Statsforvaltningens brev af 1.10.2010 til en journalist 01-10- 2010 TILSYNET MED KOMMUNERNE Du har ved e-mail af 24. og 28. september 2009 klaget over Varde Kommunes afslag på aktindsigt i dokument nr. 591847, som omhandler foreslåede regler for gebyrer for foreningernes lån af kommunale haller, aktivitetsrummet i Lerpøthallen samt Varde og Ølgod Svømmehal. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Varde Kommune ikke har handlet i strid med lovgivningen ved at give afslag på aktindsigt i det ovennævnte dokument. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Det fremgår af sagen, at du den 17. september 2009 har rettet telefonisk henvendelse til Varde Kommune med henblik på at få aktindsigt i dokumenter med numrene [ ], 617533 og 591847, hvor du har modtaget et mundtligt afslag. Følgende fremgår blandt andet af din henvendelse af 24. september 2009 til statsforvaltningen: I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: 2009-613/617 SAGSBEHANDLER: LVOSYD DIREKTE TELEFON: TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 EAN-NR. 5798000362291 SE-NR. 29 37 62 71 tilsynsyd@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-14.00 TORSDAG: 09.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: 09.00-13.00 TORSDAG: 12.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 Jeg har d.d. fået afslag på aktindsigt i to dokumenter fra Varde Kommune Det ene dokument 617533 bad jeg blot om at få tilsendt samtidig med, at det bliver sendt i høring, så det vidste jeg godt. Det andet dokument vedrører de nye gebyrer, som brugerne af kommunale lokaler skal betale. Gebyrerne er behandlet i både udvalget for Kultur og Fritid og i Fol-
keoplysningsudvalget, og de er nu indstillet med anbefaling til vedtagelse i byrådet. Jeg ville gerne kunne skrive om de nye gebyrer, som en masse brugere af idrætsfaciliteterne skal betale med tilbagevirkende kraft fra den 1. juli 2009, inden de bliver endeligt vedtaget i byrådet. Det har jeg ikke mulighed for, når jeg ikke kan få udleveret et bilag med gebyrerne. Jeg forstår ikke, at det skulle være et internt arbejdsdokument, når det er færdigbehandlet i udvalget og i folkeoplysningsudvalget, og at jeg må få det udleveret efter, at byrådet har færdigbehandlet sagen. Det gør det meget vanskeligt at arbejde med de sager, som Kultur og Fritid behandler, hvis alle papirer, der indeholder tal, per automatik bliver betragtet som interne arbejdsdokumenter. Statsforvaltningen bemærker, at denne sag specifikt drejer sig om Varde Kommunes afslag på aktindsigt i dokument nr. 591847. Følgende fremgår blandt andet af kommunens afgørelse om aktindsigt den 28. september 2009: ( ) For så vidt angår dokument nr. 591847, er der tale om et dokument, der er udarbejdet af Varde Kommune til eget brug. Dokumentet indeholder således et forslag til en ny gebyrfastsættelse, der endnu ikke er blevet behandlet af Byrådet. Dokumentet er derfor et internt arbejdsdokument og dermed undtaget aktindsigt, jfr. offentlighedslovens 7, nr. 1. Dokumentet er ikke omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 8. Såfremt forslaget godkendes på Byrådsmøde den 6. oktober 2009, vil de få fremsendt dokumentet umiddelbart herefter. Varde Kommune har overvejet at give aktindsigt i dokumenterne 617533 og 591847 efter princippet om meroffentlighed, jfr. offentlighedslovens 4 stk. 1, 2. pkt. og er i den forbindelse opmærksom på, at De som journalist bør gives en videre adgang til aktindsigt. Varde Kommune har dog skønnet, at disse forhold ikke kan begrunde aktindsigt i de konkrete dokumenter, og har lagt vægt på medarbejdernes frie adgang til at foretage foreløbige overvejelser og vurderinger. Der kan således ikke gives fuldt medhold i Deres begæring om aktindsigt. SIDE 2
Følgende fremgår af Varde Kommunes udtalelse til statsforvaltningen den 15. oktober 2009: ( ) Den indgivne klage vedrører dokument nr. 591847, der angår foreslåede regler for gebyrer for foreningernes lån af kommunale haller, aktivitetsrummet i Lerpøthallen samt Varde og Ølgod Svømmehal. Det omhandlede dokument samt kopi af afgørelse vedlægges denne udtalelse. De nye regler tiltrådtes af Folkeoplysningsudvalget den 18. august 2009 og godkendt af Udvalget for Kultur & Fritid den 16. september 2009. Økonomiudvalget indstillede til Byrådet den 30. september 2009, at de nye regler skulle godkendes af Byrådet. Byrådet tiltrådte indstillingen den 6. oktober 2009. ( ) Baggrunden for afslaget var, at Varde Kommune anså dokumentet for et internt dokument, der således var undtaget retten til aktindsigt efter offentlighedsloven, jfr. denne lovs 7, nr. 1. Dokumentet indeholder forslag til en ny gebyrfastsættelse, der ikke er endeligt vedtaget forinden Byrådets godkendelse. Dokumentet gengav på daværende tidspunkt ikke blot indholdet af kommunens endelige beslutning, og var ikke alene en gengivelse af oplysninger, som kommunen havde pligt til at notere efter offentlighedslovens 6. Dokumentet var endvidere ikke et selvstændigt dokument, der var udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til spørgsmålets faktiske omstændigheder. Der er endelig ikke tale om et dokument, der alene indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. Dokumentet er derfor ikke undergivet aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 8. Statsforvaltningen har modtaget kopi af det dokument, som var blevet undtaget fra aktindsigt. Statsforvaltningen konstaterer, at det undtagne dokument indeholder oplysninger om foreslåede regler for gebyrer for foreningernes lån af kommunale haller, aktivitetsrummet i Lerpøthallen samt Varde og Ølgod Svømmehal. Statsforvaltningen noterer sig, at du ifølge Varde Kommunens oplysninger umiddelbart efter byrådsmødet den 6. SIDE 3
oktober 2009 - har fået meddelt aktindsigt i dokument nr. 591847 af Varde Kommune den 7. oktober 2009. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 som senest ændret ved 1 i lov nr. 1515 af 27. december 2009). Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen. God forvaltningsskik er endvidere ikke en del af prøvelsesgrundlaget, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Følgende fremgår af 4, stk. 1, 5, stk. 1, 7 og 8 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven lovbekendtgørelse nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 433 af 4. juni 2009). 4, stk. 1. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 5, stk. 1. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. SIDE 4
8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i 6, 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller 4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. Statsforvaltningen konstaterer, at kommunen efterfølgende har givet dig aktindsigt i dokument nr. 591847. Statsforvaltningen bemærker, at dokument nr. 591847 indeholder oplysninger vedrørende gebyrfastsættelse for foreningernes lån af kommunale haller, aktivitetsrummet i Lerpøthallen samt Varde og Ølgod Svømmehal. Statsforvaltningen bemærker, at på tidspunktet for afslaget på aktindsigt den 24. september 2009 havde dokument nr. 591847 været under behandling i Udvalget for Kultur & Fritid (den 16. september 2009) og var herefter indstillet til godkendelse i økonomiudvalget (den 30. september 2009). Dette dokument kan således efter statsforvaltningen opfattelse karakteriseres som internt, idet der er tale om et dokument udarbejdet til eget brug, og er dermed omfattet af undtagelsesbestemmelsen i 7, nr. 1 i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har lagt vægt på, at dokumentet ikke fremstår som et selvstændigt dokument i endelig form, der er karakteriseret ved at indeholde myndighedens (endelige) beslutning vedrørende en sags afgørelse, gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter 6 i offentlighedsloven, udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder eller indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper, jf. 8 i offentlighedsloven. Det har således ikke været i strid med lovgivningen, at Varde Kommune har afslået at meddele aktindsigt i dette dokument med henvisning til, at der er tale om et internt dokument efter 7, nr. 1 i offentlighedsloven. SIDE 5
Statsforvaltningen bemærker i øvrigt, at offentlighedsloven alene regulerer spørgsmålet om, i hvilket omfang en offentlig myndighed er forpligtet til at give aktindsigt. Den enkelte forvaltningsmyndighed er derfor ikke afskåret fra efter eget skøn at give adgang til aktindsigt i videre omfang end fastsat i loven, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt, jf. 4, stk. 1, 2. punktum i offentlighedsloven. Der henvises til punkt 6 i Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen, 1986. Det fremgår endvidere af punkt 8 i denne vejledning, at det følger af meroffentlighedsprincippet, at en myndighed, der behandler en begæring om aktindsigt, ikke alene bør overveje, om begæringen kan afslås efter offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, men også om der navnlig efter reglerne om tavshedspligt er noget til hinder for, at der meddeles aktindsigt. Hvis oplysningerne i et dokument ikke er fortrolige, bør myndigheden altså i almindelighed imødekomme en begæring om aktindsigt, selv om myndigheden ikke er forpligtet til det. Eftersom det kommunale tilsyn udelukkende er et retligt tilsyn, har statsforvaltningen ikke mulighed for at tage stilling til, i hvilket omfang kommunen efter eget skøn bør udnytte sin adgang til at give aktindsigt efter princippet om meroffentlighed. Statsforvaltningen konstaterer, at Varde Kommune har overvejet, om der med henvisning til meroffentlighedsprincippet skulle gives aktindsigt i det pågældende dokument. Statsforvaltningen har ingen bemærkninger til, at Varde Kommune ikke har ønsket at meddele aktindsigt før efter byrådets behandling. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere i sagen. I øvrigt: Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Varde Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet www.statsforvaltning.dk. Med venlig hilsen SIDE 6
Ingelise Jellesen kontorchef /Lars Voltelen fuldmægtig SIDE 7