Rønnede Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. marts 2011 på Hotel Bregnen, Vordingborg 425, Dalby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden...2 2 Godkendelse af referat...2 3 Rønnede Boligselskab...2 3.1 Bestyrelseshonorar... 2 3.2 Godkendelse af Boligselskabets årsregnskab for 2009/2010... 2 3.3 Revisionsprotokol... 3 3.4 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.5 Godkendelse af styringsrapport... 3 3.6 Godkendelse for boligselskabets budget for 2011/2012... 4 3.7 Forvaltningsrevision... 4 3.8 Udlejningsforhold... 5 3.9 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea... 5 3.10 Ny lovgivning fortrinsret for børnefamilier... 7 3.11 Ny lovgivning lejere på ekstern venteliste... 7 3.12 Ny lovgivning lejere på intern venteliste... 8 3.13 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr... 9 3.14 Ny lovgivning fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere... 9 3.15 Ny lovgivning fortrinsret ved brudt parforhold... 9 3.16 Ny lovgivning karenstid... 10 3.17 Ny lovgivning vedtægtsrevision... 10 3.18 Ny lovgivning valg af vedligeholdelsesordning... 10 3.19 Personaleforhold Generel orientering... 10 3.20 Personaleforhold - Uddannelsespolitik... 11 4 Boligselskabets afdelinger...12 4.1 Årsregnskaber... 12 4.2 Driftsbudgetter... 12 4.3 Orientering om driftsforhold... 13 5 Eventuelt...13 Deltagere fra bestyrelsen: Jonna Tuborg Nielsen, formand Flemming Petersen, næstformand Lars Henriksen Arne Skovby Jens Hansen Morten Petersen Øvrige deltagere: Birgitte Werngreen, Domea Domea Boligcenter Sydsjælland og Øerne, den 05. april 2011
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referatet fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 24. juni 2010. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Rønnede Boligselskab 3.1 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 2/3 til formanden og 1/3 ligeligt mellem øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen besluttede at fortsætte den interne fordeling uændret. 3.2 Godkendelse af Boligselskabets årsregnskab for 2009/2010 Side 2 af 13
Regnskabet udviser et overskud på kr. 10.723,- som er henlagt til arbejdskapitalen som herefter udgør kr. 187.354,- Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 13. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 3.3 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.10.2009 til 30.9.2010 har ikke givet anledning til forbehold. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.4 Bestyrelsens årsberetning Der henvises til bestyrelsens årsberetning i regnskabet på side 10-13. Beretningen blev godkendt. 3.5 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 3 af 13
Styringsrapporten blev godkendt uden ændringer. 3.6 Godkendelse for boligselskabets budget for 2011/2012 Budgettet for 2011/2012 er udarbejdet med en balance på 727.000,- Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet. Bestyrelsen godkendte budgettet. 3.7 Forvaltningsrevision Obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer blev indført i 1999 med det formål at skabe en vedvarende bevidsthed om omkostningerne og effektiviteten i boligorganisationernes virksomhed. Forvaltningsrevision skal dels øge gennemskueligheden og sikre en rationel drift i det støttede byggeri og dels styrke det offentlige tilsyn. Samtidig var og er indførelse af forvaltningsrevision et led i bestræbelserne på at styrke beboerdemokratiet og skabe større ansvarlighed i de enkelte boligorganisationers bestyrelser. Forvaltningsrevision skal betragtes som et ledelsesværktøj, der med udgangspunkt i målsætninger fastsat af ledelsen og i skriftlige forretningsgange skal sikre en intern styring af og kontrol med udviklingen i de almene boligorganisationer. Flere boligorganisationer i Domeas administration har gennem årene fastsat mål for forskellige forretningsområder, men af hensyn til overblikket, opfølgningen og revisionen finder Domea det anbefalelsesværdigt, at boligorganisationerne fremover så vidt muligt udarbejder og fastsætter sine mål efter et fælles koncept. I standardkonceptet lægges op til, at boligorganisationen fastsætter egne mål på en række områder, men i øvrigt lægger sig tæt op ad Domeas arbejde med eget målsætningsprogram. Konceptet omfatter målsætninger for: Organisation Beboerdemokrati Personalepolitik Administration Udlejning og ventelister Økonomi Regnskaber, budgetter og vedligeholdelsesplaner Image Kontakt til pressen Side 4 af 13
Køb af serviceydelser Indkøbspolitik Forretningsførelse Administrativ ledelse Med det foreslåede standardkoncept lever boligorganisationen på en enkel og hensigtsmæssig måde op til lovgivningens krav og omgivelsernes forventninger. Anvendelsen af Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision er omkostningsfrit for boligorganisationen. Hvis boligorganisationen ønsker, at forvaltningsrevisionen skal omfatte andet og/eller mere end beskrevet i standardkonceptet, vil Domeas eventuelle merarbejde blive faktureret efter medgået tid. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder anvendelsen af Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision og de målsætninger og handlingsplaner, som indgår i konceptet. Bestyrelsen valgte at tiltræde Domeas standardkoncept. 3.8 Udlejningsforhold Udlejningen i afdelingen går fint. Der er pt. ingen ledige boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.9 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Optagelse som medlem i dispositionsfonden. Boligorganisationens bestyrelse træffer beslutning om medlemskab i den fælles dispositionsfond for boligorganisationer administreret af Domea s.m.b.a. Beslutning om at tilslutte sig ordningen skal fremgå af dateret og godkendt referat fra bestyrelsesmødet. Alle boligorganisationer, der pt. administreres af Domea s.m.b.a., har indtil den 30.06.2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil derefter umiddelbart være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig ordningen senere end den 30.06.2011 har som hovedregel mulighed herfor, men vil være omfattet af en karenstid på 2 år regnet fra det tidspunkt, hvor bestyrelsen træffer beslutning om optagelse i dispositionsfonden. I karenstiden vil det ikke være muligt at gøre brug af ordningen i dispositionsfonden. Nye boligorganisationer, som Domea s.m.b.a. indgår forretningsføreraftaler med, og som samtidig ønsker at tilslutte sig ordningen, vil som hovedregel Side 5 af 13
have mulighed for at blive omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder fra det tidspunkt, hvor forretningsføreraftalen træder i kraft. Bevilling af midler fra dispositionsfonden. Dispositionsfondens midler kan alene bevilges til formål i de tilsluttede boligorganisationer i overensstemmelse med reglerne i den til enhver tid værende lovgivning, pt. almenboligloven og driftsbekendtgørelsen. Det betyder konkret, at fondens midler bevilges til at sikre organisationens og/eller afdelingens fortsatte beståen ved at medvirke til en fysisk, økonomisk og social genopretning af afdelingen eller boligorganisationen. Dispositionsfondens midler kan ikke bevilges til noget formål i Domea s.m.b.a. Ansøgning om midler fra dispositionsfonden sker ved, at boligorganisationens bestyrelse i samarbejde med Domea s.m.b.a. s boligcenter udarbejder en begrundet ansøgning. Ansøgningen skal som minimum indeholde: o o en udførlig redegørelse og dokumentation for, at boligorganisationens/afdelingens ønskede formål er omfattet af et væsentligt behov for genopretning af fysisk, social eller økonomisk karakter, og dokumentation for, at boligorganisationen/afdelingen har anvendt ledige midler, herunder i lokale dispositionsfonde, og i øvrigt har udtømt alle øvrige muligheder for at bidrage til den ønskede løsning. Ansøgning fremsendes til Domeas direktion. Domeas landscenter gennemgår den modtagne ansøgning, og direktionen udarbejder en indstilling til Domeas bestyrelse, hvis det må antages, at boligorganisationen/afdelingen opfylder betingelserne for støtte. en baseres på en konkret analyse af boligafdelingens fysiske, sociale og økonomiske tilstand. Endvidere redegøres der for om ansøgningen kan anses for rimeligt begrundet i forhold til om afdelingen/boligorganisationen har gjort tilstrækkeligt for at undgå eller afbøde den nuværende tilstand. en omfatter tillige forslag til lokale tiltag til fremtidig afhjælpning. Disse forslag kan omfatte forslag til organisatoriske sammen-lægninger, forslag om indekseret vedligehold, forslag om indekseret udlejning m.v. Fondens midler bevilges af Domea s.m.b.a. s bestyrelse på baggrund af en konkret og begrundet vurdering, hvor bestyrelsen kan stille vilkår for støtte fra fonden herunder, men ikke begrænset til: o at fondens midler som hovedregel ydes som lån på nærmere angivne vilkår, Side 6 af 13
o boligorganisationens og/eller den enkelte afdelings fremtidige organisering og økonomistyring. Den endelige beslutning om støtte eller afslag herpå vil umiddelbart herefter blive meddelt den pågældende boligorganisation/afdeling. Bestyrelsen godkendte at tilslutte sig den fælles dispositionsfond i Domea. 3.10 Ny lovgivning fortrinsret for børnefamilier Pr. 1. januar 2010 sker der en række ændringer i reglerne om udlejning og anvisning af almene boliger. Et i forvejen meget reguleret område harmoniseres nu for så vidt angår de tidligere forskellige organisationsformer, således at der bortset fra overgangsreglerne, der primært handler om (de tidligere) andelsboligforeninger gælder samme vilkår. Lovgrundlaget for disse ændringer findes alle i Lovbekendtgørelse nr. 1204 af 10. december 2009, kap. 4 og bekendtgørelsen om udlejning af almene boliger m.v. nr. 1305 af 15. december 2009. Blandt de vigtigste generelle nye udlejnings- og anvisningsregler er følgende: Fortrinsretten for familier med børn til boliger med 3 eller flere rum bortfalder med virkning fra den 1. juni 2010. Det kræver en aftale mellem kommunen og den enkelte boligorganisation, hvis fortrinsretten også skal gælde efter denne dato jf. bekendtgørelsens 4. Reglen gælder således kun indtil 1. juni 2010 - med mindre andet aftales forinden jf. bekendtgørelsens 40, stk. 3. Det er et politisk ønske at gøre det nemt for alle grupper af boligsøgende også husstande uden børn - at efterspørge også de større almene boliger. I en række områder af Danmark er der ikke mangel på boliger til børnefamilier, og i nogle tilfælde står gode og rummelige boliger faktisk tomme i en periode. For at øge boligorganisationernes konkurrenceevne, kan det være en god idé at åbne alle selskabets boliger for alle typer af husstande, som har lyst og råd til at betale for de større boliger. Mange steder er dette allerede ændret i forbindelse med de fleksible udlejningsregler. Det indstilles til bestyrelsen at tage de nye regler til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.11 Ny lovgivning lejere på ekstern venteliste Bestemmelsen giver mulighed for, at en lejer, der evt. senere fraflytter selskabet, kan bevare sin anciennitet til en senere ansøgning om ny bolig i selskabet. I modsætning til opnoteringer på oprykningslisten (den interne venteliste), hvor opnoteringen slettes/bortfalder hvis man fraflytter selskabet. Side 7 af 13
Bestemmelsen gælder allerede, men træder først i kraft for nye lejeaftalers indgåelse, når boligorganisationen har truffet beslutning om dette. Hvis/når en sådan beslutning træffes gælder nedenstående: Boligorganisationen skal informere lejer skriftligt (i praksis vil lejer få tilsendt et spørgeskema herom sammen med den nye lejekontrakt fra administrationen) Betingelser: Lejeren skal meddele ønske om at blive på ventelisten senest 8 dage efter lejeaftalens indgåelse (i praksis returnere spørgeskema til administrationen indenfor tidsfristen med positiv tilkendegivelse af ønsket om fortsat at stå på ventelisten) Lejeren skal betale et årligt ajourføringsgebyr En beslutning gælder første gang i 5 år og derefter i 10 år. Bekendtgørelsens 3, stk. 8. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at lejere fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå. Bestyrelsen besluttede at lejere ikke fortsat kan stå på den almindelige venteliste og bevare ancienniteten herpå. 3.12 Ny lovgivning lejere på intern venteliste Boligorganisationen kan således beslutte, at lejere, der står på den almindelige (eksterne) vente-liste - hvis de ønsker at blive opnoteret på oprykningslisten (den interne venteliste) kan få anciennitet fra det tidspunkt, hvor de blev opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste. Reglen gælder for lejere, der står på den almindelige venteliste på beslutningstidspunktet og herefter. Bekendtgørelsens 9, stk. 3. Lejere, der allerede ved beslutningens ikrafttræden står på oprykningslisten (den interne venteliste) har dog stadig fortrinsret. Bekendtgørelsens 9, stk. 4. Denne beslutning kan betyde væsentlige ændringer af den hidtidige oprykningsorden, og boligorganisationen skal derfor senest 4 uger efter beslutningen orientere lejerne herom samt om deres rettigheder. En beslutning gælder første gang i 5 år og derefter i 10 år. Bekendtgørelsens 3, stk. 8. Der skal betales opnoterings- og ajourføringsgebyr for at stå på begge ventelister, og lejere - der fremover måske i længere tid har betalt for at stå på oprykningslisten (den interne venteliste) - kan måske komme til at føle sig snydt, hvis deres anciennitet til en intern bolig kan ændres drastisk, når en lejer fra den almindelige venteliste pludselig også er i betragtning måske endda foran. Det indstilles derfor til bestyrelsen at denne mulighed ikke tages i betragtning Side 8 af 13
Bestyrelsen besluttede ikke at benytte denne mulighed. 3.13 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr Løbende hver måned fremsender administrationen opkrævninger vedrørende opnoteringsgebyrer i god tid til de boligsøgende, der nærmer sig udløbet af den betalte opnoteringsperiode. Der fremsendes enten indbetalingskort eller PBS-opkrævning. Senest 2 uger før udløbet af 6 ugers fristen fra forfaldsdato, fremsendes reminder om betaling til de boligsøgende, der endnu ikke har betalt - således at eventuelle forglemmelser ikke uden videre medfører sletning på ventelisterne. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.14 Ny lovgivning fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere Såfremt boligorganisationen ikke har truffet eller træffer beslutning herom gælder fortrinsretten for hhv. lejere i ungdomsboliger og ældreboliger. Reglen blev indført pr. 1. april 1992 da der dengang med baggrund i et udvalgsarbejde mellem Boligministeriet, kommunerne og Boligselskabernes Landsforening blev ændret en del i udlejningsbekendtgørelsen, og mange boligorganisationer har måske derfor allerede truffet beslutning herom. Det nye regelsæt er måske imidlertid en god anledning til, at genoverveje dette. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte, fortrinsretten i 7 gælder for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. Bestyrelsen besluttede at fortrinsretten i 7 gælder for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. 3.15 Ny lovgivning fortrinsret ved brudt parforhold Reglen om fortrinsret i forbindelse med separation, skilsmisse eller brudt parforhold indebærer fortrinsret til ledige boliger i boligorganisationens afdelinger i den pågældende kommune i op til 1 år, under iagttagelse af en evt. aftale jf. kap. 4. Fortrinsretten forudsætter, at ansøgerens barn/børn under 18 år fortsat bor hos den anden af forældrene i en af boligorganisationens afdelinger i kommunen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende. Bestyrelsen besluttede, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende. Side 9 af 13
3.16 Ny lovgivning karenstid Boligorganisationen kan beslutte, at der skal være op til 2 års karenstid at man har boet i sin bolig i op til 2 år før man kan få fortrinsret til en anden bolig i boligorganisationen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om en karensperiode på op til 2 år på fortrinsretten på oprykningslisten (den interne venteliste). Bestyrelsen besluttede, at karensperioden skal være på 2 år. 3.17 Ny lovgivning vedtægtsrevision På baggrund af de ændrede regler for almene boligselskaber, som trådte i kraft pr. 1. januar 2010, har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevision. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med rød skrift. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen gennemgik vedtægterne og godkendte dem. 3.18 Ny lovgivning valg af vedligeholdelsesordning Pr. 1. januar 2010 er det afdelingsmødet som vælger vedligeholdelsesordning for den pågældende afdeling (A- eller B-ordning). Gældende beslutning og ordning er gyldig indtil afdelingsmødet træffer anden beslutning. Lovgrundlag Ændringsbekendtgørelse nr. 1413 af 9. december 2009 samt vedligeholdelsesbekendtgørelse nr. 640 af 15. juni 2006. Det indstilles til bestyrelsen at tage de nye regler til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.19 Personaleforhold Generel orientering På afdelingsmødet blev det besluttet, at ejendomsmester Jørgen Jørgensen skal på fuld tid fra den 1. oktober 2011. Udgifter hertil er indregnet i budgettet, som blev godkendt på afdelingsmødet. Side 10 af 13
Jørgen Jørgensen er delvist sygemeldt grundet brækket håndled. Jørgen er dog ved at være helt frisk igen og det forventes, at han inden for nærmeste fremtid meldes helt rask igen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.20 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Rønnede Boligselskab. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Rønnede Boligselskab - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. 10.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital i forbindelse med budgetlægning Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Side 11 af 13
Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år, Dog en maks. samlet ramme på kr. 5000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Bestyrelsen besluttede at tiltræde uddannelsespolitikken. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingens årsregnskab godkendes af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsmødet. Afdelingens årsregnskab for perioden 1.10.2009 til 30.9.2010 udviser følgende resultat: Afdeling 3125: overskud på kr. 139.472 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 3 til 4. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingens årsregnskab. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingens driftsbudget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmødet. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1.10.2011 til 30.9.2012 udviser følgende: Afdeling 3125: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 5.377.000 og indebærer en lejeregulering på 4,48 % pr. 1.10.2011. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 28.2.2011. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudget for kommende regnskabsår. Side 12 af 13
Bestyrelsen godkendte afdelingens budget. 4.3 Orientering om driftsforhold Der er i regnskabsåret ikke igangsat større vedligeholdelsesarbejder. Afdelingen har indgået en aftale om salg af jord til Faxe kommune vedr. projektet for udvidelse af Bavnestræde. Der bliver i alt solgt 435 m2 jord og der er aftalt retablering af natursten og hækplanter mm. således at afdelingen ikke har udgifter hertil Derudover er der godtgjort kr. 20.000,- til ekstraordinær henlæggelse til huslejetab, på grund af nærhed fra et par lejemål til fortov samt kr. 20.000,- til dækning af sagsomkostninger. Arbejdet med udvidelsen af vejen er i gang og afdelingen har fået 90% af det aftalte beløb udbetalt. Når arbejdet er meldt færdigt, laves der en gennemgang og beregning af det endelige antal m2 jord og herefter udbetales det resterende beløb til afdelingen. Ifølge aftale med formand Jonna Tuborg, behandles en henvendelse fra en beboer i Spurvemosegård, som omhandler fejring af beboere når de har 25 års jubilæum i afdelingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at der ikke gøres tiltag når en lejer har boet i afdelingen i 25 år. 5 Eventuelt Da der ikke forelå flere sager til behandling, blev mødet hævet. Side 13 af 13