Transition telemedicinsk sårvurdering fra projekt til drift _udkast

Transkript

1 Transition telemedicinsk sårvurdering fra projekt til drift _udkast

2 Baggrund Den telemedicinske sårjournal Pleje.net (sårjournalen) er anskaffet som et led i projektet National Implementering af telemedicinsk sårvurdering og overgik d. 31. august 2015 til drift. På styregruppemødet for telemedicinsk sårvurdering den blev det besluttet, at driften af sårjournalen overdrages til den fælles offentlige systemforvaltning, i overensstemmelse med økonomiaftalerne for Forvaltningsansvaret varetages af MedCom indtil d. 31. august 2016, hvorefter en region overtager ansvaret. National implementering af telemedicinsk sårvurdering er forankret i den fællesoffentlige strategi for digital velfærd Ifølge økonomiaftalerne for 2015 med regioner og kommuner overgår løsningen efter implementeringsprojektet til almindelig drift, finansieret af alle landets regioner og kommuner. Dette notat er udarbejdet i forbindelse med overdragelse af forvaltningsopgaven omkring den telemedicinske sårjournal Pleje.net til fælles offentlig systemforvaltning, således at etablering af den telemedicinske sårjournal ikke længere er en projektopgave og hermed forvaltes som et tværregionalt system i drift. Da transition er en proces kan dette dokument løbende tilpasses til transition er tilendebragt. Generelt om Systemforvaltning Systemforvaltning er de aktiviteter, der tager sin begyndelse når den indledende nyudvikling af system er tilendebragt og ind til systemet tages ud af drift igen. Aktiviteterne kan med fordel opdeles i følgende kategorier: 1. Korrigerende forvaltning (rette fejl) 2. Tilpassende forvaltning (ændring i lovgivning, ændringer i omgivende systemer og forretningsregler) 3. Forbedrende forvaltning (videreudvikling kan typisk organiseres i projekter) 4. Præventiv forvaltning (forbedring af kvalitet uden ændringer af funktionalitet) Systemforvaltning af Pleje.net Økonomi Efter overgang til drift d. 31. august 2015 finansieres løsningen af regioner og kommuner. Udgiften til drift, videreudvikling og administration fordeles ligeligt mellem regioner og kommuner, med befolkningstal som fordelingsnøgle, jf. økonomiaftalerne med regioner og kommune for Betaling sker via indbetaling til MedCom via sundhedsdatanet opkrævning. Den årlige udgift er estimeret til 6,0 mio. kr. år 2015* fordelt på Drift: 5,0 mio. kr. Videreudvikling: 0,5 mio. kr. Administration: 0,5 mio. kr. *Antallet af brugere og sår er stigende for hvert år, dette påvirker den årlige omkostning 2

3 Systemfakta Systemforvaltning varetages af MedCom indtil d. 31. august Systemforvalter varetager sekretariatsbetjening af Forretnings- og brugergrupper. Systemforvaltningsmodel etableres på tværs af de fem danske regioner og 98 kommuner. Transition af forvaltningsopgaven for sårjournalen fra projekt til drift i den fælles offentlige systemforvaltning vil være endelig færdigimplementeret afhængigt af overtagelsesdato i den fælles offentlige systemforvaltning. Beskrivelse af den telemedicinske sårjournal Pleje.net. Den 4. marts blev det i telemedicinsk sårvurderings styregruppe besluttet at indgå kontrakt med Dansk Telemedicin på den telemedicinske platform Pleje.net for perioden 1. april 2013 til og med 31. august Udgifterne hertil er afholdt af budgettet for projektet National Udbredelse af Telemedicinsk Sårvurdering Den telemedicinske sårjournal Pleje.net er en journal der giver mulighed for at registrere sår, således at der sker en vidensdeling mellem personer i den primære og sekundære sektor. Denne vidensdeling er med til at øge kommunikation og interaktion mellem alle involverede parter. Ved hjælp af sårjournalen kan alle involverede parter følge med i alle patienters tilstand elektronisk. Der er tilgang til sårjournalen via hjemmesiden For at mindske det kliniske personales dobbeltregistrering er der i sårjournalen mulighed for at lave cpr-opslag. Dette giver også færre fejl i registrering af navn, adresse og den praktiserende læge. I sårjournalen er det også muligt at sende beskeder frem og tilbage mellem omsorgssystemerne og sårjournalen ved hjælp af MedCom meddelelser. Dette understøtter arbejdsgangen, at der aktuelt skal ske et vist omfang af dobbeltregistrering, da notater skal forefindes i både sårjournal og de primære dokumentationssystemer (EOJ og EPJ) indenfor hver sektor. Endvidere kan ser udveksles data med praktiserende læger og andre relevante samarbejdspartnere som f.eks. fodterapeuter. Specifikke sår som sårdiagnose og struktureret sårvurdering foretages i kun i sårjournalen. Der foretages en opgradering af sikkerhedsarkitekturen med indbygget mulighed for at etablere kald fra lokal system (EPJ/EOJ) til sårjournal, samt anvende fødereret brugeradgang via national service på NSP. Den kommende Sårjournalsløsning kan i forhold til sikkerhed og kontekstoverførsel karakteriseres igennem følgende egenskaber: A) Lokal brugerstyring Sundhedspersoners adgang og rettigheder administreres i sundhedspersonens egen organisation på lige fod med adgang og rettigheder til andre it-systemer. B)Single-set-of-Credentials Brugerne kan anvende de samme akkreditiver, som de benytter til andre it-systemer. C)Fornøden stærk autentifikation 3

4 Sundhedspersoners adgang til personfølsomme data sikres gennem fornøden stærk autentifikation. D)Kan indgå i Single-Sign-On (SSO) Brugere kan opnå SSO mellem Sårjournalen og nationale webløsninger som eksempelvis FMK-online og Sundhedsjournalen. E)Sikkerhedssessionsoverførsel fra fagsystem Ved opstart af Sårjournalen fra et fagsystem kan tilstrækkelig stærk autentificerede sundhedspersoner overføre deres allerede etablerede sikkerhedskontekst til Sårjournalen. F)Kontekstoverførsel fra fagsystem Sundhedspersoner kan ligeledes overføre den konkrete patientkontekst fra deres fagsystem til Sårjournalen. I sårjournalen er det et statistikmodul, hvor det er muligt at trække statistik. Derudover levere sårjournalen også statistik til MedComs månedlige monitorering. Leverandør af data er alle 5 regioner og alle 98 kommuner, derudover er der få praktiserende læger, der er koblet på. Patienterne har desuden mulighed for at logge på og kommentere sit eget sår eller stille spørgsmål til sine klinikere. Organisering Den kommende organisering bestemmes af den kommende fælles offentlige systemforvaltning. Forslag til struktur er følgende: FO-SYS Styregruppen for fælles offentlig systemforvaltning Forretningsstyregruppe for sårjournal Brugergruppe Repræsentanter fra klinikken 5 regioner og 98 kommuner 4

5 Regioner og kommuner koordinerer en stor del af det tværsektorielle samarbejde via samarbejdsfora i sundhedsaftale samarbejdet. Det lokale fælles kommunale-regionale niveau i Sundhedsaftale strukturen omfatter samarbejdet omkring telemedicinsk sårvurdering. Den fremadrettede koordinering af tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering, fortsat udbredelse og indrapportering af ændringsønsker foreslås håndteret via disse fora. Samme fora forventes at kunne vælge en regional repræsentant og en kommunal repræsentant til den nationale brugergruppe. National koordinering foretages via en fælles overordnet systemadministrator for sårjournalen. Håndtering af ændringsønsker som fastlægges. Kommissorium for Sårjournal Styregruppe Med udgangspunkt i Styringsmodellen for systemforvaltning af fællesregionale it-løsninger er der udarbejdet en styringsmodel, der fastlægger rammer, ansvar og roller for systemforvaltningen af de fællesoffentlige systemer i drift. Dette kommissorium er et kommissorium udarbejdet for Sårjournal Styregruppe, der er en del af organisationen for systemforvaltningen af de fællesoffentlige it-løsninger. Formål Formålet er i praksis at fungere som styregruppe med forretningsansvar for forvaltningen af det pågældende system i forhold til systemernes livscyklus, funktionalitet anvendelse og økonomi. Forretningsstyregruppens beslutninger skal træffes i sammenhæng med og i overensstemmelse med fællesoffentlig styringsmodel omkring systemforvaltningen af fællesnationale it-løsninger. Opgaver Forretningsstyregruppen har følgende opgaver og ansvar: Sikre at systemforvaltningen sker med udgangspunkt i, hvad der er mest forretningsmæssigt og økonomisk hensigtsmæssigt for det pågældende system. Sikre at systemforvaltningen tager afsæt i de fællesoffentlige strategier, retningslinjer og handleplaner. Sikre at udviklingsønsker til systemet opsamles, beskrives samt at prioriteringerne finder sted i tæt samarbejde med brugergruppen. Forvalte mindre udviklingsønsker i samarbejde med brugergruppen, mens større ønsker indgår i den samlede prioritering, som foretages af den fællesoffentlige systemforvaltning. Det bemærkes, at videreudvikling af den telemedicinske sårjournal holdes på et absolut minimum, indtil den fællesoffentliges systemforvaltningsstyregruppe har påbegyndt sit arbejde. Sammensætning Den nuværende projektstyregruppe fortsætter som forretningsstyregruppe frem til den fælles offentlige systemforvaltning er realiseret eller at der iværksættes en udpegning af ny forretningsstyregruppen bestående af: Forretningsstyregruppen består af repræsentanter fra: 5

6 3 repræsentanter fra kommunerne 3 repræsentanter fra regionerne 1 repræsentant fra NSI 1 repræsentant fra Systemforvalter Formanden for brugergruppen De kommunale repræsentanter udpeges af KL. De regionale repræsentanter udpeges af Danske Regioner. Formandsskabet varetages af en regional eller kommunal repræsentant Beslutningskompetence/beføjelser Rammen for Sårjournal Styregruppes arbejde udstikkes af den fællesoffentlige systemforvaltning og tager afsæt i Styringsmodellen for systemforvaltning af fællesnationale itløsninger. Problemstillinger, der ikke kan løses i Forretningsstyregruppen eller ligger i snittet mellem to systemer/forretningsstyregrupper løftes til drøftelse i den fællesoffentlige systemforvaltning. Reference Forretningsstyregruppen refererer til den Fælles Offentlige Systemforvaltning. Der skal evt. udarbejdes en rollefordelingen mellem Forretningsstyregruppen og hhv. den systemansvarlige, brugergruppen og Fælles offentlige systemforvaltning eller der kommer retningslinjer fra den Fælles Offentlige Systemforvaltning. Møder i Forretningsstyregruppen mødes som minimum 4 gange årligt. Sekretariatsbetjening Sårjournal styregruppen sekretariatsbetjenes af MedCom indtil d. 31. august Dagsorden udsendes en uge før mødet med relevant materiale. Ethvert medlem kan senest 14. dage før afholdelse af mødet ønske en sag eller et emne på dagsordenen. Der udarbejdes beslutningsreferater, der opsummerer konklusionerne fra hvert punkt. Referatet udsendes til medlemmerne senest en uge efter møder og eventuelle indsigelser skal være indsendt til sekretariatet senest en uge efter udsendelsen. Ændringer i kommissorium Ændringer i og tillæg til kommissoriet vil blive forelagt med forudgående høring af sårjournal styregruppen. Deltagere i Forretningsgruppen er: (endnu ikke besluttet) Kommissorium for Brugergruppe: Ansvar 6

7 Brugergruppen repræsenterer forretningen altså den kliniske og sundheds IT-mæssige faglighed i systemforvaltningen af sårjournalen. Brugergruppen rådgiver Forretningsstyregruppen i forhold til at udøve en hensigtsmæssig forvaltning af systemet. Opgaver Brugergruppen mødes mindst 2 gange årligt ellers efter behov. Konkret er det gruppens opgaver at: Bidrage til en samlet vedligeholdelses- og releaseplan. Opsamle og beskrive opståede udfordringer, muligheder og ønsker og give forslag til løsninger og prioritering af disse til Forretningsstyregruppen. Kvalitetssikre dokumentation i forhold til nye Bidrage til kravspecifikationer vedrørende funktionelle krav. Udfærdigelse af brugervejledninger og andet brugervendt materialer i forhold til nye tiltag. Udfærdige og verificere test-protokoller og på den baggrund indstille til accept af udførte rettelser, mindre ændringer og egentlig videreudvikling. Sammensætning Medlemmerne af telesårprojektets klinikergruppe inviteres til at udgøre brugergruppen for den telemedicinske sårjournal. Leverandøren inviteres til at deltage i brugergruppens møder efter behov. Brugergruppen vælger en formand som deltager i forretningsstyregruppen. Repræsentanter har enten en klinisk baggrund med interesse/kompetence inden for sundheds it, eller en it-mæssig baggrund med interesse/kompetence inden for det kliniske felt. Fællesoffentlig Systemforvalter Den systemansvarlige forvalter er MedCom indtil 31. august 2016 Sekretariatsbetjening af brugergruppen for sårjournalen og sårjournalens styregruppe. Koordinering med IT-leverandøren. Systemvedligeholdelse og videreudvikling. Ændringsønsker kan komme fra brugere i regioner og kommuner samt via national lovgivning, kvalitetskrav og lignende eller som en del af sammenhængen med det større systemlandskab. Udviklingsønsker kan indkomme via 1st level support. Det er systemforvalteren der sammen med brugergruppen opsamler, beskriver og drøfter udviklingsønskerne. Prioriteringerne af udviklingsønskerne finder sted i tæt samarbejde med brugergruppen og den endelige prioritering foretages i forretningsstyregruppen. Der bør opereres med en minimumsgrænse. Brugergruppen kan deltage i test af sårjournalen og den systemansvarlige sikrer, at der er foretaget test af rettelser og opgraderinger enden idriftsættelse. 7

8 Databehandleraftaler Systemforvalteren sikrer at de indgåede databehandleraftaler omkring sårjournalen tilpasses den nye organisationsstruktur. Det kan betyde at alle databehandleraftaler skal tilpasses og underskrives igen. Leverandører og kontraktuelle forhold: Dansk Telemedicin varetager efter SKI udbud nedenstående punkter frem til august Vedligehold og drift af applikation Den systemansvarlige enhed varetager drift, vedligehold og support af it-miljøet i overensstemmelse med god it-skik, branche standarder (best practice) samt aftalens bestemmelser i øvrigt. Leverandørkontakt FSA foretager koordinering med leverandør i forbindelse med kontrakt, opgraderinger, udvikling m.m. Budget for systemer Løsningen finansieres indtil 31. december 2015 delvist af projektet national implementering af telemedicinsk sårvurdering (finansieret af Fonden for Velfærdsteknologi), da projektperioden er forlænget, samt delvist af regioner og kommuner. Herefter finansieres løsningen af regioner og kommuner. Udgiften til drift, videreudvikling og administration fordeles ligeligt mellem regioner og kommuner, med befolkningstal som fordelingsnøgle, jf. økonomiaftalerne med regioner og kommune for Betaling sker via indbetaling til Med- Com via sundhedsdatanet opkrævning. Vedligehold af opgaver i Sårjournalen Organisering af support 8

9 Der er udarbejdet oversigtsdiagram for 1. level support området. 2. level support varetages af Dansk Telemedicin i kontraktperioden 1. september august MedCom ønsker at tydeliggøre, at der arbejdes med flere typer af 1. level support hos regioner og kommuner. Det må konstateres, at det er forholdsvis enkelt at planlægge teknisk support, (ofte via lokal helpdesk) mens anvendelses support er mere kompleks. Den mere enkle anvendelses- og bruge support varetages på helt lokalt niveau (den enkelte region og kommune), men der foregår samtidig en mere kompleks anvendelses support i en regions fælles support center (Region Midtjylland), hvor man understøtter det komplekse tværsektorielle samarbejde og anvendelses niveau. Endvidere har flere regioner etableret sundhedsfagligt ERFA netværk eller afholder fælles ERFA-møder som både støtter og udvikler anvendelses niveauet i det kliniske samarbejde. Support af borgere I projektet har support af borgere generelt været varetaget af de behandlere som er ansvarlige for det telemedicinske forløb. I Region Midtjylland har man fået mange henvendelser fra patienter med f.eks. NemID-logind-problemer. Region Syddanmark og Region Hovedstaden oplever også support af borgere. 9

10 Backlog/ændringsønsker/arbejdsemner Der er pt. følgende arbejdsemner/ønsker identificeret (pr. 6/ ): Nedenstående emner skal opdateres i Excel ark. Databehandler aftaler Afklaring af forhold vedr. databehandleraftale med praktiserende læger, herunder evt. skelnen mellem fuld adgang ogr læseadgang. Kan FY-SOS hjælpe med databehandler området. Region Hovedstaden er gået over til fælles regionale skabelon, behov for opsamling af Hovedstadens erfaringer med dette. Der er vedvarende behov for at erindre regioner og kommuner om, at de skal indgå databehandler aftale med Dansk Telemedicin. Nationalt føderede sikkerhedsløsning via NSP Aktuelt er der simpel teknisk test i gang. Opsamlingsrapport på teknisk test vil blive udarbejdet. Sårjournal og national føderationsservice er klar ved overgang til drift. Regioner og kommuner kan benytte servicen, der sker over tid en opkobling af regioner og kommuner enten via fælles regionale og fælles kommunale løsninger (KOMBIT). Det vil være hensigtsmæssigt at få opgraderet regioner og kommuner til sikkerhedsniveauet beskrevet i ny sikkerhedsarkitektur for sårjournalen. Den nationale sundhedsføderationsservice driftes af NSI. Fælles offentlig systemforvaltning den fælles sårjournal indgår i dette Ude i landet er der mange som er usikre på, hvad der er aftalt af rammer, drift, udvikling og finansiering, det kunne være en ide at sende info ud via Pleje.nets nyhedsbrev Svartider og monitorering Lakeside har gennemgået SLA tider og anbefaler mindre justeringer. Det afklares med Netplan om dette kan foretages indenfor den forlængede SKI-kontrakt. Lokale hastighedsproblemer kan være en udfordring. Patientlisten tager tid at hente frem, grundet øget data, specielt når der skal sorteres på ulæste notater er svartiden øget hos Dansk Telemedicin. Der er foretaget en optimering af drift monitoreringsdata i Pleje.net, alle forespørgsler er blevet hurtigere og dermed optimeret, kommet under 100 milisek. i svartid. Bispebjerg oplever hurtigere svartid. Næste step bliver at synliggøre, hvor hurtigt regionens eller kommunens (klientsiden) tidsmåling. (brugerens fatiske it-oplevelse). Kunne også være interessant at vise browsertype (de gamle Explorer kører langsomt). Kliniske data Kan man yderligere forbedre registeringen omkring sår start-sluttet. Der har mulighed for at kikke fremadrettet hvilke data som er interessante at monitorere, hvor projektperioden meget var styret af behov for at sammenligne før/efter situationer som har været vanskeligt et gennemføre, men dette arbejde er afsluttet i baseline af business case og EPIKON 10

11 har afleveret den endelige business case rapport (BC3). Kan man påvise udvikling undervejs indenfor områder som: identificere klinisk værdi afspejle et sårs forløb hvorledes håndteres et sår som er genopstået (understøtte ens registrering) skal man overveje aktivitetsregistrering via APP Andre emner Opfølgning på ny version med behandlet/læst notat. Dette komplekse udviklingsarbejde giver god arbejdsgangsunderstøttelse. E-læring lagt i produktion, opfølgning om det er anvendeligt i hverdagen. Opfølgning på at afskærme, hvilke data en bruger kan se, når der er skiftet behandlingssted. Brug af test patienter i APP. Skal tilføjes i profilopsætning. Der er et behov for at understøtte rekvisition på udstyr til podning. Opfølgning fejlrapportering. Korrespondance til Bispebjerg Videnscenter for sår indlæses ikke i EPJ (CSC). Samme fejl ikke rapporteret fra andre. Opfølgning mindre rettelser i undersøgelsesfanen i pleje.net Denne har været nedprioriteret da læst/behandlet har kostet mange ressourcer Opfølgning opmåling af sårareal på Ipads Genvejstaster - løsning er teknisk ved at være klar Følgende emner er på eksisterende arbejdsliste: Klinisk søgning, løsningen mangler finpudsning. udbygges med oplysninger fra diagnose, vurderings- undersøgelsesfanen, vægt, alder og søge funktion på ord på notat fanen. Endvidere skal det være muligt at søge for angivne perioder. DTM sender til oplæg til overlæge gruppen. Klinisk søgning er rettighedsafhængig. Udvikling så der kan sættes flere diagnoser på et sår Ønske om reminder om opdatering af stamdata, mm. når forløb genåbnes. Kommentarer skal kunne sendes via MedCom meddelelse Udvikling af en forbedret borgerflade Monitorering af livskvalitetsparametre 11

12 Der kommer en venstre menu og en forenklet topmenu, hvor der kun kommer en række faneblade. Der kommer også en popmenu med adgang til fanefunktioner. Endvidere brugerroller bedre beskrevet og præsenteret (se nyheder) for brugeradministratorer. Statistik: behov for årstals statistikker, sættes på Plejenet statistikken, hvor man både kan kikke år tilbage og tage aktuel status. Kan laves i løbet af 10 dage. Plan: lave kopi af databasen, så der bliver et selvstændigt undervisningsmiljø med app adgang tilkoblet. Der er OBS på erstatningscpr. nr. der arbejdes med opgaven i det kommende ½ år, starter med at flytte test patienter. Fodterapeuter: der er link fra deres system, (Fodform), login og autorisations-id, 3 brugere har logget ind. Det aftales at når en fodterapeut forespørger på adgang via Pleje.net, så sendes der en forespørgsel til den brugergruppe som har oprettet forløbet, dermed kan en kliniker give adgang for fodterapeuten på den ene patient. Det bliver muligt for SOSU at lægge billeder i indbakken hos bestemt modtager/personlig indbakke (sygeplejerske via ID og pinkode) i Plejenet, da dette foregår i app som er krypteret, så kan den sættes cpr. nr. på via note, således at det understøttes at rette billede lægges ind på rette patient. Klinisk data på telefonen under overvejelse, således at man logger sig ind på app, så kan se seneste billeder og lave samme billede opsætning. Opsætningsside for personlige/lokale indstillinger f.eks. indstillingsparametre størrelse af billede, BGF, antal visninger og lignende parametre. 12