overgår til drift. Derfor kan der blive tale om en overgangsfase i andet regi. Danske Regioner har tilbudt at RSIs styringsmodel for systemforvaltning kan være en midlertidig mulighed for systemforvaltning. I så fald skal kommunerne deltage i den fællesregionale styregruppe for systemforvaltning som part. Alternativt kan man arbejde med en forlængelse af eksisterende styregruppe og erstatte de 3 nationale arbejdsgrupper i regi af MedCom med en national brugergruppe. Man kan arbejde med en gevinstrealiseringsperiode, da der behov for opfølgning på fødereret adgang med indbygget optimering af sikkerhed, samt sikring af 100 % udbredelse. Overordnet er en permanent finansieringsmodel på plads for anvendelse af telemedicinsk sårvurdering, økonomiaftalen indebærer at der er sat 6 mio.kr. af til drift af sårjournalen, herunder 0,5 mio. kr. til videreudvikling og 0,5 mio. kr. til administration. Kommuner og regioner finansierer systemforvaltningen med 50 pct. hver. Aktuelt anvendes den fælles online sårjournal Pleje.net fra Dansk Telemedicin til telemedicinsk sårjournal. Aftalen med Dansk Telemedicin løber 2 år endnu, kontraktforlængelse blev besluttet på styregruppen d. 10. april 2015, aftalen løber til 31. august 2017. Drift, 2.level support og vedligehold er indeholdt i kontraktforlængelsen. Ved overgang til drift anvendes SLA Guld aftale fra Dansk Telemedicin. Forlængelsen af fastpris kontrakten betyder, at regioner og kommuner fortsat frit kan oprette alle de sår, sårtyper og antal brugere som man ønsker. Overgang til drift I perioden januar - februar 2015 har projektlederne fra fire regioner udfyldt et spørgeskema vedrørende status på relevante områder i forbindelse med overgang til drift. Region Sjælland har ikke kunne forholde sig til spørgsmålene pga. aktuel projektstatus. En sammenfatning af projektledernes besvarelser er indarbejdet i dette notat. I marts-juni 2015 har MedCom afholdt møder med den nationale kliniker- og udviklingsgruppe, projektledergruppen samt med Danske Regioner. Overgang til drift var på dagsordenen ved alle møder, kommentarer fra møderne er taget med under punkterne nedenfor. 0
I det følgende beskrives de behandlede emner og evt. mangler yderligere afklaring før overgang til drift. Herunder beskrives aktuel status på punkterne support, system og fagligviden, vedligehold, logning og fødereret brugeradministration. Support Ifølge projektlederne er det planlagt, at kommuner og regioner yder 1.level support for egne brugere. Dette er på plads i Region Nordjylland. I Region Syddanmark er det besluttet at kommuner og region selv yder 1 level support, desuden skal etableres en anvendelsessupport som skal ligge et centralt sted for sygehuse og kommuner. Denne ventes finansieret af regionens Fælles Kommunale Sekretariat. I Region Midtjylland er etableret en fælles sårsupport som varetager både teknisk og anvendelsessupport for 14 ud af 19 kommuner. I Region Hovedstaden uddannes på nuværende tidspunkt lokale superbrugere og administratorer til at varetage 1.level support. I Region Sjælland har man valgt at opdele support i en teknisk og funktionel del. Den tekniske del varetages af de lokale it-afdelinger og den funktionelle del varetages af lokale superbrugere i kommunerne og i den centrale sårvisitation i regionen. MedCom gør opmærksom på at der i praksis ydes flere typer 1. level support, overordnet arbejdes der følgende typer 1. level support: a. Teknisk support lokalt i hver enkel region og kommune ofte via den eksisterende helpdesk. b. Anvendelses support som foregår både via superbrugere i hver enkel region og kommune, samt hos 1 enkel region på fælles regionalt niveau. Løsningen på 2.level support efter projektafslutning bør ifølge projektlederne ske via en fælles national organisering. Dette er i overensstemmelse med den forlængede kontraktaftale med Dansk Telemedicin, hvor Dansk Telemedicin varetager 2. level support. Support af borgere I projektet har support af borgere generelt været varetaget af de behandlere som er ansvarlige for det telemedicinske forløb. I Region Midtjylland har man fået mange henvendelser fra patienter med f.eks. NemID-logind-problemer. Region Syddanmark og Region Hovedstaden oplever også support af borgere. System og faglig viden Sårkurser og systemkurser er etableret i alle regioner i tæt samarbejde mellem kommunale sårsygeplejersker og specialister. Kurserne udbydes lokalt efter behov. I flere regioner er der etableret faglige netværk for at fastholde det tværsektorielle samarbejde. Det forventes, at der i projektperioden færdigudvikles et e-læringsmodul som understøtter systemkurser i brugen af Pleje.net. Der er nedsat en arbejdsgruppe som har givet feedback på 2. version af e- læringsmodulet i løbet af juni måned 2015. 1
Vedligehold, udvikling og drift af den fælles sårjournal Pleje.net Projektlederne, klinikere og udviklingsgruppen anbefaler at koordinering og prioritering af udviklingsønsker i pleje.net forsættes i en national brugergruppe. Målet med denne gruppe er videreudvikling af den nationale tværsektorielle løsning til gavn for brugere og patientforløb. Der er behov for at afklare, om hver enkel region indberetter ændringsønsker efter koordinering og aftale med samarbejdskommuner eller om hver part indberetter uden koordinering. Herunder bør det aftales, hvor hver enkel bruger på sygehusene og i kommunerne skal rapportere deres ændringsønsker. Den nationale brugergruppe bør have kompetence til at nedsætte ad hoc arbejdsgrupper. I gangværende udviklingsopgaver i den fælles sårjournalen Pleje.net som en national brugergruppe anbefales at foretage opfølgning på: En revideret diagnose liste samt e-læringsmodul er ved at blive færdigredigeret og klar til implementering i pleje.net. Det anbefales at følge på, hvorledes revideret diagnoseliste og e-læringsmodul funger i daglig drift. Anmeldelse ved brug af data i den fælles sårjournal Pleje.net I forbindelse med audit, statistik og forskning på oplysninger i Pleje.net skal det sikres, at der forinden er sket en anmeldelse til datatilsynet. http://www.datatilsynet.dk/blanketter/ Logning Logning skal sikre at de lovgivningsmæssige krav opfyldes. Krav til logning beskrives i Persondatalovens 41, stk 3 og i Sikkerhedsbekendtgørelsen. I Pleje.net er etableret en bruger patient log, hvor det er muligt for administratorer at følge egne brugergruppers aktiviteter i Pleje.net. mini guide for logning indsat på side 5 i dette notat. I projektet har administration været håndteret på forskelligvis. I Region Midtjylland er det fælles support som varetager opgaven, i Region Nordjylland foretages logning lokalt i hver enkel kommune og regionen. I Region Syddanmark varetages opgaven aktuelt af projektleder, i forbindelse med overgang til drift er det planlagt, at Syddansk Sundhedsinformation varetager opgaven for sygehusene i regionen, for kommunerne overvejes at etablere en fælles kommunal funktion. Region Hovedstaden er aktuelt uafklaret. Orientering i forhold til logning vedlagt i bilag på side 5. Fødereret brugeradministration med indbygget knapløsning Der arbejdes aktuelt på løsningsmodel for etablering af henholdsvis dybt link/knapløsning mellem sårjournalen og lokale fagsystemer. Samt en understøttelse af brugerstyring som er baseret på fødereret brugerstyring samt en optimering af sikkerheden ved opstart af den browserbaserede sårjournal. De nationale dele af den fødererede løsning skal opnås inden projektets afslutning og består i klargøring af sårjournalen, samt etablering af national Identity hos NSI. Efter projektets afslutning skal de regionale og den kommunale føderationsløsning kobles sammen med den nationale service. Eksisterende anvendelse af sårjournalen skal være mulig indtil alle regioner og kommuner kan anvende den fødererede sikkerhedsmodel, dette forventes at ske i løbet af årene 2015-2017. Esbjerg og Odense kommune opfordrer endvidere til, at man i perioden 2015-2017 også forholder sig til om der er behov for yderligere funktionalitet så som mulighed for advisering om nyt og evt. udveksling af sundhedsfaglige data. 2
Aktuelt ydes en indsats for at få løsningen etableret i løbet af april-august måned 2015. NSI og MedCom samarbejder med firmaerne Dansk Telemedicin, Globeteam og Lakeside på de nationale dele. Der er stort ønske om at pilotteste løsningen og meget positivt er der både en region, evt. en kommune og et lægesystem som er interesseret i at pilotteste den føderede sikkerhedsløsning. Målrealisering på antal forventede sår I den nationale business case for projektet, er gevinstpotentialet ved anvendelse af telemedicinsk sårvurdering til patienter med diabetiske fodsår eller venøse bensår, belyst over en 8 årig periode år 2012 2020. Der er beregnet en gradvis realisering frem til og med år 2017, hvor der forventes anvendt telemedicinsk sårvurdering på 100 % af de to sårtyper. Ved projektets afslutning d. 31. august 2015 skal 27,2 % af de forventede antal sår per år være inkluderet. Det anbefales, at der aftales metode og ramme for opfølgning af målet om inklusion af 100 % af relevante sår år 2017. Statistikker Det skal aftales, hvilke typer statistikker som er tilstrækkelige for at kunne foretage den nødvendige rapportering og vise udviklingen i udbredelsen. De eksisterende udbredelses statistikker anbefales at anvendes efter overgang til drift, dette forudsætter at samme måltal anvendes indtil 100 % udbredelse. http://www.medcom.dk/wm112877 Kort opsummering af punkter der mangler afklaring: Systemforvaltningsansvaret for fælles sårjournal aftales via ØA16 Beslutning om langsigtet løsning for den fremtidige sårjournal efter kontrakt udløb d. 31. august 2017 skal placeres hos rette beslutningsorgan Fødererede brugeradministration og knap løsning o Der er planlagt teknisk testet af national løsning indenfor projektets rammer o Der resterer afklaring af hvornår den føderede sikkerhedsmodel med indbygget knapløsning for kommuner og regioner kan kobles sammen. Eller om dette skal ske i takt med at regioner og kommuner ønsker at koble sig på den nationale service. Yderligere udbredelse hos regioner og kommuner med lav aktivitet 3
Mini guide for logning Logning i Pleje.net Ifølge Persondatalovens 41, stk. 3, gældende for personoplysninger, skal: Den dataansvarlige skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Tilsvarende gælder for databehandlere. 41, stk. 3 er udmøntet i Sikkerhedsbekendtgørelsen, og ifølge denne, 19, stk. 1 skal: Der skal foretages maskinel registrering (logning) af alle anvendelser af personoplysninger. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, bruger, type af anvendelse og angivelse af den person, de anvendte oplysninger vedrørte, eller det anvendte søgekriterium. Loggen skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes. Myndigheder med et særligt behov kan opbevare loggen i op til 5 år. Opslag i Pleje.net logges med de oplysninger om den sundhedsfaglige bruger, så det til enhver tid er muligt at se, hvilke brugere der har set på hvilke data. Log data bevares af Dansk Telemedicin. Administrator adgang til logfiler Alle administratorer har adgang til Pleje.net s Bruger- Patient-log. I denne er det muligt at opstille følgende søgekriterier: År, måned, antal og evt en tekst. Søgeresultatet indeholder følgende oplysninger: Brugernavn, navn, brugergruppe, patient cpr.nr, patientens navn, kommune, link og tid på seneste patientvisning, antal læste notater samt antal skrevne notater. Bruger-Patient log i Pleje.net adm. År: Søgekriterier 2015 Måned: 6 Antal: 50 Tekst: Bruger Patient Brugernavn Navn Gruppe CPR Navn Kommune Link Seneste patientvisning Borger adgang til at se, hvem der har haft adgang til borgerens sårjournal Borgeren samt alle brugere med adgang til borgerens journal, kan på stamdata i Pleje.net følge med i hvilke brugere der har haft adgang til sårjournalen. Hvem har set data i Pleje.net Personale Vis brugere der kan se data Vis brugere der har set data Titel Navn Ansættelsessted Telefon Mobil Email Mere information om administration af logfiler kommunal vejledning Et eksempel på datasikkerhed i kommune, regler og praksis vedr. logfiler, se side 25. http://www.datatilsynet.dk/fileadmin/user_upload/dokumenter/publikationer/datasikkerhed_i_borgerservi cecentre.pdf 4