Hovedbestyrelse Referat - møde den 9. juni 2015 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm Afbud: Benny Poulsen Erik Ravn Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf. 48 17 22 21 Fax 48 17 76 03 alleroed@bdk.dk www.boligkontoret.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 9. juni 2015, kl. 17.00 21.30, i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Orientering fra udvalg 7. Eventuelt 8. Næste hovedbestyrelsesmøde 9. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Fællesdriften, lagerstyring 2. Overenskomst med A/B Lundegaarden 3. Skema B-ansøgninger
1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Foreningen - E-syn, finansiering heraf På hovedbestyrelsesmødet den 3. marts 2015 besluttede bestyrelsen, at investere i E-syn, med en forventet udgift på ca. 908.000 kr. I første omgang afholdes udgiften af foreningens dispositionsfond, og opføres som et lån. Det blev aftalt, at tidsbesparelserne ved E-syn, cirka 200 timer årligt, skal kapitaliseres, så investeringen på de 908.000 kr. hjemtages over en periode på 8 10 år. Det er aftalt, at der skulle arbejdes videre med et konkret beslutningsoplæg, med udgangspunkt i følgende finansieringsmodeller: 1. Beløbet dækkes (delvist) ved, at Fællesdriften løser konkrete opgaver, der i dag varetages af eksterne firmaer. Ved denne model skal de enkelte opgaver konkretiseres med angivelse af skønnede beløb og tidsforbrug. Der skal træffes aftaler med afdelingsbestyrelserne for de pågældende afdelinger med hensyn til opgavernes løsning med egne medarbejdere. 2. Beløbet dækkes ved, at Lillerød Boligforening løser driftsopgaver for Andelsboligforeningen Lundegaarden i mål med de tidsbesparelser, der opnås ved E-syn. Tidsbesparelsen ved indkøring af E-syn er skønnet til 200 timer/år. Med en timepris for en ejendomsfunktionær på 197 kr. giver det 39.400 kr. Da en afskrivning af de 908.000 kr. over 10 år giver en årlig udgift på 90.800 kr., svarende til 460 timer/år, skal der således indregnes gabet på de 260 timer/år og en udgift på ca. 50.000 kr. i den samlede finansieringsløsning. Lundegaardens ønsker/behov for ydelser er på nuværende tidspunkt opgjort til 787 timer/ år. Med en andel af fravær, kursusdeltagelse m.v., er timeantallet opgjort til 991 timer/år, hvilket svarer til en bemanding på 0,51 fuldtidsansat ejendomsfunktionær (en fuldtidsansat beregnes med 1.924 timer/år). Derudover skal Lundegaarden betale en andel af de administrative ressourcer i Fællesdriften, kontormedarbejder og lokalinspektør, og med samme enhedsbetaling som Lillerøds afdelinger betaler, vil det for Lundegaardens 72 lejemål andrage ca. 50.000 kr./år. Den fulde afskrivning af E-syn med de 90.800 kr./år kan således ske ved indgåelse af samarbejde med Lundegaarden, hvor de 200 timer og Lundegaardens træk (mod betaling) på de administrative ressourcer i Fællesdriften, sker uden tilførelse af ressourcer til Fællesdriften. at hovedbestyrelsen godkender, at investeringen i E-syn, 908.000 kr., tilbagebetales over en forventet periode på 10 år ved indgåelse af samarbejde med Lundegaarden, hvor der fra Fællesdriften leveres 200 timer ejendomsfunktionær og andel af de administrative ressourcer, kontormedarbejder og lokalinspektør, uden tilførelse af ressourcer til Fællesdriften. side 2/10
Da afskrivningsperioden på de 10 år er længere, end den bindingsperiode der vil være i overenskomsten mellem Lillerød Boligforening og Andelsboligforeningen Lundegaarden, kan der opstå en situation hvor afskrivningen skal genoptages til behandling. Hovedbestyrelsen godkendte, at investeringen i E-syn, 908.000 kr., tilbagebetales over en forventet periode på 10 år ved indgåelse af samarbejde med Lundegaarden, hvor der fra Fællesdriften leveres 200 timer ejendomsfunktionær om året, og andel af de administrative ressourcer, kontormedarbejder og lokalinspektør, uden tilførelse af ressourcer til Fællesdriften. Hovedbestyrelsen noterede sig samtidig, at afskrivningsperioden på 10 år er længere, end den bindingsperiode der vil være i overenskomsten mellem Lillerød Boligforening og Andelsboligforeningen Lundegaarden, hvorved der kan opstå en situation hvor afskrivningen skal genoptages til behandling. 2.2 Foreningen Fællesdriften, samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegaarden ressourceallokering Andelsboligforeningen Lundegaarden ønsker/behov for ydelser fra Fællesdriften vil kræve 991 timer/år, svarende til 0,51 fuldtidsansat ejendomsfunktionær. Fratrukket de 200 timer/år, jf. denne dagsordens punkt 2.1, er der behov for en allokering af ressourcer med 791 timer/år, svarende til 0,41 fuldtidsansat ejendomsfunktionær ved fastholdelse af nuværende normeringsniveau i Fællesdriften. Da en deltidsansættelse ikke ses som en optimal løsning, arbejdes der på en løsning, hvor der ansættes en medarbejder på fuldtid. Fortsat uden merudgifter for afdelingerne. Gabet fra de 0,41 1,0 (= 0,59 mand) fuldtidsansat ejendomsfunktionær svarer til en udgift på ca. 240.000 kr./år. Der er set nærmere på den finasieringsmodel, som fremgår af dagsordenens punkt 2.1, punkt 1. Altså, om hvor vidt der er arbejder, der i dag løses af eksterne firmaer, og som med fordel kan løses med egne medarbejdere og som har en minimumsværdi på de 240.000 kr. Lokalinspektør, Henrik Bomholt, har gjort sig overvejelser herom og har peget på følgende opgavetyper: opretning af fliser glatførebekæmpelse beskæring af træer og buske træfældning udførelse af tømrerarbejder udførelse af vvs-arbejder vedligeholdelse af legepladser malerarbejder Opgaverne er dog vanskelige at specificere nærmere i forhold til afdelinger og beløb. Det skønnes dog, at have en samlet værdi af over 200.000 kr./år, som kan løses indenfor ressourcerne af en opnormering med 0,59 mand. Afdeling 4, Kirkevænget, får i dag løst deres renholdelse, grøn og hvid vedligeholdelse, af eksternt firma. Afdelingen havde i regnskabet for 2013/14 udgifter for ca. 250.000 kr. til ekstern ejendomsservice. Ifølge den gennemførte tilfredsmåling i 2014 er beboerne i afdelingen i særdeleshed tilfredse med renholdelsen. Det er dog Boligkontoret Danmarks opfattelse, at det for afdelingen er en dyr løsning, og en tilknytning til Fællesdriften vil give afdelingen flere timer til rådighed, samtidig med en økonomisk besparelse på ca. 35.000 kr./år. Tilknytningen til Fællesdriften vil give afdelingen ejendomsfunktionær i ca. 80 timer/måned. Ved ansættelse af en ejendomsfunktionær på fuldtid i Fællesdriften, vil der aktuelt være mulighed for at tilknytte Afdeling 4 en ejendomsfunktionær. Hvis det ønskes, kan forholdet tages op til drøftelse i afdelingsbestyrelsen for Afdeling 4, og afdelingsbestyrelsen kan blive repræsenteret i ansættelsesudvalget af den nye mand. at hovedbestyrelsen godkender, at der på det foreliggende grundlag ansættes en ny side 3/10
ejendomsfunktionær på fuldtid. Udgifterne hertil skal dækkes delvist af samarbejdet med Andelsboligforeningen Lundegaarden, ved løsning af opgaver med egne medarbejdere, der i dag løses af eksterne firmaer, og eventuel ved at Afdeling 4, Kirkevænget, tilknyttes ejendomsfunktionær via Fællesdriften. Hovedbestyrelsen godkendte, at der ansættes en ny ejendomsfunktionær, således at medarbejderstaben udvides med én fuldtidsansat. Lønudgifterne hertil dækkes ind via overenskomsten med Andelsboligforeningen Lundegaarden, Afdeling 4 (Kirkevængets) tilknytning til Fællesdriften med ejendomsfunktionær, og ekstra opgaver der i dag varetages af eksterne firmaer. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at afdelingsbestyrelsen for Afdeling 4, Kirkevænget, har besluttet at indgå i et samarbejde med Fællesdriften med tilknytning af ejendomsfunktionær. Ordningen vil træde i kraft ved ansættelsen af ny ejendomsfunktionær, og vil efter en periode blive evalueret. Afdelingsbestyrelsens beslutning om at prøve ordningen af, sker på følgende vilkår: at ordningen sker på grundlag af Serviceaftale for Fællesdriften at der ikke sker fordyrelse i forhold til afdelingens økonomi, med udgangspunkt i gældende driftsbudget at normeringen følger samme niveau som øvrige afdelinger tilknyttet Fællesdriften, - det giver afdelingen omkring 80 timer ejendomsfunktionær pr. måned at der skal tilstræbes / og forventes besparelser på mindre håndværksmæssige opgaver og disse besparelser noteres og dokumenteres løbende, til brug for en senere evaluering at der etableres en prøveperiode på 1 år og såfremt der ikke er tilfredshed kan ændringer ske under hensyn til pågældende medarbejders opsigelsesvarsel at ordningen træder i kraft ved ansættelse af ny medarbejder i Fællesdriften, forventelig senest 1. oktober 2015 at afdelingsbestyrelsen får mulighed for at deltage med 1 repræsentant i ansættelsesudvalget at driftschefen (efter Lundegaardens beslutning medio juni) informerer det gartnerfirma, der anvendes i dag og opsigelse af samarbejdet sker på ordentligvis 2.3 Foreningen Fællesdriften, samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegaarden overenskomst Boligkontoret Danmark har udarbejdet udkast til overenskomst mellem Lillerød Boligforening og Andelsboligforeningen Lundegaarden. Overenskomsten er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. Der er aftalt møde den 1. juni 2015 mellem formandskabet for Lillerød Boligforening og Lundegaardens forretningsudvalg, med deltagelse fra Boligkontoret Danmark og lokalinspektør Henrik Bomholt. På mødet skal et kommende samarbejde drøftes nærmere, med udgangspunkt i udkast til overenskomst. Der lægges op til en model, hvor ansatte der tilknyttes Lundegaarden, enten fast eller ad hoc vis, splitansættes mellem Lillerød Boligforening og Lundegaarden. Der er således tale om en formel deling af medarbejdere; dog uden organisatorisk eller praksis betydning for de pågældende medarbejdere. side 4/10
Den til enhver tid gældende serviceaftale for Fællesdriften, der vedtages af Lillerød, vil være central i samarbejdet med Lundegaarden. Serviceniveauet, prioriteringen af ressourcer på ejendomskontoret m.m., bevares således som et suverænt anliggende for Lillerød. at hovedbestyrelsen forholder sig til overenskomsten mellem Lillerød Boligforening og Andelsboligforeningen Lundegaarden, og tilslutter sig en model hvor medarbejdere splitansættes mellem de to organisationer. Hovedbestyrelsen tiltrådte overenskomsten mellem Lillerød Boligforening og Andelsboligforeningen Lundegaarden, herunder at medarbejdere splitansættes mellem de to organisationer. Det blev aftalt, at overenskomsten drøftes og gennemgås med Boligkontoret Danmarks juridiske afdeling forinden den tiltrædes. 2.4 Foreningen Fællesdriften, indkøb til lager På hovedbestyrelsesmødet den 3. marts 2015 blev det besluttet, at der fra og med 1. maj 2015 (nyt regnskabsår) skal ske bogføring af udgifter relateret til lageret efter afdelingernes faktiske anvendelse. Det blev aftalt, at lokalinspektør Henrik Bomholt skulle udarbejde en beskrivelse af den administrative forretningsgang forbundet hermed, samt skulle fremkomme med et skønnet tidsforbrug for det merarbejde, som ændringen giver. Beskrivelsen er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Ved overgangen pr. 1. maj 2015 er der foretaget lageroptælling og værdiansættelse heraf. Lageret er opgjort til 300.000 kr. inkl. moms. Afdelingerne 6 19 (bortset fra afdeling 17) krediteres dette beløb på konto 116 med et samlet beløb og efter gældende fordelingsnøgle 1, jf. serviceaftale for Fællesdriften. Beløbet afholdes af Afdeling 20, Fællesdriften, og vil afsættes som et tilgodehavende, der tilbageføres / udgiftsføres i afdelingerne ved anvendelse. Afdeling 20, Fællesdriften, vil likviditetsmæssig have et negativt indestående (der dog modsvares af tilsvarende større indestående i de øvrige afdelinger). Det har betydning for rentefordelingen, idet afdelingernes rentesats vil blive (marginal) mindre, men dog i faktiske beløb forblive uændret. Der vil løbende blive foretaget lagerstyring, ved registreringer af ud- og indgående varer fra lager dette med angivelse af stk. pris. Registreringen vil blive foretaget digitalt. Fremover vil der månedsvis blive foretaget bogføring af udgifter fra lager, sidst på måneden og før den 1. i ny måned. Afdelingerne vil blive påført udgifterne efter faktisk forbrug, og der posteres i 8 kategorier, jf. bilag 1 til denne dagsorden. Udgifterne posteres i afdelingerne med teksten: Lagervare. Hvis afdelingsbestyrelserne ønsker en nærmere detaljering af særskilte posteringer, kan de rekvireres hos kontormedarbejder i Fællesdriften. Der vil ske lageroptælling/-afstemning med bogholderiet to gange årligt, pr. 31. oktober og 30. april. Ligesom der løbende kan blive foretaget uanmeldt revision af lagerstyringen/- registreringen. Lagervarer der alene benyttes i enkelte afdelinger, f.eks. specielle dørpumper, vil blive udgiftsført direkte i de pågældende afdelinger, og således ikke figurerer i Afdeling 20, Fællesdriftens, regnskab fysisk vil de blive separeret på lageret med markering af, at det alene hører til pågældende afdeling. at hovedbestyrelsen tilslutter sig oplæg til håndtering af lagervare/-styring. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig oplæg til håndtering af lagervare/-styring. 2.5 Foreningen Fællesdriften, opnormering af kontormedarbejder side 5/10
Jf. denne dagsordens punkt 2.4 vil der være behov for en opnormering af kontormedarbejder til det administrative (mer)arbejde som kommer af den fremtidige lagerstyring. En opnormering af den nuværende stilling på 30 timer/uge til en fuldtidsstilling på 37 timer/uge, vil betyde en årlig lønudgift på ca. 70.000 kr. Ved fordeling mellem alle afdelinger (bortset fra Afdeling 17, Engbuen) vil udgiften kun have mindre betydning for afdelingernes samlede drift. Lagerstyringen synes fortsat at have større værdi (da de ansatte ikke skal køre efter hver del), end udgiften på de 70.000 kr. En opnormering vil derudover også styrke ejendomskontoret, særligt på fredage, hvor kontormedarbejderen i dag holder fri. at hovedbestyrelsen godkender, at kontormedarbejderen opnormeres til en fuldtidsstilling. Hovedbestyrelsen godkendte, at kontormedarbejderen opnormeres til en fuldtidsstilling. 2.6 Foreningen Mulighed for feriebytte/feriefremleje Blandt såvel danske som udenlandske turister bliver det mere og mere populært, at man bytter sig til en feriebolig i en 2-3 ugers ferieperiode, fremfor at købe dyre hotelovernatninger. Der findes i dag en lang række hjemmesider (eksempelvis www.homeexchange.com, www.lovehomeswap.com og www.airbnb.dk), hvor det at bytte sig til en ferieboliger udbydes under ordnede forhold. De nuværende regler omkring fremleje og bytte af almene boliger betyder, at når man bor til leje i en almen bolig, er det imidlertid først en mulighed lovligt at feriebytte/feriefremleje sin bolig, når/hvis bestyrelsen i den respektive boligorganisation har givet tilladelse til dette. Dette oplæg er derfor til debat omkring, hvorvidt hovedbestyrelsen i Lillerød Boligforening ønsker at give beboerne mulighed for at benytte sig af denne mulighed eller ej. Hvis bestyrelsen ønsker at åbne op for muligheden for feriebytte/feriefremleje er det Boligkontorets indstilling, at man opstiller nedenstående regler (stilet til den enkelte lejer): 1. Feriefremleje skal være godkendt af din boligforening Kontakt din afdelingsbestyrelse/lokale afdelingskontor for at høre om reglerne og mulighederne for at bytte eller fremleje din bolig i ferien. 2. Skriftlig ansøgning og tilladelse Du skal have tilladelse til at feriebytte/fremleje af dit lokale afdelingskontor ved at udfylde en blanket til formålet, der findes på www.bdk.dk/beboer. Blanketten indeholder navne på aftalepartnerne, lejemålets adresse, den aftalte leje, og ikke mindst hvornår opholdet starter og slutter. 3. Tjek reglerne hos din boligforening for, hvor lang tid du må feriefremleje hos din boligforening/lokale ejendomskontor Som udgangspunkt er det muligt at feriefremleje din bolig i 6 uger indenfor et kalenderår, men der kan være taget beslutninger i din boligforening, som adskiller sig fra dette. 4. Du må ikke tjene penge på at feriefremleje Hvis du bytter bolig, må du ikke opkræve nogen husleje. Hvis du feriefremlejer, må huslejen ikke overstige den leje, du selv betaler. Fremlejer du fx din bolig i 1 uge, må du højst opkræve 7/31 dele af din husleje. 5. Antallet af lejere skal passe til antal beboelsesrum i din bolig Som udgangspunkt skal den familie, du bytter med eller fremlejer til, højst være samme antal personer, som lejlighedens antal beboelsesrum. Har du fx en 3- rumsbolig, må der højst komme en familie bestående af 3 personer. Visse organisationer har dog truffet særregler i forbindelse med denne mulighed. Kontakt derfor dit lokale afdelingskontor for at høre om reglerne for din boligforening. side 6/10
6. Du bærer ansvaret for din ferielejer Du er ansvarlig for, at dine ferielejere overholder husordenen og andre regler, der gælder i ejendommen. Du bærer selv det fulde ansvar for evt. misligholdelse eller hærværk i din bolig/ejendommen. 7. Spørg dit forsikringsselskab, om du er dækket ved misligholdelse eller hærværk! Det anbefaler Boligkontoret Danmarks advokat Henriette Fabritius Tengnagel. Jeg anbefaler, at du altid spørger dit forsikringsselskab, om de dækker skader i din bolig. Skader som følge af brand, vandskade og indbrud vil som udgangspunkt være dækket. Men ting i din bolig, som bliver ødelagt af din ferielejer, vil næppe, medmindre du tegner en tillægsforsikring, være dækket. Derfor er det en god idé, at du altid tjekker din forsikring, inden du feriefremlejer. at hovedbestyrelsen drøfter muligheden og træffer beslutning om, hvorvidt det skal være muligt for beboerne i Lillerød Boligforening at benytte sig af feriebytte/feriefremleje. Hovedbestyrelsen besluttede, at det skal være muligt for beboerne i Lillerød Boligforening at benytte sig af feriebytte/feriefremleje. 2.7 Afdeling 10 og 11, Ørnevang og Uglevang Helhedsplaner Helhedsplanerne er nu kommet så langt, at der har været afholdt licitation. Licitationen er en milepæl i projekterne, idet resultatet er afgørende i forhold til projekternes endelige udformning, og hvilke delarbejder der er mulighed for at medtage. Undervejs i projekteringen er Landsbyggefonden forespurgt om muligheder for en forøget støtte, idet en række nødvendige arbejder er tilført projekterne. Landsbyggefonden har indtil videre fastholdt støtterammerne, som vedtaget i anlægsbudgetterne (og i de godkendte Skema A). Resultatet af licitationen er behandlet af byggeudvalgene på møder den 27. maj 2015, og på det grundlag er Skema B for begge projekter udarbejdet og indsendt til kommunen den 28. maj 2015. Skema B-ansøgningerne er vedhæftet denne dagsorden som bilag 3. Projekterne er budt ud, således at der (også) skulle afgives et samlet tilbud på projekterne. Licitationsresultatet er ved at blive kvalitetstjekket af projektets rådgivere, men aktuelt er den vindende entreprenør fundet; dog ikke offentliggjort endnu. Den samlede entreprise for begge projekter er (jf. Skema A) budgetteret til 125.775.310 kr. (inkl. moms). Tilbuddet med rådgivers præciseringer er på ca. 146.800.000 kr. Skema B-ansøgningerne omfatter det samlede projekt, indenfor den økonomiske ramme som godkendt i Skema A i forhold til kommunens andel af kapitaldepoter og de huslejemæssige konsekvenser. Boligkontoret Danmark vil nu tilstræbe en dialog med Landsbyggefonden, om projekternes økonomi på grundlag af licitationsresultaterne. at hovedbestyrelsen godkender Skema B-ansøgningerne, samt tilslutter at Boligkontoret Danmark tilstræber en dialog med Landsbyggefonden om projekternes økonomi på grundlag af licitationsresultaterne. Endvidere indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen om licitationsresultatet og den vindende entreprenør til efterretning. Hovedbestyrelsen godkendte Skema B-ansøgningerne, samt tilsluttede at Boligkontoret Danmark søger en (fornyet) dialog med Landsbyggefonden om projekternes økonomi på grundlag af licitationsresultaterne. side 7/10
3. Sager til orientering På mødet vil der være en mundtlig orientering om eventuelle øvrige sager, som kan være aktuelle for hovedbestyrelsen. Afdeling 15, Lindebakken og Jægerhegnet vinduesprojekt På mødet oplyste Tonny Bjørn, at projektet i Afdeling 15, Lindebakken og Jægerhegnet, med udskiftning af vinduer, er ved opstart løbet ind i to problematikker. Rådgiver, Gaihede, har ikke i udbuddet beskrevet en gangbarløsning på problematikken om opskalkning ved tagfoden. Derved er arbejdet ikke medtaget i entreprisen. Yderligere er det på byggemøde (nr. 02) blevet klart, at rådgiver ikke har sikret sig at brandforholdene er i orden. Tagvinduer i Jægerhegnet er beskrevet (og givet tilbud på) vippevinduer som eksisterende, der som udgangspunkt ikke overholder gældende krav til redningsåbninger. Ligeledes er der i Lindebakken beskrevet faste partier i vinduer på 1. sal, som medfører, at eksisterende redningsåbning fjernes. Da dette er et lovkrav er det nødvendigt at tilkøbe de rigtige vinduer der sikre at brandforhold er i orden. Aktuelt arbejder Gaihede på højtryk for at finde bedst mulige løsninger. Boligkontoret Danmark har reklameret over for Gaihede da der er tale om klar rådgivningsfejl. Dvs. at rådgiver skal om projektere vederlagsfrit og betale for eventuelle ekstra krav entreprenør måtte have pga. af stilstand i projektet. Rådgiver har i dag modtaget priser fra entreprenør på projektændringer. Samlet lyder ekstraregningen på 513.375 kr. inkl. moms. Der er ikke fundet finansieringsløsning på problematikkerne. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om sager til efterretning. Hovedbestyrelsen besluttede, at ekstra udgifter forbundet med brandkrav på ca. 200.000 kr. i Afdeling 15, Lindebakken og Jægerhegnets, projekt accepteres, og må i første omgang udmøntes som en underfinansiering i projektet. Arbejder omkring tagfod til ekstra 300.000 kr. må udskydes, og eventuel gennemføres samtidig med en tagrenovering. Restlevetiden på tagene er vurderet til 15 år. 4. Orientering fra formandskabet På mødet vil formandskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet blev parkeringsforhold i og omkring Lillerød Hallen drøftet, idet et større antal pladser er nedlagt ved opsætning af pavilloner til at huse flygtninge. Særligt parkeringsforholdene i Uglevang blev drøftet. Boligkontoret Danmark, Tonny Bjørn, har skrevet til kommunen herom og svar er ikke modtaget endnu. På mødet gav Birthe Petersen en orientering om hendes og Gert Fris møde med borgmester Jørgen Johansen. Et meget positivt møde. På mødet blev det oplyst, at Boligkontoret Danmark har afholdt repræsentantskabsmøde den 31. maj 2015. Mødet forløb godt. På mødet blev seneste lokalrådsmøde drøftet. Der var forskellige oplevelser af mødet, både positive og negative, men specifikt blev der rejst kritik af håndteringen af valgene til de forskellige udvalg, da det ikke var forberedt godt nok. Der blev også udtrykt ærgrelse over, at der ikke var indstillinger til BDK-prisen. På mødet spurgte Gert Fris om offentliggørelse af hovedbestyrelsesmedlemmers kontaktoplysninger på Lillerøds hjemmeside. Der blev opnået enighed om, at det alene side 8/10
er formand og næstformands oplysninger, der skal fremgå. Øvrige medlemmer fremgår med navn, men ikke med kontaktoplysninger. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandsskabet til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra formandskabet til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Udlejning statusrapport Der henvises til kvartalsrapport vedrørende udlejningssituationen forelagt bestyrelsen på mødet den 5. maj 2015. 5.2 Dispositionsfonden Der henvises til seneste opdateret oversigt udleveret på hovedbestyrelsesmødet den 4. oktober 2014. at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra udvalg til efterretning. Intet til behandling. 7. Eventuelt På mødet spurgte Simone Christensen til udsendelse af udkast til årsregnskaber, og det blev aftalt at hovedbestyrelsen skal modtage foreningens og Afdeling 20 s regnskab. 8. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 8. september 2015, kl. 17.00 21.30. at hovedbestyrelsen forholder sig til eventuelle emner/sager til behandling på dette. Hovedbestyrelsen nævnte finansiering af stop udsættelse skal behandles på næste møde. 9. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 9. juni 2015 godkendt ved underskrift. side 9/10
Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen (-) Ella Pedersen Erik Ravn (-) Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm side 10/10